概念︰檢閱文件步驟
檢閱文件
步驟類型可讓您使用業務流程，將文件分發給員工。Workday 業務流程發布的所有文件都有生效日期。範例︰文件的生效日期為員工的原始僱用日期。您上傳了 2022 年第一個版本的文件，以及 2023 年 1 月 1 日生效的第二個版本。Workday 會為 2022 年僱用的員工顯示文件的原始版本，即使他們檢視的是 2023 年的文件也是如此。
您可以使用
「重新啟動檢閱文件」
任務 (限由「系統」功能區中的 「業務流程管理」
網域存取) 來重新啟動任何狀態為「進行中」或「失敗」的 檢閱文件
步驟。選取此任務做為業務流程的相關動作，且針對電子簽章整合配置了等候
檢閱文件
步驟。然後選取要進行疑難排解的 檢閱文件
步驟。此任務︰
- 取消已完成的電子簽章、停用電子簽章提供者伺服器上文件的連結，並在電子簽章提供者伺服器上取消該步驟的文件。
- 將文件重新傳送至電子簽章提供者伺服器，並從第一個簽章群組開始重新啟動整合。
將文件新增至 Workday
使用
「建立文件」
任務將文件新增至 Workday。此任務可讓您︰
- 直接將文件上傳為附件。
- 為動態產生的文件建立範本。
- 連結至外部網站上的文件。
- 驗證外部網站上的內容和 URL 是否為最新版本。
Workday 建議您避免使用附件來處理個人身分資訊 (PII)。您無法清除附件。
您可以在每個
「檢閱文件」
步驟發布多份靜態文件和 1 份產生的文件。當您在業務流程定義中配置
「檢閱文件」
步驟並啟用 「需要附件」
選項時，該步驟必須有文件。在 檢閱文件
步驟中新增文件，且在事件完成、取消或撤回後，業務流程管理者即可從事件的相關動作功能表中選取 來管理附件。業務流程管理者可以移除文件。但是，當需要文件時，業務流程管理者必須新增另一個文件以取代該文件。您可以在 Workday 執行下列操作：
- 取得員工對文件的確認或電子簽章。
- 允許或要求員工將文件上傳至 Workday。
- 請新增條件，決定文件何時可供檢閱。
- 報告業務流程中的文件狀態。
- 在業務流程完整流程記錄的文件分頁中檢視所有上傳的文件。
只有當員工以電子方式簽署文件，且分發業務流程與員工相關時，員工上傳的文件才能在員工文件檔案中使用。範例︰
「僱用」
、「到職程序」
和 「申請特殊休假」
。取得電子簽章
當您在未使用電子簽章整合類型的情況下以電子方式簽署文件時，Workday 會擷取以下資訊︰
- 提交檢閱文件步驟的員工。
- 您提交「我的任務」任務的日期和時間。
出於驗證原因，當您嘗試在
「檢閱文件」
步驟中透過 Adobe 簽署文件時，以 .edu 結尾的電子郵件地址和其他學校核發的網域可能會導致問題。如果簽字人無法存取或簽署文件，Workday 建議他們提供不同的帳戶電子郵件地址，或在 Workday 外部簽署文件並手動處理文件。包含報告輸出
從
「文件」
提示中選取自訂或標準報告，即可將報告輸出納入 檢閱文件
步驟。每個
「檢閱文件」
步驟只能選取 1 個報告輸出類型文件。選取報告輸出類型文件時，您可以選取「報告條件」、「輸出類型」和「報告輸出共用」選項。您也可以選取報告標記，並指定有權存取報告的系統使用者，以產生報告輸出。當您使用報告配置
檢閱文件
步驟時，請在 「執行的使用者」
分頁中指定係統使用者，以便提供產生報告的正確存取權，且︰
- 將步驟傳送至「候選人本人」安全群組。
- 使用電子簽章整合類型。
您可以與受限制的安全群組中的其他使用者共用報告輸出。當業務流程執行到
「檢閱文件」
步驟時，系統會使用收件者在 「檢閱文件」
步驟中的權限執行報告。Workday 會將產生的文件儲存在「員工文件檔案」中，供收件者使用。屬於您在
檢閱文件
步驟中配置的安全群組的授權使用者，在下列情況下，可以存取收件者的員工文件檔案中的報告輸出︰
- 確認或簽署報告輸出。
- 是業務流程事件的主體。
文件
分頁。配置檢閱文件步驟，以重新導向拒絕的文件
Workday 僅允許您從特定業務流程重新導向
檢閱文件
步驟。對於這些業務流程，您可以允許使用者拒絕 檢閱文件
步驟。當使用者拒絕時，Workday 會將文件重新導向至配置的安全群組進行檢閱。檢閱者可以選擇是將文件移至下一個步驟，還是將文件傳回上一個步驟進行修訂。範例︰錄用通知或聘僱契約的變更。請使用
「業務流程配置選項」
報告驗證業務流程是否為 檢閱文件
步驟啟用重新導向。配置檢閱文件步驟以使用 E-sign by Adobe Sign
您可以在
「檢閱文件」
步驟中為 Adobe Sign 配置文件，方法是選取 Adobe Sign 的電子簽章
做為 電子簽章整合類型
。Adobe 的資料保留期與 Workday 無關。Workday 建議您將保留期至少設為 6 週。否則，當保留期到期時，文件將從 Adobe 儲存雲端清除，且 Workday 無法再擷取這些文件。您無法將條件規則新增至為 Adobe Sign 配置的文件。
您無法委派，但可以重新指派配置為使用 Adobe Sign 的
檢閱文件
步驟。您可以在 「未委派的業務流程任務
」報告中檢視這些步驟。當您重新指派配置為使用 Adobe Sign 的
檢閱文件
步驟時︰
- Workday 會從初始受指派者的「我的任務」中移除「我的任務」任務，並停用簽署 URL。
- Adobe 會為新的受指派者產生簽署 URL。
- Workday 會將「我的任務」項目與新產生的簽署 URL 新增至新受指派者的「我的任務」。
- Workday 會更新完整流程記錄和員工文件檔案，以在新受指派者簽署文件時將其反映為文件的簽署人。
- Workday 會將「檢查電子簽章狀態」任務中的初始受指派者取代為新的受指派者。
當簽名群組中的所有角色都已取消指派時，您無法重新指派任務。指派角色，然後存取
「重新啟動檢閱文件」
任務以重新啟動流程。 執行 「重新啟動檢閱文件」
後，系統不會保留重新指派內容。Workday 會將任務傳回至初始受指派者的「我的任務」。任何被您重新指派任務的使用者，都必須在 Workday 中擁有電子郵件地址。此步驟中不能有超過 1 位簽字人使用此電子郵件地址。您無法重新指派以下任務︰
- 超過一次
- 適用於已屬於該步驟簽名群組的使用者。
- 來自屬於該步驟先前簽名群組的使用者。
- 使用者已在其中籤署但尚未提交文件。
當您手動推進為 Adobe Sign 配置的
「檢閱文件」
步驟時，Workday 會停用簽署 URL 並取消 Adobe 的文件。如果您在
「編輯用戶設定 - 業務流程
」任務中選取了 「取消文件時移除等待電子簽章的文件」
選項，Workday 會從 Adobe 伺服器移除文件。當您在為 Adobe Sign 配置的
「檢閱文件」
步驟之後，手動將業務流程推進至完成時，Workday 不會將文件傳送至 Adobe 伺服器，且 Adobe 也不會產生簽署 URL。當您使用 Adobe Sign 以電子方式簽署文件時，Adobe 會將您的 IP 位址儲存在其簽名記錄中。
如果單一檢閱文件步驟中有多個文件，則您無法使用 Adobe Sign 以電子方式簽署每個文件。
當您的管理者在一次分發中上傳要傳送的多個檔案時，視您的 Adobe Sign 配置而定，可能會合併檔案。這表示，當您在單一
「檢閱文件」
步驟中配置多份文件時，Workday 只會將電子簽章附加至序列中的最後一份文件，一如簽署時所顯示的那樣。如果您想要在每個頁面上簽名，Workday 建議您在步驟中的每個文件中新增 Adobe 簽名標記，以確保每個需要簽名的文件都有簽名 (請參閱 Adobe Sign 中關於文字標記的文件，以取得更多資訊)。Adobe Sign 提供了各種關於在一筆交易中籤署多個文件的配置選項。請直接參閱 Adobe 的文件，以取得有關此功能的詳細資訊。當您將候選人與員工合併時，且該候選人有待處理的
「檢閱文件」
任務，且您使用的電子簽章 整合類型
為 Adobe Sign 電子簽章
，Workday 會將待處理的 「檢閱文件」
任務移除。Workday 建議您在合併後，使用 「檢閱文件」
任務重新新增步驟。將檢閱文件步驟配置為透過 DocuSign 使用電子簽署
選擇
DocuSign 電子簽章
做為 電子簽章整合類型
，即可在 檢閱文件
步驟中配置 DocuSign。您無法將條件規則新增至您為透過 DocuSign 進行電子簽章配置的文件。
已配置使用 DocuSign 電子簽章
檢閱文件
步驟的業務流程，您可以委派他人執行。受委派的使用者會收到「我的任務」通知，可以切換帳戶，但無法簽署文件。範例︰在「我的任務」中，經理人員可將帳戶切換為具有
檢閱文件
步驟且已配置 DocuSign 電子簽章且正在等候執行動作的員工。經理人員可以檢視「我的任務」項目，但無法簽署文件。當您在為 DocuSign 配置的
「檢閱文件」
步驟之後，以手動方式將業務流程推進至完成時，Workday 不會將文件傳送至 DocuSign 伺服器，且 DocuSign 也不會產生簽署 URL。