设置时需考虑的事项：接收和退货

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设置时需考虑的事项：接收和退货

在规划如何配置和使用 Workday 接收和退货功能时，您可以利用本主题来帮助做出决策。本主题解释了以下内容：

设置目的。

如何与 Workday 的其他功能协同工作。

对下游的影响和产品间的交互。

安全性要求和业务流程配置。

实施前要考虑的问题和限制。

如需了解完整的配置详细信息，请参阅详细的任务说明。

用途

使用 Workday 接收功能，您可以创建和编辑货物和服务的接收。

您还可以为第三方/短期员工以及基于项目的服务记录时间与任务。

使用 Workday 退货功能，您可以在退货时完成供应商发票调整。

功能优势

Workday 接收和退货功能可通过以下方式提高效率：

使用户能在货物交付时处理接收。

自动化接收流程，以降低出错风险。

扫描条形码，以简化货物接收流程，尤其是在大量交付货物时。

直接从采购单、供应商合同或接收行发起货物和服务退回。

自动启动针对退回货物和服务的发票调整。

自动启动货物交付流程，跟踪证据保管链，并将已接收的货物交付至内部地点。

用例

您可以：

在交付时使用移动设备扫描条目条形码，以管理接收，并将其提交进行审批。

批准接收。

创建接收调整，以更正已批准接收的数量或金额。然后，Workday 会自动调整会计信息、存货水平、交付单据和标签。

将已接收条目入库。

退回不需要和未订购的货物。

要考虑的问题

问题	需考虑的事项
您希望如何管理从不同来源接收的资产？	您可以配置“接收” 业务流程，根据创建自采购单的接收或创建自供应商合同的接收来发起资产注册和跟踪。
您希望如何匹配接收与供应商发票？	如果您已将“供应商账户匹配事件” 配置为“应计接收事件” 业务流程的子流程，您可以将供应商发票与以下内容匹配：采购单接收供应商合同通过匹配，您能够识别供应商发票和发票调整的异常，从而帮助您控制组织的支出。
您希望如何管理组织结构内不同公司间的交付？	您可以将公司配置为以客户和/或供应商的身份运营，使各公司能够通过公司间直接交易彼此进行业务往来。通过此配置，您无需创建单独的客户发票和供应商发票，因而可节省时间。在公司级别，您还可以对Workday进行配置，为一次交付中的每个跟踪编号创建多个货物交付单据。
是否要为租赁类型的供应商合同自动生成接收？	如果您使用以下租赁类型的供应商合同，可以安排自动接收合同行：融资性租赁采用“使用权资产折旧费用” 会计方法的经营性租赁
是否要跟踪从原始接收地点“”到内部交付地点“”的货物交付？	您可以配置接收事件，为接收的货物生成打印的 PDF 或标签。您还可以将货物交付事件配置为在完成接收后发起。
如果您使用Workday Inventory（Workday 存货），是否希望将已接收的货物自动入库到其库存地点？	如果存在已定义的入库规则，您可以为存货补货货物自动发起入库事件。

建议

您可以在合同的“支出交易”

版块中检查接收余额。

在条件规则中添加二级审批或创建“待办事项”
步骤。然后，您可以设置要求，以实际检验货物或处理高价值条目。

在“匹配”

种类中，选择您的匹配规则需要 Workday 提供的哪些可配置报告字段。

使用“批量取消采办文档”

任务来取消多个处于“草稿”
状态的接收。

要求

要配置“接收”
业务流程，以从接收自动创建供应商发票，请添加“从接收创建供应商发票”

操作步骤。然后，您可以从采购单和供应商合同接收创建供应商发票。

您还可以添加“检查生成分期的时间表”

操作步骤，以检查供应商发票的预付款分期时间表，并处理可用分期。

安全性

要创建、编辑和取消接收、发起退货以及调整已批准的接收，请配置“Procurement”功能区域中的以下域：

Process: Receipt/Return (NEW)

Process: Receipt Accruals

Process: Receipt/Return - Cancel

Process: Receipt/Return - View

Self-Service: Receipt

Self-Service: Receipt Scanning

配置“Procurement”功能区域中的“Reports: Organization Receipt/Return Reporting”
域。然后，如果用户具有基于组织的角色，则当您在接收或退货行上标记其组织后，此类用户可以查看和报告业务交易。

如果要使用移动设备处理接收或接受退货，请配置“System”功能区域中的以下域：

Mobile Usage - Android

Mobile Usage - iPad

Mobile Usage - iPhone

业务流程

访问以下业务流程，为接收、接收调整、退货、入库、交付和匹配配置规则：

基于接收将存货入库事件

应计接收事件

接收调整

接收

记录公司间收付事件

退回至供应商事件

供应商账户匹配事件

供应商账户匹配异常重设事件

货物交付事件

在“接收”
和“接收调整”
业务流程中，添加“发起相关供应商发票的供应商账户匹配事件”
服务步骤，以清除任何匹配异常。

配置“接收”
业务流程和安全策略，从而：

将“指定批次/序列号”

任务添加为一项操作。

为“采购单采购员”
和“申请人”
组添加审批步骤。

将接收业务流程流转至存货入库，并定义入库规则。

打印接收标签。

生成货物交付。

在“接收”
业务流程中，您可以添加：

“从接收创建供应商发票”
操作步骤，以从采购单接收和供应商合同接收中创建供应商发票。您还可以添加规则，以防止为特定供应商创建发票。

“检查生成分期的时间表”
操作步骤，以检查预付发票分期时间表，并处理可用分期。

“从供应商合同的接收发起资产注册事件”
服务步骤，以为合同接收行发起资产注册。

“Review Trackable Lines for Assets”
操作步骤，以检查和更新可跟踪资产行。

“从接收行的接收发起货物交付事件”
服务步骤，以生成货物交付事件“”。

“通过接收业务流程进行标签打印”
服务步骤和标签集成步骤，为已接收的货物打印标签。

您可以配置“基于接收将存货入库事件”
业务流程，以执行以下操作：

流转已调整的入库交易以供审批。

通过将此业务流程配置为“接收调整”
业务流程中的步骤，触发入库调整。

您可以配置“采办文档批量操作事件”
业务流程和安全策略，让用户能够使用“批量取消采办文档”

任务批量取消接收草稿。

报告

报告	需考虑的事项
查找接收	让您能够搜索和查看接收详细信息。
我的接收	使您能够查看您发起的接收。
应计接收（按公司）	使您能够按公司和分类账期间预览应计接收项目。
查找退货	使您能够搜索和查看退回至供应商交易明细。
我的退货	使您能够查看和跟踪您发起的退货的退回至供应商交易详细信息。
查找存货退货单	使您能够根据存货场所来查看退货单。
维护采办条件规则	使您能够创建和管理用于以下项的条件规则：采购单接收接收调整
查找清单	使您能够按承运商跟踪号搜索清单和清单行，以确定场站记录状态。
查找应计接收	您能够按公司或会计期间搜索和查看接收接收，以验证交易状态。
查找供应商的应计接收	使您能够搜索和查看特定于供应商的接收接收，以管理供应商相关的应计余额和历史记录。
存货接收的应计余额文档	使您能够查看未开具发票的存货接收，并识别已开具发票的金额超出采购单总金额的情况。
查找货物交付组	使您能够查看和管理已配置的货物交付组。
查找货物交付单据	让您能够搜索和查看货物交付单据的详细信息。
货物交付异常	让您能够识别和筛选器存在关联异常的货物交付单据。
货物交付状态	使您能够按状态查看交付单据计数，并深入挖掘 (v), 明细 (n)特定单据的详细信息。
存货入库计划	能够查看接收行和库存地点信息，并深入挖掘 (v), 明细 (n)接收行。