创建长期休假类型
- 创建长期休假系列。
- 如果您想为长期休假申请定义员工适用资格要求或验证，请创建长期休假规则。
- 安全性：“Time Off and Leave”功能区域中的“Set Up: Leave of Absence”域。
长期休假类型定义适用于特定长期休假类型的规则集，例如陪审义务假或家事或医疗假 (FMLA)。它确定：
- 长期休假系列
- 长期休假申请的时间单位。
- 员工适用资格、验证和其他规则
- 是否跟踪余额。
如果您的 Workday 租户允许使用多重职务，则长期休假类型还会指明该长期休假类型是否基于职位。
您可以将某个长期休假类型与其他长期休假类型和短期休假相关联，以便 Workday 计算长期休假的合并余额。
- 访问“创建长期休假类型”任务。
- 完成此任务时，请参考以下信息：字段描述长期休假类型输入表示长期休假原因的名称。长期休假类型编号Web 服务 API 和 EIB 上传使用该编号。如果您将此字段留空，Workday 会自动指定一个值。基于职位如果在“编辑租户设置 - HCM”任务（“职位设置选项”字段）中将您的 Workday 租户配置为支持多重职务，则会显示此复选框。Workday 允许您为以下人员配置多个职务：
- 第三方/短期员工
- 员工
选择此选项可按职位跟踪员工的长期休假。一旦存在长期休假申请或其他长期休假数据，您便无法更改此设置。当长期休假类型基于职位时，您必须在输入长期休假申请时提供员工的职位。余额也基于职位。通常，适用资格规则、验证、支持性数据和休假额度计算也适用于员工的职位。但是，在定义这些规则时，您可以改用引用主要职务或所有职务的报告字段或计算字段。如果不选中此复选框，则会将长期休假类型和余额指定为基于员工。适用资格规则、验证、支持性数据和休假额度计算通常适用于员工的主要职位，除非您将这些规则定义为适用于所有职务。长期休假系列指定员工在申请长期休假时要选择的长期休假类型。停用使长期休假类型不可用。选择此选项后，员工将无法申请停用的长期休假类型，也无法安排员工进行此类型的长期休假。标准报告会继续跟踪已在长期休假的员工，并显示长期休假类型的详细信息。长期休假付款类型（可选）将长期休假类型与 Workday 提供的法定付款类型的收入相关联，以便 Workday Payroll 可以根据长期休假类型处理法定付款。示例：- Workday Payroll for the UK 的产假付款类型。
- Workday Payroll for France 的兼职治疗假或重新分类长期休假。
长期休假状态显示类型员工长期休假时，Workday 会在员工姓名旁边显示“（长期休假）”状态。选择状态是否显示：- 始终
- 从不。
- 仅向有权查看员工长期休假的用户显示。
- 定义“适用资格条件”，以控制在输入长期休假申请时是否可选择长期休假类型：字段描述国家/地区或区域将长期休假类型的可用性限制为所选地点。员工在长期休假第一天的工作地址必须位于其中一个选定地点。如果为空，则长期休假类型在所有地点均可用。其他条件选择定义了附加条件的长期休假规则，员工在所申请的长期休假的第一天必须满足这些条件才符合长期休假的条件。员工必须符合所有其他条件。为以下员工类型启用指定长期休假类型适用于员工、第三方/短期员工还是所有员工。
- 在“长期休假影响”版块中，指定长期休假如何影响 Workday Absence Management 以外的区域。示例：
- 要停止向处于此长期休假的员工支付薪资，请选择“影响薪资”。如果您使用 Workday Payroll，则可以根据发放种类条件继续向长期休假员工支付薪资。
- 要调整 Workday Payroll for France 的资历计算，请选择“影响连续任职应计”。稍后，您可以在“Maintain Absence Mapping for Payroll France”任务中将长期休假类型映射到育儿假或父母陪伴值。Workday 会从调整后的资历计算中扣除长期休假天数的一半，并向下舍入至最接近的天数。
- 在“验证/支持性数据”选项卡上，选择要应用于长期休假申请的验证规则：字段描述长期休假规则当员工提交申请或保存申请备用时，Workday 会：
- 将规则应用于已申请的长期休假的每一天。
- 如果申请无效，则会发出警告。
- 流转包含警告的申请以供检查。
当长期休假申请不符合验证条件时，Workday 会生成错误或警告。不允许申请选中此复选框可在出现无效申请时发出错误而不是警告。在删除或更正存在错误的申请之前，Workday 不允许将申请和存在错误的申请保持在“保存备用”状态。如果不选中此复选框，系统会在出现无效申请时发出警告，但会允许该申请。代替员工输入时允许重设允许代替其他员工提出申请的员工在任何错误情况下输入申请。在这种情况下，错误和警告均显示为警告。 - 指明要在申请确认页面上或在检查申请时向员工显示的任何支持性数据。支持性数据提供与申请相关的信息，可帮助员工了解出现警告或错误的原因。这些信息还可以帮助检查人确定批准或拒绝申请的原因。字段描述要显示的值确定要显示的数据类型，例如：
- 员工的任职月数。
- 实际工作时数
- 截至长期休假第一天的可用长期休假余额。
“员工”“长期休假类型”“长期休假申请事件”或“职位”业务对象的报告字段或计算字段中进行选择。Workday 会基于员工检索截至长期休假第一天的支持性数据。如果长期休假类型已关联到其他长期休假类型或短期休假，则您可以显示相关长期休假和短期休假的合并休假额度余额。替代标签输入要显示的文本，而不是在“要显示的值”字段中选择的报告字段或计算字段的名称。在员工自助服务中隐藏阻止在自助服务页面上显示支持性信息。 - 在“余额/已休假期”选项卡上，配置余额跟踪选项。
- 提供 Workday 计算已休长期休假余额所需的信息：字段描述跟踪余额选择此选项可跟踪员工的长期休假余额。如果余额跟踪不适用，则仅填写此选项卡上的以下字段：
- 时间单位
- 要包括的日期
余额日历开始日期余额日历结束日期选择用于定义余额日历开始日期和结束日期的计算字段。时间单位选择“天”或“小时”作为长期休假申请和休假额度余额的时间单位。日历显示从以下选项中进行选择，以指定如何在日历上显示长期休假额度余额：- 不显示余额
- 系列和类型
- 类型
- 定义“长期休假额度”选项：字段描述每个事件的休假额度对于此长期休假类型的每个申请，无论申请的时间安排如何，均授予员工全部休假额度。选择此选项后，您可以在同一余额日历内关联此长期休假类型的多个申请，以便这些申请从相同的休假额度余额中进行提取。休假额度数量从以下选项中进行选择，以指定员工可以用于此长期休假类型的最大天数或小时数：
- 数值：输入一个字面量数值。
- 计算：选择一个基于“员工”或“职位”对象的计算字段。
- 以上都不是。
- 确定要包括的日期：此字段确定在每个长期休假申请中将哪些天计为已休，并且对于以小时为单位的长期休假，根据职位或员工的每周排定工时确定每个休假日要计入的时数。此字段不适用于同一系列中的其他长期休假，也不适用于“间断性短期休假”字段中指明的短期休假。短期休假计划中的“包括的日期”值控制间断性短期休假。选择“配置包括的日期”选项，以显示“包括节假日日历中的节假日”复选框和“包括的日期”字段。
- 如果适用，请指明协调长期休假类型和短期休假。Workday 会从此长期休假类型的余额中减去您选择的长期休假类型和短期休假的已休单位数。如果您的 Workday 租户配置为支持多重职务，则适用以下规则：
- 如果长期休假类型基于职位，而协调的长期休假或短期休假基于员工，则从员工每个职位的长期休假余额中减去基于员工的已休单位数。
- 如果长期休假类型基于员工，而协调的长期休假或短期休假基于职位，则员工的长期休假余额会从每个职位的已休单位数中减去。
字段描述包括长期休假系列中的所有长期休假类型选择此选项可将同一系列中所有其他长期休假类型的已休单位数包括在此长期休假类型的已休单位数中。可供选择的系列包含与您正在定义的长期休假类型具有相同时间单位的所有长期休假类型。其他长期休假类型选择将计入此长期休假类型的已休单位数的其他长期休假类型。配置您在此字段中选择的任何长期休假类型，以引用您正在定义的长期休假类型。间断性短期休假选择要计入此长期休假类型的已休单位数的所有短期休假。您只能将一个短期休假与 1 种长期休假类型相关联。为长期休假定义的适用资格和验证规则也适用于短期休假。通过“申请长期休假”业务流程，在员工不处于长期休假的情况下，从长期休假余额中扣减间断性短期休假。 - （可选）选中“按长期休假百分比按比例分配”复选框，以允许按长期休假类型中的“长期休假百分比”附加字段对长期休假申请中的长期休假单位数进行按比例分配。当员工在休非全时的长期休假时，Workday 会从余额中的休假额度中减去按比例分配的休假额度。如果您启用按比例分配，则需要配置休假日历体验。
- （可选）要在员工长期休假结束时触发其他类型的长期休假申请，请在“级联休假”选项卡上选择“下一休假类型”。示例：如果您正在定义一个短期休假类型，并希望将其级联到某个长期休假类型，请选择一个长期休假类型。示例：选择“Disability”>“USA Long Term Disability”。您的选择取决于此长期休假类型是基于员工还是基于职位。在以下情况下，Workday 会在当前长期休假结束时申请安排员工进行下一类型的长期休假：
- 已为级联休假配置“申请长期休假”业务流程。
- 员工符合下一长期休假类型的适用资格要求。
Workday Payroll for the UK 不支持与法定付款关联的级联休假类型，但法定病假薪资除外。 - （可选）在“其他字段”选项卡上，配置：字段描述长期休假原因如果员工在输入申请时必须选择原因，请选择“必须填写长期休假原因”。原因编号用于通过 Web 服务 API 和 EIB 上传长期休假申请。每当申请中包含长期休假原因时，Workday 都会更新“使用计数”。当您将某个原因设为“停用”时，该原因会在待审批的申请中隐藏。其他字段选择要在长期休假申请中显示的其他字段。示例：选择：
- “长期休假百分比”：允许员工输入长期休假单位数百分比。如果您在“余额/已休假期”选项卡中启用了按比例分配，则 Workday 会使用此值。
- 子女出生日期或预产期，使员工能够提供产假或陪产假所需的信息。示例：当员工申请英国法定产假时，他们必须报告子女的预产期。
如果找不到所需的字段，请考虑使用“维护其他字段”任务创建自定义其他字段。创建后，您可以在“其他字段”网格中选择自定义字段。安全性：“System”功能区域中的“Set Up:Maintain Additional Fields”域。您还可以使用在以下字段中获取的信息来创建长期休假规则：- 用于验证和支持性数据。
- 确定适用资格或余额。
您还可以使用报告字段在“申请长期休假”业务流程中创建条件规则，以根据这些字段中提供的信息流转长期休假申请以供审批。如果您想在“申请休假”任务中为其他字段显示不同的名称，请输入“替代标签”。Workday 会在长期休假事件中显示字段的替代标签，而不是字段名称。如果员工在提交长期休假申请时必须输入一个值，请选择“必填”。如果您添加必填字段或将空的可选字段更改为必填，当长期休假申请处于“保存备用”状态或待审批时，在您添加缺失的数据之前，您无法提交或批准申请。选中“在员工自助服务中隐藏”，以防止员工在输入申请时看到该字段。当检查人检查申请时，Workday 会显示隐藏的字段。如果隐藏字段需要值，则检查人必须输入该值。其他字段按预定义的顺序显示在长期休假申请中。当您保存长期休假类型时，Workday 会按字段在申请中出现的顺序显示这些字段。在以下情况下，在这些字段中输入的信息会级联到下一个长期休假：- 此长期休假类型属于一系列级联休假类型。
- 下一个长期休假类型具有相同的附加字段。
您可以：
- “查看长期休假类型”报告，以查看所选长期休假类型的详细信息。
- 以下报告可查看属于每个系列的长期休假类型以及每种长期休假类型的详细信息：
- 查看长期休假系列
- 所有长期休假系列
- 自定义报告和条件规则中“长期休假事件”业务对象上的“按长期休假百分比按比例分配”报告字段，以报告所有长期休假申请的按比例分配状态。