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Administrator Guide
Última atualização: 2026-03-13
Criar Fornecedores

Criar Fornecedores

  • Configure o processo de negócios e a política de segurança
    do Evento do Fornecedor
     na área funcional de Fornecedores.
  • Crie grupos e categorias de fornecedores para facilitar a localização e a geração de relatórios.
  • Defina os termos de pagamento padrão e os tipos de pagamento.
  • Configure os domínios
    Configuração: Fornecedor
     e
    Configuração: Observações do Fornecedor
     na área funcional Fornecedores.
Crie fornecedores para adquirir bens e serviços para sua organização. Forneça detalhes sobre a gestão do relacionamento com fornecedores, condições de pagamento e relatórios.
  1. Acesse a tarefa
    Criar Fornecedor
     .
  2. Ao concluir a tarefa, considere:
    Opção Descrição
    Nome do fornecedor
    Se você selecionar um valor na opção
    "Criar fornecedor a partir da entidade comercial"
     , o Workday preencherá automaticamente o campo
    "Nome do fornecedor"
     .
    Nome fonético
    Registre a pronúncia correta do
    nome do fornecedor
     e esses detalhes na aba
    "Conta bancária de liquidação"
     :
    • Nome fonético do banco
    • Nome fonético do ramo
    • Nome fonético na conta
    Exibido quando:
    • Você habilita nomes fonéticos na tarefa
      Editar definição de locatário - Global
      .
    • Os usuários selecionam o local e o idioma de exibição relevantes em suas preferências.
    O idioma preferencial do país da conta bancária deve corresponder ao idioma ativado nas configurações do locatário.
    Criar fornecedor a partir de entidade comercial
    Criar um fornecedor a partir de uma entidade comercial existente.
    O Workday preenche automaticamente os campos
    Nome do Fornecedor
     e
    ID do Fornecedor
     com a entidade comercial que você selecionar. Depois de selecionar uma entidade comercial, você não poderá alterá-la.
    Número DUNS
    Se disponível, insira o número DUNS (Date Universal Numbering System) do fornecedor.
    Se você utiliza cartões de compras, a integração com cartões de crédito pode usar os números DUNS para localizar fornecedores nos arquivos de transações.
    Categoria do fornecedor
    Selecione uma categoria de fornecedor.
    As categorias de fornecedores classificam os fornecedores para fins de relatórios e negociação de preços.
    Grupo de Fornecedores
    Selecione um grupo de fornecedores.
    Os grupos de fornecedores organizam os fornecedores para fins de elaboração de relatórios e negociação de preços.
    Link para o documento
    Este campo é exibido quando você configura um padrão de Identificador Uniforme de Recursos (URI) válido, incluindo:
    • Um Localizador Uniforme de Recursos (URL)
    • Uma linha em branco, para permitir que os usuários insiram quaisquer valores sem restrições neste campo.
    Para configurar um URI válido, selecione
    "Link do Documento do Fornecedor"
     no campo "
    Tipo de Link URI Externo do Fornecedor"
     na tarefa
    "Manter Validação de Link Externo"
     .
    O Workday valida o link para garantir que ele tenha um URI válido, conforme definido pelo seu administrador de segurança. Esse processo oferece segurança adicional para ajudar a evitar conteúdo malicioso em links externos.
    Se você armazena documentos ou imagens de suporte em um repositório externo, insira o URL desse local. Depois de salvar a transação, o Workday exibe o URL como um hiperlink dinâmico para a imagem. Os aprovadores podem consultar este documento antes de aprovar a transação.
    Condições de pagamento padrão
    Especifique as condições de pagamento que você acordou com seu fornecedor.
    Tipo de pagamento
    Selecione um ou mais tipos de pagamento para este fornecedor.
    Se selecionar um tipo de pagamento eletrônico, preencha as informações na aba
    "Conta Bancária para Liquidação"
     . Ver Conceito: Métodos de Pagamento Eletrônico .
    Tipo de pagamento padrão
    Se selecionar
    Cartão de Crédito
     , poderá selecionar o cartão de crédito de um funcionário no campo
    Cartão de Crédito
     .
    Tipo de referência padrão
    Se o seu tipo de referência exigir 1 pagamento por fatura, você pode definir
    a opção "Pagamentos sempre separados"
     .
    Cartão de crédito
    Se a sua organização utiliza cartões de compras, selecione o cartão de um funcionário como o cartão de crédito padrão que o fornecedor poderá usar para ordens de compra e contratos com fornecedores.
    Moeda padrão
    Selecione uma moeda padrão para ser usada nas transações com este fornecedor. Ao criar transações, você pode converter dessa moeda para qualquer moeda aceita pelo fornecedor.
    Quando você não seleciona uma opção neste prompt, o Workday preenche automaticamente as transações com a moeda padrão do locatário, mesmo quando o fornecedor não aceita essa moeda.
    Segmento de Segurança do Fornecedor
    Se sua empresa necessita de segurança segmentada e este fornecedor não pertence a um segmento de segurança por meio de sua categoria ou grupo de fornecedores, crie um segmento de segurança para fornecedores.
  3. Ao preencher a seção
    Detalhes do Fornecedor
     , considere:
    Opção Descrição
    Restrito a empresas
    Especifique as empresas ou hierarquias empresariais a serem associadas ao fornecedor.
    A opção
    Fornecedor,
     para transações em que você pode selecionar um fornecedor, exibe apenas os fornecedores associados à empresa ou hierarquia de empresas selecionada.
    Número da conta do cliente
    Armazene o número da conta que o fornecedor usa para identificar sua empresa.
    Data do Certificado de Seguro
    Para gerar relatórios de fornecedores com seguro vencido ou que precise ser renovado, defina a data do certificado de seguro do fornecedor.
  4. Ao preencher a seção
    Detalhes do Pagamento
     , considere o seguinte:
    Opção Descrição
    Excluir do desconto na fatura do fornecedor
    Exibe os valores excluídos do cálculo do desconto na fatura do fornecedor. Você pode configurar o campo na tarefa
    Editar Configuração do Locatário - Dados Financeiros
     .
    Ao criar faturas com condições de pagamento com desconto, você pode visualizar o valor do desconto refletido na coluna
    "Desconto Concedido"
     em:
    • Criar tarefa de execução de liquidação
       .
    • Visualizar relatório de pagamentos a fornecedores
       .
    Ignorar as exclusões de desconto na fatura do fornecedor
    Selecione uma opção para alterar a configuração no nível do locatário e configurar opções exclusivas de cálculo de desconto para o fornecedor.
    Pagamentos sempre separados
    Cria pagamentos separados para cada fatura de fornecedor. Se não for verificada, a opção de liquidação do Workday consolida as faturas em um único pagamento.
    Não efetue pagamentos durante atualizações da conta bancária.
    Selecione para excluir as faturas de fornecedores dos processos de liquidação se:
    • Um processo
      de mudança de fornecedor
       está em andamento para este fornecedor, e
    • Você selecionou a opção
      Conta Bancária de Liquidação
       na tarefa
      Criar Alteração de Fornecedor
       .
    Sistema de Integração de Remessas
    Para efetuar pagamentos eletronicamente, selecione o sistema de integração que os gera.
    Finalidade do pagamento do país de origem padrão
    País destinatário padrão Finalidade do pagamento
    Exibe quando você ativa os códigos de finalidade de pagamento.
    Selecione os códigos de finalidade de pagamento padrão para o Workday preencherem automaticamente nas faturas de fornecedores e nos ajustes de faturas. Consulte o conceito: Códigos de Finalidade de Pagamento .
  5. Ao preencher a seção
    de Memorando de Pagamento ao Fornecedor Padrão
     , considere o seguinte:
    Opção Descrição
    Texto padrão
    Insira o texto do memorando para pagamentos por cheque a este fornecedor.
    Utilize a referência do fornecedor.
    Os números de referência dos fornecedores, presentes nas faturas, são impressos no campo
    "Observações"
     do cheque.
    Utilizar memorando de fatura
    O valor que você insere ao criar as faturas de fornecedores é impresso no campo
    "Observações"
     do cheque. Se várias faturas contiverem observações, o Workday as concatenará no cheque.
    Utilize o Memorando de Conexão com o Fornecedor
    Se você deseja configurar várias conexões de fornecedores de destino, selecione a opção para usar os memorandos de pagamento que você define nas conexões de destino.
  6. Na seção
    Hierarquia de Fornecedores
     , use a opção
    Filhos Propostos
     para definir uma relação de fornecedor pai/filho para auxiliar na geração de relatórios de gastos.
  7. Ao preencher estas abas, considere o seguinte:
    Informações de contato
    No campo
    "Usar para"
     , especifique as transações que se aplicam a esses endereços:
    • Cobrança
    • Enviar para
    • Envio
    • Aquisição
    • Selecione
      "Relatório de Impostos"
       para usar um endereço diferente para o envio de relatórios ao IRS. Se você não usar um endereço para fins fiscais, o Workday usará o endereço principal do fornecedor.
    • Selecione a caixa de seleção
      "Principal"
       ao lado de um
      endereço de e-mail
       para enviar as ordens de compra para um endereço de e-mail específico.
    Conta bancária de liquidação
    Adicione uma ou mais contas bancárias para liquidação de pagamentos eletrônicos a fornecedores.
    A Workday encaminha os pagamentos aos fornecedores para a conta bancária de liquidação correta, de acordo com o tipo de pagamento e a moeda. Selecione:
    • Tipos de pagamento para restringir a conta apenas a esses tipos de pagamento.
    • Moedas aceitas: a conta será restrita a essas moedas somente ao liquidar pagamentos eletrônicos sem uma conexão de remessa.
    Selecione a caixa de seleção
    "Somente para conexões de fornecedores"
     para:
    • Crie várias contas bancárias com as mesmas combinações de tipos de pagamento e moedas aceitas.
    • Habilite qualquer combinação de tipos de pagamento aceitos e contas bancárias para liquidação.
    Clique em
    Contas Bancárias Intermediárias
     para vincular contas bancárias de liquidação que exigem intermediários a essas contas.
    Informações fiscais
    • Especifique o
      tipo de formulário da autoridade fiscal
       do fornecedor:
      • Formulário 1042-S
         para estrangeiro não residente sujeito à retenção de imposto de renda nos EUA.
      • O formulário 1099 MISC
         serve para declarar rendimentos diversos ao IRS (Receita Federal dos EUA).
      • TDS
         para identificar o imposto retido na fonte para fornecedores não residentes.
    • Selecione uma
      Data do Documento Fiscal
       para anotar quando você recebeu o documento fiscal. Você pode usar as datas dos documentos fiscais em:
      • Processos de negócios para encaminhar fornecedores para revisão e aprovação.
      • Relatórios personalizados para identificar documentos antigos que precisam ser atualizados.
    • Relatório 1099 MISC com o responsável
      Para os formulários 1099 TIN, consolide os relatórios 1099 MISC para fornecedores principais e subordinados. Certifique-se de remover as entradas dos campos
      Tipo de TIN
       e
      Número de Identificação Fiscal
       .
      Para determinar se o contribuinte precisa de um relatório 1099-MISC, some todos os pagamentos para obter a identificação do beneficiário. O Workday permite consolidar os relatórios 1099 em uma estrutura hierárquica (pai/filho).
      O IRS exige que todos os pagamentos para uma determinada identificação de beneficiário sejam agregados.
    • Código de Imposto Padrão
      O Workday preenche automaticamente o código de imposto padrão selecionado no cabeçalho da fatura do fornecedor quando você seleciona um fornecedor.
    • Código de retenção de imposto padrão
      O Workday preenche automaticamente o código de imposto retido na fonte selecionado no cabeçalho da fatura do fornecedor quando você seleciona um fornecedor.
    • FATCA
      Selecione a caixa de seleção no formulário 1099-MISC para ativar a obrigatoriedade de declaração do FATCA. Esta configuração é compatível com os requisitos de declaração FATCA de determinadas instituições financeiras estrangeiras.
    Especifique os números de identificação fiscal deste fornecedor.
    Ative a política de segurança de domínio "Configurar: Banco de Liquidação de Fornecedores" no Workday para exibir o número de identificação fiscal da transação para um fornecedor.
    • Tipo de identificação fiscal
      Selecione um tipo de identificação fiscal aplicável ao país.
    • Número de identificação
      Para declarar e apresentar informações ao IRS, insira o número de identificação fiscal do fornecedor.
    • ID fiscal da transação
      Selecione o código de identificação fiscal da transação usado para registrar o imposto sobre transações para o país em questão.
    • Número de Identificação Fiscal Principal
      Selecione o número de identificação fiscal único ao gerenciar vários números de identificação para um fornecedor.
    Especifique o regime tributário deste fornecedor.
    • Situação do Imposto sobre Transações
      Selecione o regime tributário da transação para o país.
    • Situação de retenção na fonte
      Selecione o regime tributário para o país.
    Nomes alternativos
    Para usar um nome alternativo em documentos e arquivos, insira um nome diferente do nome do fornecedor no campo
    Nome
     . Em seguida, selecione o tipo de uso para esse nome alternativo no prompt
    "Uso do nome alternativo"
     .
    Para usar vários nomes alternativos para um único fornecedor nas conexões de fornecedores, selecione a opção.
     Opção
    de conexão com fornecedor alternativo
     no prompt de uso de nome alternativo.
    Em uma conexão com um fornecedor, a opção Conexão Alternativa com o Fornecedor substitui as opções Nome do Aviso de Remessa e Beneficiário da Remessa. O Workday ignora o uso da Conexão Alternativa com o Fornecedor quando você não a utiliza especificamente para uma conexão com um fornecedor.
    Exemplos:
    • Identifique os trabalhadores temporários com o mesmo nome, incluindo suas localizações entre parênteses. Para imprimir o nome legal nos formulários 1099-MISC, insira o nome legal como Nome Alternativo. Em seguida, selecione
      1099 MISC Destinatário
       da solicitação de Uso de Nome Alternativo.
    • O nome do fornecedor é muito longo para ser impresso em um cheque. Para imprimir um nome mais curto, insira um Nome Alternativo mais curto. Em seguida, selecione
      Remeter ao beneficiário
       e
      Enviar para o destinatário 1
       a partir da opção "Uso de nome alternativo".
    Opções de aquisição
    Opções de faturamento
    • Faturar qualquer fornecedor
      Selecione para especificar que este fornecedor pode faturar para qualquer fornecedor.
    • Habilitar alterações fiscais no portal do fornecedor
      Selecione esta opção para permitir que os fornecedores alterem as informações fiscais das faturas no Portal do Fornecedor. Em seguida, quando os fornecedores criarem faturas a partir de pedidos de compra, eles poderão alterar esses campos:
      • Opção Tributária
      • Valor do imposto
      • Aplicabilidade Tributária
      • Recuperabilidade de Impostos
    • Item de Aquisição Padrão
      Selecione esta opção para permitir que os fornecedores alterem as informações fiscais das faturas no Portal do Fornecedor. Em seguida, quando os fornecedores criarem faturas a partir de pedidos de compra, eles poderão alterar esses campos:
      • Descrição do item
      • Categoria de gastos
      • Informações fiscais
      • Unidade de medida
      • Custo unitário
      • Etiquetas de trabalho relacionadas
    • Categoria de gastos padrão
      Você pode selecionar uma categoria de gastos padrão para transações com fornecedores.
    Opções gerais
    • Ativar número de localização global
      Selecione esta opção para especificar que este fornecedor pode usar números de localização globais (GLNs). Os fornecedores utilizam GLNs (Números Globais de Localização) para os diversos locais de entrega e de envio nos documentos de compras. Os fornecedores enviam esses documentos por meio de intercâmbio eletrônico de dados (EDI) e ordens de compra impressas.
    Opções de Pedido de Compra
    • Opção de emissão
      • EDI/XML
         : Ao emitir ordens de compra, o Workday envia uma versão EDI ou XML para seu fornecedor ou rede de fornecedores.
      • EDI/XML Automático
         : Ao emitir ordens de compra, o Workday gera uma versão EDI ou XML da ordem de compra. A Workday envia o pedido ao fornecedor assim que o administrador o aprova.
      • E-mail
         : Ao especificar um endereço de e-mail como principal, você pode emitir um PDF da ordem de compra. Esta opção requer um layout de impressão de pedido de compra. Se você não especificar uma opção de problema, o Workday usará a opção Imprimir.
      • Imprimir:
         Selecione para emitir ordens de compra impressas. Esta opção requer um layout de impressão de pedido de compra. Se você não especificar uma opção de problema, o Workday usará a opção Imprimir.
      • Portal do Fornecedor
         : Selecione para emitir ordens de compra somente no portal do fornecedor.
    • E-mail padrão para emissão de pedidos de compra
      Selecione um ou mais endereços de e-mail que você pode definir como padrão ao emitir pedidos de compra para fornecedores por e-mail. Você pode selecionar apenas endereços de e-mail se escolher "Compras" na opção "Usar para" na guia "Informações de contato".
    • Link de fornecedor para emissão de pedidos de compra com múltiplos fornecedores
      Se selecionar
      XML
       ou
      XML Automático
       , selecione o link de vários fornecedores preferido a ser usado ao emitir ordens de compra para o fornecedor. Você também pode usar a tarefa
      "Manter vínculos com fornecedores"
       para incluir este fornecedor como um fornecedor múltiplo.
    • Desativar alteração de pedido
      Selecione esta opção se este fornecedor não aceitar alterações de pedido.
    • Opção de alteração de pedido
      Selecione se a opção de emissão da ordem de alteração é diferente da opção de emissão padrão.
    • Termos
       e
      Método de Envio
      Defina esses valores para o fornecedor.
    • Ativar Substituição de Itens na Confirmação do Pedido de Compra (POA
       ) Selecione para ativar a substituição automática de itens para este fornecedor a partir da Confirmação do Pedido de Compra (POA). Ao selecionar esta opção, as substituições de itens elegíveis deste fornecedor serão processadas. Se você não selecionar esta opção, o Workday impedirá a criação de ordens de alteração para substituições de itens deste fornecedor. Para criar uma ordem de alteração a partir de uma Confirmação de Pedido de Compra (POA), você deve executar ou agendar a tarefa
      "Agendar atualizações automáticas a partir de confirmações de pedidos de compra"
       .
    • Agradecimento esperado
      Selecione quando você espera que os fornecedores enviem confirmações de pedidos de compra quando você emitir pedidos de compra. Essa configuração é importante ao usar integrações EDI 850 e EDI 855. Ao selecionar esta caixa de seleção, o Workday define o segmento ISA14 como
      1
       quando você emite arquivos EDI 850 para o fornecedor. Isso informa ao fornecedor que você espera uma confirmação.
    Opções de Aviso Prévio de Embarque (ASN)
    • Habilitar ASN
      Selecione esta opção para ativar os avisos de embarque antecipados para este fornecedor.
    • ASN com vencimento em alguns dias
      Ao ativar os ASNs (Avisos de Expedição Autorizados), insira o número de dias que indica quando o comprador pode esperar receber os avisos de embarque do fornecedor.
    Tempo de espera
    Especifique um valor para o número de dias entre a
    data do documento
     da ordem de compra e a data de entrega prevista.
    • O Workday utiliza o
      prazo de entrega
       mais
      a data do documento
       para calcular a
      data de vencimento
       do pedido de compra.
    • Quando existem vários prazos de entrega, o Workday seleciona o prazo de entrega com base neles, por ordem de prioridade. Prazo de entrega especificado em:
      • O item do fornecedor ou o item do catálogo.
      • O fornecedor.
      • O inquilino.
    Observação: Quando não houver datas de vencimento preenchidas nas linhas de mercadorias, o Workday usa a
    data de vencimento do cabeçalho
     nos pedidos de compra para preencher as linhas de mercadorias correspondentes.
    Etiquetas de trabalho relacionadas
    Para preencher as etiquetas de trabalho relacionadas nas linhas de faturas de fornecedores que não sejam ordens de compra, selecione os valores aplicáveis ​​nos campos
    Etiquetas de trabalho permitidas
     e
    Etiqueta de trabalho padrão
     .
    Você pode configurar tipos de etiquetas de trabalho para fornecedores no relatório
    "Manter uso de etiquetas de trabalho relacionadas"
     .
    Classificações
    Para associar este fornecedor aos códigos de classificação de compras, selecione as categorias e hierarquias de gastos.
    Para cumprir as exigências dos governos federal, estadual ou local, adicione as classificações do seu fornecedor.
    Opções de trabalhadores temporários
    Se o fornecedor inserir relatórios de despesas no Workday para um trabalhador temporário contratado, selecione
    "Não reembolsar relatórios de despesas de trabalhadores temporários"
     .
    Quando você não reembolsa os trabalhadores temporários pelos relatórios de despesas, pode criar faturas manuais para reembolsar essas despesas.
    Anexos
    Anexe a documentação comprobatória do fornecedor.
    O Workday suporta os tipos de arquivo listados na tarefa
    Editar Configuração do Locatário - Sistema
     para anexos de documentos comerciais.
    Observações
    Incluir observações do fornecedor. O Workday regista a
    pessoa
     que introduz as notas e as datas
    de criação
     .
Você pode usar fornecedores em documentos e transações de compras após a aprovação.
  • Configure o processo de negócios
    de Evento de Mudança de Fornecedor
     .
  • Defina o status do fornecedor.
  • Crie justificativas para alterações no status do fornecedor.
  • Para atualizar os fornecedores aprovados, acesse a tarefa
    "Criar alteração de fornecedor"
     no menu de ações relacionadas ao fornecedor.
  • Se o seu fornecedor utiliza catálogos, crie-os.
  • Criar ordens de compra e contratos com fornecedores.
  • Para visualizar a lista de relatórios fornecidos pelo Workday e suas descrições, acesse o relatório
    Relatórios Padrão do Workday
     e selecione
    Contas de Fornecedores
     .
  • (Opcional) Acesse o relatório
    "Encontrar Fornecedores Duplicados"
     para detectar e visualizar possíveis registros duplicados de fornecedores.
  • (Opcional) Crie relatórios personalizados usando campos personalizados.
  • (Opcional) Configure as categorias de vinculação de gastos para objetos de fornecedor.
  • Para restringir o acesso às informações fiscais do fornecedor, configure o domínio
    "Visualizar: Informações Fiscais do Fornecedor"
     na área funcional "Fornecedores".