Criar fornecedores

Administrator Guide

Criar fornecedores

Configure o processo de negócios Evento de fornecedor
e a política de segurança na área funcional Suppliers.

Crie grupos e categorias de fornecedores para facilitar a localização e para fins de relatório.

Defina condições e formas de pagamento por padrão.

Configure os domínios
Set Up: Supplier
e Set Up: Supplier Notes
na área funcional Suppliers.

Crie fornecedores para adquirir bens e serviços para sua organização. Forneça detalhes para gerenciar relações com fornecedores, condições de pagamento e geração de relatórios.

Acesse a tarefa

Criar fornecedor

Durante a execução da tarefa, considere:

Opção	Descrição
Nome do fornecedor	Se você seleciona um valor na lista de opções Criar fornecedor a partir de entidade empresarial , o Workday preenche automaticamente o campo Nome de fornecedor .
Nome fonético	Registra a pronúncia correta do Nome do fornecedor e estes detalhes na guia Conta bancária de liquidação : Nome fonético do banco Nome fonético da agência Nome fonético da conta Exibido quando: Você habilita nomes fonéticos na tarefa Editar definição de locatário - Global . Os usuários selecionam o local e o idioma de exibição relevantes em suas preferências. O idioma preferencial do país da conta bancária deve corresponder ao idioma habilitado na definição de locatário.
Criar fornecedor a partir de entidade empresarial	Crie um fornecedor a partir de uma entidade empresarial existente. O Workday preenche automaticamente os campos Nome de fornecedor e ID de fornecedor com a entidade empresarial selecionada. Depois de selecionar uma entidade empresarial, você não pode alterá-la.
Número DUNS	Se disponível, insira o número do sistema de numeração universal de dados (DUNS) do fornecedor. Se você usar cartões de compras, sua integração de cartão de crédito poderá usar números DUNS para pesquisar fornecedores em arquivos de transações.
Categoria de fornecedor	Selecione uma categoria de fornecedor. As categorias de fornecedor classificam fornecedores para fins de geração de relatórios e negociação de preços.
Grupo de fornecedores	Selecione um grupo de fornecedores. Os grupos de fornecedores organizam fornecedores para fins de geração de relatórios e negociação de preços.
Link do documento	Esse campo é exibido quando você define um padrão de URI (Uniform Resource Identifier) válido, incluindo: Um localizador uniforme de recursos (URL) Uma linha vazia para permitir que os usuários insiram valores sem restrições nesse campo. Para definir um URI válido, selecione Supplier Document Link na lista de opções Tipo de link de URI externo de fornecedor na tarefa Manter validação de link externo . O Workday valida o link para garantir que ele tenha um URI válido, conforme definido pelo seu administrador de segurança. Esse processo fornece segurança adicional para ajudar a evitar conteúdo malicioso em links externos. Se você armazena documentos ou imagens de suporte em um repositório externo, insira o URL desse local. Depois de salvar a transação, o Workday exibe o URL como um hiperlink dinâmico para a imagem. Os aprovadores podem consultar este documento antes de aprovar a transação.
Condições de pagamento por padrão	Especifique as condições de pagamento que você concordou com seu fornecedor.
Forma de pagamento	Selecione uma ou mais formas de pagamento para este fornecedor. Se você selecionar uma forma de pagamento eletrônico, preencha as informações na guia Conta bancária de liquidação . Consulte Conceito: métodos de pagamento eletrônico.
Forma de pagamento por padrão	Se você selecionar Cartão de crédito , poderá selecionar o cartão de crédito de um trabalhador na lista de opções Cartão de crédito .
Tipo de referência por padrão	Se o seu tipo de referência requer um pagamento por fatura, você pode definir Pagamentos sempre separados .
Cartão de crédito	Se sua organização usa cartões de compras, selecione o cartão de um trabalhador como o cartão de crédito por padrão que o fornecedor pode usar para pedidos de compra e contratos de fornecedor.
Moeda por padrão	Selecione uma moeda por padrão para preencher as transações com este fornecedor. Quando você cria transações, pode alterar essa moeda para qualquer moeda aceita pelo fornecedor. Quando você não seleciona uma opção nessa lista de opções, o Workday preenche a moeda por padrão do locatário nas transações, mesmo quando o fornecedor não aceita a moeda por padrão do locatário.
Segmento de segurança de fornecedor	Se sua empresa requer segurança segmentada e este fornecedor não pertence a um segmento de segurança por meio de sua categoria ou grupo de fornecedores, crie um segmento de segurança de fornecedor.

Para concluir a seção

Detalhes do fornecedor

, considere:

Opção	Descrição
Restrito a empresas	Especifique as empresas ou hierarquias de empresas a serem associadas ao fornecedor. A lista de opções Fornecedor para transações em que você pode selecionar um fornecedor exibe apenas os fornecedores associados à empresa ou hierarquia de empresas selecionada.
Número da conta de cliente	Armazene o número da conta que o fornecedor usa para identificar sua empresa.
Data do certificado de seguro	Para criar relatórios para fornecedores com seguro vencido ou que exija renovação, defina a data do certificado de seguro do fornecedor.

Para concluir a seção

Detalhes do pagamento

, considere:

Opção	Descrição
Excluir do desconto da fatura de fornecedor	Exibe os encargos excluídos do cálculo para o desconto da fatura de fornecedor. Você pode configurar o campo na tarefa Editar definição de locatário - Finanças . Quando você cria faturas com condições de pagamento com desconto, pode visualizar o valor com desconto refletido na coluna Desconto aplicado : Tarefa Criar execução de liquidação . Relatório Visualizar pagamento de fornecedor .
Substituir exclusões de desconto de fatura de fornecedor	Selecione uma opção para alterar a definição do nível de locatário e configurar opções de cálculo de desconto exclusivas para o fornecedor.
Pagamentos sempre separados	Cria pagamentos separados para cada fatura de fornecedor. Se desmarcada, a liquidação do Workday consolida as faturas em um único pagamento.
Não pagar durante atualizações de conta bancária	Selecione essa opção para excluir faturas de fornecedor das execuções de liquidação se: Um processo de negócios Evento de alteração de fornecedor está em andamento para este fornecedor e Você selecionou a opção Conta bancária de liquidação na tarefa Criar alteração de fornecedor .
Sistema de integração de remessas	Para remeter pagamentos eletronicamente, selecione o sistema de integração que os gera.

Para concluir a seção

Nota de pagamento de fornecedor por padrão

, considere:

Opção	Descrição
Texto por padrão	Insira o texto da nota para pagamentos em cheque a este fornecedor.
Usar referência do fornecedor	Os números de referência do fornecedor das faturas de fornecedor são impressos no campo Nota do cheque.
Usar nota da fatura	O valor que você insere quando cria faturas de fornecedor é impresso no campo Nota do cheque. Se várias faturas tiverem notas, o Workday as concatena no cheque.
Usar nota da conexão de fornecedor	Se você quiser configurar várias conexões de fornecedor de remessa, selecione o uso de notas de pagamento que você define nas conexões de remessa.

Na seção

Hierarquia de fornecedores

, use a lista

de opções Secundários propostos

para definir um relacionamento de fornecedor principal/secundário para ajudar na geração de relatórios de despesas.

Durante o preenchimento dessas guias, considere:


Informações de contato	No campo Finalidade de uso , especifique as transações que se aplicam a estes endereços: Faturamento Remessa Expedição Aquisições Selecione Declaração fiscal para usar um endereço diferente para a declaração de IRS. Se você não usar um endereço de declaração de imposto de renda, o Workday usará o endereço principal do fornecedor. Marque a caixa de seleção Principal ao lado de um E-mail para emitir os pedidos de compra para um endereço de e-mail específico.
Conta bancária de liquidação	Adicione detalhes para pagamentos eletrônicos a fornecedores, como: ACH Débito automático Depósito direto Transferência eletrônica Marque a caixa de seleção Somente para conexões de fornecedor para: Crie várias contas bancárias com as mesmas formas de pagamento. Habilite qualquer combinação de formas de pagamento aceitas e contas bancárias de liquidação. Clique em Contas bancárias intermediárias para vincular contas bancárias de liquidação que exigem intermediários a contas bancárias intermediárias.
Informações fiscais	Especifique o Tipo de formulário de autoridade fiscal do fornecedor: 1042-S para um estrangeiro não residente sujeito à retenção de renda nos EUA. 1099 MISC para relatar receitas diversas ao IRS. TDS para identificar o imposto retido na fonte para fornecedores não residentes. Selecione uma Data do documento fiscal para anotar quando você recebeu o documento fiscal. Você pode usar datas de documentos fiscais em: Processos de negócios para encaminhar fornecedores para revisão e aprovação. Relatórios personalizados para identificar documentos antigos que precisam ser atualizados. Relatório 1099 MISC com o principal Para tipos 1099 TIN, consolide relatórios 1099 MISC para fornecedores principais e secundários. Certifique-se de remover as entradas nos campos Tipo de TIN e ID fiscal . Para determinar se o contribuinte requer um relatório 1099 MISC, totalize todos os pagamentos para a identificação de favorecido. O Workday permite que você consolide a geração de relatórios 1099 em uma estrutura principal/secundária. O IRS requer que todos os pagamentos de uma determinada identificação de favorecido sejam agregados. Código fiscal por padrão O Workday preenche automaticamente o código fiscal por padrão selecionado no cabeçalho da fatura de fornecedor quando você seleciona um fornecedor. Código de imposto retido na fonte por padrão O Workday preenche automaticamente o código de imposto retido na fonte selecionado no cabeçalho da fatura de fornecedor quando você seleciona um fornecedor. FATCA Marque para acionar a caixa de seleção do requisito de arquivamento FATCA no formulário 1099 MISC. Essa configuração oferece suporte aos requisitos de arquivamento FATCA de certas instituições financeiras estrangeiras. Especifique as IDs fiscais para este fornecedor. Habilite a política de segurança do domínio Set Up: Supplier Settlement Bank para que o Workday exiba o número da ID fiscal de transação de um fornecedor. Tipo de ID fiscal Selecione um tipo de ID fiscal que seja aplicável ao país. Número da identificação Para relatar e arquivar no IRS, insira o número de identificação fiscal do fornecedor. ID fiscal de transação Selecione a ID fiscal de transação usada para registrar o imposto sobre transações para um determinado país. ID fiscal principal Selecione a ID fiscal única quando gerenciar várias IDs para um fornecedor. Especifique os status de impostos para este fornecedor. Status do imposto sobre transações Selecione o status do imposto sobre transações para o país. Status do imposto retido na fonte Selecione o status do imposto retido na fonte para o país.
Nomes alternativos	Para usar um nome alternativo em documentos e arquivos, insira um nome diferente do nome do fornecedor no campo Nome . Em seguida, selecione o tipo de uso desse nome alternativo na lista de opções Uso do nome alternativo . Para usar vários nomes alternativos para um único fornecedor em conexões de fornecedor, selecione o A opção Conexão de fornecedor alternativa na lista de opções Uso do nome alternativo. Em uma conexão de fornecedor, o uso da Conexão de fornecedor alternativa substitui os usos Nome do aviso de remessa e Favorecido da remessa. O Workday ignora o uso de Conexão de fornecedor alternativa quando você não a usa especificamente para uma conexão de fornecedor. Exemplos: Identifique trabalhadores terceirizados com o mesmo nome incluindo suas localizações entre parênteses. Para imprimir o nome legal em formulários 1099 MISC, insira o nome legal como o Nome alternativo. Em seguida, selecione 1099 MISC Recipient na lista de opções Uso do nome alternativo. O nome do fornecedor é muito longo para ser impresso em um cheque. Para imprimir um nome mais curto, insira um Nome alternativo mais curto. Em seguida, selecione Remessa ao Favorecido e Remessa ao destinatário 1 na lista de opções Uso do nome alternativo.
Opções de aquisição	Opções de faturamento Faturar qualquer fornecedor Selecione para especificar que este fornecedor pode faturar qualquer fornecedor. Habilitar alterações fiscais no portal do fornecedor Selecione essa opção para permitir que os fornecedores alterem as informações fiscais da fatura no portal do fornecedor. Então, quando os fornecedores criam faturas a partir de pedidos de compra, eles podem alterar estes campos: Opção de imposto Valor do imposto Aplicabilidade fiscal Recuperabilidade de imposto Item de aquisição por padrão Selecione essa opção para permitir que os fornecedores alterem as informações fiscais da fatura no portal do fornecedor. Então, quando os fornecedores criam faturas a partir de pedidos de compra, eles podem alterar estes campos: Descrição do item Categoria de despesa Informações fiscais Unidade de medida Custo unitário Worktags relacionadas Categoria de despesa por padrão Você pode selecionar uma categoria de despesa por padrão para transações de fornecedor. Opções gerais Habilitar número de local global Selecione para especificar que este fornecedor pode usar números de localização global (GLNs). Os fornecedores usam GLNs para os vários locais comerciais de envio e entrega nos documentos de aquisição. Os fornecedores então enviam esses documentos por meio de intercâmbio eletrônico de dados (EDI) e pedidos de compra impressos. Opções de pedido de compra Opção de emissão EDI/XML : quando você emite pedidos de compra, o Workday envia uma versão EDI ou XML ao seu fornecedor ou rede de fornecedores. EDI/XML automático : quando você emite pedidos de compra, o Workday gera uma versão EDI ou XML do pedido de compra. O Workday então o envia ao fornecedor quando o administrador aprova o pedido de compra. E-mail : quando você especifica um e-mail como principal, pode emitir um PDF do pedido de compra. Essa opção requer um layout de impressão do pedido de compra. Se você não especifica uma opção de emissão, o Workday usa a opção Imprimir. Imprimir: selecione para emitir pedidos de compra impressos. Essa opção requer um layout de impressão do pedido de compra. Se você não especifica uma opção de emissão, o Workday usa a opção Imprimir. Portal do fornecedor Selecione essa opção para emitir pedidos de compra apenas no portal do fornecedor. E-mail de emissão de pedido de compra por padrão Selecione um ou mais endereços de e-mail que você pode definir como valor por padrão quando emitir pedidos de compra para fornecedores por e-mail. Você pode selecionar apenas endereços de e-mail se selecionar Aquisições na lista de opções Finalidade de uso da guia Informações de contato. Link de vários fornecedores e fornecedores para emissão de pedido de compra Se você selecionar XML ou XML automático , selecione o link de vários fornecedores preferenciais a ser usado quando emitir pedidos de compra para o fornecedor. Você também pode usar a tarefa Manter links de fornecedor para incluir esse fornecedor como um multifornecedor. Desabilitar pedido de alteração Selecione se este fornecedor não aceitar pedidos de alteração. Opção de emissão de pedido de alteração Selecione se a opção de emissão do pedido de alteração for diferente da opção de emissão por padrão. Condições de expedição e método de expedição Defina esses valores para o fornecedor. Habilitar substituição de item da confirmação de pedido de compra Selecione para habilitar a substituição automatizada de itens para este fornecedor a partir de uma confirmação de pedido de compra (POA). Quando você seleciona essa opção, as substituições de itens elegíveis deste fornecedor são processadas. Se você não selecionar essa opção, o Workday impedirá que pedidos de alteração sejam criados para substituições de itens deste fornecedor. Para criar um pedido de alteração a partir de uma confirmação de pedido de compra (POA), você deve executar ou programar a tarefa Programar atualizações automáticas a partir de confirmações de pedido de compra . Confirmação esperada Selecione quando você espera que os fornecedores enviem confirmações de pedidos de compra quando você os emite. Essa configuração é importante quando você usa integrações EDI 850 e EDI 855. Quando você marca essa caixa de seleção, o Workday define o segmento ISA14 como 1 quando você emite arquivos EDI 850 para o fornecedor. Isso informa ao fornecedor que você espera uma confirmação. Opções do aviso antecipado de embarque (ASN) Habilitar aviso antecipado de embarque Selecione essa opção para habilitar avisos antecipados de embarque para este fornecedor. Vencimento do aviso antecipado de embarque em dias Quando você habilitar avisos antecipados de embarque, insira o número de dias que indica quando o comprador pode esperar avisos de embarque do fornecedor. Lead time Especifique um valor para o número de dias entre a Data do documento do pedido de compra e a data de entrega prevista. O Workday usa o Lead time mais a Data do documento para calcular a Data de vencimento no pedido de compra. Quando há vários lead times, o Workday seleciona o lead time com base neles, em ordem de prioridade. Lead time especificado em: O item do fornecedor ou o item de catálogo. O fornecedor O locatário Observação: quando não há datas de vencimento preenchidas nas linhas de bens, o Workday usa a Data de vencimento do cabeçalho nos pedidos de compra para preencher as linhas de bens correspondentes.
Worktags relacionadas	Para preencher as worktags relacionadas nas linhas da fatura de fornecedor que não sejam de pedido de compra, selecione os valores aplicáveis nas listas de opções Worktags permitidas e Worktag por padrão . Você pode definir tipos de worktag para fornecedores no relatório Manter usos de worktags relacionadas .
Classificações	Para associar esse fornecedor a códigos de classificação de aquisições, selecione categorias de despesa e hierarquias. Para cumprir os requisitos do governo federal, estadual ou municipal, adicione as classificações do seu fornecedor.
Opções para trabalhador terceirizado	Se o fornecedor inserir relatórios de despesas no Workday para um trabalhador terceirizado contratado, selecione Não reembolsar relatórios de despesas de trabalhadores terceirizados . Quando você não reembolsa trabalhadores terceirizados por relatórios de despesas, pode criar faturas manuais para reembolsar suas despesas.
Anexos	Anexe a documentação de comprovação do fornecedor. O Workday oferece suporte aos tipos de arquivo listados na tarefa Editar definição de locatário - Sistema para documentos comerciais anexos.
Observações	Incluir observações do fornecedor. O Workday registra a Pessoa que insere observações e as datas de Criação .