Conceito: gestão de processos de negócios
Este tópico descreve o que você pode fazer com um processo de negócios, incluindo:
Cancelar e anular
Para vários processos de negócios, o Workday permite que você:
- Cancelar processos que estão em andamento.
- Anular as alterações que passaram da etapa de conclusão.
Você pode cancelar alguns processos de negócios iniciados como subprocessos sem cancelar o processo de negócios principal. Para determinar se você pode cancelar um processo de negócios específico, acesse o relatório
Opções de configuração de processo de negócios
.Quando você cancela:
- O processo de negócios geral , o Workday ignora os subprocessos, independentemente de seus status, e cancela todos os subprocessos concluídos.
- Um subprocesso por si só, o Workday ignora o subprocesso sem cancelar o processo de negócios principal .
- Um subprocesso necessário após a conclusão do processo de negócios principal, o Workday ainda conclui o processo de negócios.
Quando você anula um processo de negócios que inclui subprocessos, o Workday anula todas as ações na configuração de processo de negócios . Exemplo: quando você anula um desligamento que inclui um pagamento único, o Workday anula tanto o desligamento quanto o pagamento.
Você pode anular alguns subprocessos individualmente sem anular o processo de negócios principal .
Em um único processo de negócios, você pode acessar o menu de ações relacionadas da:
- processo de negócios em andamento para cancelá-lo.
- processo de negócios concluído para anulá-lo.
Você também pode cancelar ou anular processos de negócios em massa acessando estas tarefas:
- Cancelamento em massa de processos de negócios: quando um processo de negócios inclui subprocessos, você pode cancelar os subprocessos individualmente ou cancelar o processo de negócios principal .
- Anulação em massa de processos de negócios: a lista de opçõesProcessos de negócios carregados por EIB (Enterprise Interface Builder)nessa tarefa exibe eventos de integração carregados por um EIB (Enterprise Interface Builder) em que você pode anular pelo menos um dos eventos de processo de negócios . A Workday recomenda que você limite o intervalo de datas quando seleciona a opção da lista de opçõesNo intervalo de datas, Por sistema de integraçãoouNo intervalo de datas, todos os sistemas de integração.
Você pode parada as notificações para cada processo de negócios que cancelar ou anular. Quando você cancela ou anula processos de negócios, não pode desfazer a ação.
O Workday cria uma trilha de auditoria documentando as ações de anulação e cancelamento. Você pode configurar notificações personalizadas e notificações de alerta para acionador quando você:
- Anular uma ação.
- Corrigir um processo de negócios.
Exemplo: Logan McNeil inicia um processo de negócios
Admissão
que inclui estes subprocessos:
- Propor remuneração
- Solicitar pagamento único
Admissão
para exigir ambos os subprocessos, e o subprocesso Solicitar pagamento único
é a etapa de Conclusão
da admissão.Quando a etapa
Propor remuneração
está em andamento e Logan cancela apenas a etapa Solicitar pagamento único
, o Workday:
- Altera o status da etapaSolicitar pagamento únicoparaIgnorado manualmente.
- Conclui o processo de negóciosAdmissão.
Cancelamento em massa da etapa de revisão de documentos
Você pode usar a tarefa
Cancelamento em massa da etapa de revisão de documento
para cancelar etapas de revisão de documento
como uma ação em massa. Você pode cancelar etapas de revisão de documentos
em processos de negócios que tenham status:
- Em andamento
- Concluído com êxito
Exemplo: você quer cancelar etapas pendentes
de revisão de documento
atribuídas a trabalhadores durante o processo de negóciosde onboarding
. Quando o processo de negócios Onboarding
é concluído com êxito, a única maneira de cancelar as etapas restantes de revisão de documento
é usar a tarefaCancelamento em massa da etapa de revisão de documento
.O número máximo de etapas de
revisão de documento
que você pode cancelar de uma só vez é 2.000.Avançar manualmente
Você pode avançar manualmente um processo de negócios para a próxima etapa ou até o fim para evitar atrasar o processo de negócios. Exemplo: uma tarefa está aguardando um aprovador que não está disponível. Para evitar um atraso no processo de negócios, você avança manualmente o processo de negócios para a próxima etapa.
Você deve estar em um grupo de segurança com acesso à ação
Avanço manual
na seção Pessoas autorizadas a realizar ações em todo o processo de negócios
da política de segurança de processo de negócios. Os usuários com esse acesso podem iniciar a tarefaAvanço em massa de processo de negócios
, mas só podem processar transações que correspondam aos tipos de processo de negócios permitidos para seu grupo de segurança. Para determinar se você pode avançar manualmente um processo de negócios, acesse o relatório Opções de configuração de processo de negócios
.Você pode usar a tarefa
Avanço em massa de processo de negócios
para avançar processos de negócios em massa. Quando você usa a tarefa para avançar mais de dez eventos de processo de negócios , o Workday executa a tarefa em segundo plano. Se você aplica um filtro na tarefa Avanço em massa de processo de negócios
e clica em Selecionar tudo
, a seleção inclui todos os itens e não apenas a lista filtrada. Para transações de alto volume em processos de negócios que exigem filtragem detalhada, a Workday recomenda que você use a tarefa Gestão de operações em massa
(MOM) em vez da tarefa Avanço em massa de processo de negócios
para evitar problemas de filtragem.Você pode editar a definição de processo de negócios para desabilitar as notificações do sistema quando um processo de negócios é avançado manualmente.
Quando você marca a caixa de seleção
Habilitar avanço de tarefas não atribuídas
na tarefaEditar definição de locatário - Processos de negócios
, pode avançar uma etapa não atribuída em um processo de negócios por meio de:
- Tipo de gestão de operação em massade avanço de processo de negócios
- ação relacionadaAvançar manualmente. (Selecione no menu de ações relacionadas do evento de processo de negócios.)
- A tarefaAvanço em massa de processo de negócios.
Você pode avançar:
- De uma etapa não atribuída que está aguardando reatribuição.
- Por meio de uma etapa não atribuída e de várias etapas subsequentes não atribuídas
- Um processo de negócios para conclusão por meio de uma etapa não atribuída que gera uma reatribuição durante o processamento do avanço.
Quando um evento é devolvido a uma etapa não atribuída, a etapa deixa de ser atribuída. Durante a devolução, a lista de opções
Até
exibe Não atribuído
como o prefixo do nome da etapa. Exemplo: Não atribuído - Preencher questionário
. Quando o Workday avança por etapas não atribuídas, a guia Histórico do processo
em Registro de processo completo
exibe o status: - Avançado manualmentepara a etapa não atribuída
- Canceladopara o evento reatribuído .
O Workday envia uma notificação para:
- titular da etapa do processo de negócios quando você avança um ou todos os eventos para conclusão (exceto nas etapas atrasadas ou não atribuídas).
- Titular da etapa avançado manualmente quando ocorre o avanço manual.
O Workday não envia notificações quando um evento reatribuído é cancelado.
Você não pode avançar manualmente uma etapa marcada como
Não avançar
na definição de processo de negócios. Essa funcionalidade está disponível somente para etapas que você pode atribuir a um grupo de segurança. As etapas que você não pode atribuir a um grupo de segurança, com exceção de uma etapa de relatório
, não podem ser marcadas como Não avançar
. Para determinar se uma etapa está marcada como Não avançar
, consulte a caixa de seleção Não avançar
na definição de processo de negócios.Devolver manualmente
Devolver é uma ação de processo de negócios . Executar uma ação de devolução geralmente significa que um usuário recebe um item em Minhas Minhas tarefas do Workday e deseja devolver o item à pessoa que concluiu a etapa anteriormente. Exemplo: Mike preenche e envia uma etapa
Preencher questionário
. O item é então encaminhado para a gestor de Mike, Betty, para revisão e aprovação. Betty recebe o item em Minhas tarefas para aprovação. Em vez de aprovar o item, ela o devolve a Mike para fazer uma correção.Você pode devolver um processo de negócios manualmente a qualquer momento, mesmo quando a etapa não está atribuída a você.
Você não pode devolver todos os processos de negócios. Para determinar se você pode devolver manualmente um processo de negócios, acesse o relatório
Opções de configuração de processo de negócios
.Você deve estar em um grupo de segurança com acesso à ação
Devolução manual
na seção Pessoas autorizadas a realizar ações em todo o processo de negócios
da política de segurança de processo de negócios.Para devolver manualmente um grande número de eventos de ação de uma vez, você pode executar o EIB (Enterprise Interface Builder)(Enterprise Interface Builder)
do processo de negócios de devolução
. Você deve ter permissão para executar EIBs (Enterprise Interface Builder) e permissão para a política de segurança de processo de negócios para executar essa ação no evento do tipo de processo de negócios. Para cada evento neste EIB (Enterprise Interface Builder) que permite a devolução manual, o Workday devolve o evento a uma etapa concluída do processo de negócios que permite essa ação. Quando você está na etapa Início
da:
- Um subprocesso, você pode enviar o evento de volta.
- O processo de negócios principal , você não pode devolver o evento .
A Workday recomenda que você devolva manualmente um evento de amostra no seu locatário antes de tentar tarefa a fazer uma devolução em massa. O evento de amostra deve vir da mesma definição de processo de negócios que os outros eventos que você quer devolver.
Você pode acessar a tarefa
Devolução manual
do menu de ações relacionadas do evento de processo de negócios. Quando o status do evento de processo de negócios é:
- Em andamento, a lista de opçõesDevolverexibe todas as etapas anteriores que você normalmente vê na lista de opçõesDevolverna barra de ferramentas do processo de negócios . Quando você tem vários grupos de segurança configurados em uma etapa e você avança manualmente a etapa, mas depois a envia manualmente de volta para o local de onde a avançado manualmente , o Workday exibe todas as pessoas que estão aguardando a etapa na lista de opções. Exemplo:Pessoas já aguardando ação (4): (Dawn Myers, Logan McNeil, Betty Liu, Steve Morgan) - Concluir avaliação do gestor. Quando você seleciona a opção de lista de opções , o Workday devolve a etapa a todas as pessoas que já estão aguardando.
- Concluído em, a lista de opçõesde opções Devolverexibe apenas as etapas anteriores que permitem aopção Devolver manualmente pelo administrador no evento concluído.
Quando você tenta devolver manualmente um processo de negócios para uma etapa que você configurou para ser executada em paralelo com outra etapa e:
- Ambas as etapas estãoEm andamento, você não pode devolver o processo de negócios manualmente para nenhuma das etapas simultâneas.
- Uma etapa estáEm andamentoe a outra estáConcluída, você pode devolver manualmente o processo de negócios para a etapaEm andamento.
- Ambas as etapas estãoconcluídas. Você pode devolver o processo de negócios manualmente para qualquer uma das etapas simultâneas.
Quando você devolve o evento de processo de negócios , o histórico do processo exibe a etapa com o status
Devolução manual
.Quando você configura uma
etapa de Ação
, Aprovação
ou Tarefas a fazer
para ser excluída de Minhas tarefas e envia uma etapa de volta para a etapa excluída, a etapa não é exibida em Minhas tarefas. Você ainda pode devolver uma etapa da etapa excluída usando o relatório Transações de processo de negócios aguardando minha ação
.O administrador de processos de negócios pode reatribuir etapas excluídas usando:
- O tipo de operação em massaReatribuir etapa do processo de negóciosna tarefaGestão de operações em massa.
- de ação relacionada de um evento.
- serviço WebReatribuir etapa do processo de negócios.
Você não pode usar a tarefa
Reatribuir tarefas
para reatribuir etapas excluídas.Quando você devolve um evento a um trabalhador que tem um processo de negócios com data futura que altera seu tipo de trabalhador, por exemplo, de trabalhador terceirizado para colaborador, o Workday devolve o evento ao trabalhador atribuído . A etapa não fica sem atribuição.
Exemplo: James é um trabalhador terceirizado e seu contrato termina em 10-09-2023. A empresa envia o processo de negócios para admiti-lo como colaborador da equipe . O processo de admissão é concluído e, em vigor em 15/09/2023, sua função muda para um colaborador de equipe . Em 08-09-2023, James envia um formulário I-9. Em 14/09/2023, um parceiro de RH devolve o formulário I-9 a James para correção. Ele recebe a tarefa devolvida em 15/09/2023.
Reatribuir tarefas não atribuídas
Uma tarefa se torna uma tarefa não atribuída quando o grupo de segurança especificado não contém um usuário ou contém apenas usuários com contas Workday desabilitadas. Exemplo: se uma etapa é protegido pelo grupo de segurança
Colaborador como si mesmo
, mas o usuário atribuído tem uma data de admissão futura, , a tarefa não é atribuída. Uma tarefa também pode cancelar a atribuição se a conta Workday do usuário atribuído estiver desabilitada, expirada ou bloqueada ou se o usuário atribuído não tiver ID de usuário e senha e não puder acessar o Workday para ver a notificação ou concluir a etapa atribuída. O relatório Tarefas não atribuídas
exibe as etapas em que esse é o problema.Os administradores de processos de negócios podem reatribuir tarefas não atribuídas a trabalhadores ou titulares da função da empresa afiliada no grupo de segurança necessário . O Workday envia um e-mail de notificação aos membros de todos os grupos de segurança com permissões
Visualizar
e Modificar
no domínio Business Process Administration
quando uma tarefa deixa de ser atribuída.Em
Minhas tarefas
, você pode reatribuir tarefas que não estão atribuídas. No item Tarefa não atribuída
, você pode reatribuir:
- Uma única tarefa não atribuída , selecionando uma pessoa na lista de lista de opçõesa.
- Várias tarefas não atribuídas clicando emVisualizar tarefas não atribuídas. Isso permite filtro e visualizar tarefas de processo de negócios não atribuídas adicionais. Recomendamos que você filtro a lista de tarefas não atribuídas por processo de negócios, intervalo de datas ou ambos. Depois de aplicar o filtro, você pode reatribuir etapas no relatórioAuditoria de etapas não atribuídas do processo de negócios.
Em um item
de Tarefas não atribuídas
, você também pode clicar em Visualizar detalhes
abaixo do ícone de engrenagem . Quando você clica no botão Reatribuir
na grade, o Workday exibe o relatório Tarefa não atribuída,
em que você pode reatribuir uma única tarefa não atribuída ou várias tarefas não atribuídas.Você também pode reatribuir tarefas não atribuídas acessando o relatório
Tarefas não atribuídas
.Corrigir processo de negócios
Você pode corrigir processos de negócios somente quando a política de segurança de processo de negócios especifica os grupos de segurança que podem corrigir uma instância de processo de negócios .
Você pode configurar o Workday para enviar notificações personalizadas e de alerta sobre correções de processo de negócios .
Corrigir processos de negócios com erro
Quando um evento de processo de negócios entra em estado de erro , os administradores de processo de negócios podem gerenciar e reiniciar os eventos. O Workday exibe um campo
de definições de processo de negócios com exceções
que lista todas as definições com erro . As definições ativas que não estão em um estado de erro são exibidas no campo Outras definições de processo de negócios
.O Workday alerta os administradores sobre novos eventos com erro , exibindo um item
Corrigir processo de negócios
no topo de sua lista em Minhas tarefas
. Depois que todos os eventos do tipo de processo de negócios são corrigidos, o Workday remove o item de Minhas tarefas
. Quando o botão Reiniciar processos de negócios em caso de erro
não está visível na página Corrigir processo de negócios
ou no item de Minhas tarefas
, isso ocorre porque a tarefa em segundo plano para corrigir os processos já está em andamento. O Workday exibe texto de ajuda nesses locais para explicar o status.Os administradores de processos de negócios que não têm o item
Corrigir processo de negócios
na lista Minhas tarefas
podem acessar a tarefa independente Corrigir processo de negócios
usando a lista de opçõesPesquisar
. Essa tarefa independente permite aos administradores selecionar um tipo de processo de negócios específico em estado de erro e reiniciar os eventos.Excluir comentários de um processo de negócios
Os administradores de processos de negócios podem remover um ou mais comentários de um processo de negócios, antes ou depois de o processo de negócios ser concluído.
No menu de ações relacionadas do processo de negócios geral (não de uma etapa do processo de negócios), selecione . Você pode marcar a caixa de seleção ao lado de cada comentário que deseja remover e clicar em
OK
.Da mesma forma, se foi feito um comentário em um subprocesso, você pode removê-lo como uma ação relacionada do subprocesso, não de uma etapa individual no subprocesso.
Desativar uma definição de processo de negócios
Para definir um processo de negócios personalizado, você deve associá-lo a um objeto de negócios, geralmente uma organização. A definição de processo de negócios fica então disponível nessa organização. Quando a organização tem uma hierarquia, o Workday vincula todas as organizações subordinado a essa definição de processo de negócios até alcançar uma organização subordinada que esteja vinculada a outra definição de processo de negócios.
O Workday usa a definição de processo de negócios por padrão quando você não:
- Associaram uma definição de processo de negócios a qualquer organização de supervisão superior na hierarquia.
- Definiu um processo de negócios personalizado para a organização de supervisão ou outras organizações na hierarquia de organização de supervisão superior.
Quando você desativa um processo de negócios personalizado para um objeto de negócios específico, como uma organização, e em seguida iniciar o processo de negócios, o Workday usa o processo de negócios personalizado associado à organização de supervisão.
Certifique-se de que sempre haja um processo de negócios personalizado apropriado definido.
Na tarefa
Desativar definição de processo de negócios
, você pode especificar os objetos de negócios para os quais deseja ativar o processo de negócios personalizado . Quando você desativa um processo de negócios personalizado para todos os objetos de negócios, o Workday o remove completamente e você não pode reativá-lo.