Ir para o conteúdo principal
Documentação
Documentação
Administrator Guide
Última atualização: 2025-12-26
Conceito: diretrizes de processo de negócios de evento de relatório de despesas

Conceito: diretrizes de processo de negócios de evento de relatório de despesas

Visão geral

O processo de negócios Evento de relatório de despesas no Workday é um fluxo de trabalho configurável que controla como os relatórios de despesas são enviados, revisados, aprovados e processados. Ela é um componente essencial do pacote Workday Financial Management, projetado para garantir a conformidade com as políticas da empresa, fornecer uma trilha de auditoria clara e agilizar o processo de reembolso de despesas.
Você pode personalizar o processo de negócios Evento de relatório de despesas para:
  • Audite os relatórios de despesas para verificar se há irregularidades de valor, codificação incorreta e duplicação de despesas.
  • Encaminhar relatórios de despesas para aprovação com base em sua pontuação de risco. Consulte Encaminhar relatórios de despesas com base em risco.
  • Capture o feedback por meio de inclusão de questionários em relatórios de despesas.
  • Verifique orçamentos.
  • Confirme impostos precisos em relatórios de despesas.
  • Recupere dados do relatório de despesas para fins de geração de relatórios.
  • Envie de volta linhas de despesas individuais para correção.
  • Rastreie projetos.

Subprocessos

O processo de negócios Evento de relatório de despesas pode ser decomposto em vários subprocessos de negócios:
  • Entrada de dados de despesas: permite que os colaboradores registrem despesas individuais e anexem recibos.
  • Criação de relatório de despesas: agrega várias despesas individuais em um único relatório para envio.
  • Aprovação do gestor: enviar para revisão e aprovação do relatório de despesas pelo gestor direto do colaborador ou aprovador designado.
  • Revisão e auditoria financeira: envia para verificação detalhada do relatório quanto à conformidade, precisão e adesão à política pela equipe financeira.
  • Processamento de reembolso: inicia a transação financeira de pagamento do colaborador pelas despesas aprovadas.
  • Geração de relatórios e dados analíticos: gera informações a partir de dados de despesas para controle de orçamento, finalidades fiscais e planejamento estratégico.
  • Iniciar evento intercompanhias de relatório de despesas: inicia quando a empresa de uma linha do relatório de despesas é diferente da empresa do cabeçalho. Ele encaminha as linhas de despesas intercompanhias para aprovação aos stakeholders apropriados na empresa afiliada. Se os aprovadores intercompanhias recusarem as linhas, todo o relatório de despesas será recusado.

Pré-requisitos

Antes de processar um relatório de despesas com êxito, vários elementos fundamentais devem estar disponíveis:
  • Definição de colaborador: os colaboradores devem ser registrados no sistema de RH/Folha de pagamento com informações bancárias válidas para facilitar o reembolso.
  • Definição de política de despesas: uma política de despesas clara e documentada deve ser definida e comunicada a todos os colaboradores, detalhando as despesas permitidas, os limites e a documentação necessária.
  • Itens de despesa: os itens de despesa devem ser criados e configurados, e a definição dos relatórios de despesas deve ser concluída, incluindo regras de seleção de forma de pagamento para reembolsos.
  • Acesso ao sistema: todo o pessoal relevante, incluindo colaboradores, gestores e equipes financeiras, requer o acesso apropriado ao sistema de gestão de despesas, que pode ser um módulo de ERP ou um software de despesas dedicado.
  • Alocação de orçamento: centros de custo ou projetos relevantes precisam ter orçamento suficiente alocado para cobrir as despesas previstas.
  • Gestão de recebimentos: os colaboradores devem estar cientes e cumprir os requisitos para o envio de recibos originais ou digitais para todas as despesas.
  • Hierarquias de aprovação: os fluxos de trabalho de aprovação e as autoridades delegadas devem ser configurados no sistema.
  • Processamento intercompanhias: se aplicável, o processamento intercompanhias para relatórios de despesas deve ser configurado para permitir a alteração da empresa em uma linha de despesa.
  • Segurança: domínios nas áreas funcionais Expenses e System.
    • Para obter uma lista de domínios na área funcional Expenses, consulte Referência: domínios de segurança para o processo de negócios Evento de relatório de despesas.
    • Configure estes domínios na área funcional System:
      • Business Process Administration:
        concede acesso às tarefas necessárias para criar e editar definições de processo de negócios.
      • Gerenciar: definições de processo de negócios:
        concede acesso para gerenciar todos os aspectos dos processos de negócios.
      • Management Dashboard: Expenses
        : define a segurança do acesso ao painel de gestão de despesas, que fornece uma visão geral dos dados e tendências de despesas para a organização.
      • Set Up: Tenant Setup - Financials
        : concede acesso para definir configurações em todo o locatário para todo o Workday Financials, incluindo despesas.

Iniciadores do processo

O processo de negócios Evento de relatório de despesas é iniciado quando um usuário envia com êxito um relatório de despesas para aprovação. Isso pode ser feito por:
  • Colaboradores: os trabalhadores podem iniciar relatórios de despesas por conta própria.
  • Especialista em entrada de dados de despesas ou equipe administrativa
  • Delegados: os trabalhadores podem delegar a criação de relatórios de despesas a outros, como um assistente administrativo.
  • Serviços Web: o serviço Web
    Submit_Expense_Report
     pode ser usado para criar e enviar relatórios de despesas de sistemas externos. Também pode ser usado para não trabalhadores e candidatos.
  • Conclusão do projeto: pode ser exigido que todas as despesas associadas a projetos específicos sejam conciliadas e enviadas após a conclusão.

Limitações

Limitações comuns no processo de negócios Evento de relatório de despesas incluem:
  • Ambiguidade da política: políticas de despesas obsoletas ou desatualizadas podem levar a frequentes rejeições e confusão.
  • Erros de entrada manual de dados: a dependência da entrada manual aumenta o risco de erros, exigindo mais ciclos de correção.
  • Falta de conformidade de recebimentos: recebimentos ausentes ou inadequados são uma causa frequente de atrasos e não reembolsos.
  • Gargalos de aprovação: atrasos na aprovação do gestor ou das finanças podem desabilitar os colaboradores e afetar o fluxo de caixa.
  • Problemas de integração de sistemas: a integração precária entre os sistemas de gestão de despesas, contabilidade e folha de pagamento pode levar a problemas de conciliação.
  • Risco de fraude: sem controles robustos, há o risco de reivindicações de despesas fraudulentas.
  • Acessibilidade em dispositivos móveis: a falta de uma interface fácil de usar em dispositivos móveis para o envio de despesas pode impedir envios em tempo hábil.
  • Associação de linha de lançamento: o Workday vincula lançamentos a relatórios de despesas no nível do cabeçalho, não no nível da linha, impedindo o rastreamento direto de uma linha de lançamento específica de volta à linha do relatório de despesas correspondente no relatório padrão.
  • Restrições de correção: você não pode usar a ação Corrigir em um relatório de despesas aprovado se o relatório:
    • Foi pago e o balanceamento por worktag está habilitado.
    • Está associado às transações de faturamento do projeto que têm um status
      Pronto para faturar
       .
    • Os detalhes de imposto sobre as despesas estão incluídos em uma declaração de imposto de renda que não foi cancelada.
  • Cancelamento: você não pode cancelar ou anular o processo de negócios depois que ele foi iniciado. Você pode cancelar o relatório de despesas se a segurança permitir, mas não pode cancelar a instância de processo de negócios em andamento.
  • Definições organizacionais: a definição de processo de negócios para o evento de relatório de despesas só pode ser baseada em empresas, hierarquias de empresas ou organizações de supervisão. Não oferece suporte a definições com base no centro de custo.
  • Adicionar funcionalidade de aprovador: a opção
    Adicionar aprovador
     não está disponível em etapas que usam a ação Devolver linhas de despesas.
  • Visibilidade do delegado: quando um delegado atua em nome de outro usuário (o delegante), ele não pode ver a guia
    Processo de negócios
     no relatório de despesas para verificar o status de aprovação.
  • Status de rascunho via integração: quando você usa o serviço Web
    Submit_Expense_Report
     , não há parâmetro para salvar o relatório de despesas no status
    Rascunho
    . Se os dados forem válidos, o processo de negócios será iniciado automaticamente.

Diretrizes e fluxos de trabalho de processos de negócios comuns

Um fluxo de trabalho típico de Evento de relatório de despesas geralmente segue este padrão geral:
  1. Criação/Início: o colaborador envia um relatório de despesas.
  2. Revisão: pode preceder ou seguir as etapas de aprovação, geralmente antes do processamento final. O relatório é encaminhado para uma equipe central, como parceiros de despesas ou auditores. O avaliador pode fazer correções diretamente no relatório antes de enviá-lo. Eles também podem devolvê-lo ao colaborador.
  3. Aprovação: pode preceder ou seguir as etapas de revisão. O relatório é encaminhado para um ou mais aprovadores. Exemplo: gestor, departamento financeiro.
Assim que o processo de negócios é concluído e o relatório de despesas é aprovado, ele é processado para reembolso e os dados são arquivados.
O fluxo de trabalho de aprovação de um relatório de despesas pode variar de simples a complexo, dependendo das políticas, limites de aprovação e requisitos de auditoria da organização.
Roteiro 1: Aprovação simples
Esse é o fluxo de trabalho mais direto, normalmente usado por organizações menores para despesas que ficam abaixo de um determinado limite.
Caminho 2: aprovação simples com avanço manual
Para organizações pequenas, esse é outro fluxo de trabalho direto. As despesas abaixo de um determinado limite são avançadas manualmente.
Caminho 3: aprovação de auditoria e hierárquica
Esse é um padrão muito comum que inclui a aprovação do gestor seguida por uma revisão secundária do departamento de finanças ou auditoria, geralmente com base em critérios específicos.
A: Início
>
 B: Aprovação
>
 C: Ação (condicional no relatório de despesas de auditoria)
>
 D: Conclusão
Caminho 4: aprovação com base em projetos complexos e vários níveis
Esse fluxo de trabalho é para despesas que precisam de aprovação de várias funções, como um gestor de projeto e um gestor de centro de custo. Dependendo do valor total, níveis de aprovação adicionais também podem ser necessários.
A: Início
>
 B: Aprovação (condicional pelo gestor de projeto)
>
 C: Aprovação (pelo gestor)
>
 D: Aprovação (condicional pelo diretor para valores altos)
>
 E: Conclusão
Caminho 5: revisão complexa com atraso
Este fluxo de trabalho é usado quando são necessárias aprovações de despesas para várias funções, como um gestor de projeto e um gestor de centro de custo. O processo de revisão está atrasado e pode haver vários níveis de aprovação com base no valor total da despesa.
: Início
>
 B: Revisão (manter atraso)
>
 C: Revisão (por gestor)
>
 D: Aprovação (condicional por diretor para valores altos)
>
 E: Conclusão
Roteiro 6: complexo com aprovação atrasada
Este fluxo de trabalho é usado quando são necessárias aprovações de despesas para várias funções, como um gestor de projeto e um gestor de centro de custo. O processo de aprovação está atrasado e pode haver vários níveis de aprovação com base no valor total da despesa
A: Início
>
 B: Revisão (aprovação pelo gestor)
>
 C: Aprovação (manter atraso)
>
 D: Aprovação (condicional pelo diretor para valores altos)
>
 E: Conclusão

Etapas do fluxo de trabalho

Aqui estão alguns tipos de etapa comuns encontrados em um processo de negócios Evento de relatório de despesas, juntamente com suas características:
Início
  • Ordem das etapas
    : geralmente é a primeira etapa.
  • Grupo
    : Executado pelo colaborador, Trabalhador terceirizado como si mesmo ou Especialista em entrada de dados.
  • Domínio de segurança
    : domínios de segurança aos quais o grupo de segurança com base em funções deve ter acesso:
    • Colaborador/trabalhador terceirizado como si mesmo: visualize e modifique o acesso aos
      domínios Self-Service: Expense Report
      ,
      Self-Service: Expense Report Attachments
      e
      Self-Service Receipt Attachments
      .
    • Especialista em entrada de dados: acesso para visualizar e modificar o
      domínio Process: Expense Reports
       , que permite aos especialistas em entrada de dados criar e enviar relatórios de despesas em nome de terceiros.
  • Especifique
    :
    • Definição de formulário: quais campos são visíveis e obrigatórios (exemplo: data da despesa, valor, categoria, descrição, anexos).
    • Regras de validação de dados: regras para garantir a integridade dos dados (exemplo: valor deve ser um número, data deve estar em um intervalo válido).
  • Diretrizes para tipos de etapa
    :
    • Práticas recomendadas: ofereça uma interface fácil de usar. Permitir que os usuários salvem rascunhos. Inclua orientações claras sobre a documentação necessária, como recibos.
    • Casos de uso: colaborador enviando seu próprio relatório de despesas ou um administrador enviando um relatório de despesas em nome de outro colaborador.
    • Exemplo: um colaborador se conecta ao sistema, preenche um formulário de relatório de despesas, anexa os recibos e clica em
      Enviar
      .
  • Diretrizes de regra de condição
    :
    • Práticas recomendadas: mantenha os formulários concisos. Forneça instruções e mensagens de erro claras. Use os menus suspensos para obter uma entrada de dados consistente.
    • Casos de uso: adicione regras de condição para habilitar ou desabilitar campos com base em seleções anteriores. Exemplo: mostre os campos de quilometragem somente se você selecionar a categoria
      Quilometragem
       . Preencha os campos automaticamente. Exemplo: ID de colaborador.
    • Exemplo: quando você tem uma categoria de despesa de viagem, os campos de datas de viagem e de destino são obrigatórios. Adicione uma regra a esta etapa: 
      IF ExpenseCategory = Travel THEN REQUIRE TravelDates, Destination
Ação
  • Ordem das etapas
    : geralmente após a primeira etapa.
  • Grupo
    : executadas por gestor, parceiro de despesas, gestor de projeto ou por uma função definida de forma personalizada.
  • Domínio de segurança
    : domínios de segurança aos quais o grupo de segurança com base em funções deve ter acesso:
    • Domínios Gestor/Parceiro de despesas/Gestor de projeto:
      Process: Expense Report - Cancel
      ,
      Process: Expense Report - Change
      ,
      Process: Expense Report - Core
      , Process: Expense Report
      - Other
      ,
      Process Expense Report - View
      ,
      Process: Expense Report Work Area
  • Especificar
    : selecione a ação específica a ser executada. As ações comuns incluem:
    • Aprovar relatório de despesas: permite que a função atribuída aprove, recuse ou devolva todo o relatório de despesas.
    • Aprovar relatório de despesas - Devolver linhas: permite que a função atribuída aprove ou recuse o relatório inteiro ou devolva linhas individuais para correção enquanto aprova o restante.
    • Iniciar evento intercompanhias de relatório de despesas: aciona o processo de subempresas para aprovações de despesas intercompanhias.
    • Revisar relatório de despesas: permite que a função atribuída edite, aprove, recuse ou devolva todo o relatório de despesas.
    • Revisar relatório de despesas - Linhas de devolução: permite que a função atribuída edite o relatório de despesas, aprove ou recuse todo o relatório ou devolva linhas individuais para correção enquanto aprova o restante.
  • Diretrizes para tipos de etapa
    :
    • Práticas recomendadas:
      • Controle granular com devolução no nível da linha: para funções que frequentemente encontram pequenos erros em grandes relatórios de despesas, use a opção das etapas Aprovar relatório de despesas - Linhas de devolução ou Revisar relatório de despesas - Linhas de devolução. Isso evita que todo o relatório seja interrompido devido a uma única linha incorreta e agilize o processo de reembolso do colaborador. Isso permite que o aprovador devolva linhas individuais para correção enquanto aprova o restante do relatório. Essa prática evita que pequenos erros atrasem o reembolso de todo o relatório de despesas.
      • Limitação de adição de aprovador: quando você usa uma etapa de ação com o recurso Linhas de devolução, o usuário que executa essa etapa não poderá usar a função Adicionar aprovador. Se as aprovações ad hoc forem uma parte essencial do seu processo, considere usar uma etapa de Aprovação padrão.
      • Manter supervisão financeira após edições de relatório: se uma etapa Revisar relatório de despesas estiver incluída em que um avaliador possa alterar valores, considere adicionar uma etapa subsequente de aprovação para o gestor do colaborador imediatamente após ela. Isso garante que o gestor responsável pelo orçamento forneça a aprovação final para os valores atualizados antes da conclusão do processo.
      • Simplificação do fluxo de trabalho para relatórios corrigidos com aprovação automática: para agilizar a aprovação final, evite que um relatório seja encaminhado várias vezes ao mesmo gestor depois que ele aprovar um relatório de despesas e devolver uma única linha, configurando o roteamento avançado nas etapas de aprovação. para excluir aprovadores anteriores. Exemplo: adicione duas etapas de aprovação sequenciais. Primeira etapa para o gestor, na etapa Ação, selecione Aprovar relatório de despesas - Linhas de devolução. Em seguida, adicione uma etapa Aprovação padrão, que tenha uma regra de roteamento avançado configurada para Excluir aprovadores anteriores, na segunda etapa para o gestor de centro de custo.
      • Gerenciar transações intercompanhias: na etapa Ação, adicione o subprocesso Iniciar evento intercompanhias de relatório de despesas para aprovações quando uma linha de despesa inclui uma empresa diferente daquela no cabeçalho do relatório de despesas. Isso garante que o aprovador da empresa afiliada receba uma tarefa de aprovação para revisar somente esse item de linha intercompanhias. Após a aprovação da linha, o processo de negócios principal continua, garantindo a contabilização adequada.
  • Diretrizes de regra de condição
    :
    • Práticas recomendadas:
      • Teste suas regras de condição minuciosamente para garantir que elas estejam avaliando corretamente.
      • Evite regras excessivamente complexas e difíceis de manter.
      • Use as etapas
        de Ação
         quando o usuário precisar fazer mais do que apenas aprovar ou recusar, como editar o relatório de despesas ou devolver linhas individuais.
      • Saiba que a funcionalidade Adicionar aprovador não está disponível para etapas que usam as ações
        de linhas de devolução
         .
    • Casos de uso:
      • Use uma etapa Revisar relatório de despesas para um parceiro de despesas a fim de permitir que ele corrija quaisquer erros antes de enviá-lo para aprovação final.
      • Encaminhar relatórios de despesas para aprovação com base em sua pontuação de risco. Exemplo: adicione uma regra de condição em que Pontuação de risco > 60 e pontuação de risco <= 0.
      • Encaminhe para um aprovador específico somente se o total do relatório de despesas ultrapassar um determinado limite. Exemplo: adicionar uma regra de condição onde Valor total do relatório de despesas > 500
      • Ignore uma etapa de revisão se o relatório de despesas contiver apenas determinados tipos de despesas (exemplo: milhagem).
      • Acionar uma revisão fiscal somente se o relatório de despesas contiver impostos recuperáveis.
Aprovação
  • Ordem das etapas
    : geralmente segue a entrada de dados. Pode haver várias etapas de aprovação em sequência ou simultâneas.
  • Grupo
    : realizado por gestor, head de departamento, gestor de projeto, aprovador financeiro ou parceiro de RH, como para despesas com realocação.
  • Domínio de segurança
    : domínios de segurança aos quais o grupo de segurança com base em funções deve ter acesso:
    • Gestor/Diretor de departamento/Gestor de projeto/Aprovador financeiro/Recursos humanos:
      Processo: Relatório de despesas - Cancelar
      ,
      Processo: Relatório de despesas - Alteração
      ,
      Processo: Relatório de despesas - Essencial
      ,
      Processo: Relatório de despesas - Outros
      ,
      Processar relatório de despesas - Visualizar
      ,
      Processo:
      Domínios Expense Report Work Area
  • Especificar
    : selecione a ação específica a ser executada. As ações comuns incluem:
    • Autoridade de aprovação: definir quem pode aprovar com base em valor, tipo de despesa, departamento ou projeto.
    • Reassignment Options: capacidade de reatribuir a aprovação a outro indivíduo.
    • Regras de delegação: permitindo que aprovadores deleguem sua autoridade de aprovação.
    • Ações de aprovação/rejeição: aprovar, rejeitar, devolver para correção.
  • Diretrizes para tipos de etapa
    :
    • Práticas recomendadas:
      • Forneça aos aprovadores um painel claro de aprovações pendentes. Permitir comentários e justificativas para aprovação ou rejeição. Definir acordos de nível de serviço (SLAs) para períodos de aprovação.
      • Use o tipo de etapa Aprovação quando o usuário precisar apenas aprovar, recusar ou devolver todo o relatório de despesas.
      • Se você precisar adicionar aprovadores ad hoc, use o tipo de etapa Aprovação.
    • Casos de uso:
      • O gestor revisa o relatório de despesas de um colaborador quanto à conformidade com a política e o orçamento da empresa. O departamento financeiro o revisa em relação à conformidade e aos códigos de despesa adequados.
      • Um processo de aprovação em vários níveis para relatórios de despesas de alto valor.
  • Diretrizes de regra de condição
    :
    • Práticas recomendadas:
      • Defina claramente hierarquias e limites de aprovação. Fornecer aos aprovadores todas as informações necessárias, incluindo detalhes do relatório e recibos anexados.
      • Aproveite a opção
        Excluir aprovadores anteriores
        no roteamento avançado para evitar que um usuário precise aprovar o mesmo relatório de despesas várias vezes.
      • Use cadeias de aprovação para encaminhar a vários níveis de gestão.
      • Encaminhe para um aprovador específico com base no centro de custo ou em outras worktags no relatório de despesas.
    • Casos de uso: roteamento para aprovadores específicos com base no valor da despesa, tipo de despesa ou código de projeto. Ignore uma aprovação se o valor estiver abaixo de um determinado limite. Exemplo: para rotear para o head de departamento, após a aprovação do gestor, despesas superiores a 1.000 USD, defina uma condição: 
      IF TotalExpenseAmount > 1000 THEN NEXT_STEP = DepartmentHeadApproval
Etapa de aprovação consolidada
  • Ordem
    : geralmente após a primeira etapa. Exemplo: "b", "c", "d".
  • Grupo
    : executado por vários gestores de projeto que podem precisar aprovar linhas diferentes no mesmo relatório de despesas.
  • Domínio de segurança
    : domínios de segurança aos quais o grupo de segurança com base em funções deve ter acesso:
    • Domínios de gestores de projeto:
      Process: Expense Report - Cancel
      ,
      Process: Expense Report - Change
      ,
      Process: Expense Report - Core
      ,
      Process: Expense Report - Other
      ,
      Process Expense Report - View
      ,
      Process: Expense Report Work Area
       .
  • Especifique
    : Não se aplica para o tipo de etapa Aprovação consolidada.
  • Diretrizes para tipos de etapa
    :
    • Prática recomendada: certifique-se de atribuir funções apropriadas aos projetos para que as aprovações sejam encaminhadas corretamente.
    • Caso de uso: um relatório de despesas tem linhas cobradas de três projetos diferentes. A etapa Aprovação consolidada encaminhará o relatório de despesas para os três gestores de projeto simultaneamente. O processo de negócios só prosseguirá depois que os três aprovarem suas respectivas linhas.
  • Diretrizes de regra de condição
    :
    • Prática recomendada: use esse tipo de etapa quando você tem vários aprovadores que precisam aprovar diferentes partes da mesma transação.
    • Caso de uso: inicie a etapa de aprovação consolidada se o relatório de despesas contém despesas relacionadas ao projeto. Exemplo: para encaminhar a gestores de projeto se a worktag do projeto está presente, defina uma condição: 
      Project on Expense Report Line is not empty
Revisão
Esta é uma etapa
de Ação
 . Você pode selecionar uma das opções de avaliação na coluna
Especificar
 .
  • Pedido
    : pode preceder ou seguir as etapas de aprovação, geralmente antes do processamento final.
  • Grupo
    : realizada por avaliador financeiro, auditor e diretor de conformidade.
  • Domínio de segurança
    : domínios de segurança aos quais o grupo de segurança com base em funções deve ter acesso:
    • Domínios Avaliador financeiro/Diretor de conformidade:
      Process: Expense Report - Cancel
      ,
      Process: Expense Report
      - Change , Process: Expense Report - Core
      ,
      Process: Expense Report - Other
      ,
      Process Expense Report - View
      ,
      Process: Expense Report Work Area
      .
    • Auditor:
      Process: Expense Report Work Area
      - Domínios
      Process: Expense Report - Reporting
       .
  • Especifique
    :
    • Revisar relatório de despesas : permite que o usuário edite, aprove, recuse ou devolva todo o relatório de despesas.
    • Revisar relatório de despesas - Linhas de devolução: oferece todos os recursos descritos acima, mas também permite que o usuário
    • Definição de checklist: itens predefinidos a serem verificados. Exemplo: recibos válidos para todos os itens, códigos de despesas corretos, conformidade com a política.
    • Discrepâncias de indicação: capacidade de marcar itens para investigação posterior.
  • Diretrizes para tipos de etapa
    :
    • Práticas recomendadas: forneça indicadores claros de status de conformidade. Permitir observações e anotações durante a avaliação.
    • Casos de uso:
      • O departamento financeiro está verificando se todos os recibos correspondem às despesas reportadas.
      • Um auditor interno executando uma auditoria de amostra dos relatórios processados.
    • Exemplo: os funcionários de finanças revisam todos os relatórios de despesas aprovados antes do pagamento. Eles fazem referência cruzada entre recebimentos e itens de linha, garantem que os códigos do livro-razão e centros de custo corretos sejam usados e verificam o cumprimento da política. Se um problema é encontrado, ele pode enviar o relatório de volta ao colaborador ou aprovador para esclarecimento.
  • Diretrizes de regra de condição
    :
    • Práticas recomendadas:
      • Defina critérios de avaliação claros. Fornece ferramentas para fácil comparação dos dados enviados com a política.
      • Use uma etapa
        Aprovar relatório de despesas - Devolver linhas
         para que um gestor permita que ele aprove a maior parte de um relatório de despesas enquanto devolve uma única linha problemática para correção.
      • Use uma etapa
        Revisar relatório de despesas
         para um parceiro de despesas a fim de permitir que ele corrija quaisquer erros antes de enviá-lo para aprovação final.
    • Caso de uso: inicie uma revisão detalhada se categorias de despesas específicas estiverem presentes, como categorias de alto risco. Para sinalizar para revisão manual pelo avaliador financeiro quando Recibo anexado é Não para qualquer item de linha, defina uma condição: 
      IF ANY LineItem.ReceiptAttached == "No" THEN FLAG_FOR_REVIEW = FinanceReviewer.
Conclusão
Essa etapa significa que o fluxo de trabalho principal foi concluído. Depois que a etapa de conclusão é executada, o relatório de despesas é considerado totalmente aprovado, e as etapas subsequentes (como integrações, arquivamento ou notificações) podem ser executadas sem atrasar o processo principal.
Revise as etapas e identifique qual deve representar a ação final obrigatória para que o relatório de despesas seja considerado aprovado. Essa geralmente é a etapa de aprovação final na sequência. Localize a linha dessa etapa na grade e, no menu de ações relacionadas dessa etapa, selecione Processo de negócios > Definir conclusão.
Um processo de negócios pode ter apenas uma etapa de conclusão. Se outra etapa já está marcada como a etapa de conclusão, o Workday a desmarca automaticamente e aplica a designação à etapa que você acabou de selecionar.

Integração

A integração envolve a transferência contínua de dados entre o sistema de gestão de despesas e outros sistemas da empresa para garantir a consistência e a eficiência dos dados.
  • Ordem das etapas
    : as integrações podem ocorrer em várias etapas do fluxo de trabalho. Essa etapa geralmente ocorre após a conclusão de todas as aprovações, mas antes da conclusão do processo.
  • Grupo
    : executada pelo sistema e requer que você atribua um usuário de sistema de integração (ISU) pré-configurado que tenha as permissões de segurança necessárias para executar a integração.
  • Especificar
    : selecione o sistema de integração específico a ser executado. Pode ser um conector Workday pré-criado, como um para um provedor de cartão corporativo, ou uma integração personalizada usando o Workday Studio, o Enterprise Interface Builder (EIB) ou o Core Connectors.
  • Diretrizes para tipos de etapa
    :
    • Práticas recomendadas:
      • Coloque a etapa de integração no ponto apropriado do processo de negócios. Por exemplo, se você está enviando dados para um sistema de pagamento, a integração deve ser executada após a conclusão de todas as aprovações.
      • Use a opção
        Determinar valor em tempo de execução
         nos parâmetros de integração para passar dados do processo de negócios para a integração. Isso torna a integração mais dinâmica e reutilizável.
      • Verifique se o usuário do sistema de integração tem as permissões de segurança necessárias para os dados que a integração precisa acessar.
      • Mapear com precisão as categorias de despesa para as contas LR.
      • Implementar integrações em lote em tempo real ou programadas usando APIs.
      • Teste completamente suas integrações em um ambiente de sandbox antes de implementá-las na produção.
    • Casos de uso:
      • Envio de dados para um sistema posterior: depois que um relatório de despesas é totalmente aprovado, você pode usar uma etapa de integração para enviar os dados para um sistema posterior, como um depósito de dados para geração de relatórios, um sistema de reservas de viagem ou uma ferramenta de gestão de projetos.
      • Início de um processo de pagamento: se você está usando um sistema externo para pagamentos, pode usar uma etapa de integração para enviar os dados do relatório de despesas aprovados a esse sistema e iniciar o processo de pagamento.
      • Arquivamento de dados: você pode usar uma integração para enviar uma cópia do relatório de despesas e seus anexos para um sistema de arquivamento externo para armazenamento de longo prazo.
  • Diretrizes de regra de condição
    :
    • Práticas recomendadas:
      • Use uma regra de condição para evitar que a integração seja executada desnecessariamente, o que pode melhorar o desempenho e reduzir as interrupções nos registros de integração.
      • Use nomes claros e descritivos para suas regras de condição para facilitar a compreensão e a manutenção do processo de negócios.
    • Caso de uso: inicie a integração sob circunstâncias específicas, como:
      • Quando um relatório de despesas é aprovado para pagamento ou quando contém uma worktag de Projeto específica para uma integração que lança dados em um sistema externo de gestão de projetos.
      • Execute uma integração com um sistema downstream somente se o relatório de despesas for para uma empresa ou região específica.
      • Execute uma integração com um sistema externo para fins de auditoria somente se o total do relatório de despesas ultrapassar um determinado valor.
      • Acionar uma integração específica com base nos tipos de itens de despesa no relatório.
        • Integração do sistema de orçamento: atualização do consumo de orçamento com base em despesas aprovadas.
        • Integrações de cartão de crédito: o Workday pode se integrar a provedores como AMEX, Mastercard e Visa para importar diretamente as transações de cartão de crédito, que os trabalhadores podem adicionar aos seus relatórios de despesas.
        • Integração do sistema de RH: sincronizando dados do colaborador (exemplo: novas admissões, desligamentos, linhas de relatório) para garantir fluxos de trabalho de aprovação corretos.
        • Integração de folha de pagamento: se as despesas forem reembolsadas por meio de folha de pagamento, faça a integração com o sistema de folha de pagamento.
    • Exemplos:
      • Depois que um relatório de despesas é aprovado por Finanças, o sistema cria automaticamente lançamentos no módulo Livro-razão do ERP.
      • Uma organização que usa uma ferramenta de reserva de viagem de terceiros envia os dados de reserva para o Workday por meio do serviço Web
        Import Travel Booking Records
        , disponibilizando o registro de viagem ao colaborador para a criação de relatório de despesas.

Notificações

Notificações do sistema
Notificações do sistema são alertas por padrão gerados pelo Workday para eventos de processo de negócios. Você pode visualizar todas as notificações do sistema na guia
Notificações
 do processo de negócios. O Workday permite que você desabilite uma notificação específica, embora geralmente seja melhor gerenciar as preferências de notificação no nível de usuário ou usar notificações personalizadas para alertas mais direcionados. Consulte Configurar notificações do sistema de processo de negócios.
As configurações de notificação globais são gerenciadas na tarefa
Editar definição de locatário - Notificações
 .
Notificações personalizadas
Você pode criar notificações personalizadas que podem ser iniciadas em qualquer etapa do processo de negócios para alertar os usuários sobre eventos, ações obrigatórias ou alterações de status. Para criar uma notificação, navegue até a etapa respectiva em sua definição de processo de negócios e, no menu de ações relacionadas dessa etapa, selecione
Processo de negócios
Adicionar notificação
. Consulte Criar notificações personalizadas.
  • Diretrizes e práticas recomendadas:
    • Seja claro e acionável: a linha de assunto deve ser direta (exemplo: "Ação obrigatória: aprovar relatório de despesas"). O corpo da mensagem deve indicar claramente o que aconteceu e o que o destinatário precisa fazer em seguida.
    • Direcione o público certo: envie notificações apenas para as funções que precisam das informações. Notificar usuários em excesso faz com que eles ignorem todos os alertas. Use grupos de segurança específicos em vez de amplos.
    • Use campos dinâmicos: inclua dados relevantes, como ID do relatório de despesas, valor total e trabalhador para fornecer contexto para que o usuário não precise clicar na tarefa para entender a solicitação.
    • Evite o uso cansativo de notificações: não configure uma notificação para cada etapa única. Concentre-se nos principais eventos: envio, devolução, aprovação final e exceções.
    • Gerenciar por exceção: use regras de condição para acionar notificações para casos excepcionais, como relatórios acima de um determinado valor, aqueles que estão aguardando aprovação há mais de alguns dias ou aqueles que estão sem recibos.
  • Casos de uso:
    • Cenário 1: um usuário envia um relatório de despesas de alto valor. Você quer alertar o gestor do centro de custo e o departamento financeiro imediatamente. Exemplo: na etapa de aprovação do gestor, adicione uma notificação com uma regra de condição que verifique se o Valor total do relatório de despesas > 10.000 USD. Especifique o Gestor do centro de custo, o Parceiro financeiro para o Destinatário.
    • Cenário 2: um gestor envia um relatório de despesas de volta ao colaborador para correção. Você quer alertar o colaborador. Exemplo: na etapa de aprovação ou revisão, configure uma notificação para a ação
      Devolver
       . Especifique o Iniciador do Destinatário.
    • Cenário 3: o colaborador deseja receber uma confirmação de quando seu relatório de despesas estiver totalmente aprovado e com pagamento pendente. Exemplo: na última etapa do processo de negócios, adicione uma notificação que acione
      Na entrada
      . Especifique o Iniciador do Destinatário.

Problemas e solução

Expedições
Soluções
A notificação não está sendo enviada.
1. Verifique a definição de processo de negócios: certifique-se de que a notificação esteja configurada na etapa correta e marcada como Ativa.
2. Verificar execução da etapa: verifique o histórico de processos de negócios da transação. A etapa da notificação foi ignorada devido a uma regra de condição? Se a etapa não for executada, a notificação também não será.
3. Verificar condição de notificação: a notificação em si tem uma regra de condição que não está sendo atendida?
4. Verificar perfil do destinatário: se estiver enviando um e-mail, confirme se o destinatário tem um endereço de e-mail comercial válido no perfil Workday dele.
A notificação é enviada para a pessoa errada.
1. Revisar configuração do destinatário: na definição de processo de negócios, marque o campo
Destinatário
 para a notificação. Ele está configurado para o grupo de segurança correto (exemplo: Gestor, Iniciador, Gestor de centro de custo)?
2. Verificar atribuições de função: verifique a atribuição de função da pessoa que recebeu a notificação por engano. Eles podem ser incluídos acidentalmente no grupo de segurança do destinatário. Por exemplo, o ex-gestor de um trabalhador ainda está atribuído a ele por algum motivo?
A notificação tem informações ausentes ou contém campos em branco.
1. Verifique os campos dinâmicos: edite o texto da notificação e certifique-se de usar os campos corretos fornecidos pelo sistema para os dados que deseja exibir.
2. Verificar tempo de dados: os dados devem existir no objeto de negócios no momento em que a notificação é acionada. Por exemplo, você não pode incluir [Approver's Name] em uma notificação que é acionada antes da conclusão da etapa de aprovação, pois o valor ficaria em branco.