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Administrator Guide
Última atualização: 2025-01-24
Adicionar documentos ao Workday

Adicionar documentos ao Workday

Segurança: domínio
Document Library
 na área funcional System.
Você pode usar a tarefa
Criar documento
 para:
  • Carregue o documento no Workday como um anexo.
  • Forneça um link direto para um documento em um sistema externo.
  • Crie um modelo para um documento gerado dinamicamente.
A Workday recomenda não usar anexos para processar informações de identificação pessoal (PII). Você não pode limpar anexos.
  1. Acesse a tarefa
    Criar documento
     .
  2. Durante a execução da tarefa, considere:
    Opção Descrição
    Name
    Os nomes de documentos do Adobe (incluindo a extensão de arquivo) devem conter menos de 250 caracteres e os nomes de documentos do DocuSign devem conter até 95 caracteres.
    Você deve respeitar esses limites de caracteres para evitar problemas de recuperação de documentos no Workday. O Adobe e o DocuSign truncam os nomes de documentos que excedem o limite máximo de caracteres, resultando em nomes incompatíveis entre o provedor de assinatura eletrônica e o Workday. Você também deve evitar usar soluções alternativas para inserir um nome que excede o limite máximo após a criação de um documento (exemplo: usando a tarefa
    Editar documento
     ).
    Categoria
    Você pode usar grupos de segurança com base em segmentos para restringir as categorias de documento exibidas na lista de opções.
    Link
    Atualizar o URL no Workday quando o conteúdo de um site externo for alterado.
    Modelo
    Selecione uma
    Fonte
     na lista de opções. A origem geralmente é o tipo de processo de negócios que o Workday usa para distribuir o documento gerado dinamicamente.
    Selecione ou crie e ordene os blocos de texto que compõem o documento gerado.
    Na guia
    Layout
     , selecione o
    Layout por padrão
     a ser associado ao documento.
    O Workday preenche automaticamente o campo
    Layout por padrão
     com
    o Layout por padrão do documento gerado
    . Este é um layout fornecido pelo Workday com um período de retenção de documento por padrão de 3.650 dias (10 anos) a partir da data em que um documento é gerado dinamicamente. Para evitar perda de documentos, atualize
    o layout por padrão do documento gerado
     usando a tarefa
    Edit Delivered Business Form Layout
     e edite o campo
    Ajuste de vencimento do documento resultante (em dias)
     para atender a seus requisitos comerciais e legais.
    Você pode selecionar
    Criar regra de condição
     na lista
    de opções
     Regra para criar uma nova regra de condição para um bloco de texto ou layout.
    Marque a caixa de seleção
    Proteger conteúdo gerado
     se quiser que o conteúdo do documento fique visível apenas para usuários com permissão para executar a etapa
    Gerar documento
     . Você também deve inserir um motivo para alterar a segurança do documento.
No menu de ações relacionadas do documento, selecione
Histórico do documento
 para exibir um histórico de versões do documento.
Você pode usar o Object Transporter para migrar documentos de um locatário para outro. Exemplo: você pode testar documentos em seu locatário de Sandbox e, em seguida, migrá-los para seu locatário de Production.