Conceito: geração dinâmica de documento

Você pode criar modelos e personalizá-los para gerar documentos dinamicamente, como acordos de trabalho e cartas de oferta. Você pode usar um processo de negócios do Workday para revisar os documentos gerados e distribuí-los aos usuários para assinatura eletrônica.

Use a tarefa

Criar documento

para criar modelos e, em seguida, construa o conteúdo de cada modelo usando blocos de texto compostos de formato Rich Text e dados variáveis. Você também pode aplicar um layout personalizado a um documento gerado dinamicamente.

Adicione uma etapa de ação
Gerar documento a um processo de negócios para gerar um documento dinâmico a partir de um modelo selecionado.

Adicione uma etapa Revisar documentos
ao mesmo processo de negócios para distribuir o documento gerado dinamicamente aos usuários apropriados. Você deve configurar a etapa Gerar documento antes da etapa Revisar documentos
.

Para visualizar um documento gerado e adicionado ao arquivo Documento do trabalhador usando uma etapa Revisar documentos
, você deve pertencer a um grupo de segurança com acesso ao segmento que protege o modelo associado.

Você pode associar uma regra de condição a um layout personalizado e usar regras de condição para determinar quais layouts personalizados o Workday deve usar para exibir ou imprimir os documentos gerados. Exemplo: crie uma carta de oferta que use diferentes layouts personalizados com base nas características da posição. O Workday usa o layout personalizado para o documento gerado quando o programa é executado somente quando a condição é verdadeira.

Se você adiciona layouts personalizados à grade, deve selecionar uma regra de condição a ser associada a cada layout personalizado.

Você não pode usar a mesma regra de condição mais de uma vez para o mesmo layout personalizado.

Você só pode selecionar regras de condição que estejam disponíveis no contexto desse documento. A regra de condição deve ser uma condição de processo de negócios.

Se você não adicionar layouts personalizados à grade, o Workday usará o layout por padrão para o documento gerado.

O Layout por padrão do documento gerado
é um layout fornecido pela Workday com um período de retenção de documento por padrão de 3.650 dias (10 anos) a partir da data em que o documento é gerado dinamicamente. Para evitar perda de documentos, atualize o layout por padrão do documento gerado
usando a tarefa

Edit Delivered Business Form Layout

e edite o campo

Ajuste de vencimento do documento resultante (em dias)

para atender a seus requisitos comerciais e legais.

Quando você recebe uma etapa de ação
Gerar documento em Minhas tarefas, o Workday avalia o layout do arquivo PDF com base em:

A data de vigência do documento.

A primeira regra de condição na grade que é avaliada como verdadeira. Se nenhuma regra de condição for avaliada como verdadeira, o Workday usará o layout por padrão para o documento gerado.

O Workday avalia o layout do arquivo PDF somente uma vez e usa esse layout sempre que você imprime o arquivo PDF, seja na etapa Ação de
geração de documento ou na etapa Revisar documentos
.