Criar prêmios

Administrator Guide

Criar prêmios

Crie os elementos de apoio para sua premiação. Consulte Etapas: Configurar Prêmios.

Configure o processo de negócios Evento de premiação
e a política de segurança na área funcional Grants Management.

Premiações são contratos em que você especifica as regras de negócios, os termos e as condições que regem seus acordos de concessão com os patrocinadores. O Workday usa as informações sobre suas concessões para determinar como calcular os custos das concessões, distribuir os créditos das concessões e reconhecer a receita. Os prêmios podem incluir:

Valores autorizados e intervalos de datas de vigência em uma ou mais linhas de concessão.

Dedicação e condições especiais.

Configurações para calcular custos de instalações e administração.

Informações de patrocinadores diretos e indiretos

Distribuição de créditos de concessão a vários departamentos.

Tarefas que você precisa concluir para manter seus prêmios.

Quando você cria uma premiação, o Workday encaminha a premiação para aprovação com o processo de negócios Evento de premiação
. Quando seu acordo de concessão é alterado, você pode atualizar a concessão:

Modificar a premiação e manter uma versão da premiação original. Consulte Modificar prêmios.

Corrigir a premiação e substituir a versão original da premiação. Consulte Corrigir prêmios.

Acesse a tarefa

Criar premiação

Para preencher a guia

Visão geral

, considere:

Opção	Descrição
Organizações para concessão	Selecione as worktags da organização associadas a esta premiação. Os usuários com funções nessas worktags têm acesso de visualização e podem gerar relatórios sobre a premiação, mesmo que não tenham funções na empresa.
Proprietário do contrato de concessão	O Workday preenche esse campo com a pessoa que cria a concessão e adiciona seu nome ao grupo de segurança Proprietário do contrato de concessão . Você pode especificar esse grupo de segurança em processos de negócios quando precisar encaminhar avaliações e aprovações para um único trabalhador responsável por toda a premiação. Você não pode atribuir a função Proprietário do contrato de concessão fora desta tarefa.
Patrocinador principal	A organização que define os termos e condições da sua concessão. Exemplo: a Universidade A recebe uma concessão da National Science Foundation e, por sua vez, emite uma subconcessão para a Universidade B. A Universidade B pode listar a Universidade A como Patrocinador e Patrocinador de faturamento , e a Fundação Nacional de Ciência como o Patrocinador principal .
Patrocinador de faturamento	A organização que paga pela concessão. Exemplo: você recebeu o prêmio do National Institutes of Health (NIH) e o pagamento do prêmio do Department of Health and Human Services (DHHS). Você pode definir o Patrocinador como NIH e o Patrocinador de faturamento como DHHS.
Forma de pagamento	Para usar uma carta de crédito, selecione a forma de pagamento que corresponde à forma de pagamento da carta de crédito que você quer usar.
Carta de crédito	Selecione a carta de crédito para o Patrocinador de faturamento na concessão.
Valor por padrão de restrição de despesas	Selecione as restrições de despesas por padrão que você quer usar para preencher todas as linhas de concessão. Selecione restrições de despesas restritas por categoria de despesa ou classe de objeto. Você só pode aplicar restrições de despesas por grupo de componentes de pagamento a projetos com várias fontes de financiamento, não a subvenções. Você pode substituir essas restrições de despesas definindo o campo Restrição de despesas nas linhas de concessão individuais. O Workday se refere apenas às restrições de despesas nas linhas de concessão, não ao Valor por padrão de restrição de despesas no cabeçalho da concessão, quando valida uma despesa.
Sequência ativa de faturamento da concessão	Marque essa caixa de seleção para adicionar um número de sequência de faturamento à fatura do patrocinador. Você pode usar a sequência de faturamento da concessão como um rótulo personalizável para suas faturas.
Formato/Sintaxe de números da sequência de faturamento da concessão	Insira uma sequência de faturamento de concessão para ajudar a identificar sua concessão ou patrocinador. A sequência de faturamento da concessão pode incluir uma cadeia de caracteres de texto seguida por padrões de datas ou números de sequência. Coloque os padrões entre colchetes. Exemplo: Gates_[Seq][yyyy][MM][dd] cria uma sequência de faturamento de concessão que consiste em: Uma cadeia de caracteres de texto que identifica o patrocinador, a Fundação Gates. A sequência de números da fatura, incrementada a partir do Número da sequência de faturamento de concessão atual . A data em que você gera a fatura, nos padrões que você especificar. Essa opção é exibida quando você marca a caixa de seleção Sequência de faturamento de concessão ativa .
Número atual da sequência de faturamento da concessão usado	Insira qualquer número com o qual deseja iniciar a sequência. Você também pode inserir um número que seja a continuação de uma sequência existente de outro gerador de IDs. O Workday incrementa esse número a cada fatura que cria para esta concessão. Essa opção é exibida quando você marca a caixa de seleção Sequência de faturamento de concessão ativa .
Regra de gerador de sequências de faturamento de concessão	Crie ou selecione uma regra de sequência de faturamento de concessão para configurar a sequência de faturas. Essa opção é exibida quando você marca a caixa de seleção Sequência de faturamento de concessão ativa .
Moeda da concessão	Selecione uma moeda aceita pelo patrocinador de faturamento. O Workday preenche esse campo com a moeda por padrão do patrocinador de faturamento.
Concessão com valor zero	Você pode criar uma concessão de valor zero para capturar atividades antes que uma concessão receba financiamento. Quando você marca essa caixa de seleção, o Workday substitui os campos de financiamento patrocinado por zero. Quando o financiamento estiver disponível, você poderá corrigir a concessão para desmarcar a caixa de seleção Concessão de valor zero e inserir os detalhes do financiamento. Quando você cria linhas de despesa em relação a uma concessão de valor zero, o Workday não gera faturas de cliente para linhas de despesa de custo reembolsável.
Total de compartilhamento de custo	Insira o valor com o qual sua empresa planeja contribuir para os custos de concessão.
Compartilhamento de custos obrigatório por patrocinador	Marque essa caixa de seleção se o patrocinador exigir que sua empresa pague uma parte do prêmio total.
Valor autorizado	Insira o valor que o patrocinador aprovou para esta concessão. Esse valor deve ser igual à soma de todos os valores das linhas de concessão na guia Linhas de concessão .
Substituição do limite de faturamento	Insira um limite de faturamento para substituir o valor autorizado de um prêmio existente. Exemplo: você converte um prêmio antigo no qual usou 400 USD dos 1.000 USD aprovados. Defina Substituição do limite de faturamento como 600 USD para evitar gastar mais do que o Valor autorizado no total.
Programação de concessão	Selecione ou crie uma programação de concessão com o intervalo de contabilização que corresponda aos requisitos de relatório de sua concessão.

Quando você usa o compartilhamento de custos com faturamento de custos reembolsáveis e o total da transação excede o valor autorizado ou a substituição do limite de faturamento, o Workday:

Cria uma fatura para o valor de substituição.

Divide os custos diretos e indiretos ou de instalações e administração (F&A) proporcionalmente, preservando a taxa de custo F&A por transação.

Quando você aumenta o valor autorizado ou a substituição do limite de faturamento, a parte restante do faturamento é transferida para o próximo ciclo de faturamento de custo reembolsável.

Na guia

Linhas de concessão

, adicione uma linha. Durante o preenchimento da linha, considere:

Opção	Descrição
Copiar linha	Clique para que o Workday adicione uma nova linha de concessão, preenchendo as informações da linha de concessão selecionada e deixando a subvenção em branco. Na nova linha de concessão, você pode: Adicionar uma subvenção existente. Criar uma nova concessão quando você tem permissões para criá-las.
Copiar linha e Copiar subvenção	Clique para que o Workday copie as informações da concessão junto com a linha de concessão. O Workday cria uma subvenção em rascunho preenchendo informações de: Conceder na linha selecionada, quando você copia uma linha com uma concessão salva. Subvenção salva originalmente, quando você copia uma linha com um rascunho de concessão. O Workday também adiciona um botão Modificar rascunho de concessão na lista de opções Conceder , permitindo que você revise e atualize as informações de concessão copiadas e não salvas. O Workday salva a nova concessão quando você envia ou salva suas alterações para uso posterior. Esse botão é exibido apenas para usuários que têm permissões para criar concessões. Para evitar que todos os usuários criem novas subvenções quando copiam linhas de concessão, você pode ocultar esse botão selecionando a opção Desabilitar cópia de linha e de subvenção nas suas configurações de gestão de subvenções. Consulte Definir configurações de gestão de subvenções.
Empresa	Quando você adiciona uma linha de concessão, o Workday preenche esse campo com a empresa do cabeçalho da concessão. Para concessões de várias empresas, selecione a empresa afiliada à qual você cobra a linha de concessão. Você pode selecionar empresas afiliadas disponíveis que: Estão habilitados para iniciar transações intercompanhias com a empresa do cabeçalho de concessão. Para determinar se uma empresa pode iniciar transações intercompanhias, acesse a tarefa Visualizar perfil intercompanhias da empresa para a empresa indicada no cabeçalho da concessão e verifique se a empresa da linha de concessão tem a opção Início permitido definida. Consulte dib1603917960149. Compartilhar uma moeda comum com a empresa indicada no cabeçalho da premiação. Use o mesmo conjunto de contas que a empresa do cabeçalho de concessão.
Tipo de linha	Selecione como você fatura o patrocinador pela linha de concessão. O tipo de linha que você seleciona determina os campos que você vê na linha de concessão. Quando você altera o tipo de linha depois de preencher os outros campos, pode perder informações nos campos que não estão disponíveis no novo tipo de linha. A empresa na linha de concessão determina os tipos de linha disponíveis que você pode selecionar. Para disponibilizar um tipo de linha para seleção, adicione-o como um tipo de linha válido nas configurações de gestão de subvenções da empresa da linha de concessão. Você pode selecionar: Custo reembolsável para faturar os patrocinadores por despesas diretas e valores de F&A incorridos durante um período de faturamento ou para consumir os valores gastos de um pagamento antecipado. Valor fixo para faturar os patrocinadores por valores predeterminados, independentemente de quando você incorrer nos custos de concessão. Para receber pagamentos antecipados de seu patrocinador para consumir enquanto você incorre em custos de concessão, a Workday recomenda que você selecione o tipo de linha Custo reembolsável em vez do tipo de linha Pré-paga . Você pode então selecionar o tipo de programação Pagamento antecipado quando criar a programação de faturamento.
Principal	Selecione uma linha de concessão como a linha de concessão principal.
Subvenção	Para associar a mesma concessão a várias linhas de concessão, as datas nas linhas de concessão não podem se sobrepor. Para cobrar uma despesa na linha de concessão, adicione a subvenção como uma worktag na transação de despesa ou na alocação de custos da folha de pagamento.
Valor da linha	A soma de todos os valores da linha deve ser igual ao Valor autorizado na guia Visão geral .
Categoria de receita	Selecione a categoria de receita para contabilizar os pagamentos do seu patrocinador.
Restrição de despesas	Selecione ou crie as restrições de despesas que você quer aplicar às despesas na linha de concessão. Quando você define o Valor por padrão de restrição de despesas no cabeçalho da premiação, o Workday preenche previamente esse campo, mas você pode alterá-lo para a linha de concessão. Quando você seleciona várias restrições de despesas, certifique-se de que todas sejam para custos permitidos ou não permitidos, e não uma mistura de ambos. Quando você seleciona uma combinação de restrições de despesas permitidas e não permitidas, o Workday verifica somente as restrições de despesas permitidas. Consulte Criar restrições de despesas. Para cada restrição de despesa que você selecionar, crie uma validação personalizada em cada uma das áreas de despesa às quais quer aplicar a restrição e use o campo externo de origem Despesas permitidas para subvenção para representar a categoria de despesa, o grupo de componentes de pagamento ou a classe de objeto em a restrição de despesas. Consulte Exemplo: implementar restrições de despesas em subvenções. Para ver as transações de despesas bloqueadas por restrições de despesas da linha de concessão, acesse o Relatório de auditoria de restrições de despesas de concessão .
Receita diferida	Quando você seleciona Valor fixo na lista de opções Tipo de linha , pode marcar essa caixa de seleção para reconhecer a receita em uma programação de reconhecimento de receita de concessão e lançar a contabilidade na regra de lançamento em conta Receita diferida . Quando você não marca essa caixa de seleção, o Workday reconhece a receita quando suas transações de despesas são concluídas.
Acordo de taxas	O Workday requer um acordo de taxas para faturamento nas linhas de concessão de custos reembolsáveis. Quando você não tem requisitos de F&A em linhas de concessão de custo reembolsável, pode criar um acordo de taxa de zero por cento. O acordo de taxas que você seleciona determina o Tipo de base e o Conjunto de classes de objeto na sua linha de concessão. O acordo de taxas também pré-filtra os tipos de taxa de custo elegíveis no campo Tipo de taxa de custo .
Tipo de taxa de custo	Para linhas de prêmio de custo reembolsável, de valor fixo ou pré-pagas, selecione um tipo de taxa de custo para aplicar diferentes taxas F&A a diferentes locais. Você pode adicionar novos tipos de taxa editando o acordo de taxas de F&A.
Exceção	Para linhas de prêmio de custo reembolsável, de valor fixo ou pré-pagas, selecione uma exceção de F&A para: Substitua as taxas de F&A da instituição em seu acordo de taxas de F&A. Renuncie aos custos de F&A da instituição para o patrocinador. Substituir ou recusar taxas F&A para despesas em classes de objeto específicas. Se a exceção contém um tipo de base diferente do tipo de base no acordo de taxas de F&A, certifique-se de que ambos os tipos de base tenham o mesmo conjunto de classes de objeto.
Perfil de alocação de receita	Selecione um perfil para determinar como o Workday distribui a recuperação de receita para F&A ou custos indiretos entre as organizações.
Limite de base	Selecione ou crie um limite de base que defina o valor máximo em custos diretos que você pode usar para calcular os custos de F&A em uma linha de concessão de custo reembolsável, de valor fixo ou pré-paga. Quando você usa o mesmo limite de base para várias linhas de concessão, todas as linhas de concessão compartilham a mesma provisão de financiamento para esse limite de base. Exemplo: você atribui o mesmo limite de base, BL_25K de 25.000 USD, a duas linhas de concessão. Você pode calcular os custos de F&A com base nos primeiros 25.000 USD do total de despesas entre as duas linhas de concessão. Se você gastou 15.000 USD na primeira linha de concessão, só poderá calcular os custos de F&A em até 10.000 USD do total de despesas na segunda linha de concessão. Para ver quanto do limite de base foi consumido, quanto resta e se o limite de base foi excedido, você pode acessar o Relatório de auditoria de limite de base .
Data de início Data de término	Quando você usar a mesma concessão em várias linhas de concessão, certifique-se de que as datas de início e de término nas linhas de concessão não se sobreponham.
Worktags	Selecione uma ou mais worktags para determinar quais organizações reconhecem a receita para a linha de concessão.
Salário máximo da linha de concessão	Para usar um teto salarial em um prêmio com o Workday Financials and Grants Management, você deve especificar o teto salarial na linha do prêmio. Se você precisa criar um teto salarial, consulte Criar tetos salariais (EUA). Use o campo Substituição do máximo salarial da linha de concessão para selecionar uma substituição com datas de vigência que abranjam as datas da linha de concessão. Quando você especifica um teto salarial na linha de subvenção e de concessão, o teto salarial na linha de concessão tem precedência. O teto salarial da subvenção é usado somente quando você quer aplicar o teto salarial sem o Workday Financials e o Grants Management. Quando as alocações de custos da folha de pagamento dos trabalhadores contêm subalocações de salário acima do máximo, certifique-se de que: O mesmo teto salarial está em vigor em todo o intervalo de datas da linha de concessão. A linha de concessão não contém uma data de início ou uma data de término .

Para aplicar créditos de concessão a uma linha de concessão de custo reembolsável, de valor fixo ou pré-paga, configure a seção

Créditos de concessão

(Opcional) Na guia

Anexos

, proteja o acesso aos anexos atribuindo-os a categorias de anexo que você protege com grupos de segurança segmentados.

Os grupos de segurança também determinam o acesso a anexos durante o processo de negócios Evento de premiação
.

(Opcional) Na guia

Condições especiais

, adicione comentários aos tipos de condição especial para descrever as condições que seu patrocinador exige para financiar seu projeto.

(Opcional) Na guia

Dedicação empenhada

, insira os detalhes sobre as pessoas empenhadas em trabalhar na premiação. Durante a execução da tarefa, considere:

Opção	Descrição
Meses	Insira o número total de meses do ano em que a pessoa se dedica a trabalhar nesta concessão. Quando você insere um valor mensal, o Workday preenche a Dedicação empenhada anual com o percentual correspondente.
Dedicação empenhada anual	Insira o percentual de um ano que a pessoa se compromete a trabalhar na concessão.

Você pode usar o esforço empenhado para rastrear os esforços patrocinados e de custo compartilhado.

Os dados de dedicação empenhada são apenas para fins de relatório e não afetarão sua folha de pagamento, alocação ou obrigação de custos. Quando você implementa a certificação de dedicação, pode acessar os relatórios fornecidos pela Workday para comparar a dedicação empenhada com a dedicação certificada. Consulte Referência: relatórios de dedicação empenhada.

(Opcional) Na guia

Plano

, certifique-se de preencher as opções de verificação de orçamento definidas antes de enviar a concessão para aprovação.

Para enviar o plano para aprovação quando você envia a concessão, configure o processo de negócios Evento de concessão
para adicionar a etapa Hub de orçamento de concessão
.

(Opcional) Para alocar percentuais dos custos de concessão e excedentes a worktags específicas para prêmios de custo reembolsável, valor fixo ou pré-pagos, acesse a guia

Créditos de concessão

. Durante a execução da tarefa, considere:

Opção	Descrição
Definição de crédito de concessão	Selecione uma definição de crédito de concessão que contenha as worktags para as quais você quer alocar créditos de concessão. Quando você seleciona uma definição de crédito de concessão que permite a geração de relatórios para várias organizações, os trabalhadores de várias organizações podem gerar relatórios sobre a premiação.
Worktag de crédito de concessão	Selecione uma das worktags na Definição de crédito de concessão . Quando você adiciona uma worktag a uma linha de crédito de concessão, as funções com acesso de segurança à worktag podem gerar relatórios sobre a concessão.
Percentual de alocação de créditos de concessão	Aloque crédito para a worktag selecionada. Exemplo: as instituições podem alocar créditos de concessão entre centros de custo para fundamentar decisões relacionadas à realocação de contas e respostas ou à atribuição de excedentes. O Workday requer que os créditos de concessão alocados para todas as worktags em uma linha de concessão totalizem 100% para cada Definição de crédito de concessão .

O Workday inicia o processo de negócios Evento de premiação
e encaminha a premiação para revisão e aprovação.

Crie uma programação de faturamento para a concessão. Você também pode incorporar a criação de uma programação de faturamento de concessão ao processo de negócios Evento de concessão
após a etapa de conclusão.