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Última atualização: 2024-03-08
Etapas: definir formulários 1094-C e 1095-C da Lei de Atendimento Acessível

Etapas: definir formulários 1094-C e 1095-C da Lei de Atendimento Acessível

Defina os relatórios da Lei de Atendimento Acessível dos EUA.
O Workday permite que você cumpra os requisitos de relatório IRS 1094-C e 1095-C. Você pode:
  • Identifique planos de assistência médica que:
    • Sejam autoassegurados ou totalmente financiados.
    • Fornecer Cobertura essencial mínima (MEC).
    • Fornecer cobertura de valor mínimo (MVC).
  • Definir populações de colaboradores com relação aos requisitos 1094-C e 1095-C.
  • Configure as opções do formulário 1094-C por empresa.
  • Crie grupos de Empregadores grandes (LE) aplicáveis da Lei de Atendimento Acessível.
  • Crie regras de elegibilidade para proteção e isenção 4980H.
  • Configure as opções de proteção 4980H.
  • Gerar e distribuir formulários 1094-C e 1095-C preenchidos.
  • Processar dados da Lei de Atendimento Acessível (ACA) para empresas SLE (Single Legal Entity).
Certifique-se de entender os requisitos de conformidade antes de definir os formulários 1094-C e 1095-C. O Workday permite que você crie os formulários 1094-C e 1095-C, mas não assume responsabilidade pela conformidade.
  1. Acesse a tarefa
    Editar plano de benefícios
    .
    Para planos de cobertura médica, na seção
    Opções da Lei de Atendimento Acessível dos EUA
     , selecione:
    • O
      Método de financiamento
      .
    • A caixa de seleção se o plano oferece a
      Cobertura de valor mínimo da Lei de Atendimento Acessível
      .
    • Se a
      Cobertura essencial mínima da Lei de Atendimento Acessível
       se aplica ao colaborador, cônjuge ou dependentes. Você também pode oferecer cobertura para cônjuge condicionalmente.
    Segurança: domínio
    Set Up: Benefits
     na área funcional Benefits.
  2. (Opcional) Acesse a tarefa
    Criar regra de elegibilidade para benefícios
     .
    Determinar as qualificações do colaborador para o domínio seguro 4980H. Crie uma ou mais regras de elegibilidade para proteção e cobertura ACA 4980H se você for criar uma configuração de proteção para cobertura 4980H.
    O Workday determina a população de trabalhadores para o processamento da Lei de Atendimento Acessível 1094-C e 1095-C com base em seu status de período integral. Quando você cria as regras de elegibilidade de ajuste ACA 1095-C, pode incluir ou excluir essa população.
    Segurança: domínio
    Set Up: Benefits
     na área funcional Benefits.
  3. (Opcional) Acesse a tarefa
    Criar configuração de proteção de dados ACA 4980H
     .
    Faça a correspondência do portal seguro 4980H com as populações de colaboradores selecionadas e a regra de elegibilidade 4980H que você criou na etapa anterior. Indique a quais meses essa proteção 4980H se aplica aos grupos de colaboradores elegíveis.
    Segurança: domínio
    Affordable Care Act (ACA) Administration
     na área funcional Benefits.
  4. Acesse a tarefa
    Criar grupo LEA da Lei de Atendimento Acessível
     .
    Um grande empregador aplicável pode ser uma única entidade ou um grupo de entidades relacionadas. Uma única entidade é uma empresa com um Número de identificação do empregador ou uma Entidade governamental designada. Um grupo de entidades relacionadas é uma empresa pai e suas subsidiárias. Toda entidade deve enviar um formulário 1094-C ao IRS. Cada grupo ale está associado a um ano-calendário e uma ou mais empresas para um ou mais meses especificados.
    O Workday usa esses dados para preencher o formulário 1094-C automaticamente.
    Use a tarefa
    Maintain ACA LE Member Order
     para classificar os membros ale de todos os grupos ale para transmissão ao IRS.
    Segurança: domínio
    Affordable Care Act (ACA) Administration
     na área funcional Benefits.
  5. Acesse a tarefa
    Calcular contagens totais e integrais de colaboradores 1094-C por mês
     .
    Para uma SLE, o Workday consolida os totais na empresa principal.
    Segurança: domínio
    Process: ACA Tax Filing 1094-C/1095-C (Run)
     na área funcional Benefits.
  6. Defina as informações de configuração da empresa 1094-C.
  7. (Opcional) Acesse os relatórios
    ACA 1094-C Form/Box Tester
     e
    ACA 1095-C Form/Box Tester
     .
    Se você usar Grupos ale da Lei de Atendimento Acessível no Workday, o
    ACA 1094-C Form/Box Tester
     exibirá a ordem de classificação dos membros ale. Você classifica o pedido com a tarefa
    Maintain ACA LE Member Order
     .
    O avaliador exibe os dados mais atualizados no Workday, não os dados criados por último ao executar a tarefa
    Create ACA 1095-C/1094-C Data
     . Depois de concluir uma correção de dados, acesse a tarefa
    Criar dados ACA 1095-C/1094-C
     para criar formulários preenchidos.
    Segurança:
    • Domínio
      Affordable Care Act (ACA) Administration
       na área funcional Benefits.
    • Domínio
      Process: ACA Tax Filing 1094-C/1095-C (Reports)
       na área funcional Benefits.
  8. Acesse a tarefa
    Criar dados ACA 1095-C/1094-C
     .
    O Workday coleta os dados 1095-C/1094-C a partir dos quais você pode criar formulários 1095-C do colaborador. Você pode executar a tarefa de criação de dados com a frequência necessária. Cada vez que a tarefa de criação de dados é executada, o Workday substitui todos os dados que foram alterados desde a execução anterior.
    Você pode alterar as informações de contato na configuração da empresa 1094-C depois de criar os dados 1095-C. Se você marca a caixa de seleção
    Atualizar somente dados 1094-C
     , o Workday atualiza somente as informações de contato quando você recria os dados 1095-C. Ele não atualiza outras informações do formulário 1095-C, como códigos.
    Depois de criar os dados 1094-C e 1095-C, o Workday oferece a opção de atualizar os dados usando a tarefa
    Criar dados 1095-C/1094-C (correções) da Lei de Atendimento Acessível
     . Marque a caixa de seleção
    Impedir correções 1095-C em formulários transmitidos anteriormente
     para atualizar somente os dados 1094-C. O Workday gera correções para formulários 1095-C não transmitidos quando necessário, independentemente de você marcar ou não a caixa de seleção.
    Use a tarefa
    View ACA 1095-C Form Data
     para verificar os dados.
    O Workday aplica a ordem de classificação dos membros ale quando você cria ou visualiza os dados do formulário 1094-C.
    Se a empresa é uma única pessoa jurídica (SLE), o Workday cria somente um formulário 1095-C para cada colaborador que trabalhou em várias empresas dentro da SLE.
    Segurança:
    • Domínio
      Process: ACA Tax Filing 1094-C/1095-C (Run)
       na área funcional Benefits.
    • Domínio
      Process: ACA Tax Filing 1094-C/1095-C (Reports)
       na área funcional Benefits.
  9. Importar dados para dependentes que não existem no Workday, como participantes do COBRA e aposentados, bem como dados obrigatórios que o Workday não gera.
    A partir do exercício fiscal de 2020, você precisa preencher os seguintes campos usando o EIB
    Import 1095-C Form Recipients Data
     :
    • Idade do colaborador em 1º de janeiro.
    • Linha 14 - Códigos de contas de reembolso de assistência médica (ICHRA) de cobertura individual.
    • Linha 17.
    Depois de importar os dados para o Workday, você pode visualizá-los nos relatórios do Workday, criar formulários 1095-C e enviar dados ao IRS usando os conectores ACA.
  10. (Opcional) Acesse a tarefa
    Publicar formulários 1095-C do colaborador
     .
    Liberar os formulários para os colaboradores de autoatendimento visualizarem e imprimirem em PDF.
    Segurança: domínio
    Process: ACA Tax Filing 1094-C/1095-C (Reports)
     na área funcional Benefits.
  11. (Opcional) Para facilitar a localização da opção pelos colaboradores em dispositivos móveis, adicione: a opção 1095-C Printing Election. 
    Você pode exibir essa opção em:
    • O Hub de benefícios e pagamento com a tarefa
      Manter hubs
       .
    • O worklet Benefícios com a tarefa
      Configurar worklet
       .
    O worklet de benefícios não está disponível no computador Workday.
    Segurança: domínio
    Set Up: System
     na área funcional System.
  12. (Opcional) Acesse a tarefa
    Manter definição de classificação ACA 1095-C
     .
    Configure a classificação dos campos e onde o Workday divide os arquivos.
    Segurança: domínio
    Process: ACA Tax Filing 1094-C/1095-C
     na área funcional Benefits.
  13. Acesse a tarefa
    Create ACA 1095-C Forms
     .
    Execute essa tarefa somente depois que os dados do colaborador e dependente estiverem atualizados e você estiver pronto para enviar os formulários preenchidos ao IRS. Se você fizer alterações nos dados da Lei de Atendimento Acessível após a criação dos formulários 1095-C, os dados no Workday podem não mais corresponder aos formulários enviados.
    1. Para enviar formulários 1095-C impressos ao IRS, marque a caixa de seleção
      Unmask Social Security Numbers
       . Essa opção exibe os SSNs no PDF gerado.
    2. Para incluir colaboradores ativos que recebem a versão eletrônica, marque a caixa de seleção
      Incluir trabalhadores que recusaram a cópia impressa
       .
    Segurança: domínio
    Process: ACA Tax Filing 1094-C/1095-C (Run)
     na área funcional Benefits.
  14. Envie os dados do formulário 1094-C e do formulário 1095-C para o IRS.
O Workday cria os formulários 1094-C e 1095-C que você pode enviar eletronicamente ao IRS. O Workday cria formulários 1095-C separados para cada empresa que um trabalhador tem durante o ano.
Os colaboradores podem selecionar
Alterar seleção de impressão 1095-C
 no Hub de benefícios e pagamentos ou no worklet Benefícios (somente no aplicativo móvel). Eles podem optar por receber o formulário 1095-C preenchido tanto em papel quanto em eletrônico (PDF) ou eletrônico apenas.
Visualizar seus formulários criados e os dados dos formulários 1094-C e 1095-C. Além disso, acesse estes relatórios:
  • Visualizar FTE 1094-C e detalhes de contagem total
    .
    Você pode visualizar informações do colaborador de todas as empresas relacionadas a uma SLE.
  • Visualizar dados de destinatários do formulário 1095-C
    .
Acesse a tarefa
Excluir dados do formulário 1095-C
 para excluir dados selecionados do destinatário 1095-C para uma empresa e um exercício fiscal especificados. Você não pode excluir dados do destinatário 1095-C transmitidos anteriormente.
Alguns estados nos EUA exigem que você faça um relatório para verificar a cobertura de saúde. Acesse o relatório
Colaboradores elegíveis para inscrição 1095-C por estado ou região
 para visualizar os dados 1095-C do trabalhador em um estado ou região específica.