Perguntas frequentes: formulário I-9 eletrônico
- O número do Seguro Social (SSN) é opcional?
- Se um empregador participa do E-Verify, os colaboradores devem fornecer o SSN. A decisão de tornar o SSN obrigatório é de sua empresa. Se você participa do E-Verify, a Workday recomenda que você adicione uma condição de validação ao processo de negóciosComplete Form I-9. A validação garante que o campoNúmero do Seguro Social dos EUAnão fique em branco quando o colaborador enviar suas informações. Para obter mais informações, consulte Serviços de cidadania e imigração dos EUA (em inglês).
- O formulário I-9 no Workday atende às diretrizes do USCIS?
- Sim. O formulário I-9 eletrônico atende aos requisitos do serviço de cidadania e imigração dos Estados Unidos (USCIS). O Workday continua a rastrear a orientação do USCIS publicada no Manual para empregadores (M-274).Confirme seus processos e requisitos de conformidade do Formulário I-9 antes de habilitar os processos de negócios eletrônicos Formulário I-9. O Workday permite que você crie um formulário I-9 conforme os requisitos legais para um formulário I-9 eletrônico. No entanto, sua organização é a responsável final pela conformidade com o Formulário I-9.
- Posso anexar documentos de identificação ao formulário I-9 no Workday?
- Sim, você pode anexar documentos para:
- Seção 2 do Formulário I-9 até que você o envie.
- O processo de negóciosPreencher seção 3 do formulário I-9.
Modificar formulário I-9para adicionar ou excluir quaisquer anexos ao formulário I-9.Quando você adiciona ou exclui anexos por meio do processo de negóciosModificar formulário I-9, a tabelaDados modificados do formulário I-9indica que ocorreu uma alteração. Ele não registra detalhes específicos. Se você quiser registrar informações adicionais, a Workday recomenda que você as insira no campoMotivo da alteração. - Por que não consigo ver os documentos que anexei ao formulário I-9?
- Para visualizar os anexos do formulário I-9, você deve ter a segurança definida para o domínioWorker Data: Form I-9 Attachments. Você pode permitir que os trabalhadores visualizem anexos no formulário I-9 deles, protegendo-os no domínioSelf-Service: Form I-9 Attachment in View.
- Posso excluir dados do formulário I-9 do Workday?
- O Workday não exclui dados do Formulário I-9. O Workday fornece acesso aos formulários I-9 eletrônicos para todos os colaboradores atuais e ativos. Para colaboradores desligados, mantemos os formulários I-9 para:
- 3 anos após a data de admissão quando o colaborador trabalha menos de 3 anos.
- Um ano após a data de desligamento quando o colaborador trabalha mais de três anos.
Quando o formulário I-9 de um colaborador desligado ultrapassa esse período, o formulário fica inativo, mas você pode pesquisar ou visualizar formulários inativos no Workday. Quando o formulário I-9 atinge o limite de retenção, você pode limpar os dados do formulário I-9 do Workday. - Como saber se um colaborador precisa preencher um novo Formulário I-9 ao adicionar ou alterar cargos?
- O Workday fornece uma regra de condição na etapaPreencher formulário I-9do processo de negóciosOnboardingque verifica se um colaborador:
- Tem seu cargo principal nos Estados Unidos ou em territórios dos EUA.
- Não tem um Formulário I-9 em andamento ou preenchido.
Complete Form I-9quandoo Onboardingé um subprocesso destes processos de negócios:- Adicionar cargo suplementar.
- Alterar cargo.
- Posso corrigir um Employment Verification Status de um trabalhador após o envio?
- Sim. Você só pode corrigir oStatus de verificação de emprego dos EUAquando não há etapas restantes no processo de negóciosPreencher formulário I-9. Você deve ter permissão na açãoCorrigirda política de segurança do processo de negóciosPreencher formulário I-9.