Conceito: fluxo de trabalho do formulário I-9 eletrônico

Seção 1. Informações e atestação do colaborador

O colaborador preenche o formulário, fornece todos os dados obrigatórios ou opcionais e marca as caixas de seleção apropriadas.
Quando você quer que a data de nascimento e os dados de SSN da tarefa
Complete Form I-9
substituam as informações de perfil do colaborador, marque a caixa de seleção
Substituir data de nascimento e SSN do perfil do colaborador pelos dados do Formulário I-9
na
Manter formulário I.
A tarefa Configurações -9 . Quando o colaborador envia o Formulário I-9, O Workday substitui o SSN e a data de nascimento do Formulário I-9 para substituir o SSN e a data de nascimento no registro de RH.
Marcar essa caixa de seleção não envia notificações ou confirmações sobre a alteração.
Quando você anula o processo de negócios
Complete Form I-9
, esses processos também são anulados.

Certificação de preparador e/ou traduzido

Seção 2. Revisão e verificação do empregador ou do representante autorizado

Insira documentos da
Lista A
ou
da Lista B
e
da Lista C
e forneça os detalhes necessários do documento.
O Workday filtra as listas de seleção em listas de opções para as Listas A, B e C com base no status de cidadania ou de imigração que o colaborador seleciona e fornece uma validação para garantir a precisão da entrada de dados.
Quando o colaborador fornece um cartão do Seguro Social como um documento da Lista C, você deve inserir o número na Lista C manualmente.
Quando o Workday seleciona a autoridade emissora que corresponde a um documento, você pode substituir esse valor.
Você pode devolver o formulário ao colaborador para inserir dados ausentes ou fazer correções.
Marque a caixa de seleção
Aceito
, que serve como assinatura eletrônica.
Você pode configurar o Workday para preencher o nome, o título, a organização e o endereço do empregador nessa seção. O Workday adiciona a data atual antes de você aprovar o formulário.
Se necessário, você pode selecionar um
Motivo de atraso
.

(Opcional) E-Verify Integration

Você pode configurar o Workday para enviar automaticamente os dados do formulário I-9 do colaborador para o E-Verify.
Quando o formulário I-9 original tem dados questionáveis, o E-Verify solicita uma reverificação. O Workday exibe instruções personalizadas no evento
de verificação de dados do formulário I-9,
indicando quais itens estão em questão. Você pode corrigir as informações do documento de comprovação, mas as correções na Seção 1 devem vir do colaborador.
Você pode configurar o Workday para:
Visualize os casos criados para um colaborador nos últimos 365 dias. Você pode fechar um caso duplicado antes de criar um novo no E-Verify.
Sincronize recorrentemente os status de caso atualizados do E-Verify.
Dependendo dos documentos fornecidos pelo colaborador, o E-Verify retorna uma foto do colaborador para você verificar. O E-Verify determina os requisitos para correspondência de fotos. Se uma foto estiver faltando ou não corresponder, você deverá carregar as imagens do documento do seu colaborador.
O E-Verify pode solicitar que você carregue imagens da frente e do posterior de um documento sem exigir que você confirme se a foto corresponde ou não.
O Workday reenvia as informações e o E-Verify retorna o status da autorização de emprego. Quando a autorização é:
Com êxito, o Workday fecha o caso do E-Verify e conclui automaticamente a etapa de finalização no processo de negócios do Workday.
Se não for bem-sucedido, o Workday mantém o número do caso do E-Verify para que você possa resolver o caso manualmente no site do E-Verify. Se você configura a integração para sincronizar os status de caso e recebe um
Status de verificação de emprego dos EUA
do E-Verify, o Workday conclui automaticamente a etapa
Status de verificação de emprego final dos EUA
no processo de negócios.
Se a conexão com o E-Verify falha, o Workday exibe o status
Aguardando envio do E-Verify
. Você pode clicar em
Tentar novamente
para reenviar as informações se tiver permissão no domínio
Process: Resubmit: Form I-9
. Se o formulário I-9 está vencido, você pode inserir um motivo de atraso antes de tentar novamente o envio do E-Verify.

Entrada manual do status final de verificação de emprego dos EUA

Você pode usar a etapa
Final US Employment Authorization Status
para inserir os detalhes de elegibilidade para o emprego.
Quando não estiver usando o E-Verify, você pode fazer uma determinação de elegibilidade e inseri-la aqui.
Quando o E-Verify não retorna uma autorização imediatamente, o Workday pausa o processo de negócios
Preencha o formulário I-9
nesta etapa. O Workday também exibe informações do E-Verify para que você possa avançar manualmente o Formulário I-9 no site do E-Verify. Depois que você chega à resolução com o E-Verify, você pode registrar o status de elegibilidade e qualquer informação adicional aqui. Você pode então enviar o processo de negócios
Complete Form I-9
.
Quando você seleciona um status de
Employment Not Authorized
ou
Verificação não determinada
, o Workday anula automaticamente o processo de negócios
Editar informações de ID
e remove as IDs de documento SSN e Formulário I-9 Lista A, B e C do registro do trabalhador.
Quando você informa um status de elegibilidade ou número do caso E-Verify incorreto e nenhuma etapa permanece no processo de negócios
Preencher formulário I-9
, você pode alterar o status ou o número do caso usando a ação
Corrigir
no processo de negócios.

Formulários I-9 com verificações sem êxito