Considerações para a definição: formulário I-9 para admissão remota

Você pode usar este tópico como ajuda para tomar decisões ao planejamento sua configuração e o uso dos formulários I-9 para admissão remota. O tópico explica:

Por que essa definição é útil

Como essa definição é integrada ao Workday

Impactos consequentes e interações entre produtos

Configurações de requisitos de segurança e processo de negócios

Perguntas e limitações a considerar antes da implementação

Consulte as instruções detalhadas da tarefa para obter todos os detalhes de configuração.

Apresentação

Com o Formulário I-9 para admissão remota, você pode permitir que os colaboradores remotos designem um representante externo autorizado para preencher a Seção 2 do Formulário I-9, agilizando o processo de admissão remota.

Vantagens para a empresa

Maior flexibilidade na gestão e no preenchimento de formulários I-9 para colaboradores remotos

Os colaboradores podem designar um representante autorizado externo para preencher a Seção 2 do Formulário I-9.

Casos de uso

Os parceiros de RH ou administradores podem configurar o processo de admissão remota para determinar quem pode especificar um representante externo autorizado para preencher a Seção 2 do Formulário I-9.

Os colaboradores podem especificar quem será seu representante externo autorizado.

Perguntas a considerar

Perguntas	Considerações
Você precisa de processos de negócios Preencha o formulário I-9 separados para colaboradores remotos e presencial ? E se você usar a integração com o E-Verify ?	Quando você usa a integração com o E-Verify , determine se quer criar um único processo de negócios Complete Form I-9 para colaboradores presencial e remotos. Você também precisará usar regras de condição para diferenciar entre os dois grupos de colaboradores. Se você usa E-Verify, precisará ter regras de condição para determinar se um Formulário I-9 requer verificação de dados para E-Verify. Você também pode criar dois processos de negócios separados: um para colaboradores remotos e um para colaboradores presencial . Seu processo de negócios para colaboradores remotos também precisará usar regras de condição para determinar se um formulário I-9 requer verificação de dados para o E-Verify.
Quem você quer que ajude a guiar o processo de admissão remota?	O Workday permite que você determine os relacionamentos com representantes autorizados externos que os colaboradores podem selecionar para preencher a Seção 2 do Formulário I-9. Os representantes autorizados devem ser externos à organização. Exemplo: membro da família, amigos, notário. Você também pode determinar uma função, como um parceiro de RH, que pode revisar a seção 1 e a seção 2 do formulário I-9. Essa pessoa pode editar as informações do representante autorizado externo, devolver o formulário para correção, reenviar o vínculo (noun) vincular (verb) e enviar o formulário I-9.
Quem você quer permitir que selecione um representante autorizado externo para preencher o formulário I-9 para admissão remota?	Você pode marcar a caixa de seleção Selecionar representante autorizado para funções de RH na tarefa Manter configurações do formulário I-9 para permitir que as funções de RH designem um representante autorizado externo que possa preencher a Seção 2 do Formulário I-9. As configurações se aplicam a todos os seus formulários I-9 remotos: Se você marcar a caixa de seleção, as funções de RH poderão designar representantes externos autorizados. Se você desmarcar a caixa de seleção, o Workday permite automaticamente que os colaboradores designem seu próprio representante externo autorizado.

Recomendações

Quando você usa a integração E-Verify
, crie uma regras de condição em seu processo de negócios Complete Form I-9
que usa o campo de relatório

E-Verify Event Create by

. A regras de condição determina se o formulário I-9 requer verificação de dados para E-Verify.

Requisitos

Sem impacto.

Limitações

Você só pode configurar as opções de relacionamento que o colaborador pode selecionar para designar seu representante externo autorizado. Quando você deseja que os colaboradores usem uma pessoa específica para preencher a Seção 2 do colaborador, pode fornecer as informações dessa pessoa. O colaborador pode inserir as informações dessa pessoa quando ela designar seu representante externo autorizado.

Locatário

Sem impacto.

Segurança

Domínio	Considerações
Process: Remote Form I-9 na área funcional Onboarding.	Fornece acesso aos usuários às tarefas relacionadas ao preenchimento do formulário I-9 para admissão remota.
Purge Person Data na área funcional System, .	Fornece acesso às tarefas que permitem limpar dados dados do formulário I-9 e as informações do representante autorizado.
Set Up: Configure Optional Fields na área funcional System.	Fornece acesso para ocultar ou exigir a seleção de campos no formulário I-9 para admissão remota.
Set Up: System na área funcional System.	Protege a tarefa que permite criar o modelo de e-mail usado para o e-mail enviado ao representante autorizado externo.
Set Up: Tenant Setup - BP and Notifications na área funcional System.	Define a segurança das configurações de notificação para e-mail enviado ao representante autorizado externo.
Set Up: Tenant Setup - HCM na área funcional Systems.	Protege tarefas que permitem configurar relacionamentos com representantes autorizados externos, texto de notificação por e-mail, texto de atestação e o nome e endereço da seção 2 da empresa.
Worker Data: I-9 Forms na área funcional Onboarding.	Fornece acesso aos campos de relatório que você pode usar em relatórios personalizados.

Processos de negócios

Você pode configurar a etapa de participação compartilhada Gerenciar formulário I-9 remoto
no processo de negócios
Preencher formulário I-9
. Se você usa várias etapas para Gerenciar formulário I-9 remoto
e Revisar formulário I-9
, as etapas devem ocorrer antes da etapa de conclusão.

Geração de relatórios

Sem impacto.

Integrações

A integração com E-Verify
permite que você:

Enviar dados do Formulário I-9 ao serviço E-Verify para verificação de elegibilidade para o emprego.

Receber resultados da verificação de elegibilidade para o emprego, incluindo fotos. Os bancos de dados do Departamento de Segurança Interna (DHS) e da Administração de Segurança Social (SSA) fornecem alguns desses resultados.

Relações e interações

A Workday oferece um Touchpoints Kit com recursos para ajudar você a entender as relações entre as configurações em seu locatário. Saiba mais sobre o Workday Touchpoints Kit no Workday Community.