Considerações para a definição: formulário I-9 para admissão remota
Você pode usar este tópico como ajuda para tomar decisões ao planejar sua configuração e uso dos formulários I-9 para admissão remota. O tópico explica:
- Por que essa definição é útil
- Como essa definição é integrada ao Workday
- Impactos consequentes e interações entre produtos
- Requisito de segurança e configurações de processo de negócios
- Perguntas e limitações a considerar antes da implementação
Apresentação
Você pode designar um representante autorizado externo para preencher a Seção 2 do Formulário I-9 para colaboradores remotos, agilizando o processo de admissão remota.
Vantagens para a empresa
- Maior flexibilidade na gestão e no preenchimento de Formulários I-9 para colaboradores remotos
- Os colaboradores podem designar um representante autorizado externo para preencher a Seção 2 do Formulário I-9.
Casos de uso
- Permitir que os parceiros ou administradores de RH determinem quem deve ter um representante autorizado externo para preencher a Seção 2 do Formulário I-9 de um colaborador por meio do processo de admissão remota.
- Os colaboradores podem especificar quem será seu representante autorizado externo.
Perguntas a considerar
Perguntas | Considerações |
|---|---|
Você precisa de processos de negócios separados de Preencher formulário I-9 para colaboradores remotos e presenciais? E se você usar a integração E-Verify ? | Quando você usar a integração E-Verify , determine se deseja criar um único processo de negócios Complete Form I-9 para colaboradores presenciais e remotos. Você também precisará usar regras de condição para diferenciar entre os dois grupos de colaboradores. Se você usar o E-Verify, precisará de regras de condição para determinar se o formulário I-9 requer verificação de dados para o E-Verify.
Você também pode criar dois processos de negócios separados: um para colaboradores remotos e um para colaboradores presenciais. Seu processo de negócios para colaboradores remotos também precisará usar regras de condição para determinar se o formulário I-9 exige verificação de dados para o E-Verify. |
Quem você quer que ajude a orientar o processo de admissão remota? | O Workday permite que você determine os relacionamentos com os representantes autorizados externos que os colaboradores podem selecionar para preencher a Seção 2 do Formulário I-9. Exemplo: membro da família, amigos, notário.
Você também pode determinar uma função, como a de um parceiro de RH, que pode revisar a Seção 1 e a Seção 2 do Formulário I-9. Essa pessoa pode editar as informações do representante autorizado externo, devolver o formulário para correção, reenviar o link e enviar o formulário I-9. |
Quem você quer permitir que selecione um representante autorizado externo para preencher o Formulário I-9 para admissão remota? | Você pode marcar a caixa de seleção Selecionar representante autorizado das funções de RH na tarefa Manter configurações do Formulário I-9 para permitir que as funções de RH designem um representante autorizado externo que possa preencher a Seção 2 do Formulário I-9.
As configurações se aplicam a todos os seus Formulários remotos I-9:
|
Recomendações
Quando você usar a integração
E-Verify
, crie uma regra de condição em seu processo de negócios Complete Form I-9
que use o campo de relatório E-Verify Event Created by
. A regra de condição determina se o Formulário I-9 requer verificação de dados para o E-Verify.Requisitos
Sem impacto.
Limitações
Você só pode configurar as opções de relacionamento que o colaborador pode selecionar para designar seu representante autorizado externo. Você pode fornecer as informações dessa pessoa quando quiser que os colaboradores usem uma pessoa específica para concluir a Seção 2 do colaborador. O colaborador pode inserir as informações dessa pessoa quando ela designar seu representante autorizado externo.
Locatário
Sem impacto.
Segurança
Domínio | Considerações |
|---|---|
Process: Remote Form I-9 na área funcional Onboarding. | Fornece acesso aos usuários às tarefas relacionadas ao preenchimento do formulário I-9 para admissão remota. |
Purge Person Data na área funcional System. | Fornece acesso às tarefas que permitem limpar dados do formulário I-9 e as informações do representante autorizado. |
Set Up: Configure Optional Fields na área funcional System. | Fornece acesso para ocultar ou exigir a seleção de campos no Formulário I-9 para admissão remota. |
Set Up: System na área funcional System. | Protege a tarefa que permite que você crie o modelo de e-mail usado no e-mail enviado ao representante autorizado externo. |
Set Up: Tenant Setup - BP and Notifications na área funcional System. | Define a segurança das configurações de notificação de e-mails enviados ao representante autorizado externo. |
Set Up: Tenant Setup - HCM na área funcional System. | Define a segurança de tarefas que permitem configurar relacionamentos com representante autorizado externo, texto de notificação por e-mail, texto de atestação e o nome e endereço comercial da Seção 2. |
Worker Data: I-9 Forms na área funcional Onboarding. | Fornece acesso aos campos de relatório que você pode usar em relatórios personalizados. |
Processos de negócios
Você pode configurar a etapa de participação compartilhada
Manage Remote Form I-9
no processo de negócios Complete Form I-9
. Se você usar várias etapas na etapa Gerenciar formulário I-9 remoto
e Revisar formulário I-9
, elas devem vir antes da sua etapa de conclusão.Geração de relatórios
Sem impacto.Integrações
A integração com
o E-Verify
permite que você:
- Enviar os dados do Formulário I-9 ao serviço E-Verify para verificação de elegibilidade para o emprego.
- Receber resultados da verificação de elegibilidade para o emprego, incluindo fotos. Os bancos de dados do Department of Homeland Security (DHS) e da Social Security Administration (SSA) fornecem alguns desses resultados.
Relações e interações
A Workday oferece um Touchpoints Kit com recursos para ajudar você a entender as relações entre as configurações em seu locatário. Saiba mais sobre o Workday Touchpoints Kit no Workday Community.