Conceito: correspondência automatizada de recebimento e cartão de crédito
Essa funcionalidade faz parte da assinatura
do Expense Management
, que é separada da assinatura padrão do Expenses
.O Workday permite a correspondência em tempo real de recebimentos e transações de cartão de crédito para agilizar o processo de criação e envio de despesas. Ao fazer a correspondência e mesclar dados automaticamente, o Workday reduz o trabalho manual dos titulares de cartão e minimiza o risco de reembolsos de despesas duplicata .
Como funciona a correspondência
O Workday permite uma experiência automatizada que detecta correspondências entre transações de cartão de crédito, despesas rápidas e recibos carregados. Quando o Workday detecta uma correspondência, ele mescla os dados e preenche as informações nas linhas relevantes do relatório de despesas .
Quando os usuários são inicialmente adicionados à nova assinatura
de gestão de despesas
, as transações de cartão de crédito e despesas rápidas são adicionadas automaticamente ao relatório de despesas criado mais recentemente com status de rascunho
. O Workday faz a correspondência automaticamente das transações, enquanto retém as entradas principais do usuário, incluindo itens de despesa e notas selecionados pelo usuário. Se não houver nenhum relatório de despesas em rascunho, o Workday criará um automaticamente com base nas configurações por padrão para a criação de relatórios de despesas. O processo inicial após a aceitação pode levar até duas horas. Assim que o processo inicial é concluído, todas as novas transações seguem o mesmo processo em tempo real.
Mesclagem automática
O Workday combina automaticamente os recibos carregados com as transações do cartão de crédito recebidas e mescla os dados em uma única linha do relatório de despesas . Quando você aceitar essa funcionalidade pela primeira vez, o Workday cria automaticamente linhas de relatório de despesas para fazer a correspondência de transações de cartão de crédito e despesas rápidas que já estão na lista de pendências do favorecido.
Limites correspondentes
A correspondência permite diferenças no valor total de $+/-10\%$ e diferenças na data da transação de $+/-1$ por dia entre a transação de cartão de crédito e o recebimento.
Exemplo: uma transação de cartão de crédito tem um valor total de 110 USD e, portanto, tem um intervalo de correspondência entre 99 USD e 121 USD. A linha do relatório de despesas associada tem um valor total de 100 USD. Como o valor total da linha do relatório de despesas está dentro da intervalo de +/-10% , ainda ocorre uma correspondência e mesclar automáticas.
O Workday pode evitar uma correspondência quando:
- A linha do relatório de despesas está usando um item de despesa restrito . Exemplos: o item de despesa está inativo ou usa segurança segmentada.
- Você não marcou a caixa de seleçãoPago com cartão corporativona linha do relatório de despesas .
- Você selecionou um cartão de crédito específico na linha do relatório de despesas , mas pagou a despesa com outro cartão de crédito: .
O Workday pode cancelar a correspondência e mesclar anteriormente quando você:
- Cancele o relatório de despesas.
- Exclua a transação de cartão de crédito da linha do relatório de despesas .
- Exclua a linha do relatório de despesas .
Status da atividade de despesa
Status | Descrição |
|---|---|
Revisar correspondência | A despesa requer que o usuário confirme se a correspondência automática de recebimento está correta. |
Informação necessária | A despesa tem requisitos de entrada adicionais antes de ser enviada. |
Pronto para enviar | O usuário forneceu todas as informações necessárias e pode enviar a despesa para aprovação. |
Aguardando transação | O Workday está aguardando:
|
Atualmente, o Workday contribui para a no máximo um anexo (recebimento) para cada despesa. Para garantir que o Workday processe apenas dados relevantes, recomende que os favorecidos limpem as transações e os recebimentos obsoletos de suas listas de pendências antes de você assinar a
gestão de despesas
. Atualmente, a gestão de despesas
não oferece suporte à aplicação de valores por padrão de imposto, ajuda de custo ou despesas com base em tabela de taxas.