Exemplo: criar itens de despesa com base na distância
Este exemplo ilustra uma forma de configurar itens de despesa com base na distância para que você possa calcular valores de reembolso automaticamente em relatórios de despesas.
Os membros de sua equipe de vendas se deslocam com frequência para escritórios em diferentes locais. Para controlar as despesas e garantir a conformidade, você quer configurar itens de despesa com base na distância para calcular os reembolsos automaticamente das distâncias percorridas.
Você também deseja:
- Capturar quando as distâncias estimadas e reais forem diferentes, como, por exemplo, quando os favorecidos usam rotas alternativas devido a desvios de tráfego.
- Deduzir distâncias de deslocamento diário das distâncias percorridas.
- Segurança:Set Up: Expense Itemna área funcional Expenses.
- Acesse a tarefaInnovation Services Opt-In.
- Na guiaAvailable Services, selecione a categoria Finanças.
- Na gradeFinanças, marque a caixa de seleção do serviçoCálculo de distâncias para despesas.
- Clique emOKe em seguidaConcluído.Pode ser necessário executar etapas adicionais para habilitar essa funcionalidade, dependendo do contrato de serviço de assinatura da sua organização. Para obter mais informações, consulte este artigo do Community .
- Acesse a tarefaCriar tabela de taxas de despesas.
- Especifique estes valores:OpçãoDescriçãoTipo de tabela de taxas de despesasValorData de vigênciaA data atual
- Clique emOK.
- Especifique estes valores:OpçãoDescriçãoNome da tabela de taxas de despesasDespesas com base na distância para equipe de vendasMoeda por padrãoUSDAtributo a avaliarDistância a incluir no relatório de despesas
- Na gradeValores, insira0,625no campoValores.
- Clique emOK.
- Acesse a tarefaCriar item de despesa.
- Nas seçõesProcessamentoeResumo, especifique estes valores:OpçãoDescriçãoNome do itemDespesas de deslocamentoCategoria de despesaSelecionarTipo de valor do item de despesaValor fixoCálculo de item de despesaUsar tabela de taxas de despesas
- Na guiaTabelas de taxas, selecioneDespesas com base na distância para equipe de vendasna lista de opçõesTabela de taxas base para despesas.
- Na guiaCálculo de distância, especifique estes valores:OpçãoDescriçãoAtributos para cálculo de distância obrigatórios em relatórios de despesasSelecionarUnidade de medida para distânciaQuilômetrosDistância de viagem com desviosDistância de deslocamento diário (somente ida)Ida e voltaMarque a caixa de seleçãoHabilitar para relatórios de despesaspara cada um destes atributos.
- Clique emOK.
Nas linhas do relatório de despesas, o Workday usa o Google Maps para determinar distâncias estimadas quando os favorecidos:
- Selecionam o item de despesaDriving Expenses.
- Inserem os endereços de origem e destino no item de despesa.
Para calcular os valores de reembolso, o Workday usa a distância calculada a incluir no relatório de despesas e a multiplica pelas taxas da tabela de taxas associada. Os favorecidos também podem inserir distâncias de viagem diferentes das estimativas fornecidas pelo Google Maps.
- Configure a segurança segmentada para restringir a disponibilidade de itens de despesa com base na distância.
- Para revisar os dados de despesas com base na distância, crie relatórios personalizados e inclua campos de relatório destes objetos de negócios:
- Atributos de despesa inseridos
- Linha do relatório de despesas