Exemplo: discriminar despesas de hotel automaticamente
Este exemplo ilustra uma maneira de configurar um item de despesa para que o Workday discrimine automaticamente as despesas de hotel nas linhas do relatório de despesas.
Seus favorecidos de despesas usam regularmente cartões de despesas para pagar despesas de hotel. Durante uma estadia de duas diárias, seu colaborador usa o cartão de crédito para:
- As despesas não recorrentes:
- Estacionamento por 1 noite.
- 3 refeições.
- As despesas recorrentes por dia:
- Tarifa de hospedagem
- Taxa de hospedagem
Você quer configurar um item de despesa de hotel que os favorecidos possam usar para discriminar os pagamentos nas linhas do relatório de despesas.
- Entre em contato com a sua instituição financeira para solicitar dados de transações de cartão de crédito de nível 3 para estadias em hotel.
- Crie os seguintes itens de despesa para que você possa mapeá-los para o item de despesa Hotel que você criará: Refeições, Estacionamento, Taxa de quarto e impostos. Consulte Criar itens de despesa.
- Segurança: domínioSet Up: Expense Itemna área funcional Expenses.
- Acesse a tarefaCriar item de despesa.
- Na seçãoResumo, especifique estes valores:OpçãoDescriçãoNome do itemHotelCategoria de despesaSelecionar
- Na seçãoProcessamento, selecione estas opções:O Valor realna subseçãoTipo de valor do item de despesa.Nenhuma das opções anterioresda subseçãoCálculo de item de despesa.
- Na gradeAtributos de item de despesa, adicione estes valores:AtributosRelatório de despesas: exibir ao usuárioRelatório de despesas: obrigatórioData de chegadaSelecionarSelecionarData de partidaSelecionarSelecionar
- Na guiaMapeamento da discriminação:
- Marque estas caixas de seleção:
- Despesas com estadia
- Preencher automaticamente a discriminação de dados de transações de cartão de crédito de nível 3
- Especifique estes valores na grade de discriminação:Item de despesaDiscriminar despesas porObrigatórioTarifa de quartoSempre gerar linha de discriminaçãoCódigo do produtoRefeiçõesDetalhamento da despesaDeixar em branco.Deixe em branco.Deixar em branco.MasterCard - Despesas com restaurante (L-1101)EstacionamentoDetalhamento da despesaDeixar em branco.Deixe em branco.Deixar em branco.MasterCard - Despesas com manobrista (L-1110)Taxa de hospedagem e impostosCobrança diária recorrenteSelecionarSelecionarMarcamos automaticamente essa caixa de seleção quando você marca a caixa de seleçãoObrigatório.MasterCard - Tarifa de quarto (L-1000)MasterCard - Imposto de hospedagem (L-1020)
- Clique emOK.
- Configure a segurança para seu item de despesa.
O Workday discrimina automaticamente as despesas com hotel quando os favorecidos da despesa:
- Crie um relatório de despesas.
- Têm transações de cartão de crédito que incluem dados de nível 3 mapeados para o item de despesa Hotel.
No relatório de despesas, exibimos uma seção
Discriminação
que inclui uma subseção Despesas diárias
que detalha os encargos recorrentes diários. Também exibimos detalhamentos de encargos em uma subseção separada, abaixo da seção Discriminação
.Para revisar os dados de itens de despesa de hotel discriminados automaticamente, crie relatórios personalizados e inclua estes campos de relatório do objeto de negócios Linhas do relatório de despesas e discriminações:
- A discriminação inclui linhas criadas automaticamente a partir de dados de transação de nível 3
- Linha de discriminação criada automaticamente a partir de dados da transação de nível 3
O Workday não discrimina automaticamente uma transação de hotel quando um usuário modifica manualmente os detalhes do item de despesa de uma despesa de hotel discriminada automaticamente. Para reiniciar a discriminação automática de itens de hotel, exclua a linha existente do relatório de despesas e adicione novamente a transação de cartão de crédito ao relatório de despesas.
O Workday não discrimina automaticamente as despesas de hotel quando você adiciona um item de despesa manualmente. Recomendamos que você defina a aplicação de valores por padrão de item de despesa ou o mapeamento de códigos de categoria de estabelecimento.