Conceito: gestão de caixa
A medida final de uma empresa é o caixa. Usando o Workday Cash Management, as empresas podem automatizar a coordenação e o controle da atividade de fluxo de caixa. O Workday também automatiza atividades administrativas e de controle, como conciliação de demonstrativo bancário, ao mesmo tempo em que fornece inteligência de negócios incorporada.
O Workday Cash Management consiste em ferramentas bancárias, de liquidações e de conciliação bancária que permitem administrar e otimizar as entradas e saídas de caixa de sua organização.
Este diagrama ilustra o fluxo de entrada e saída de dinheiro do Workday:
- Faturas, relatórios de despesas, dados da folha de pagamento e pagamentos entram e saem do Workday Cash Management para transações que envolvem bens, serviços e pessoas.Você recebe faturas de fornecedor, relatórios de despesas, dados da folha de pagamento e pagamentos de cliente. Você envia faturas de cliente, reembolsos de relatório de despesas, pagamentos de folha de pagamento e pagamentos de fornecedor. Essas transações são lançadas nas contas bancárias do sistema de registro bancário do Workday.
- Você faz pagamentos para essas transações por meio do processamento de liquidação.Os pagamentos fluem entre as contas bancárias na instituição financeira e o processamento de liquidação do Workday. Para valores devidos, você pode executar o processamento de impressão de cheques ou usar pagamento eletrônico ou outras formas de pagamento.
- Você concilia as linhas do demonstrativo bancário com as transações da conta por meio do processamento de conciliação bancária.Você pode inserir manualmente (recomendado) ou carregar os demonstrativos bancários no Workday para conciliação.
- As liquidações e a conciliação bancária geram dados contábeis que o Workday Cash Management passa para o Workday Financial Accounting.
- Para visualizar e analisar seus dados de caixa, você pode criar relatórios nas ferramentas bancárias, de liquidação e de conciliação bancária a qualquer momento.
O Workday Cash Management tem várias áreas:
Sistema bancário
Com as ferramentas bancárias do Workday, você cria instituições financeiras, agências para essas instituições e as contas bancárias que sua empresa mantém nelas. Você pode criar contas bancárias de depósito e de origem. Transferências de conta, registros de cheques anulados e relatórios fornecem controle adicional sobre o seu dinheiro.
Para obter detalhes, consulte Sistema bancário.
Assentamentos
O processamento de liquidação do Workday permite que você pague itens diferentes como uma única unidade: relatórios de despesas; faturas de fornecedor; pagamentos ad hoc; folha de pagamento; faturas, pagamentos e reembolsos de clientes; e itens intercompanhias. Usando o painel
Liquidação
, você pode gerenciar, analisar e relatar rapidamente todas as suas atividades de execução de liquidação recentes. Para efetuar liquidações, primeiro você cria execuções de liquidação para agrupar pagamentos e itens em aberto. Em seguida, você visualiza, edita e processa a execução de liquidação. Você pode definir o processamento para ser executado automaticamente ou pode usar um modo de visualização para visualizar e executar manualmente. Usando regras de roteamento, você pode definir que os pagamentos feitos para certos tipos de transação sejam provenientes de contas específicas. Os formas de pagamento incluem depósito direto, dinheiro e cheque. Os relatórios ajudam a localizar faturas e pagamentos e a visualizar seus registros de cheque e conta.Para obter detalhes, consulte Liquidações.
Conciliação bancária
Para conciliar os demonstrativos bancários com as transações de conta, use o processamento de conciliação bancária do Workday. Você pode inserir os demonstrativos manualmente, carregá-los com uma integração de serviço Web ou usar um método de entrada rápida que cria um extrato bancário preliminar a partir de seus registros.
Para demonstrativos bancários inseridos ou carregados, você compara as transações manual ou automaticamente com as linhas do demonstrativo e concilia as diferenças. Se você tiver muitas transações para conciliar em cada período, a configuração extra necessária para executar a conciliação automática pode economizar tempo em geral. A conciliação automática também fornece correspondências sugeridas. Você pode então criar transações ad hoc automaticamente para itens de primeiro aviso, como tarifas bancárias, onde não há transações correspondentes para as linhas do demonstrativo. A conciliação manual permite que você concilie linhas do demonstrativo e registros de conta que tenham uma relação um-para-muitos ou muitos-para-um.
Para o método de entrada rápida, você compara um extrato bancário preliminar com base em seus próprios registros com o extrato bancário impresso ou eletrônico e concilia durante o processo. Quando terminar, a conciliação estará concluída e registrada no Workday. A única configuração é para criar suas contas bancárias. Este método é eficiente para um pequeno número de transações.
Independentemente do método de conciliação usado, o Workday oferece recursos adicionais. Você pode criar transações ad hoc para conciliar quaisquer linhas do demonstrativo bancário que não tenham transações de conta correspondentes. Use o painel
Conciliação de demonstrativo bancário
para ter acesso rápido a análises e conciliações bancárias recentes. Outros relatórios fornecem mais informações sobre os demonstrativos bancários, contas e processamento de conciliação.Para obter detalhes, consulte Conciliação bancária.
Soluções Comuns
Além das ferramentas de gestão de caixa, você pode configurar soluções comuns quando aplicável:
- Multimoedapermite registrar e processar transações de negócios que ocorrem em moedas diferentes da moeda base da empresa do registro.
- Worktags permitem marcar transações para tornar seus objetivos de negócios claros, estabelecer seus relacionamentos comuns e fornecer uma visão multidimensional de seus negócios para facilitar a geração de relatórios.Você pode associar as principais worktags de determinação de saldo a contas bancárias usando uma regra de determinação de saldo de caixa. Quando você liquida transações de caixa, o Workday gera entradas de balanceamento por worktag para refletir saldos precisos nas verificações de saldo de caixa ou nos relatórios financeiros.
- Análise de tarifa bancáriapermite que você ganhe visibilidade global sobre os custos bancários, identifique imprecisões de precificação e negocie contratos de serviço ideais com suas instituições financeiras.
- Posição de caixapermite que você determine sua posição de caixa diária com base nos saldos das contas bancárias e nos fluxos de caixa externos.
- Previsão de caixa com Worksheetspermite que você crie previsões de fluxo de caixa para visualização em relatórios e painéis. Você pode aproveitar o Worksheets para modelar cenários hipotéticos usando transações operacionais, transações de demonstrativo bancário e atividades de caixa externas como dados de previsão de caixa. Você pode usar os relatórios de previsão de caixa para visualizar suas atividades de caixa futuras para fazer projeções e tomar decisões sobre as necessidades de financiamento e investimento.
- A contabilidadeIntercompanhiaspermite administrar e relatar eventos de negócios envolvendo empresas relacionadas.
- Integraçõesajudam você a carregar dados financeiros de terceiros no Workday e a enviar dados entre sistemas.