Skip to main content
Documentatie
Documentatie
Administrator Guide
Laatst bijgewerkt: 2025-07-11
Programmabeleid voor federale studentenhulp onderhouden

Programmabeleid voor federale studentenhulp onderhouden

  • Stel beleid voor de laadstatus van financiële ondersteuning in voor studieprogramma's.
  • Beveiliging:
    instellen: regelsets en beleid voor financiële ondersteuning
     in het functionele gebied 'Financiële ondersteuning'.
U kunt programmabeleidsregels voor federale studentenhulp (FSA) instellen voor verschillende studieprogramma's van uw instelling. U kunt opgeven of een academisch jaar in aanmerking komt voor titel IV of uit hoeveel weken instructie een academisch jaar bestaat. Workday gebruikt deze informatie om aanwezigheidsregelingen voor financiële ondersteuning voor studenten te maken en rapporten te genereren voor het Amerikaanse ministerie van Onderwijs (ED).
U kunt ook meerdere beleidsregels maken. Voorbeeld: maak een FSA-programmabeleid voor alle vierjarige bachelorprogramma's die worden aangeboden door de Hogeschool voor de kunsten en wetenschappen. Maak een afzonderlijk beleid voor de bijbehorende certificaatprogramma's.
U kunt een FSA-programmabeleid maken voor:
  • Een academische eenheid en een niveau. Het beleid is van toepassing op alle studieprogramma's in de academische eenheid en op programma's die worden aangeboden door onderliggende academische eenheden.
  • Een specifiek studieprogramma.
  1. Open de taak
    'Programmabeleid voor federale studiefinanciering onderhouden'
     .
    Selecteer de academische eenheid en het niveau of het studieprogramma waarvoor u het FSA-programmabeleid wilt maken.
  2. Houd rekening met het volgende wanneer u de taak voltooit:
    Optie Omschrijving
    Komt in aanmerking voor titel IV
    Schakel het selectievakje in als alle aan het beleid gekoppelde studieprogramma's in aanmerking komen voor titel IV-financiering.
    Workday maakt geen aanwezigheidsregelingen op basis van het beleid als het niet in aanmerking komt voor titel IV.
    In aanmerking komende federale programma-ID's
    Als u in aanmerking komt voor titel IV-fondsen, selecteert u de federale programma's waarvoor de studieprogramma's in aanmerking komen.
    Pell-formule
    Als
    Pell Grant
     een in aanmerking komend federaal programma is, selecteert u een formule. Workday ondersteunt:
    • Formule 1.
    • Formule 4, maar alleen wanneer:
      • Type academisch jaar financiële ondersteuning
         is
        BBAY 3
        .
      • Voorwaardetype voor financiële ondersteuning
         is
        Periode met vaste periode
        .
    Als u Formule 4 selecteert, koppelt u het beleid aan een programma waarvan de duur is ingesteld in weken. Workday gebruikt weken instructie om formule 4 te berekenen.
    Workday biedt geen ondersteuning voor het verpakken van Pell Grants met formule 2, 3 of 5. Houd rekening met het volgende als u een van deze formules gebruikt:
    • U kunt de Pell-toekenning niet opnemen in een verpakkingsstrategie.
    • Wijzigingen in Pell Grant-toezeggingen moet u handmatig aanbrengen.
    • U kunt alleen Formule 1 of 4 configureren in het programmabeleid voor federale studentenhulp.
    Voorwaardetype voor financiële ondersteuning
    Selecteer het termtype dat in de studieprogramma's wordt gebruikt. Workday ondersteunt:
    • Term
      .
    • Periode met vaste periode
      .
    De volgende termtypen worden in Workday weergegeven als opties, maar alleen de volgende gegevens worden gebruikt voor rapportages:
    • Niet-standaardtermijn
      .
    • Afwijkende termijn - SE9W
      .
    Standaard-OPEID
    Selecteer de locatie die u aan de academische eenheid en het niveau of het studieprogramma wilt koppelen.
    Onderworpen aan betaald dienstverband
    Selecteer deze optie voor opname in rapporten over betaald dienstverband voor ED. Workday gebruikt deze gegevens alleen voor rapportages.
    Rapportindeling voor financieringsplan hogeschool
    Selecteer een aangepaste indeling voor het financieringsplan van de hogeschool voor de studieprogramma's die u wilt gebruiken. Maak de aangepaste indeling met Report Designer in Workday Studio.
    Rapportindeling voor toezeggingsbrief voor financiële ondersteuning
    Selecteer een aangepaste indeling voor toezeggingsbrieven voor financiële ondersteuning voor de studieprogramma's die u wilt gebruiken. Maak de aangepaste indeling met Report Designer in Workday Studio.
    Systeemgebruiker externe site voor financiële ondersteuning
    Selecteer een onbeperkte gebruiker die deel uitmaakt van een op gebruikers gebaseerde beveiligingsgroep voor financiële ondersteuning. De op gebruikers gebaseerde beveiligingsgroep moet ook weergavetoegang hebben tot het domein
    'Manage: Financial Aid Award Letters'
     .
    Als u een gebruiker in deze prompt selecteert, kunnen aanvragers hun financieringsplannen voor hogescholen en toezeggingsbrieven afdrukken vanaf de externe studentensite.
  3. Houd bij het invullen van de sectie
    Definitie laadstatus
     rekening met het volgende:
    Optie Omschrijving
    Configuratie standaardlaadstatus (POS)
    Selecteer de klassen in voor titel IV in aanmerking komende programma's die meetellen voor de laadstatus van het studieprogramma:
    • Klassen voor elk programma
      : neem lessen op voor alle studieprogramma's waarvoor de student is ingeschreven. Alle opleidingen moeten hetzelfde kwalificatieniveau hebben.
    • Klassen voor een willekeurig programma in de rapportagerecord
      : als de student meerdere academische records heeft, neemt u alleen de klassen voor de studieprogramma's in de rapportagerecord op. Alle opleidingen moeten hetzelfde kwalificatieniveau hebben.
    • Klassen voor alle programma's in de rapportagerecord, met uitzondering van alleen toevoegbare programma's
      : sluit in de rapportagerecord studieprogramma's uit die studenten moeten voltooien met hun primaire studieprogramma. Alle opleidingen moeten hetzelfde kwalificatieniveau hebben.
    • Klassen voor alle programma's in de rapportagerecord, met uitzondering van stapelbaar
      : sluit in de rapportagerecord studieprogramma's uit die studenten onafhankelijk van hun primaire studieprogramma kunnen voltooien. Alle opleidingen moeten hetzelfde kwalificatieniveau hebben.
    • Klassen voor het primaire studieprogramma van de rapportagerecord
      : als de student meerdere academische records heeft, neemt u alleen de klassen voor het primaire studieprogramma van de rapportagerecord op.
    Configuratie voor herhalen cursus volgens FSA
    Geef aan hoe u financiële ondersteuning wilt toekennen voor herhaalbare cursussen:
    • FSA-herhalingslogica voor alle cursussen
      : als de student het maximum aantal cursuspogingen overschrijdt, ontvangt deze geen financiële ondersteuning voor die cursus.
    • FSA-herhalingslogica voor alle cursussen (cursussen uitsluiten die herhaalbaar zijn voor aanvullend studiepunt)
      : hetzelfde als optie
      FSA-herhalingslogica voor alle cursussen
       , behalve dat cursussen worden uitgesloten die
      herhaalbaar zijn voor aanvullend studiepunt
      .
    • Geen FSA-herhalingslogica voor alle cursussen
      : alle cursussen tellen mee voor financiële ondersteuning, ongeacht hoe vaak een student de cursus herhaalt.
    Deze optie heeft geen invloed op het totale aantal pogingen dat een student kan doen, maar alleen op de pogingen die meetellen voor de laadstatus van financiële ondersteuning. U kunt het totale aantal pogingen bepalen dat een student kan doen door een van de volgende opties te configureren:
    • Het beleid voor het beperken van het aantal pogingen voor het studieprogramma.
    • Het maximum aantal pogingen of eenheden dat voor de cursus is geconfigureerd.
    Academisch ontwikkelingsniveau
    Geef een academisch niveau op als 'Ontwikkelingsniveau'. Alle eenheden die op dit niveau worden geprobeerd, tellen mee voor het maximum aantal ontwikkelingseenheden.
    Maximum aantal ontwikkelingseenheden
    Als u een academisch ontwikkelingsniveau definieert, voert u het maximum aantal ontwikkelingseenheden in. Eenheden die dit maximum overschrijden, tellen niet mee voor de laadstatus.
  4. Houd bij het invullen van de sectie
    'Definitie academisch jaar'
     rekening met het volgende:
    Optie Omschrijving
    Weken met instructie
    Voer het aantal weken in dat een academisch jaar vormt voor studieprogramma's. Deze waarde wijkt af van de volgende waarde:
    • Deze is geconfigureerd voor een academische periode en bevat voornamelijk informatie voor het FAFSA Processing System (FPS).
    • Dat wordt weergegeven in aanwezigheidsregelingen voor financiële ondersteuning.
    • Wordt gebruikt om Pell-formule 4 te berekenen.
    Workday rapporteert deze gegevens aan National Student Clearinghouse (NSC) en Common Origination and Disbursement (COD).
    Academische perioden
    Voer het aantal academische standaardperioden in waaruit een academisch jaar bestaat voor studieprogramma's.
    Het getal dat u invoert, heeft gevolgen voor de verwerking van financiële ondersteuning. Voorbeeld: toezeggingsbedragen voor Pell-beurzen voor de academische periode worden berekend door het geplande toezeggingsbedrag voor het toezeggingsjaar te delen door het aantal academische perioden.
    Type academisch jaar financiële ondersteuning
    Selecteer het type 'Academische jaar financiële ondersteuning' voor de aanwezigheidsregeling voor financiële ondersteuning van een student:
    • SAY
      : programma's die jaarlijks op dezelfde tijd beginnen en eindigen en een academische kalender volgen waarbij de academische zomerperiode een koptekst of aanhangsel is.
    • BBAY 1
      : credit-urenprogramma's die gebruikmaken van SAY met standaardvoorwaarden of niet-standaard SE9W-voorwaarden. Studenten kunnen overschakelen van SAY naar BBAY1 op basis van hun inschrijving voor een academische zomerperiode.
      U kunt federale directe leningen automatisch verwerken voor BBAY1-studieprogramma's wanneer u het selectievakje '
      Op basis van lener toestaan'
       inschakelt.
    • BBAY 3
      : klokurenprogramma's, programma's zonder periode, programma's met niet-standaardperiode of programma's met standaard- of niet-standaardvoorwaarden die niet matchen met SAY- of BBAY1- academisch jaartypen.
      U kunt toekenningen van federale directe leningen en Pell Grant Formule 4-toezeggingen handmatig verwerken voor BBAY3-studieprogramma's.
    Workday gebruikt uw selectie om academische perioden te groeperen in de juiste toezeggingsjaren voor de verwerking van financiële ondersteuning.
    Zomertype
    Als het
    type studiejaar voor financiële ondersteuning
    SAY
     of
    BBAY 1
    is, selecteert u waar de academische zomerperiode valt in het jaar van de toezegging voor financiële ondersteuning:
    • Kop
      : het toezeggingsjaar begint met een academische zomerperiode.
    • Trailer
      : het toezeggingsjaar wordt afgesloten met een academische zomerperiode.
    • Geen zomer
      : er is geen academische periode die wordt beschouwd als een zomerperiode.
    Toewijzing toezeggingsjaar
    Als het
    zomertype
    'Geen zomer'
    is, selecteert u de datum die bepaalt tot welk toezeggingsjaar de academische periode behoort. U kunt de volgende academische periode selecteren:
    • Standaardbegindatum
      .
    • Standaardeinddatum
      .
    Voorbeeld: uw instelling heeft geen academische zomerperiode. Het toezeggingsjaar 2023-2024 begint op 1 juli 2023. De academische periode in het najaar van 2023 heeft als standaardbegindatum 1 juni en als standaardeinddatum op 1 december. Als u het volgende selecteert:
    • Standaardbegindatum
      : hiermee wordt de academische periode herfst 2023 gegroepeerd binnen het toezeggingsjaar 2022-2023.
    • Standaardeinddatum
      : de academische periode herfst 2023 wordt gegroepeerd binnen het toezeggingsjaar 2023-2024.
    Op basis van lener toestaan
    Selecteer deze optie om het verpakken van financiële ondersteuning in te schakelen voor toezeggingsjaren op basis van leners. Schakel het selectievakje in om federale directe leningen voor BBAY 1-studieprogramma's te verwerken.
    Minimum aantal cursussen voor academisch jaar
    Voer de credit-eenheden of het aantal klokuren in waarmee het academische jaar voor financiële ondersteuning wordt gedefinieerd. Gebruik gehele getallen.
    Deze waarde wordt gebruikt in Pell-formule 4 om de pro-ratabetaling voor de betalingsperiode te bepalen.
  5. Houd bij het invullen van de sectie
    Programmadefinitie
     rekening met het volgende:
    Optie Omschrijving
    Referentieniveau
    Workday rapporteert deze gegevens aan NSC en COD.
    Speciale indicator
    Workday rapporteert deze gegevens aan NSC en COD.
    Aanvullende niet-gesubsidieerde lening voor zorgverlener
    Selecteer deze optie als studieprogramma's met dit beleid programma's voor gezondheidswerkers zijn die in aanmerking komen voor aanvullende niet-gesubsidieerde leningen. Workday rapporteert deze gegevens aan COD.
    Accreditatieniveau voor goedgekeurde zorgprofessional
    Workday gebruikt de waarde die u in dit veld selecteert om studenten aanvullende niet-gesubsidieerde leningen aan te bieden wanneer:
    • U hebt geen permanente klasseoverschrijvingen geconfigureerd.
    • Er zijn geen permanente overschrijvingen voor de klas van toepassing op de student.
    Programmaduur academisch jaar voor gezondheidswerker
    Workday gebruikt de waarde die u in dit veld selecteert om studenten aanvullende niet-gesubsidieerde leningen aan te bieden wanneer:
    • U hebt geen permanente klasseoverschrijvingen geconfigureerd.
    • Er zijn geen permanente overschrijvingen voor de klas van toepassing op de student.
    Studenten worden in Workday voor deze aanvullende niet-gesubsidieerde leningbedragen gebundeld op basis van het accreditatieniveau en de programmaduur die u selecteert.
    Voor niveau 1-programma's:
    • 9 maanden $ 20.000
    • 10 maanden $ 22.222
    • 11 maanden $ 24.444
    • 12 maanden $ 26,667
    Voor niveau 2-programma's:
    • 9 maanden $ 12.500
    • 10 maanden $ 13.889
    • 11 maanden $ 15.278
    • 12 maanden $ 16,667
    Statusoverschrijvingen klasse
    (Optioneel) Verpak studenten met bedragen voor een aanvullende niet-gesubsidieerde lening voor gezondheidswerkers op basis van hun klassestatus. Workday bundelt de toezegging op basis van de gerechtigdheid voor aanvullende niet-gesubsidieerde leningen voor zorgverleners in uw polis wanneer:
    • U hebt geen overschrijvingen geconfigureerd.
    • Er zijn geen overschrijvingen van toepassing op een student.
    U wordt aangeraden alleen:
    • Permanente klasseoverschrijvingen gebruiken voor programma's voor beroepsbeoefenaren in de gezondheidszorg die variëren in duur en langer zijn dan één academisch jaar.
    • Configureer permanente overschrijvingen voor klassen voor beleidsregels voor afgestudeerden.
    • Voer een verpakking uit voor academische perioden waarin de student dezelfde klasseklasse heeft. Voorbeeld: als een student een eerstejaarsstudent is in de herfst en tweedejaarsstudent in de lente, verpakt u deze voor de academische perioden in het najaar en het voorjaar afzonderlijk.
  6. (Optioneel) Schakel in de sectie
    'Dagen cursusweekend R2T4'
     de selectievakjes in voor de dagen waarop uw instelling weekendlessen aanbiedt.
    Uw selectie is van invloed op het aantal pauzedagen dat wordt gebruikt in berekeningen voor het werkblad Terugkeer van titel IV van een student.
  7. Voer in de sectie
    'Minimum cursuswerk standaardprogramma'
     de studiepunten of het aantal klokuren voor het programma in.
    Gebruik de optie (crediteenheden of aantal klokuren) die u hebt gebruikt voor de
    definitie van het academisch jaar
    .
    Financiële ondersteuning wordt eerst verwerkt op basis van de minimumwaarde voor cursussen die in het relevante studieprogramma is gedefinieerd. Als er geen waarde bestaat in het studieprogramma, wordt de waarde in dit beleid als standaardwaarde gebruikt.
Om ervoor te zorgen dat het meest recente studieprogramma voor de laadstatus van studenten wordt gebruikt, opent u de taak
'Financiële ondersteuning vernieuwen op basis van configuratiewijzigingen'
 en selecteert u
'Studieprogramma's vernieuwen voor laadstatus'
. Voer deze taak altijd uit wanneer u een van de volgende velden bijwerkt in een FSA-programmabeleid:
  • Komt in aanmerking voor titel IV
  • Configuratie standaardlaadstatus (POS)
  • Referentieniveau
Als u het FSA-programmabeleid voor een academische eenheid, een niveau of een studieprogramma wilt bekijken, opent u het rapport '
Beleidsweergave academische eenheden'
 .