Skip to main content
Documentatie
Documentatie
Administrator Guide
Laatst bijgewerkt: 2025-05-30
Inkoopitems maken

Inkoopitems maken

  • Beoordeel de instellingsoverwegingen voor inkoopitems met leveranciersgegevens.
  • Configureer het bedrijfsproces en het beveiligingsbeleid voor de
    inkoopitemgebeurtenis
     .
  • Beveiliging:
    instellen: domein inkoopitem
     in het functionele gebied Procurement.
Inkoopitems voor uw bedrijf maken en bewerken. U kunt algemene itemkenmerken en specifieke leverancierskenmerken instellen die zijn gerelateerd aan het inkoopitem, zoals eenheden.
U kunt ook alternatieve item-ID's en worktags configureren voor uw inkoopitems.
  1. Open de taak
    Inkoopitem maken
     .
  2. Houd rekening met het volgende wanneer u de taak voltooit:
    Optie Omschrijving
    Onderdeelnummer fabrikant
    Fabrikant
    Deze opties worden alleen weergegeven wanneer u:
    • Configureer
      onderdeelnummer fabrikant
       en
      Fabrikant
       als primaire item-ID's in het type
      Itembeheer
       in de taak
      Weergaveopties item-ID-type onderhouden
       .
    • Schakel fabrikantenopties in voor de uitgavecategorie van het item.
    Als u het onderdeelnummer van de fabrikant en de fabrikant als primaire kenmerken in de kop van het inkoopitem wilt weergeven, kunt u slechts één onderdeelnummer van de fabrikant en fabrikant per item definiëren. Als u meerdere fabrikanten of onderdeelnummers van een fabrikant hebt, worden deze weergegeven op het tabblad
    Alternatieve item-ID's
     .
    Uitgavecategorie
    Voor uitgavecategorieën voor inkoopitems is het gebruik van de uitgavecategorie
    Procurement
     vereist.
    De uitgavecategorie bepaalt de boekhoudkundige verwerking voor alle leveranciersitems die aan deze categorie zijn gekoppeld.
    Itemstatus
    Met de status
    Beperkt van inkoop
     worden items uit de volgende transacties gefilterd:
    • Wijzigingsorders
    • Inkooporders
    • Bestelaanvragen
    • Bestelaanvragen sourcen
    • Nabestellingen leveranciers
    U kunt geen vervangende items gebruiken voor bestelaanvragen, maar wel voor inkooporders, facturen en ontvangsten.
    Gebruik de status
    Inactief
     in combinatie met de itemstatus
    Beperkt van inkoop
     om itemstatuswaarden gedetailleerder te beheren om inkoopprocessen en processen en strategieën voor einde levensduur beter te ondersteunen.
    Item-URL
    U kunt een validatie van een externe koppeling definiëren voor de taak
    Validatie externe koppeling onderhouden
     met behulp van het type
    URL-koppeling inkoopitem
     .
    Voorkeur
    Selecteer deze optie om het inkoopitem in te stellen als voorkeursitem tijdens bestelaanvragen. In Workday wordt
    Voorkeur
     weergegeven voor:
    • Bestelaanvraagworklet
       op het itempictogram. U kunt in de worklet op voorkeur sorteren.
    • Catalogus doorzoeken
       naast de itemnaam met een badgepictogram. U kunt uw resultaten filteren op voorkeursitems.
    Classification
    Selecteer Goederen of Diensten om inkoopitems te classificeren als goederen of services. Gebruik dit voor belastingrapportage en regels voor standaardbelasting.
    Goederencode
    Selecteer een standaardproducttaxonomiecode.
    Voorbeeld: UNSPSC of NIGP.
    Valuta
    Voer de valuta van de inkoopitemprijs in.
    Wanneer u een inkoopitem toevoegt aan een leveranciersfactuur of factuuraanpassingsregel, converteert Workday de eenheidsprijs van het item naar de transactievaluta.
    Verpakkingsreeks
    Verpakkingsreeksen bieden een beter inzicht in de verschillende eenheden en de bijbehorende conversiefactoren voor het item.
    Eenheden invullen
    Workday vult de tabel
    Eenheden
     wanneer u waarden invoert in het veld
    Verpakkingsreeks
     in de ondersteunde notatie.
    Voorbeeld:
    Case/10 dozen/200 elk
    Standaardbestelprijs
    Wanneer u deze prijs bijwerkt, werkt u ook alle prijzen in het raster
    met eenheden
     bij op basis van de conversiefactor.
    Standaard als serviceaanvraag
    Selecteer deze optie om dit item op te geven als service-item (alleen voor procurement). Wanneer u de bestelaanvraagworkbench gebruikt, hebt u toegang tot dit item met de optie
    Catalogus doorzoeken
     .
    U kunt serviceitems gebruiken voor zowel goederen- als serviceregels in inkoopdocumenten.
    Standaardbelastbaarheid van uitgavecategorie
    Wordt weergegeven wanneer u uitgavecategorieën met een
    standaardbelastingtoepasselijkheid
    definieert.
    Standaardbelastbaarheid
    Selecteer de belastingtoepasselijkheidscode die u op aanschaffingsregels aan dit
    item
     wilt koppelen.
    De
    standaardbelastingtoepasselijkheid
     overschrijft de waarde
    Standaardbelastingtoepasselijkheid op basis van uitgavecategorie
    op aanschaffingsregels.
    Belastingtoepasbaarheidscodes definiëren met behulp van de taak
    Belastingtoepasbaarheid onderhouden
     .
    Worktags
    Stel gerelateerde worktags voor dit object in met behulp van de gerelateerde worktagtypen die u configureert in de taak
    Gebruik gerelateerde worktags onderhouden
     . Workday vult transacties automatisch met de waarden in de kolom
    Standaardworktag
     wanneer u het object voor de transactie selecteert.
    Workday vult de worktags van de transactie ook met de gerelateerde uitgavecategorie en de bijbehorende worktags. Wanneer een gerelateerde worktag van het inkoopitem en de uitgavecategorie van hetzelfde type zijn, heeft de waarde van het inkoopitem voorrang omdat deze specifieker is.
    Opmerkingen
    U kunt dit veld gebruiken om opmerkingen over itemwijzigingen toe te voegen en bij te werken wanneer verschillende eindgebruikers ermee omgaan.
    U kunt op deze pagina's ook opmerkingen over inkoopitems bekijken:
    • Voorbeeld van item in het menu met gerelateerde acties.
    • Inkoopitemrapport weergeven
       .
    Aanvragende entiteiten
    Selecteer de aanvragende entiteiten waartoe u het inkoopitem wilt beperken. Na selectie kunnen alleen die entiteiten het item bestellen.
    Beperkte inkoopitemlijsten
    Selecteer de bestaande lijst met inkoopitems waaraan u het item wilt toevoegen. In Workday worden de bestelaanvragen voor het item beperkt tot de aanvragende entiteiten die in die lijst zijn geselecteerd.
    Type seriële controle
    Selecteer het type serienummercontrole dat u voor het inkoopitem wilt gebruiken:
    • Volledig serienummer
      : een permanent serienummer dat tijdens de productie wordt toegepast om een item gedurende de hele levenscyclus te kunnen volgen.
    • Verzendserienummer
      : een serienummer dat tijdens de verzending wordt toegepast om een item te kunnen volgen via de verzending en distributie.
    Het type serienummerbeheer dat u op het tabblad
    Itemoverzicht
     selecteert, geeft het standaardtype voor serienummerbeheer aan voor alle voorraadvestigingen, maar u kunt de standaardwaarde overschrijven door verschillende typen serienummerbeheer te selecteren voor afzonderlijke voorraadvestigingen op het tabblad
    Opties voorraadvestiging
     .
    Voor bestaande inkoopitems opent u de taak
    Inkoopitem bewerken
     om wijzigingen aan te brengen in het type serienummerbeheer op het tabblad
    Opties voorraadvestiging
     .
    Wanneer de instelling voor het type serienummerbeheer verschilt op het tabblad
    Opties voorraadvestiging
     en het tabblad
    Itemoverzicht
     , kunt u de itemvoorraadvestiging verwijderen op het tabblad
    Opties voorraadvestiging
     . De voorraad op de vestiging moet nul zijn om de vestiging te kunnen verwijderen.
  3. Houd bij het invullen
    van de tabel Eenheden
     rekening met het volgende:
    Optie Omschrijving
    Gebruik
    U kunt het volgende gebruik selecteren voor een eenheid:
    • Bestelling
       om de eenheid op het tabblad
      Leveranciersgegevens
       in te vullen.
    • Opslag
       om de eenheid op het tabblad
      Opties voorraadvestiging
       en par-transactieprompts in te vullen.
    • Eenheid
       om de meting te identificeren waarin uw bedrijf of klanten het product consumeren.
    Standaardwaarde voor orders
    Selecteer de eenheid die u wilt invullen voor inkooptransacties wanneer het inkoopitem geen geldige besteleenheid heeft op het tabblad
    Leveranciersgegevens
     .
    Standaardwaarde voor uitgifte
    Selecteer de eenheid die u wilt invullen voor voorraadtransacties wanneer het inkoopitem geen standaarduitgifteeenheid heeft voor de voorraadvestiging.
    U kunt een standaarduitgifte-eenheid selecteren op het tabblad
    Opties voorraadvestiging
     .
    Standaardwaarde voor opslag
    Selecteer de eenheid die u wilt invullen voor voorraadtransacties wanneer het inkoopitem geen standaardopslageenheid heeft voor de voorraadvestiging.
    U kunt een standaardopslageenheid selecteren op het tabblad
    Opties voorraadvestiging
     .
    Standaardwaarde voor gebruikseenheid
    Selecteer de eenheid die u wilt invullen voor voorraadtransacties wanneer het inkoopitem geen standaardeenheid voor gebruik heeft voor de voorraadvestiging.
    U kunt een standaardeenheid voor gebruik selecteren op het tabblad
    Opties voorraadvestiging
     .
    Decimale opslaghoeveelheden toestaan
    Selecteer deze optie om decimale opslaghoeveelheden toe te staan voor de basiseenheid. Dit zorgt voor meer precisie in de eenheid voor het item.
    Het accepteren van decimale hoeveelheden in eenheden bepaalt de reservehoeveelheid in basiseenheid tijdens het reserveringsproces. De reservehoeveelheid is een geheel getal als de bijbehorende opslageenheid op de voorraadaanvraag een geheel getal is.
    Bestaande opslageenheden worden automatisch geconverteerd in Workday om decimale opslaghoeveelheden te accepteren.
  4. (Optioneel) Configureer op het tabblad
    Alternatieve item-ID's
     waarden voor alternatieve item-ID-typen die:
    • Breng een koppeling tot stand tussen uw interne inkoopitems en informatie over de fabrikant.
    • Hiermee kunt u het inkoopitem zoeken in
      Itemprompts
       met behulp van de alternatieve item-ID.
    Voorbeeld:
    type item-ID
     =
    UPN
    ;
    Waarde
     =
    H7493808120500
    .
    Dit tabblad wordt in Workday weergegeven wanneer u item-ID-typen configureert en toewijst aan uitgavecategorieën die aan het inkoopitem zijn gekoppeld.
  5. (Optioneel) Configureer uw sourcingprioriteiten voor leveranciers op het tabblad
    Leveranciersgegevens
     . Workday geeft een aanschafoptie weer in de taak
    Catalogus doorzoeken
     voor elke unieke inkoopoptie die u toevoegt.
    Als u zich aanmeldt voor de
    eenmakingsfunctie voor bestelaanvragen
     vanuit het rapport
    Functieaanmeldingen onderhouden
     , verwijzen we u van de taak
    Catalogus
     doorzoeken naar de cataloguszoekfunctie in de worklet
    Bestelaanvragen
     voor een meer gestroomlijnd bestelproces. Zie Bestelaanvragen maken in de worklet 'Aanvragen'.
    Houd bij het invullen van het tabblad rekening met het volgende:
    Optie Omschrijving
    Catalogusitem
    Als u catalogusitemonderhoud voor inkoopitems inschakelt, blijven alle velden bewerkbaar en worden wijzigingen in catalogusitems gesynchroniseerd met leverancierscatalogi.
    Sourcingprioriteit
    Rangschik uw leveranciers voor sourcingitems door deze sourcingprioriteiten in te stellen:
    • 1
      : Primaire leverancier.
    • 2
       en hoger: secundaire leverancier.
    • 0
      : Niet gerangschikt.
    Leveranciers voor inkoopitems rangschikken op prioriteit, zodat inkopers primaire leveranciers kunnen gebruiken bij het maken van bestelaanvragen en indien nodig kunnen overschakelen naar secundaire leveranciers.
    Als u leveranciersgegevens niet als afzonderlijke aanschafopties in de taak
    Catalogus doorzoeken
     wilt weergeven, voert u nul in voor elke leveranciersinvoer. Gebruik vervolgens de taak
    Sourcingregels voor bestelaanvragen onderhouden
     om leveranciers voor orders in te vullen.
    Als u zich aanmeldt voor de
    eenmakingsfunctie voor bestelaanvragen
     vanuit het rapport
    Functieaanmeldingen onderhouden
     , verwijzen we u van de taak
    Catalogus
     doorzoeken naar de cataloguszoekfunctie in de worklet
    Bestelaanvragen
     voor een meer gestroomlijnd bestelproces. Zie Bestelaanvragen maken in de worklet 'Aanvragen'.
    Contracten voorkeursleverancier
    Workday vult contracten van voorkeursleveranciers in voor geldige uitgavetransacties en gebruikt het contract om bedrijfsuitgaven bij te houden.
    Doorlooptijd
    Geef een waarde op voor het aantal dagen tussen de
    documentdatum
    van de inkooporder en de verwachte leveringsdatum.
    • Workday gebruikt de
      Doorlooptijd
      plus
      de documentdatum
      om de
      vervaldatum
      op de inkooporder te berekenen.
    • Als er meerdere doorlooptijden zijn, selecteert Workday de doorlooptijd op basis hiervan, in volgorde van prioriteit. Doorlooptijd opgegeven voor:
      • Het leveranciersitem of catalogusitem.
      • De leverancier.
      • De tenant.
    Opmerking: als de goederenregels geen vervaldatums bevatten, gebruikt Workday de
    vervaldatum van de kop
    in inkooporders om de bijbehorende goederenregels in te vullen.
    Inkoopitemupdates toepassen
    Deze knop wordt in Workday weergegeven in de taak
    Inkoopitem bewerken
     .
    Klik op deze knop om updates die zijn aangebracht in de tabel
    Eenheden
     op het tabblad
    Itemoverzicht
     toe te passen op de onderstaande tabel
    met bestelprijzen
     .
    Wanneer u updates van inkoopitems toepast, doet Workday het volgende:
    • Hiermee wordt de conversiefactor bijgewerkt wanneer de tabbladen
      Itemoverzicht
       en
      Leveranciersgegevens
       dezelfde eenheid hebben.
    • Voegt nieuwe eenheden met alle bijbehorende kenmerken toe.
    • Hiermee worden eenheden inactief gemaakt op het tabblad
      Itemoverzicht
       .
    Prijs berekenen op basis van conversiefactor
    Selecteer deze optie om lineaire prijsberekening in te schakelen. (U betaalt een vaste prijs voor de basiseenheid van een item, ongeacht de eenheid en hoeveelheid op orders.)
    Met lineaire prijsberekening:
    • Voer een prijs in voor alleen de standaardeenheid in de tabellen
      Orderprijzen
       en
      Just in Time
       . Workday berekent de prijs voor de rest van de eenheden.
    • Maak niet dezelfde prijsregel voor verschillende eenheden in de tabel
      Geavanceerde prijzen
       . Workday vult prijzen in uit de tabel
      Geavanceerde prijzen
       voor alternatieve eenheden voor aanschaffingstransacties.
    Orderprijs:
    Voer de besteleenheden in die u in inkoopdocumenten wilt invullen met overeenkomende leveranciersgegevens.
    Just-in-time
    Voer de eenheid in die de leverancier accepteert voor just-in-time-inkoop.
    Workday vult just-in-time-eenheden in just-in-time-inkoopdocumenten met overeenkomende leveranciersgegevens.
    Geavanceerde prijsstelling
    Stel prijsregels met een begin- en einddatum in.
    Geavanceerde prijzen
     voor inkooptransacties vult Workday met dezelfde waarden.
    Wanneer er meer dan één geavanceerde prijs van toepassing is op een transactie, vult Workday
    Geavanceerde prijzen
     in voor procurementtransacties in deze prioriteitsvolgorde:
    • Verzendlocatie
    • Leverancierscontract
    • Bedrijf
  6. (Optioneel) Voeg op het tabblad
    Itemvervangingen
     items toe die u wilt gebruiken als vervanging voor het inkoopitem.
    Houd bij het invullen van het tabblad rekening met het volgende:
    Begindatum order
    Einddatum order
    Voer datums in om items op inkooporders automatisch te vervangen tijdens automatische sourcing. Deze datums zijn niet van toepassing op vervangende voorraadartikelen.
    Gebruik
    Selecteer:
    • Procurement
       om de vervanging voor het bestellen in te schakelen.
    • Voorraad
       om de vervanger voor picken in te schakelen.
    Bedrijf
    Selecteer het bedrijf of de bedrijfshiërarchie waarin deze vervanging wordt geaccepteerd.
    Leveringslocatie
    Selecteer de hiërarchie voor levering of locatie die deze vervanging accepteert.
    Vervangingsprioriteit
    Voer een numerieke volgorde in voor uw vervangende items.
    Bedrijf uitsluiten
    Hiermee kunt u voorkomen dat deze vervangende item naar specifieke bedrijven wordt verzonden.
    Leveringslocatie uitsluiten
    Hiermee kunt u voorkomen dat specifieke locaties deze vervanging ontvangen.
    U kunt een catalogusitem niet gebruiken als vervanging voor een item. Als u items met specifieke prijzen moet vervangen, raden we u aan een leveranciersitem te gebruiken.
    U kunt vervangende artikelen met verschillende basiseenheden configureren om rekening te houden met verschillen in de verpakking van items. Wanneer u vervangingen hebt met verschillen tussen de besteleenheid en de basiseenheid, berekent Workday de bestelhoeveelheid opnieuw op basis van de conversiefactor van het item om de aangevraagde basishoeveelheid te behouden bij het verzenden van de transactie, en over- of onderbestelling in het proces voor automatische sourcing te minimaliseren.
    Voorbeeld voor itemvervangingen met verschillende basiseenheden:
    • U maakt een inkoopitem met de naam
      Primair - examenjapon
       met een
      basiseenheid
       van
      Each
       en een secundaire eenheid van
      Case
      , met een conversiefactor van 10.
    • U maakt een tweede inkoopitem met de naam
      Toga subonderzoek
       met als
      basiseenheid
      Eenheid
       en een secundaire eenheid
      Case
      , met een conversiefactor van 5.
    • Vervolgens stelt u de items in als vervangende items op het tabblad
      Itemvervanging
       . U krijgt een melding dat de conversiefactoren voor het primaire item en het vervangende item verschillen, maar u kunt de configuratie wel voortzetten.
    • U stelt een voorraadaanvraag in voor vijf cases van het primaire item voor onderzoekstoga en maakt een picklijst op basis van de voorraadaanvraag. De voorraadvestiging is ingesteld om eerst vervangingen te picken. De regels voor de vervangende onderzoekstoga worden vervolgens weergegeven met de
      te picken hoeveelheid
       als
      case 5
      , ook al verschilt de basishoeveelheid voor het primaire item van de onderzoekstoga. Workday behoudt de aangevraagde hoeveelheid boven de basishoeveelheid items.
    Workday biedt geen ondersteuning voor vervangende items waarvoor eigen vervangende items zijn geconfigureerd. Voorbeeld:
    item 1
     heeft een actief vervangend
    item 2
    en
    item 2
     heeft ook een actief vervangend item. Een bestelaanvraag voor
    item 1
     wordt niet automatisch gesourcet naar een inkooporder.
Wanneer u geen contractprijzen voor het inkoopitem instelt, vult Workday de primaire leveranciersgegevens in die zijn gekoppeld aan de geselecteerde inkoopitems in deze documenten:
  • Bestelaanvragen
  • Inkooporders
  • Ontvangsten
  • Facturen
Wanneer de leveranciersgegevens in het document niet overeenkomen met de leveranciersgegevens op het inkoopitem, vult Workday de itemgegevens in op het tabblad
Overzicht
 .
Configureer hoe informatie over primaire en secundaire leveranciers wordt weergegeven voor aanvragers in de taak
Procurementopties bedrijf bewerken
 .
Open het rapport
Itemwijzigingslogboek
 om eventuele wijzigingen in uw inkoopitemkenmerken bij te houden.