Overwegingen bij instellen: inkoopitems met leveranciersgegevens
U kunt dit onderwerp gebruiken om beslissingen te nemen bij het plannen van uw configuratie en gebruik van inkoopitems met leveranciersgegevens. Hier wordt het volgende uitgelegd:
- Waarom moet u dit instellen?
- Hoe het past in de rest van Workday.
- Downstreameffecten en productoverschrijdende interacties.
- Beveiligingsvereisten en bedrijfsprocesconfiguraties.
- Belangrijke vragen en beperkingen waarmee u rekening moet houden bij de implementatie.
Raadpleeg de taakinstructies voor de volledige configuratiedetails.
Wat het is
Met inkoopitems met leveranciersgegevens kunt u:
- Definieer generieke inkoopitems met specifieke leveranciersdetails voor procurement, zoals eenheid en prijsstelling.
- Leverancierscatalogusitems voor inkoopitemtaken onderhouden.
- Primaire leveranciersgegevens gebruiken voor inkooptransacties.
- Configureer geavanceerde prijsregels voor de leveranciersgegevens op basis van een bedrijf, leverancierscontract, verzendlocatie en tijdsperiode.
Belangrijkste voordelen
Wanneer u uw inkoopitems met leveranciersgegevens instelt, kunt u:
- Gegevensinvoer voor itemonderhoud consolideren en minimaliseren.
- Verminder het aantal cataloguslaadbeurten dat uw bedrijf nodig heeft.
- Beheer eenheden en prijzen voor transacties om de consistentie te behouden.
- Klik op een knop om de gegevensinvoer te automatiseren.
Gebruiksscenario's
Rol | Toepassingsvoorbeeld |
|---|---|
Itembeheerder | Voer itemgegevens in voor het bestellen, uitgeven en opslaan van inkoopitemtaken.
De itembeheerder kan het laden van de catalogus overslaan door leveranciersgegevens voor inkoopitems rechtstreeks in te voeren op het tabblad Leveranciersgegevens voor inkoopitemtaken. |
Aanvrager | Aanvragers kunnen een afzonderlijke inkoopoptie zien in de taak Catalogus doorzoeken voor elke unieke leveranciersinvoer voor inkoopitems.
Als u zich aanmeldt voor de eenmakingsfunctie voor bestelaanvragen vanuit het rapport Functieaanmeldingen onderhouden , verwijzen we u van de taak Catalogus doorzoeken naar de cataloguszoekfunctie in de worklet Bestelaanvragen voor een meer gestroomlijnd bestelproces. Zie Bestelaanvragen maken in de worklet 'Aanvragen'.U kunt bepalen hoe leveranciersgegevens worden weergegeven voor aanvragers in de taak Procurementopties bedrijf bewerken . |
Inkoper | Op inkooporders kunnen inkopers leveranciersgegevens selecteren die aan het geselecteerde inkoopitem zijn gekoppeld. |
Voorraadspecialist | Voor pari-transacties kunnen voorraadspecialisten just-in-time leveranciersgegevens selecteren die aan het geselecteerde inkoopitem zijn gekoppeld. |
AP-specialist | Op facturen kunnen AP-specialisten leveranciersgegevens selecteren die aan het geselecteerde inkoopitem zijn gekoppeld. |
Belangrijke vragen
Vragen | Overwegingen |
|---|---|
Hebt u bestaande leverancierscatalogi in gebruik? | Op tenantniveau kunt u het bewerken van catalogusitemgegevens voor inkoopitemtaken inschakelen. Vervolgens kunt u leverancierscatalogi onderhouden en tegelijkertijd catalogusitems voor inkoopitemtaken onderhouden.
Workday synchroniseert catalogusitemgegevens, ongeacht of u updates aanbrengt met inkoopitemtaken of cataloguslaadtaken. |
Hoe volgt en selecteert uw bedrijf leveranciers voor procurementitems? | U kunt leveranciers met een sourcingprioriteit markeren. Workday vult waarden voor primaire leveranciersgegevens in voor geldige uitgavetransacties. Voor elke primaire en secundaire leverancier kunt u een lijst bijhouden met de besteleenheden, just-in-time eenheden en prijzen die de leveranciers accepteren.
Voor speciale aanbiedingen of kortingen kunt u de tabel Geavanceerde prijzen gebruiken om aanvullende prijsregels voor leveranciersgegevens in te stellen.Workday geeft prioriteit aan geavanceerde prijsregels met eerst gedefinieerde locaties voor verzending, zodat u onderscheid kunt maken tussen eenheidsprijzen en contractsourcing op basis van locaties. Wanneer u de optie Prijs berekenen op basis van conversiefactor selecteert, gebruikt Workday eventuele vooruitbetalingsregels met een geconfigureerde eenheid. Als u deze optie niet selecteert, gebruikt Workday alleen regels met de standaardeenheid. Als u een bestelaanvraag maakt met een ander verzendadres dan uw geavanceerde prijsraster, stelt Workday het leverancierscontract niet standaard in. De standaardwaarde van Workday wordt alleen ingesteld wanneer een verzendadres overeenkomt met wat u op de bestelaanvraag selecteert. Als u een contract met een voorkeursleverancier hebt geselecteerd, gebruikt Workday geavanceerde prijzen op basis van verzendingslocatie. |
Hoe bestelt uw bedrijf de aanvraag? | Voor elke unieke leverancierspost voor een inkoopitem geeft Workday een afzonderlijke inkoopoptie weer in de taak Catalogus doorzoeken, zodat gebruikers deze kunnen toevoegen aan bestelaanvragen.
Als u zich aanmeldt voor de eenmakingsfunctie voor bestelaanvragen vanuit het rapport Functieaanmeldingen onderhouden , verwijzen we u van de taak Catalogus doorzoeken naar de cataloguszoekfunctie in de worklet Bestelaanvragen voor een meer gestroomlijnd bestelproces. Zie Bestelaanvragen maken in de worklet 'Aanvragen'.Workday overschrijft sourcingregels voor bestelaanvragen wanneer een inkoopitem primaire leveranciersgegevens bevat. |
Hoe consistent zijn uw eenheidsgegevens? | Deze functie werkt het beste als u beschikt over nauwkeurige en consistente informatie over de itemeenheid. Voor items die aan een leverancier zijn gekoppeld, valideert Workday wanneer u verschillende conversiefactoren hebt voor dezelfde itemeenheid of dezelfde eenheid die is gemarkeerd als actief voor opslag en inactief voor orders. |
Aanbevelingen
Koppel en bewerk catalogusitems voor de inkoopitemtaak om itemonderhoud te consolideren. Workday vult primaire catalogusitemgegevens in voor transacties wanneer u het gekoppelde inkoopitem toevoegt.
Workday synchroniseert catalogusitemgegevens, ongeacht of u updates aanbrengt in leverancierscatalogi of inkoopitemtaken.
Vereisten
Als een beheerder catalogusitemgegevens voor inkoopitemtaken wilt bewerken, moet hij/zij zich aanmelden voor catalogusitemgegevens voor inkoopitems in de taak
Tenantinstellingen bewerken - financiële
gegevens.Beperkingen
- Voor een leverancier zonder catalogusitems kunt u slechts één invoer met leveranciersgegevens toevoegen. U kunt de leveranciersgegevens die al in gebruik zijn, bijwerken.
- Voor alle leveranciers kunt u niet meer dan één contract invoeren voor hetzelfde bedrijf met overlappende perioden.
- Als u leveranciersgegevens niet als afzonderlijke aanschafopties in de taakCatalogus doorzoekenwilt weergeven, moeten alle leveranciersgegevens voor het inkoopitem een sourcingprioriteit van nul hebben.Als u zich aanmeldt voor deeenmakingsfunctie voor bestelaanvragenvanuit het rapportFunctieaanmeldingen onderhouden, verwijzen we u van de taakCatalogusdoorzoeken naar de cataloguszoekfunctie in de workletBestelaanvragenvoor een meer gestroomlijnd bestelproces. Zie Bestelaanvragen maken in de worklet 'Aanvragen'.
Tenantinstellingen
Schakel het
selectievakje Catalogusgegevens en prijsstelling voor inkoopitem
inschakelen in de taak Tenantinstellingen bewerken - Financiële
gegevens in om catalogusitemgegevens voor inkoopitemtaken te bewerken.Beveiliging
Configureer deze domeinen in het functionele gebied Procurement voor inkoopitems:
Domeinen | Overwegingen |
|---|---|
Instellen: domein inkoopitem | U kunt inkoopitems instellen en gerelateerde rapportage weergeven. |
Weergeven: domein inkoopitem
| U kunt een specifiek inkoopitem weergeven. |
Bedrijfsprocessen
Wanneer u de webservice
Leveranciersitems importeren
gebruikt, start Workday het bedrijfsproces Gebeurtenis voor leveranciersitems bijwerken
om goedkeuringen voor bijgewerkte leveranciersgegevens over inkoopitems te routeren.Rapportage
U kunt het rapport
Inkoopitem weergeven
gebruiken om inkoopitems en bijbehorende leveranciersgegevens weer te geven.Gebruik deze rapportgegevensbronnen in aangepaste rapporten:
- Catalog Item
- Item
- Inkoopitem
- Conversiefactor eenheid
Gebruik de rapportgegevensbron
Importaanvraag leveranciersitem
in aangepaste rapporten voor webservices voor leveranciersitems.Integraties
U kunt deze webservices gebruiken om leveranciersgegevens over inkoopitems bij te werken:
- Leveranciersitems importeren
- Leveranciersitems ophalen
Workday gebruikt de webservice
Leveranciersitems importeren
als initiërende actie voor het bedrijfsproces Gebeurtenis voor leveranciersitems bijwerken
.Wanneer u de prijzen van inkoopitems bijwerkt met een webservice en u het selectievakje
Bereken prijs op basis van conversiefactor
inschakelt, raadt Workday u het volgende aan:- Verzend just-in-time- en bestelprijzen voor alleen standaardeenheden. Workday berekent de prijs voor andere eenheden op basis van de nieuwe conversiefactor.
- Gebruik defilters 'Prijs berekenen op basis van conversiefactor uitsluiten'en'Alleen standaardeenheden met prijs berekenen'-filters uitsluitenvoor de webservicesInkoopitem ophalenenLeveranciersitems ophalen.
Relaties en interacties
Inkoopitems met leveranciersgegevens werken samen met deze andere gebieden in Workday:
Functies | Overwegingen |
|---|---|
Voorraad | U kunt inkoopitems met just-in-time leveranciersgegevens gebruiken voor voorraadtransacties, zoals een just-in-time bestelaanvraag voor aanvulling. |
Leveranciersaccounts | Bij leveranciersportaltaken kunnen leveranciers kiezen uit een lijst met eenheden die u in uw tenant instelt voor factuurdocumenten. |
Workday biedt een Touchpoints Kit met bronnen om u inzicht te geven in configuratierelaties in uw tenant. Meer informatie over de Workday Touchpoints Kit vindt u in Workday Community.