Skip to main content
Documentatie
Documentatie
Administrator Guide
Laatst bijgewerkt: 2025-09-19
Inkoopitems voor voorraad instellen

Inkoopitems voor voorraad instellen

U kunt belangrijke informatie definiëren voor elk voorraaditem dat u bestelt, in voorraad heeft en verzendt, inclusief:
  • Prijs.
  • Leveranciersgegevens.
  • Eenheden voor orders, opslag en verzending.
  • Voorraadniveaudrempel voor automatische artikelaanvulling.
  • Identificatiedetails, zoals het serienummer.
U kunt deze details ook bewerken wanneer ze veranderen, bijvoorbeeld wanneer de leverancier de itemprijs of de verzendhoeveelheid aanpast.
  1. Open de taak
    Inkoopitem maken
     .
  2. Houd bij het invullen van de kop rekening met het volgende:
    Optie Omschrijving
    Uitgavecategorie
    Gebruik uitgavecategorieën om boekingsregels en kosten aan het item toe te wijzen. Uitgavecategorieën vullen bepaalde velden. U kunt uitgavecategorieën gebruiken om items te definiëren als voorraad- of niet-voorraaditems. Een niet-voorraaditem is een inkoop- of leveranciersitem met een uitgavecategorie waarvoor het selectievakje
    Voorraaditem
     niet is ingeschakeld.
    Voorbeelden: een uitgavecategorie voor Kantoorbenodigdheden met items zoals Bureaulamp of Printertoner. Kantoorbenodigdheden zijn niet gemarkeerd als voorraaditems.
    Item-ID
    Voer een identificerende tekenreeks in die Workday kan weergeven en bijhouden. Workday raadt u aan een itemnummer of fabrikantnummer in te voeren.
  3. Houd bij het invullen van het tabblad
    Itemoverzicht
     rekening met het volgende:
    Optie Omschrijving
    Voorkeur
    Selecteer deze optie om het inkoopitem in te stellen als voorkeursitem tijdens bestelaanvragen. In Workday wordt
    Voorkeur
     weergegeven voor:
    • Bestelaanvraagworklet
       op het itempictogram. U kunt in de worklet op voorkeur sorteren.
    • Catalogus doorzoeken
       naast de itemnaam met een badgepictogram. U kunt uw resultaten filteren op voorkeursitems.
    Valuta
    Workday converteert de prijs per eenheid van het item naar de transactievaluta wanneer u een inkoopitem toevoegt aan een:
    • Bestelaanvraag.
    • Inkooporder.
    • Leveranciersfactuur.
    • Factuuraanpassingsregel.
    Verpakkingsreeks
    Als u eenheden wilt invullen, voert u een verpakkingsreeks in die de ondersteunde notatie volgt:
    • Voer elke eenheid in van groot naar klein, eindigend met de basiseenheid.
    • Scheid eenheden met een schuine streep en voer een spatie in tussen getallen en eenheid.
    Voorbeeld: Case/10 dozen/100 elk. In dit voorbeeld bevat een case 10 vakken en een vak 100 vakken. In Workday kan een eenheid worden geïdentificeerd aan de hand van de naam van de eenheid, de algemene UN CEFACT-code of de EDI-code.
    Eenheden invullen
    Klik hierop om de kolom
    Eenheid
     in het
    raster Eenheden
     in te vullen op basis van de emballagetekenreeks die u invoert.
    Standaard als serviceaanvraag
    Schakel dit selectievakje in om een item als serviceitem op te geven. Wanneer u bestelaanvragen maakt, wordt het item weergegeven op de regels
    voor Services
     . Wanneer u het selectievakje uitschakelt, wordt het item weergegeven op de
    goederenregels
     op bestelaanvragen.
    U kunt service-items gebruiken op zowel goederenregels als serviceregels in inkoopdocumenten wanneer u de uitgavecategorie voor voorraaditems tagt.
    U hebt toegang tot service-items met behulp van de optie
    Catalogus doorzoeken
     .
    Standaardbelastbaarheid
    De waarde die u selecteert, vervangt de waarde
    Standaard belastingtoepasselijkheid op basis van uitgavecategorie
    op aanschaffingsregels.
    Boekingsbehandeling
    Wordt ingevuld wanneer u een
    uitgavecategorie
     voor het inkoopitem selecteert. Voor items met een:
    • Op basis van de boekhoudkundige verwerking
      van de voorraad
       beschouwt Workday deze activa als wegzetacties en worden deze onkosten gemaakt bij uitgifte, overplaatsing of afwaardering van medewerkers.
    • Boekingsverwerkingen
      voor onkosten
       : Workday maakt onkosten bij wegzetacties en houdt hun hoeveelheidssaldi bij.
    Partijbeheer
    Selecteer deze optie om partij-ID's in voorraadtransacties en inkooporderontvangsten te vereisen.
    Wanneer u dit selectievakje inschakelt, wordt de sectie
    Partijopties
     weergegeven.
    U kunt geen partijbeheer toepassen op items die u in decimale hoeveelheden opslaat.
    Type seriële controle
    Selecteer
    Serienummer verzenden
     om serienummers te vereisen bij de uitgifte of verzending van het inkoopitem. Wordt weergegeven wanneer u
    Items bijhouden
    niet selecteert.
    Selecteer
    Volledig serienummer
     om gedurende de hele levenscyclus van het item serienummers te vereisen.
    U kunt geen serienummerbeheer toepassen op items die u in decimale hoeveelheden opslaat. U kunt alleen artikelen met serienummerbeheer opslaan in de basiseenheid van het item.
    Opmerkingen
    U kunt dit veld gebruiken om opmerkingen over itemwijzigingen toe te voegen en bij te werken wanneer verschillende eindgebruikers ermee omgaan.
    U kunt op deze pagina's ook opmerkingen over inkoopitems bekijken:
    • Voorbeeld van item in het menu met gerelateerde acties.
    • Inkoopitemrapport weergeven
       .
    Alleen itemfabrikant gebruiken
    Selecteer deze optie om alleen de fabrikanten in te schakelen die u opgeeft voor de partij voor het inkoopitem.
    Inkomende meldingsperiode in dagen
    Voer het aantal dagen in dat fouten en waarschuwingen voor de vervaldatum moeten weergeven voor het inkoopitem in de taak
    Wegzetactievoorraad
     .
    Meldingsperiode uitgaand in dagen
    Voer het aantal dagen in dat fouten en waarschuwingen voor vervaldatums voor het inkoopitem moeten worden weergegeven voor de taken
    Snelle voorraaduitgifte
     en
    Voorraad picken
     .
    Aanvragende entiteiten
    Selecteer de aanvragende entiteiten waartoe u het inkoopitem wilt beperken. Na selectie kunnen alleen die entiteiten het item bestellen.
    Beperkte inkoopitemlijsten
    Selecteer de bestaande lijst met inkoopitems waaraan u het item wilt toevoegen. Workday staat alleen de aanvragende entiteiten toe om de items te kopen die op die lijst zijn geselecteerd
  4. Houd bij het invullen
    van het eenheidsraster
     rekening met het volgende:
    Optie Omschrijving
    Gebruik
    U kunt het volgende gebruik selecteren voor een eenheid:
    • Bestelling
       om de eenheid op het tabblad
      Leveranciersgegevens
       in te vullen.
    • Opslag
       om de eenheid op het tabblad
      Opties voorraadvestiging
       en par-transactieprompts in te vullen.
    • Eenheid
       om de meting te identificeren waarin uw bedrijf of klanten het product consumeren.
    Conversiefactor
    Voer het aantal basiseenheden in dat andere eenheidstypen voor het item omvat.
    Standaardwaarde voor orders
    Selecteer de eenheid die u wilt invullen voor inkooptransacties wanneer het inkoopitem geen geldige besteleenheid heeft op het tabblad
    Leveranciersgegevens
     .
    Standaardwaarde voor opslag
    Selecteer de eenheid die u wilt invullen voor voorraadtransacties wanneer het inkoopitem geen standaardopslageenheid heeft voor de voorraadvestiging.
    U kunt een standaardopslageenheid selecteren op het tabblad
    Opties voorraadvestiging
     .
    Standaardwaarde voor uitgifte
    Selecteer de eenheid die u wilt invullen voor voorraadtransacties wanneer het inkoopitem geen standaarduitgifteeenheid heeft voor de voorraadvestiging.
    U kunt een standaarduitgifte-eenheid selecteren op het tabblad
    Opties voorraadvestiging
     .
  5. (Optioneel) Voer op het tabblad
    Alternatieve item-ID's
     details in voor de alternatieve item-ID's die u aan het inkoopitem wilt koppelen.
    Wanneer u alternatieve item-ID's configureert, wijst Workday de typen alternatieve ID's toe aan alle uitgavecategorieën die u voor het inkoopitem selecteert.
  6. Houd bij het invullen van het tabblad
    Opties voorraadvestiging
     rekening met het volgende:
    Optie Omschrijving
    Itemstatus voor vestiging
    Met de status
    Beperkt van inkoop
     worden items uit de volgende transacties gefilterd:
    • Wijzigingsorders
    • Inkooporders
    • Bestelaanvragen
    • Bestelaanvragen sourcen
    • Nabestellingen leveranciers
    Gebruik de status
    Inactief
     in combinatie met de itemstatus
    Beperkt van inkoop
     om itemstatuswaarden gedetailleerder te beheren om inkoopprocessen en processen en strategieën voor einde levensduur beter te ondersteunen.
    Just-in-time
    U kunt gebruiken om items aan te vullen met behulp van uw Just-in-time-eenheid (JIT) op specifieke voorraadvestigingen. Wanneer u het selectievakje inschakelt, beperkt Workday het veld
    Aanvullingseenheid
     tot uw JIT-eenheden, die u configureert op het tabblad
    Leveranciersgegevens
     voor het item.
    Geldige uitgifteeenheden
    Selecteer de eenheid die beschikbaar moet zijn wanneer aanvragers bestelaanvragen of voorraadaanvragen voor het item op de voorraadvestiging maken.
    Standaarduitgifte-eenheid
    Selecteer de eenheid die u wilt gebruiken bij het maken van een:
    • Voorraadaanvraag.
    • Aanvullingsorder.
    Doorlooptijd afhandeling
    Gebruik dit veld om de verwachte afhandelingsdatum voor voorraadaanvragen te berekenen wanneer u het item bij een bepaalde voorraadvestiging aanvraagt. Voorbeeld: u voert 3 dagen in, dan is de verwachte afhandelingsdatum op de voorraadaanvraag de huidige dag plus 3 dagen.
    Reserveringen gebruiken
    Selecteer deze optie om voorraadreserveringen voor het item op vestigingsniveau in te schakelen.
    Hoeveelheid bestelpunt
    Workday activeert aanvulling wanneer het berekende voorraadniveau onder dit bestelpunt daalt.
    Veiligheidsvoorraad
    De extra hoeveelheid voorraad die u wilt aanhouden om het risico te verkleinen dat het item op voorraad raakt. Workday gebruikt dit veld in automatische berekeningen voor bestelpunten.
    Doeldagen voor direct beschikbare voorraad
    Voer de minimumhoeveelheid voorraad in die u in voorraad wilt hebben, gemeten in aantal dagen voorraad. Workday gebruikt dit veld in automatische berekeningen voor bestelpunten.
    Maximum aantal streefdagen voor direct beschikbare voorraad
    Voer de maximumhoeveelheid voorraad in die u in voorraad wilt hebben, gemeten in aantal dagen voorraad. Workday gebruikt dit veld in automatische berekeningen voor bestelpunten.
    ABC-classificatie
    Voer bij het tellen met de ABC-methode de ABC-classificatie in met de gewenste telfrequentie voor dit item.
    Partijbeheer
    Selecteer deze optie om partij-ID's te vereisen in voorraadtransacties en inkooporderontvangsten voor items op de specifieke voorraadvestiging.
    U kunt geen partijbeheer toepassen op items die u in decimale hoeveelheden opslaat.
    Type seriële controle
    Selecteer
    Serienummer verzenden
     om serienummers te vereisen bij uitgifte of verzending van het inkoopitem op de specifieke voorraadvestiging.
    Selecteer
    Volledig serienummer
     om gedurende de hele levenscyclus van het item serienummers te vereisen.
    U kunt geen serienummerbeheer toepassen op items die u in decimale hoeveelheden opslaat. U kunt alleen artikelen met serienummerbeheer opslaan in de basiseenheid van het item.
    Inkomende meldingsperiode in dagen
    Voer het aantal dagen in dat fouten en waarschuwingen voor de vervaldatum moeten worden weergegeven voor het inkoopitem in de taak
    Wegzetactievoorraad
     voor items op de specifieke voorraadvestiging.
    Meldingsperiode uitgaand in dagen
    Voer het aantal dagen in dat fouten en waarschuwingen over de vervaldatum voor het inkoopitem moeten worden weergegeven in de taken
    Snelle voorraaduitgifte
     en
    Voorraad picken
     voor items op de specifieke voorraadvestiging.
    Aanvullingseenheid
    U kunt het bestelpunt op het voorraadvestigingsniveau van een inkoopitem definiëren in een aanvullingseenheid. Workday start het aanvullingsproces wanneer de direct beschikbare hoeveelheid van het inkoopitem op die voorraadvestiging lager is dan de hoeveelheid op het bestelpunt in de aanvullingseenheid.
    Het
    type aanvulling
     dat u selecteert, bepaalt ook de hoeveelheid en eenheid die worden gebruikt voor aanvullingsaanvragen:
    • Vaste bestelhoeveelheid
       - Workday gebruikt de
      vaste orderhoeveelheid
       en
      de eenheid Vaste order
      om de aanvullingsaanvraag te maken.
    • Min./max.
       - Workday gebruikt de
      maximumhoeveelheid
       en
      de aanvullingseenheid
       om de aanvullingshoeveelheid van het item te bepalen. Wanneer u
      Bestelaanvraag maken
       selecteert als aanvullingsoptie, bevat de resulterende aanvullingsaanvraag de afgeronde aanvullingshoeveelheid in de standaardordereenheid. Wanneer u de optie
      Aanvulling voorraadaanvraag maken
       selecteert, bevat de resulterende aanvullingsaanvraag de afgeronde aanvullingshoeveelheid in de standaarduitgifte-eenheid van het item voor de vervullende voorraadvestiging.
    Aanvullingsoptie
    Als u de aanvullingscriteria wilt gebruiken die u voor de voorraadvestiging hebt geconfigureerd, laat u deze optie leeg.
    Kosten voor patiënt te betalen
    Gebruik deze prompt om de facturering door de patiënt voor het item in te schakelen of te overschrijven.
    Schakel het
    selectievakje Opties voor gezondheidszorg
     inschakelen in de taak
    Tenantinstellingen bewerken - Financiële gegevens in
     om de prompt weer te geven.
    Gemiddeld dagelijks gebruik (basis)
    Wanneer u de taak
    Gemiddeld dagelijks gebruik voorraad berekenen
     uitvoert, overschrijft Workday het gebruik dat u invoert.
    Doorlooptijd voorkeursleverancier (dagen)
    Wanneer u de taak
    Voorkeursleveranciersdoorlooptijd berekenen
     uitvoert, overschrijft Workday de doorlooptijd die u invoert.
    Nabestellingen gemaakt op basis van
    Geef op met welke actie Facturerings- en Vervangingsorders worden gestart.
    Hoeveelheid consignatiebestelpunt
    Voer de minimumhoeveelheid in van een consignatieartikel die u op een voorraadvestiging wilt hebben in een basiseenheid. Workday activeert aanvulling wanneer het berekende voorraadniveau onder dit bestelpunt daalt.
    Maximumhoeveelheid consignatie:
    Voer de maximumhoeveelheid in van een item in consignatie die u op een voorraadvestiging wilt hebben in een basiseenheid. Nadat de aanvulling is uitgevoerd, wordt deze aangevuld tot de maximumhoeveelheid.
    Transacties consolideren
    Selecteer deze optie om voorraadtransacties op één factuurregel te consolideren en bestelaanvragen en inkooporders te vervangen.
  7. (Optioneel) Configureer op het tabblad
    Itemvervangende items
     vervangende items voor het inkoopitem.
  8. Selecteer bij de optie
    Gebruik
    de optie Voorraad
     om de vervangingen voor picken in te schakelen.
    Vervangende items en het oorspronkelijke inkoopitem moeten hetzelfde hebben:
    • Trackingmethode voor uitgavecategorie.
    • Basiseenheid.
U bestelt en ontvangt handschoenen voor een ziekenhuismagazijn. De handschoenen worden in dozen verzonden, maar de magazijnmedewerkers moeten de handschoenen in pakketten opbergen. Elke case heeft 5 pakketten. U configureert de conversie van transactiehoeveelheid tussen packs en cases. Workday converteert het aantal cases naar het aantal pakketten dat de magazijnmedewerkers moeten wegzetten.
Voorraad wegzetten.
Open het rapport
Itemwijzigingslogboek
 om eventuele wijzigingen in uw inkoopitemkenmerken bij te houden.