Overwegingen bij instellingen: opties voor flexibele betalingen en inhoudingen
U kunt dit onderwerp gebruiken om beslissingen te nemen bij het plannen van uw configuratie en het gebruik van opties voor flexibele betalingen en inhouding. Het volgende wordt uitgelegd:
- Redenen om deze functionaliteit in te stellen.
- De samenhang tussen deze functionaliteit en de rest van Workday.
- Downstreameffecten en productoverschrijdende interacties.
- Beveiligingsvereisten en bedrijfsprocesconfiguraties.
- Belangrijke vragen en beperkingen waarmee u rekening moet houden bij de implementatie.
Raadpleeg de taakinstructies voor de volledige configuratiedetails.
Definitie
In Workday bieden flexibele betalings- en inhoudingsopties een gecentraliseerd bedrijfsproces voor het beheren van discretionaire betalingen en inhoudingen voor medewerkers via de salarisadministratie. Voorbeelden:
- Voorschotten (Canada, VK, VS)
- Schenkingen
- Leningen
Belangrijkste voordelen
U kunt flexibele betalings- en inhoudingsopties gebruiken om de efficiëntie van uw salarisadministratieactiviteiten te vergroten door:
- U kunt de aanvragen en de status en openstaande saldi van medewerkers op elk gewenst moment beoordelen.
- Vastleggen van flexibele betalingen en inhoudingen namens medewerkers, waarbij goedkeuringen worden overgeslagen.
- Limieten instellen voor typen betalings- en inhoudingsaanvragen voor meer controle over wanneer en hoeveel medewerkers kunnen aanvragen.
- Doel- of doelbedragen configureren als corrigeerbaar, om handmatige overschrijvingen en aanpassingen te voorkomen.
U kunt medewerkers ook inschakelen voor het volgende:
- Hun eigen betalingen en inhoudingen aanvragen, waardoor handmatige verwerking wordt verminderd.
- U kunt op elk gewenst moment de status van hun aanvragen en saldi bekijken, zodat u minder tijd kwijt bent aan het beantwoorden van vragen.
Gebruiksscenario's
Stel opties voor flexibele betalingen en inhoudingen in voor:
- Donaties aan goede doelen waarbij de medewerker een totaalbedrag en een inhoudingsschema opgeeft.
- De kosten van door het bedrijf uitgegeven uniformen die de medewerker in de loop van de tijd betaalt.
- Voorschotten (CAN, VK, VS) of leningen (FRA) die medewerkers kunnen aanvragen voor vakanties, die ze terugbetalen door inhoudingen op hun normale salaris in te houden.
- Cyclus-naar-werkregelingen die het salaris vóór belasting van de medewerker verlagen (VK).
Belangrijke vragen
Vragen | Overwegingen |
|---|---|
Welke typen opties voor flexibele betalingen en inhoudingen wilt u ondersteunen? | U kunt flexibele betalings- en inhoudingstypen instellen voor verschillende gebruiksscenario's, zoals leningen, bijdragen aan goede doelen en vergoedingen voor apparatuur. Elk type kan verschillende opties en limieten hebben. U kunt ook voor elk type unieke inkomsten en inhoudingen instellen. |
Hoe wilt u betalingen aan medewerkers uitvoeren die ze zullen terugbetalen? | U kunt een flexibel betalings- en inhoudingstype configureren met zowel inkomsten als inhoudingen. |
Hoe kunnen medewerkers doel- of doelbedragen aanvragen (inhoudingen die geen terugbetalingen zijn)? | Configureer een flexibel betalings- en inhoudingstype met alleen een inhouding. |
Hoe wilt u correcties voor doel- of doelbedragen voor medewerkers beheren? | U kunt een doel- of doelbedrag configureren als corrigeerbaar, zodat u het doelbedrag kunt wijzigen, zelfs nadat verschillende salarisbetalingen zijn voltooid.
Het inhoudingsbedrag wordt niet automatisch bijgewerkt, maar u kunt dit handmatig wijzigen wanneer u het bedrijfsproces corrigeert. U kunt het aantal termijnen niet openen of bijwerken omdat deze gegevens niet worden opgeslagen in Workday. |
Hoe ondersteunt u salarisofferte voor een flexibele betalings- en inhoudingsoptie? | U kunt inkomsten maken met de berekeningen die normaal gesproken worden gebruikt voor inhoudingen (een negatieve inkomsten). Selecteer deze als inhouding wanneer u het type flexibele betaling en het type inhouding maakt. |
Tot welke periode wilt u medewerkersaanvragen beperken? | U kunt betalings- en inhoudingstypen configureren met een beschikbaar datumbereik. |
Hoeveel gelijktijdige aanvragen voor flexibele betalingen en inhouding wilt u dat medewerkers hebben? | U kunt een flexibel betalings- en inhoudingstype configureren om slechts één actieve aanvraag tegelijk in te schakelen. De medewerker kan dat type pas opnieuw aanvragen als de actieve aanvraag volledig is ingehouden.
U kunt niet automatisch voorkomen dat medewerkers een ander type flexibele betaling en inhouding aanvragen, maar de goedkeurder kan de aanvraag wel afwijzen. |
Hoe wilt u aanvragen van medewerkers voor doorlopende inhoudingen beheren? | Flexibele betalingen en inhoudingen gelden voor een bepaald bedrag en een bepaald aantal termijnen. U kunt de functie voor vrijwillige inhoudingen gebruiken om doorlopende inhoudingen zonder opgegeven einddatum in te schakelen. |
Aanbevelingen
Om de bruikbaarheid te verbeteren, maakt u aangepaste labels ter vervanging van de standaardlabels van Workday in taken en rapporten met opties voor flexibele betalingen en inhouding.
Maak trefwoorden in uw tenant om medewerkers te helpen bij het vinden van taken en rapporten voor opties voor flexibele betalingen en inhoudingen.
Vereisten
Maak toegewezen salariscomponenten voor flexibele betalings- en inhoudingsopties.
Beperkingen
Deze functie biedt geen ondersteuning voor:
- Transacties voor flexibele betalingen en inhoudingen maken of bijwerken met behulp van webservices voor salarisadministratie-invoer.
- Invoer uit werkmappen voor salarisadministratie-invoer.
- Rentekosten op openstaande saldi.
- Doorlopende salarisadministratie-invoer.
- Betalingen in salarisgeschiedenis.
- Salaristerugboekingen.
- Pro-rataberekening, behalve subperioden speciaal verlof.
- Retroactieve leningen en voorschotten.
- Het bijhouden of verrekenen van achterstallige bedragen.
Workday biedt geen ondersteuning voor validatie van nettosalarissen voor flexibele inhoudingen, waardoor het nettosalaris kan worden verlaagd tot onder het geselecteerde minimumbedrag voor nettosalaris, zelfs als u de laagste prioriteitsvolgorde toewijst in de taak '
Prioriteiten voor inhoudingen onderhouden
'. Als u dit doet, kunt u er echter voor zorgen dat de validatie van het nettosalaris de andere inhoudingen herhaalt. U kunt ook:
- Corrigeer het doel- of doelbedrag voor flexibele inhoudingen die u hebt geconfigureerd als corrigeerbaar.
- Gebruik salarisadministratie-invoer om het bedrag van de flexibele inhoudingen voor de salarisperiode te verlagen.
Het aantal termijnen voor flexibele inhoudingen wordt niet opgeslagen. Het doel-, doel- of inhoudingsbedrag wordt in elke salarisperiode in mindering gebracht totdat het openstaande saldo nul bereikt, ongeacht het aantal oorspronkelijk geselecteerde termijnen.
Workday biedt geen ondersteuning voor opties voor flexibele betalingen en inhoudingen voor medewerkers:
- In salarisgroepen voor salarisadministratie van derden.
- Voor internationale aanstelling.
- Die verhuizen van een land dat wordt ondersteund door Workday Payroll naar een land dat niet wordt ondersteund.
De valuta van bestaande aanvragen voor flexibele betalingen en inhouding wordt niet geconverteerd wanneer een medewerker van het ene Workday-salarisadministratieland naar het andere verhuist. U kunt:
- Bereken de saldo- en termijnbedragen handmatig in de valuta van het nieuwe land en corrigeer de transactie.
- Voeg eenmalige salarisadministratie-invoer toe om het oorspronkelijke bedrag te verrekenen en maak de transactie opnieuw in de valuta van het nieuwe land.
Voor 'Salarisadministratie voor de VS' kunt u geen flexibele inhoudingen instellen voor inhoudingen vóór belasting als u ook doorlopende meerdere werkjurisdicties hebt ingeschakeld.
Tenantinstellingen
U kunt de taak
'Tenantinstellingen bewerken - zoeken'
gebruiken om trefwoorden te maken om medewerkers te helpen bij het vinden van taken en rapporten met opties voor flexibele betalingen en inhouding. Voorbeelden: voorschot, saldo, doel, lening.Beveiliging
Configureer deze domeinen in het functionele gebied Core Payroll:
Domeinen | Overwegingen |
|---|---|
Proces: beheer van flexibele betalingen en inhoudingsopties | Hiermee kunt u webservices gebruiken om transacties voor flexibele betalingen en inhoudingen te verwerken. |
Rapport: salarisadministratie (flexibele betalingen en opties voor inhoudingen)
| Hiermee kunt u transacties voor flexibele betalingen en inhouding van medewerkers weergeven. |
Selfservice: salarisadministratie (flexibele betalingen en opties voor inhoudingen)
| Hiermee kunnen medewerkers hun eigen transacties weergeven. |
Instellen: salarisadministratie (flexibele betalingen en opties voor inhoudingen)
| Hiermee kunt u typen flexibele betalingen en inhouding maken en bewerken. |
Bedrijfsprocessen
Configureer het beveiligingsbeleid voor
het aanvragen van flexibele betalingen en inhoudingen voor
het bedrijfsproces om:
- Identificeer de beveiligingsgroepen die een aanvraag kunnen aanvragen, goedkeuren en andere acties voor een aanvraag kunnen ondernemen.
- Stel meldingen in om medewerkers te laten weten wanneer u actie onderneemt voor hun aanvragen.
Stel geen stapvoorwaarden in die de goedkeuringsstap overslaan. U moet de betalings- en eerste inhoudingsperiode opgeven wanneer u de aanvraag goedkeurt.
Rapportage
Rapporten of dashboards | Overwegingen |
|---|---|
Mijn worklet voor flexibele betalingen en inhoudingen
| Hiermee kunnen medewerkers:
|
Salarisdashboard : | U kunt de worklet Mijn flexibele betalingen en inhoudingen toevoegen aan het dashboard Salaris om medewerkers snel toegang te geven. |
Rapport Flexibele betalingen en inhoudingen weergeven
| Hiermee kunt u gebeurtenissen voor flexibele betalingen en inhoudingen weergeven.
Vanuit het menu met gerelateerde acties van een gebeurtenis kunt u:
U kunt de ID van het type betaling/inhouding uit het rapport gebruiken als worktag voor de salarisadministratie wanneer u:
|
Opties voor flexibele betalingen en inhouding'
gebruiken om aangepaste rapporten te maken voor gebeurtenissen voor flexibele betalingen en inhoudingen. Integraties
Webservices | Overwegingen |
|---|---|
Gebeurtenis voor ophalen van flexibele betalingen en inhoudingen
| Hiermee kunt u aanvragen ophalen uit Workday. Voorbeeld: als u gegevens van een eerdere bulklaadactie wilt ophalen die u ongedaan wilt maken. |
Flexibele betalingen en inhoudingen importeren
| Gebruik deze optie om aanvragen bulksgewijs te laden. Voorbeeld: een bedrijfsbrede donatiecampagne. |
Salarisadministratie buiten betalingscyclus importeren
| Gebruik deze optie om bulksgewijs vervangende of aanvullende betalingen te laden voor gebeurtenissen voor flexibele betalingen en inhouding. |
Relaties en interacties
Workday biedt een Touchpoints Kit met informatiebronnen die inzicht geven in de configuratierelaties in uw tenant. Meer informatie over de Workday Touchpoints Kit vindt u in Workday Community.