Skip to main content
Documentatie
Documentatie
Administrator Guide
Laatst bijgewerkt: 2025-03-14
Overwegingen bij instellingen: verlofberekeningen voor salarisadministratie

Overwegingen bij instellingen: verlofberekeningen voor salarisadministratie

U kunt dit onderwerp gebruiken om beslissingen te nemen bij het plannen van uw configuratie en gebruik van verlofberekeningen in verlofbeheer met Workday Payroll. Het volgende wordt uitgelegd:
  • Redenen om deze functionaliteit in te stellen.
  • De samenhang tussen deze functionaliteit en de rest van Workday.
  • Downstreameffecten en productoverschrijdende interacties.
  • Beveiligingsvereisten en bedrijfsprocesconfiguraties.
  • Belangrijke vragen en beperkingen waarmee u rekening moet houden bij de implementatie.
Raadpleeg de taakinstructies voor de volledige configuratiedetails.

Definitie

Verlofberekeningen bieden de totalen van betaald en onbetaald verlof voor medewerkers voor een bepaalde tijdsperiode. U kunt deze berekeningen gebruiken in inkomsten voor de verwerking van Workday-salarisadministratie, zodat u medewerkers voor het verlof kunt betalen.

Belangrijkste voordelen

Workday Payroll kan naadloos worden geïntegreerd met verlofbeheer, zodat u medewerkers voor verlof kunt betalen of onbetaald verlof kunt vastleggen.
Verlofbeheer maakt automatisch berekeningen voor verlof die u kunt gebruiken als invoer voor salarisberekeningen, zodat u over actuele gegevens in uw salarisberekeningen beschikt. U hoeft geen integraties te gebruiken om verlofgegevens te laden.

Gebruiksscenario's

U kunt inkomsten maken in Workday Payroll om:
  • Een medewerker betalen voor één betaald verlof.
  • Een medewerker betalen voor arbeidsplaatsspecifieke verloven, die meerdere functies kunnen bevatten, elk met een ander salaris.
  • Verlaag het basissalaris voor verlof van een medewerker om dubbele betaling van verlof te voorkomen. Voorbeeld: een inkomstenberekening baseren op het totale verlof voor een verloftype.
  • Gewerkte uren bijhouden voor rapportagedoeleinden.

Belangrijke vragen

Vragen
Overweging
Welke verlofinvoer gebruikt u in uw salarisberekeningen?
Wanneer u verloven maakt, maakt Workday automatisch aan verlofcomponenten gerelateerde berekeningen die u kunt gebruiken als invoer voor salarisberekeningen om inkomsten voor verlof te configureren. Met ACRC's wordt het aantal goedgekeurde verlofeenheden (dagen of uren) in de huidige salarisperiode voor een medewerker opgehaald, waarbij
xxx
 de verlofnaam is:
  • xxx - betaald verlof
  • xxx - onbetaald verlof
  • xxx - totaal verlof
Voorbeeld: wanneer u inkomsten voor betaalde vakantie definieert, kunt u het volgende selecteren:
  • Betaald verlof (eenheden) * tarief
     als berekeningsregel.
  • Betaald verlof (eenheden)
     als gerelateerde berekening.
  • 'Vakantie - betaald verlof'
    , het automatisch gegenereerde ACRC, voor de overschrijvingswaarde.
De ACRC-waarden
voor betaald
 en
onbetaald verlof
 zijn afhankelijk van wat boven en onder de ondergrens van de verlofregeling ligt. Deze berekeningen zijn niet noodzakelijkerwijs betaald en onbetaald in de salarisadministratie. Dat hangt af van hoe u uw inkomsten maakt en uw aan salariscomponent gerelateerde berekeningen (PCRC's) instelt aan de kant van de salarisadministratie.
Welke berekeningen gebruikt u om medewerkers tijdens hun verlof te betalen?
Medewerkers met verlof worden in Workday Payroll als actief beschouwd en blijven hun standaardinkomen en standaardinhoudingen toepassen tijdens hun verlof. Gebruik ACRC's om specifieke inkomsten en inhoudingen voor medewerkers te configureren op basis van de hoeveelheid opgenomen verlof. Voorbeelden: u kunt het volgende maken:
  • Inhoudingen om het salaris van een medewerker te verlagen op basis van de hoeveelheid opgenomen verlof.
  • Inkomsten om een medewerker te betalen voor de hoeveelheid opgenomen verlof.
Als u het salaris van een medewerker tijdens het verlof wilt stopzetten, kunt u overwegen een type speciaal verlof te maken waarvoor het salarisadministratie-effect is ingeschakeld. U kunt ook inhoudingen maken om salaris in te houden.
Hoe wilt u omgaan met verlof dat in het verleden is opgetreden?
Wanneer u verlof invoert voor een medewerker nadat u de salarisadministratie hebt voltooid, kunt u een retroactieve salarisberekening uitvoeren. Wanneer u retroactief verlof invoert, wordt in de retroactieve salarisberekening het volgende opnieuw berekend:
  • Betaalde of onbetaalde inkomsten voor verlof die rechtstreeks door de wijziging worden beïnvloed.
  • Inkomsten die indirect door de wijziging worden beïnvloed. Voorbeeld: een verlof waardoor het basissalaris wordt verlaagd.
Workday en vervolgens:
  • Rapporteert de verschillen tussen de oorspronkelijke en opnieuw berekende salarisadministratieresultaten.
  • Eventuele verschillen worden overgedragen naar de huidige periode.
De retroactieve berekening haalt de laatste waarde voor de periode uit het verlof op basis van de laatste configuratie. Als u uw verlofregeling wijzigt, worden voor wijzigingen met ingangsdatum de configuratievalidaties gebruikt die van kracht waren op het moment van de verlofaanvraag. Wijzigingen met een ingangsdatum activeren de retroactieve verwerking niet, maar deze wijzigingen worden in Workday wel gedetecteerd wanneer u de retroactieve salarisadministratie verwerkt.
Verlofgebeurtenissen die ervoor zorgen dat retroactieve gebeurtenissen voor een voltooide periode worden uitgevoerd, zijn onder meer:
  • Wijziging verlofinvoer
  • Wijziging overschrijving verloflimiet
  • Overschrijving berekend saldo
  • Verlof corrigeren
  • Tijd invoeren
  • Verlof aanvragen
Welke verloven met betrekking tot inkomsten en inhoudingen moet u instellen?
Wanneer u verloven met betrekking tot inkomsten of inhoudingen maakt, moet u deze configureren om opnieuw te worden berekend in retroactieve berekeningen.
Hoe gaan jullie om met verlofcorrecties?
U kunt goedgekeurd verlof voor medewerkers namens hen corrigeren in Verlofbeheer.
Voeg salarisadministratie-invoer toe om salarisberekeningen aan te passen, maar u wordt aangeraden eerst de gegevens in Verlof te wijzigen.
Wanneer u een verlof corrigeert dat u al in de salarisadministratie hebt verwerkt, voert u een retroactieve berekening uit om rekening te houden met de correctie in een voltooide salarisperiode. Als de periode nog wordt uitgevoerd, kunt u de salarisberekening uitvoeren.
Wanneer u een verlof corrigeert waardoor het salaris van de medewerker wordt gewijzigd tijdens een berekeningsrun die niet is voltooid, wordt in Workday aangegeven dat het salarisresultaat opnieuw moet worden berekend. Wanneer de salarisadministratie opnieuw wordt uitgevoerd, wordt het resultaat opnieuw berekend.
In de taak
'Salarisberekening uitvoeren'
 kunt u berekeningen beperken tot medewerkers met gebeurtenissen die van invloed zijn op de salarisadministratie door het volgende te selecteren:
  • Slimme berekening
    : Workday detecteert de wijziging automatisch.
  • Slimme berekening op basis van gebeurtenissen
    : u moet een type verlofgebeurtenis selecteren.
Welke wachtperioden wilt u implementeren om te voorkomen dat nieuwe werknemers betaald verlof opnemen totdat hun proeftijdperiode is verstreken?
U kunt gerechtigdheidsregels voor verlofregelingen definiëren. De gerechtigdheid bepaalt wie wanneer verlof kan opnemen.
Voorbeeld: u wilt dat medewerkers in aanmerking komen voor een regeling, maar dat ze pas betaald verlof kunnen opnemen als ze 90 dagen in dienst zijn. Gerechtigdheidsregels bepalen de zichtbaarheid van verlof voor uw medewerkers.
U kunt een verloftabel maken met een niveau voor elke regeling, elk met een ander salaris. Configureer uw salarisadministratie om het juiste salaris toe te passen op elk verlofniveau. Wanneer een medewerker in aanmerking komt voor sommige, maar niet alle niveaus, wordt verlof ingehouden op de niveaus waarvoor hij of zij in aanmerking komt. In dit geval kunt u een niveau toevoegen waarmee werknemers nul procent van hun salaris worden uitbetaald wanneer ze minder dan 90 dagen ononderbroken diensttijd hebben.
Hoe wilt u de hoeveelheid betaald verlof beperken die werknemers kunnen opnemen?
U kunt het volgende definiëren:
  • Verlaag de limieten voor verlofregelingen. Het verlof tot en met de ondergrens wordt in Workday verwerkt als betaald verlof. Alle uren die de limiet overschrijden, zijn onbetaald.
  • Verlofvalidaties voor medewerkers wanneer ze verlof aanvragen.
Voorbeeld: u wilt uw werknemers alleen betalen voor wat ze aan hun verlofsaldo hebben opgebouwd en verder niets.
Met de validatie 'Maximaal toegestane onbetaalde verlofeenheden'
 kunt u:
  • Stel een limiet in voor het aantal onbetaald verlof dat een medewerker kan aanvragen.
  • Voorkom dat werknemers onbetaald verlof aanvragen door
    0
     (nul) te selecteren.
Hoe wilt u medewerkers betalen die van functie binnen het bedrijf veranderen?
Configureer deze opbouwopties die bepalen of opbouw pro-rataberekening moet worden uitgevoerd wanneer de gerechtigdheid halverwege de periode wordt gewijzigd:
  • Vooraf geladen: als er in uw organisatie overplaatsingen, promoties en andere personeelsbeheerwijzigingen plaatsvinden, komen medewerkers mogelijk niet meer in aanmerking voor opbouw die ze al hebben ontvangen. U kunt de pro-rataberekening van de aan de voorzijde geladen opbouw van een medewerker automatiseren wanneer de medewerker niet meer in aanmerking komt voor opbouw als gevolg van een functiewijziging.
  • Op basis van peildatum: u kunt de pro-rataberekening van de opbouw van een medewerker automatiseren op basis van de datum van overplaatsing.
  • Geen.
Hoe wilt u omgaan met verlof van medewerkers met meerdere arbeidsplaatsen?
Configureer uw tenant voor meerdere functies en maak arbeidsplaatsspecifieke inkomsten om betaalde of onbetaalde tijd te berekenen voor arbeidsplaatsspecifieke verlofregelingen. Wanneer u een salarisberekening uitvoert, worden in Workday Payroll verlofeenheden opgehaald voor:
  • Relevante arbeidsplaats, wanneer de inkomsten- en verlofregeling arbeidsplaatsspecifiek zijn.
  • Als de inkomsten op de medewerker zijn gebaseerd maar de verlofregeling op de arbeidsplaats, geldt het volgende voor de medewerker:
    • Arbeidsplaats wordt verwerkt (Canada, VS).
    • Primaire arbeidsplaats (FRA, VK).
  • Medewerker, wanneer de inkomsten arbeidsplaatsspecifiek zijn maar de verlofregeling medewerkerspecifiek. De op arbeidsplaats gebaseerde inkomsten worden voor elke arbeidsplaats van de medewerker afzonderlijk berekend en in elke berekening worden de verlofeenheden voor de medewerker gebruikt.
    Voorbeeld: wanneer een medewerker 8 uur verlof aanvraagt, wordt in Workday 8 uur gebruikt in de inkomstenberekening voor elke arbeidsplaats.
    Gebruik berekeningen om de pro-rataberekening van verlofeenheden voor arbeidsplaatsen te ondersteunen om te voorkomen dat werknemers in de salarisadministratie twee keer voor hetzelfde verlof worden betaald. Voorbeeld: eenheden pro-rataberekening op basis van fte (fulltime-equivalent) en geplande uren per week.
Hoe wilt u omgaan met beëindigingsbetalingen wanneer werknemers uw bedrijf verlaten?
U kunt verlofregelingen configureren met:
  • Verloven waarmee het verlofsaldo aan de werknemer wordt uitbetaald wanneer de werknemer halverwege het kalenderjaar eindigt.
  • Hiermee wordt de opgebouwde tijd teruggeboekt die groter is dan het verdiende bedrag op het moment van beëindiging.
    Voorbeeld: u kunt geneste rekenkundige berekeningen voor verlof maken waarmee de opbouwbedragen worden berekend.

Aanbevelingen

Definieer negatieve inkomsten in plaats van inhoudingen om de waarde van onbetaald verlof te berekenen en het brutosalaris te verlagen.
Voeg bij het maken en bewerken van inkomsten of inhoudingen opmerkingen toe om het gebruik ervan te verduidelijken. Voorbeeld: leg uit dat medewerkers voor elke arbeidsplaats een ander salaris verdienen en het bijbehorende uurtarief of basissalaris voor medewerkers in loondienst.

Vereisten

Gebruik ACRC's in inkomsten en inhoudingen, maar verwijs voor nauwkeurige berekeningen niet naar andere inkomsten of inhoudingen die indirect naar ACRC's verwijzen.

Beperkingen

U kunt alleen verlofregelingen gebruiken die saldi met Workday Payroll bijhouden.

Tenantinstellingen

Om arbeidsplaatsspecifieke verlofregelingen en inkomsten te kunnen maken, moet u uw Workday-tenant zo configureren dat meerdere taken in de taak '
Tenantinstellingen bewerken - HCM'
 worden ondersteund.

Beveiliging

Domein
Overwegingen
Rapporten: salarisberekeningsresultaten voor salarisgroep (resultaten)
 in het functionele gebied 'Salarisadministratie'.
Gebruikers die zijn beveiligd voor dit domein kunnen het volgende bekijken:
  • Resultaten van salarisberekeningen voor salarisgroepen.
  • Gewerkte uren in salarisregisters op periodeschema of saldoperiode.
Rapporten: salarisberekeningsresultaten voor medewerker
 in het functionele gebied 'Salarisadministratie'.
Gebruikers die zijn beveiligd voor dit domein, kunnen salarisberekeningsresultaten voor medewerkers weergeven.
Stel: salarisadministratie - specifiek voor salarisgroep
 in het functionele gebied 'Salarisadministratie' in.
Gebruikers die zijn beveiligd voor dit domein, hebben toegang tot rapporten en taken die zijn gekoppeld aan salarisgroepen.
Instellen: berekeningen - algemeen
 in het functionele gebied Kernsalarisadministratie.
Stel: salarisadministratie (berekeningen - specifiek salarisadministratie)
 in het functionele gebied 'Salarisadministratie' in.
Het domein
Set Up: Time Off (Calculations - Absence Specific)
 in het functiegebied 'Time Off and Leave'.
Stel het domein 'Verlof (berekeningen - algemeen)'
 in het functionele gebied 'Verlof en speciaal verlof' in.
Gebruikers die zijn beveiligd voor deze domeinen kunnen:
  • Berekeningen voor Workday-salarisadministratie- en verlofbeheer maken, weergeven en bewerken.
  • Inkomsten maken en bewerken.
Deze domeinen in het functionele gebied 'Verlof en speciaal verlof'.
  • Worker Data: Time Off (Time Off Balances)
  • Medewerkersgegevens: verlof (weergave manager verlofsaldi)
Gebruikers die zijn beveiligd voor deze domeinen, kunnen verlofrapportgegevens voor medewerkers weergeven.
U bent verantwoordelijk voor het testen en valideren dat de instellingen van het beveiligingsdomein voldoen aan uw bedrijfsbehoeften.

Bedrijfsprocessen

U kunt het bedrijfsproces
Salariscyclusgebeurtenis
 configureren om de volgorde van de salarisverwerkingstaken in uw organisatie en de verantwoordelijke rollen op te geven. Voorbeeld: voeg een
persoonlijke
 taak toe om de verlofresultaten te verifiëren voordat de salarisadministratie wordt verwerkt.

Rapportage

Rapporten
Overwegingen
Alle berekeningen
Hiermee worden alle berekeningen in uw tenant weergegeven. U kunt zoeken op verlofcategorie en vervolgens filteren op het gerelateerde berekeningstype voor de verlofcomponent.
Salarisregister op periode
Hiermee kunt u salaristotalen weergeven voor een salarisperiode, salarisgroep of salarisrungroep, inclusief inkomsten.
Mijn verlofresultaten op periode
Verlofresultaten op periode
Verlofresultaten op periode voor medewerkers
Geeft het volgende weer:
  • Opgebouwd, betaald en onbetaald verlof voor elke periode.
  • Verloven die worden uitbetaald wanneer het dienstverband van een medewerker wordt beëindigd.
Salarisresultaten weergeven
Hiermee worden berekende salarisadministratieresultaten weergegeven in het medewerkersprofiel. Als u wilt controleren of complexe of nieuwe configuraties de verwachte resultaten, inclusief inkomsten, weergeven, bekijkt u de medewerkersresultaten in dit rapport voordat u een salarisadministratie voltooit.
Periodeschema weergeven
Hiermee kunt u het volgende identificeren:
  • Verlofregelingen in verlof waarvoor het periodeschema wordt gebruikt.
  • Gebruik van salarisgroep in salarisadministratie.
Verlofsaldo weergeven
Hiermee wordt betaald verlof in het lopende jaar weergegeven.

Integraties

Webservices
Overwegingen
Salarisresultaten ophalen
Hiermee kunt u salarisresultaten weergeven voor specifieke medewerkers en bedrijven, en salarisberekeningen voor specifieke datumbereikwaarden.
Putperiodeschema
Hiermee kunt u een periodeschema voor een verlofregeling opgeven. Het periodeschema moet aanwezig zijn in Workday.

Relaties en interacties

Interactie
Overweging
Berekeningen
U kunt berekeningen delen tussen de functionele gebieden 'Verlof' en 'Salarisadministratie'. Deze berekeningscategorieën op hoog niveau verwijzen naar dezelfde berekeningsengine:
  • Verlof
  • Salarisadministratie
  • Algemeen
U kunt eenvoudige berekeningen maken of berekeningen nesten door een bestaande berekening te selecteren als operand van een andere.
Inkomsten en inhoudingen
Een salarisberekening kan via een ACRC verwijzen naar een verlofregeling en berekende uren koppelen aan inkomsten. Voorbeeld: een salaris voor Amerikaanse feestdagen is een salarisberekening met een gerechtigdheidsregel voor medewerkers. De regel beperkt de populatie tot medewerkers met ACRC's die niet gelijk zijn aan nul voor de subperiode die wordt berekend.
Feestdagenkalender en werkschema's
Deze componenten beïnvloeden de manier waarop tijdseenheden in Workday worden geteld, zodat het verlof van een medewerker niet overlapt op niet op werkdagen of op officiële feestdagen.
Verlofaanvragen
Verloftransacties zijn rechtstreeks gerelateerd aan de manier waarop het verlof van een medewerker wordt vastgelegd. Verlofregelingen die saldi bijhouden, geven verlof door aan Workday Payroll voor gebruik in salarisberekeningen wanneer:
  • Medewerkers vragen verlof aan of corrigeren het verlof.
  • U voert verlofaanvragen in namens een medewerker of corrigeert het verlof van de medewerker.
Periodeschema's
Verlofbeheer en Workday Payroll kunnen dezelfde periodeschema's gebruiken als het volgende:
  • Hoe vaak u uw medewerkers in staat stelt verlof op te bouwen in een verlofregeling.
  • De begin- en einddatum van de perioden waarin verlof wordt opgehaald en verwerkt.
  • De tijdsperiode voor het bijhouden, rapporteren en bewaken van de tijd voor bestaande saldi of verplichtingen.
  • Of de gerechtigdheidsrapportage wekelijks of maandelijks moet worden berekend.
Periodeschema's en opbouwfrequenties kunnen van invloed zijn op de manier waarop verlof beschikbaar is tijdens een salarisperiode voor salarisadministratie.
Periodeschema's zijn handig bij het definiëren van gerechtigdheidsregels voor werknemers voor een verlofregeling. Voorbeeld: u wilt dat werknemers vanaf de begindatum fulltime zijn om in aanmerking te komen voor de verlofperiode.
Workday biedt een Touchpoints Kit met informatiebronnen die inzicht geven in de configuratierelaties in uw tenant. Meer informatie over de Workday Touchpoints Kit vindt u in Workday Community.