Aandachtspunten bij de configuratie: salarisadministratie voor meerdere functies
De instellingsoverwegingen in dit onderwerp zijn alleen van toepassing op de volgende landen:
- Workday Payroll for Canada
- Salarisadministratie voor het VK
- Workday Payroll for US
Dit onderwerp bevat informatie die van pas kan komen als u de configuratie en het gebruik van de salarisadministratie voor meerdere functies planning . Het volgende wordt uitgelegd:
- Redenen om deze functionaliteit in te stellen.
- De samenhang tussen deze functionaliteit en de rest van Workday.
- Downstreameffecten en productoverschrijdende interacties.
- Beveiligingsvereisten en bedrijfsprocesconfiguraties.
- Belangrijke vragen en beperkingen waarmee u rekening moet houden bij de implementatie.
Raadpleeg de taakinstructies voor de volledige configuratiedetails.
Definitie
Met meerdere functies, ook wel aanvullende functies of meerdere arbeidsplaatsen genoemd, kunt u medewerkers die meer dan één arbeidsplaats tegelijkertijd bezetten, betalen.
Voor Salarisadministratie voor Canada en de VS gebruikt Workday een van de arbeidsplaatsen van de medewerker als standaard voor de salarisverwerking. U bepaalt of de arbeidsplaats die wordt verwerkt:
- Gebruik altijd de primaire arbeidsplaats, of
- Gebruik een overschrijving voor de arbeidsplaats , gebaseerd op de waarden van de geselecteerde op arbeidsplaats gebaseerde kenmerken.
- Bepalen belastingdiensten voor berekening.
- Weergeven in de kop van salarisresultaten.
- Evalueer de configuratie voor arbeidskosten.
Belangrijkste voordelen
Met de salarisadministratie voor meerdere functies in Workday kunt u een werknemer met meer dan één arbeidsplaats efficiënt betalen door handmatige inspanningen te verminderen. Workday ondersteunt elke arbeidsplaats met verschillende:
- Officiële functietitels.
- Bedrijven (CAN, VS).
- Kostenplaatsen.
- Internationale aanstellingen (CAN, VS).
- Functieprofielen.
- Locaties (CAN, VS).
- Managers.
- Salaristarieven.
- Geplande uren.
- Hiërarchische organisaties.
Voor Payroll for Canada and the US kunt u met behulp van een arbeidsplaats bepalen welke arbeidsplaats wordt verwerkt:
- Meer duidelijkheid over salarisresultaten en -rapporten.
- Boekingsaanpassingen te verminderen.
- Belasting- en boekingsposten te baseren op arbeidsplaats die relevant zijn voor uw bedrijf.
Gebruiksscenario's
Medewerkers efficiënt betalen:
- Waarvan arbeidsplaatsen bij verschillende bedrijven zijn.
- Waarvan het salaris verschilt per arbeidsplaats.
- Wiens werk wordt in rekening gebracht bij verschillende kostenplaatsen op basis van de gewerkte uren.
- Die op meerdere afdelingen werken met dezelfde manager.
- Waarvan de werklocaties zich in verschillende provincies bevinden.
- Waarvan de werklocaties zich in verschillende staatsbelastingdiensten (VS) bevinden.
Belangrijke vragen
Vragen | Overwegingen |
|---|---|
Hoe kunt u medewerkers met arbeidsplaatsen bij verschillende bedrijven betalen? (CAN, USA) | Als de meerdere functies in meerdere bedrijven voorkomen, kunt u ze op bedrijf scheiden:
U kunt ook retroactieve verschillen voor medewerkers betalen van andere bedrijven dan het huidige primaire bedrijf, met uitzondering van medewerkers met internationale aanstelling. U kunt retroactieve verschillen in een of meer salarisperioden betalen met aanvullende betalingen op aanvraag, zodat u minder handmatig hoeft te werken bij het invoeren van betalingen. Workday berekent retroactieve verschillen alleen voor medewerkers met arbeidsplaatsen in meerdere bedrijven als ze salarisresultaten hebben in die bedrijven. |
Hoe kunt u de belastingen van medewerkers verwerken op basis van hun arbeidsplaats ? (CAN, USA) | Medewerkers met functies in verschillende bedrijven of salarisgroepen ontvangen meerdere salarisresultaten. Stel regels voor arbeidsplaats in, zodat Workday elk resultaat berekent op basis van de arbeidsplaats die wordt betaald.
Voor Salarisadministratie voor de VS is de instantie voor de SUI (State Unemployment Insurance - SUI) altijd gebaseerd op de locatie van de primaire arbeidsplaats. Bepaalde lokale belastingen volgen ook de SUI-status. Voor medewerkers met een arbeidsplaats in dezelfde salarisgroep en bedrijf berekent Workday belastingen op basis van de verwerkte arbeidsplaats ''. |
Hoe kunt u salaris toewijzen aan elke arbeidsplaats? (CAN, USA) | Als u een deel van het salaris van de medewerker aan een aanvullende functie moet toewijzen, gebruikt u arbeidsplaatsspecifieke salariscomponenten. Als u geen arbeidsplaatsspecifieke salariscomponent gebruikt, wordt in Workday alle geld- en kostenberekening standaard gebruikt voor het verwerken van arbeidsplaats ''. Wanneer u een arbeidsplaatsspecifieke salariscomponent gebruikt, worden werkelijke waarden Workday op de kostenplaats van de secundaire arbeidsplaats van de medewerker (). Alle creditposten, zoals belastingen, worden echter ten laste van de arbeidsplaats gebracht voor het resultaat. Als de primaire en secundaire arbeidsplaats afzonderlijke bruto-naar-nettoresultaten hebben (bijvoorbeeld: de arbeidsplaatsen bevinden zich in verschillende bedrijven), worden de kosten van zowel de debet- als de creditbedragen ten laste gebracht van de kostenplaats van de secundaire arbeidsplaats van de medewerker . Workday wijst arbeidsplaatsspecifieke inkomsten en inhoudingen toe aan de arbeidsplaats van de medewerker wanneer de inkomsten of inhoudingen niet afkomstig zijn van salarisadministratie-invoer. Voorbeeld: de inkomsten zijn afkomstig van de beloning ''. |
Moet u halverwege de periode van arbeidsplaats of van bedrijf veranderen? (CAN, USA) | Workday verdeelt salarisadministratieresultaten pro rata naar antwoord van wijzigingen in de functie of het bedrijf van een medewerker halverwege de periode. Wanneer een medewerker meerdere functies heeft, past Workday de pro-rata van de salariscomponent toe. Bij het berekenen van subperioderesultaten voor een medewerker met meerdere functies , worden zowel de arbeidsplaats als de op medewerkers gebaseerde salariscomponenten pro Workday berekend. |
Wanneer kan ik een aanvullende functie starten? (UK) | Een medewerker kan op elk moment binnen een salarisperiode een aanvullende functie starten. Workday past de pro-rata van de salariscomponent . Bij het berekenen van subperioderesultaten voor een medewerker met meerdere functies , worden zowel de arbeidsplaats als de medewerkersgebaseerde salariscomponenten pro Workday berekend. |
Hoe kunt u de tijd bijhouden via een systeem van derden? | U kunt een integratie van Workday naar het externe systeem maken om de arbeidsplaats voor elke werknemer te laden. De integratie bevat het arbeidsplaats en wordt omgezet in de salarisadministratie. |
Hoe verwerkt Workday de salarissen van een medewerker met één functie maar met verschillende salaristarieven gezinslid van de taak, zoals een server/barman? | Wanneer de medewerker verschillende tarieven heeft voor dezelfde salariscomponent, worden deze in Workday op de loonstrook gesplitst . Workday splitst de loonstrook niet op basis van de worktag voor de arbeidsplaats wanneer:
|
Hoeveel aanvullende functies kan een medewerker hebben in Workday? | Er is geen limiet voor het aantal arbeidsplaatsen dat een medewerker kan hebben. Voor 'Salarisadministratie voor het VK' moeten alle arbeidsplaatsen zich in hetzelfde bedrijf en salarisgroep bevinden. |
Hoe kunt u stappen voor andere beheerders opnemen wanneer ze functies toevoegen? | U kunt het bedrijfsproces Aanvullende functie toevoegen configureren om stappen te nemen zoals het wijzigen van organisatie , goedkeuringen, beoordelingen en het toewijzen van salarisgroepen. |
Hebt u medewerkers die zich in meerdere salarisgroepen bevinden? (CAN, USA) | U kunt medewerkers in meerdere salarisgroepen met meerdere functies hebben. Wijs een medewerker aan elke salarisgroep toe wanneer u een aanvullende functie aan zijn of haar profiel toevoegt. |
Hoe kunt u een medewerker betalen voor aanvullende functies nadat de functies zijn beëindigd? | U kunt criteria aan uw runcategorie toevoegen op basis waarvan u medewerkers voor een aanvullende functie kunt betalen nadat deze is beëindigd. (CAN, USA)
Salarisinvoer gebruiken om een medewerker te betalen nadat een aanvullende functie is beëindigd. (UK) |
Wanneer kan Workday retroactieve verschillen voor meerdere functies verwerken? (UK) | Voor medewerkers met meerdere functies of arbeidsplaatsen in hetzelfde bedrijf en dezelfde salarisgroep () verwerkt Workday retroactieve verschillen. |
Hoe houdt Workday de tijd bij voor verschillende op salaris gebaseerde arbeidsplaatsen? | Als medewerker zonder tijdsinvoer (op basis van salaris) vloeit het salaris van de medewerker van de beloning naar de salarisadministratie en kunt u een code voor het verdienen van arbeidsplaatsen toewijzen. |
Hoe betaalt Workday medewerkers met speciaal verlof? | Workday houdt rekening met het type speciaal verlof bij het bepalen welke salariscomponenten moeten worden verwerkt voor medewerkers met de status Met speciaal verlof . Als de medewerker meerdere functies heeft , is de status van de:
|
Aanbevelingen
U wordt aangeraden te bepalen of een inkomsten of inhouding op basis van een arbeidsplaats of op medewerkers is gebaseerd voordat u deze instelt. U kunt inkomsten of inhoudingen niet meer wijzigen nadat deze zijn gebruikt.
Workday raadt u aan geen medewerkersgebaseerde salariscomponenten te maken voor medewerkers met meerdere functies wanneer u wilt dat de gerechtigdheid verwijst naar een kenmerk van de arbeidsplaats ''.
Als u voor de salarisadministratie voor Canada en de VS de regels instelt waarmee de arbeidsplaats voor salarisverwerking wordt bepaald, moet u een ingangsdatum selecteren die later is dan de einddatum van salarisperioden die zijn voltooid, in uitvoering zijn of zijn geopend voor betalingen buiten de cyclus. Het wijzigen van de regels halverwege de periode kan van invloed zijn op andere berekeningen binnen de cyclus (FLSA-berekeningen in de VS) en resultaat in een niet-ondersteunde retroactieve berekening.
Vereisten
Configureer uw tenant zodat deze meerdere functies ondersteunt met het veld
'Instellingsopties voor arbeidsplaats
' in de taak 'Tenantinstellingen bewerken - HCM'
.Maak categorieën en redenen voor aanvullende functies met de taak
Gebeurteniscategorieën en redenen onderhouden
. U kunt pas een aanvullende functie toevoegen als een medewerker een primaire functie heeft.
Beperkingen
Workday ondersteunt alleen meerdere functies voor:
- Salarisadministratie voor Canada.
- Salarisadministratie voor de VS
- Salarisadministratie voor het VK.
Voor de Canadese salarisadministratie biedt Workday geen ondersteuning voor meerdere functies voor betalingen voor officiële feestdag .
Voor salarisadministratie voor Canada en de VS:
- U kunt geen aanvullende functies toewijzen aan externe medewerkers.
- Wanneer de arbeidsplaatsen van een medewerker zich in dezelfde salarisgroep en bedrijf bevinden , past Workday belastingen toe op de verwerkende arbeidsplaats van de medewerker, zelfs als de medewerker alleen tijd heeft die op een andere arbeidsplaats is gewerkt ().
- Workday negeert overschrijvingen van salarislimieten op basis van de arbeidsplaats van een medewerker als dit niet de arbeidsplaats is die wordt verwerkt.
Voor salarisadministratie voor het VK:
- Als een medewerker:
- Heeft een aanvullende arbeidsplaats. Alle arbeidsplaatsen moeten dezelfde NI-categorie delen .
- Wordt geacht binnen IR35 te vallen en een aanvullende arbeidsplaats '' heeft. Alle arbeidsplaatsen voor de medewerker worden geacht binnen IR35 te vallen.
- Workday past belastingen toe op de medewerker op basis van de salarisadministratie-ID van de medewerker, zelfs als de medewerker alleen tijd heeft die op een aanvullende arbeidsplaats is gewerkt ().
Tenantinstellingen
U kunt uw tenant configureren om meerdere functies of arbeidsplaatsen te ondersteunen in het veld
'Opties voor arbeidsplaatsinstellingen'
van de taak 'Tenantinstellingen bewerken - HCM'
.Voor salarisadministratie voor Canada en de VS:
- Stel de regels in om de arbeidsplaats voor salarisverwerking te bepalen .
- Wanneer uRetroactieve verwerking in primaire salarisgroep inschakelenin de taak'Tenantinstellingen bewerken - salarisadministratie' selecteert, worden alle retroactieve verschillen opgenomen in de primaire salarisgroep van een medewerker, ongeacht de arbeidsplaats ().
Beveiliging
Wanneer een medewerker meerdere arbeidsplaatsen heeft, is de op rollen gebaseerde toegang tot de persoonlijke en arbeidsplaats van de medewerker afhankelijk van de instelling
'Toegangsrechten voor medewerkers met meerdere functies'
in de op rollen gebaseerde beveiligingsgroep. Als u de op rollen gebaseerde beveiligingsgroep instelt op
'Rol heeft toegang tot de arbeidsplaatsen die ze ondersteunen'
, kunnen medewerkers nog steeds de resultaten zien voor de salarisgroep waartoe ze geen toegang hebben, maar kunnen ze geen actie ondernemen ''.Voorbeeld: Sarah heeft een primaire arbeidsplaats in de VS bij bedrijf 1, salarisgroep A dat Mark aanstuurt. Sarah heeft ook een secundaire arbeidsplaats in de VS bij bedrijf 2, salarisgroep B, dat Suzan leidt. Als u deze optie selecteert, geldt het volgende:
- Mark kan de details van de resultaat van Sarah weergeven en openen voor bedrijf1, salarisgroep A. Mark kan de details van het bruto-naar-netto weergeven voor bedrijf 2, salarisgroep B; maar kan geen actie uitvoeren op ''.
- Suzanne kan de details van de resultaat van Sarah weergeven en openen voor bedrijf 2, salarisgroep B. Suzanne kan de bruto-naar-nettodetails weergeven voor bedrijf 1, salarisgroep A; maar kan geen actie uitvoeren op ''.
Gebruikers van Payroll for Canada and the US met toegang tot het
domein Set Up: Payroll
in het functionele gebied 'Core Payroll' kunnen de regels configureren waarmee de arbeidsplaats voor salarisverwerking van een medewerker wordt bepaald. Bedrijfsprocessen
Bedrijfsproces | Overwegingen |
|---|---|
Aanvullende functie toevoegen
| Configureer het bedrijfsproces en het beveiligingsbeleid in het functionele gebied 'Staffing'. |
Aanvullende functie beëindigen
| Configureer het bedrijfsproces en het beveiligingsbeleid in het functionele gebied 'Staffing'. |
Primaire functie wijzigen
| Configureer het bedrijfsproces en het beveiligingsbeleid in het functionele gebied 'Staffing'. U kunt Primaire functie wijzigen gebruiken als een zelfstandig bedrijfsproces of als een subproces voor 'Aanvullende functie toevoegen' of 'Functie wijzigen' . |
Functies beëindigen
| Configureer het bedrijfsproces en het beveiligingsbeleid in het functionele gebied 'Staffing'. |
Rapportage
Rapporten of dashboards | Overwegingen |
|---|---|
Alle verlofsaldi
| configuratie kunt u alle verlof weergeven voor medewerkers met meerdere functies en de locaties waar ze worden gebruikt op basis van uw tenant . |
Audit: medewerkers met meerdere functies met verschillende organisatietoewijzingen
| Hiermee kunt u medewerkers in Canada en de VS weergeven die meerdere functies in verschillende organisaties hebben. Hiermee worden medewerkers geïdentificeerd die zich mogelijk in meer dan één salarisgroep '' bevinden. |
Salarisberekeningsresultaten voor medewerker
| Hiermee kunt u gedetailleerde salarisresultaten weergeven voor de arbeidsplaatsen van een medewerker. Wanneer u arbeidsplaatsspecifieke salariscomponenten maakt, worden in het rapport resultaat weergegeven met de arbeidsplaats, salarisgroep en bedrijf. Workday rapporteert geen resultaten op arbeidsplaats op loonstroken. |
Overige belastingdiensten salarisadministratie weergeven
| Bekijk of een lokale belastingdienst in de VS de belastingdienst van SUI volgt. |
Integraties
Als u een aanvullende functie wilt opnemen in de integratie uitvoer van de Workday salarisinterface , koppelt u de functie aan een salarisgroep.
Relaties en interacties
De salarisadministratie voor meerdere functies werkt samen met de volgende Workday -productgebieden:
Productgebied | Overwegingen |
|---|---|
Verlof | U kunt arbeidsplaatsspecifieke verlofregelingen definiëren. Arbeidsplaatsspecifieke regelingen, saldi en limieten zijn van toepassing op een arbeidsplaats: . U definieert gerechtigdheidsregels, verlofvalidaties en berekeningen voor opbouw op basis van arbeidsplaats. U kunt deze regels ook definiëren om toe te passen op de primaire arbeidsplaats van de medewerker of op alle arbeidsplaatsen. Op medewerkers gebaseerde regelingen hebben saldi en limieten die van toepassing zijn op de medewerker. Gerechtigdheidsregels, verlofvalidaties en opbouw zijn doorgaans gebaseerd op de primaire arbeidsplaats van de medewerker . |
Voorzieningen | U kunt gerechtigdheid voor voorzieningen instellen op basis van gegevens uit de primaire functie van de werknemer of een of meer aanvullende functies. |
HCM | Workday Payroll gebruikt de arbeidsplaatsen die in HCM zijn geconfigureerd. U kunt aanvullende functies toevoegen of beëindigen, of primaire functies wijzigen met deze bedrijfsprocessen in het functionele gebied 'Staffing':
U kunt ook aanstellingsbeperkingen in de hiërarchische organisaties valideren om ervoor te zorgen dat u ze kunt gebruiken met de bedrijfsprocessen voor aanvullende functies . |
Tijdregistratie | Workday houdt de tijd bij voor de verschillende arbeidsplaatsen of functies. Wanneer een medewerker meerdere arbeidsplaatsen heeft, geeft Workday een aanvullende prompt weer in de taak Tijd invoeren om te selecteren voor welke arbeidsplaats de tijd moet worden geregistreerd. Er is ook een instelling in de tijdsinvoersjabloon van de medewerker die u kunt inschakelen om voor elke arbeidsplaats afzonderlijke goedkeuringsgebeurtenissen te maken. De kalender bevat een aanvullend veld 'Arbeidsplaats' wanneer een medewerker meerdere functies heeft (). Workday geeft de arbeidsplaats van de medewerker door aan de salarisadministratie met de tijdsblok . |
Workday biedt een Touchpoints Kit met informatiebronnen die inzicht geven in de configuratierelaties in uw tenant. Ga voor meer informatie over de Workday Touchpoints Kit naar Workday Community.