Skip to main content
Documentatie
Documentatie
Administrator Guide
Laatst bijgewerkt: 2025-01-24
Documenten toevoegen aan Workday

Documenten toevoegen aan Workday

Beveiliging: het domein
Documentbibliotheek
 in het functiegebied Systeem.
U kunt de taak
Document maken
 gebruiken om:
  • Upload het document als bijlage naar Workday.
  • Geef een directe koppeling op naar een document op een extern systeem.
  • Maak een sjabloon voor een dynamisch gegenereerd document.
Workday raadt u aan geen bijlagen te gebruiken voor het verwerken van persoonlijk identificeerbare informatie (PII). U kunt bijlagen niet opschonen.
  1. Open de taak
    Document maken
     .
  2. Houd rekening met het volgende wanneer u de taak voltooit:
    Optie Omschrijving
    Naam
    Adobe-documentnamen (inclusief de bestandsextensie) mogen minder dan 250 tekens bevatten en DocuSign-documentnamen mogen niet langer zijn dan 95 tekens.
    U moet zich aan deze tekenlimieten houden om problemen met het ophalen van documenten in Workday te voorkomen. Adobe en DocuSign kappen documentnamen af die het maximum aantal tekens overschrijden, wat resulteert in niet-overeenkomende namen tussen de eSignature-provider en Workday. U moet ook geen tijdelijke oplossingen gebruiken om een naam in te voeren die de maximumlimiet overschrijdt nadat u een document hebt gemaakt (bijvoorbeeld: de taak
    Document bewerken
     gebruiken).
    Categorie
    U kunt op segmenten gebaseerde beveiligingsgroepen gebruiken om de documentcategorieën te beperken die in de prompt worden weergegeven.
    Koppeling
    Werk de URL in Workday bij wanneer de inhoud op een externe website verandert.
    Sjabloon
    Selecteer een
    bron
     in de prompt. De bron is meestal het bedrijfsprocestype dat Workday gebruikt om het dynamisch gegenereerde document te distribueren.
    Selecteer of maak en bestel de tekstblokken waaruit het gegenereerde document bestaat.
    Selecteer op het tabblad
    Indeling
     de
    standaardindeling
     die u aan het document wilt koppelen.
    In het veld
    'Standaardindeling'
     wordt in Workday automatisch '
    Standaardindeling gegenereerd document'
    ingevuld. Dit is een door Workday geleverde indeling met een standaardbewaarperiode voor documenten van 3650 dagen (10 jaar) vanaf de datum waarop een document dynamisch wordt gegenereerd. Om verlies van documenten te voorkomen, werkt u
    de standaardindeling van het gegenereerde document
     bij met behulp van de taak
    Geleverde indeling voor zakelijke formulieren bewerken
     en bewerkt u het veld
    Verschuivingsdatum verloopdatum document (in dagen)
     om te voldoen aan uw zakelijke en wettelijke vereisten.
    U kunt
    Voorwaarderegel maken
     selecteren bij de prompt
    Regel
     om een nieuwe voorwaarderegel voor een tekstblok of indeling te maken.
    Schakel het selectievakje
    Gegenereerde inhoud beveiligen in
     als u wilt dat de documentinhoud alleen zichtbaar is voor gebruikers met machtigingen om de stap
    Document genereren
     uit te voeren. U moet ook een reden invoeren voor het wijzigen van de beveiliging van het document.
Selecteer in het menu met gerelateerde acties van het document
Documentgeschiedenis
 om een versiegeschiedenis van het document weer te geven.
U kunt Object Transporter gebruiken om documenten van de ene tenant naar de andere te migreren. Voorbeeld: u kunt documenten testen in uw sandboxtenant en deze vervolgens migreren naar uw productietenant.