Concept: dynamisch genereren van documenten

U kunt sjablonen maken en deze aanpassen om dynamisch documenten te genereren, zoals arbeidsovereenkomsten en aanbieding . U kunt een bedrijfsproces van Workday gebruiken om gegenereerde documenten te beoordelen en te distribueren naar gebruikers voor elektronische handtekening.

Gebruik de taak

Document maken

om sjablonen te maken en build vervolgens de inhoud van elke sjabloon met behulp van tekstblokken die bestaan uit RTF- en variabele gegevens. U kunt ook een aangepaste indeling toepassen op een dynamisch gegenereerd document.

Voeg de actiestap
'Document genereren' toe aan een bedrijfsproces om een dynamisch document te genereren op basis van een sjabloon die u selecteert.

Voeg de stap Documenten beoordelen
toe aan hetzelfde bedrijfsproces om het dynamisch gegenereerde document naar de juiste gebruikers te distribueren. U moet de stap Document genereren configureren vóór de stap Documenten beoordelen
.

Als u een gegenereerd document wilt weergeven dat aan het medewerkersdocumentbestand is toegevoegd met behulp van de stap ' Documenten beoordelen
', moet u deel uitmaken van een beveiligingsgroep met toegang tot het segment waarmee de gekoppelde sjabloon wordt beveiligd.

U kunt een voorwaarderegel aan een aangepaste indeling koppelen en voorwaarde gebruiken om te bepalen welke aangepaste indelingen in Workday worden gebruikt om gegenereerde documenten weer te geven of af te drukken. Voorbeeld: maak een aanbieding waarin verschillende aangepaste indelingen worden gebruikt op basis van de kenmerken van de arbeidsplaats. Workday gebruikt de aangepaste indeling voor het gegenereerde document wanneer het programma alleen wordt uitgevoerd als de voorwaarde waar is.

Als u aangepaste indelingen aan het raster toevoegt, moet u een voorwaarderegel selecteren om aan elke aangepaste indeling te koppelen.

U kunt dezelfde voorwaarderegel niet meerdere keren gebruiken voor dezelfde aangepaste indeling.

U kunt alleen voorwaarde selecteren die beschikbaar zijn in de context van dat document. De voorwaarderegel moet een bedrijfsproces '' zijn.

Als u geen aangepaste indelingen aan het raster toevoegt, wordt de Workday voor het gegenereerde document gebruikt.

De standaardindeling van het gegenereerde document
is een door Workday geleverde indeling met een inhouding voor documenten van 3650 dagen (10 jaar) vanaf de datum waarop het document dynamisch is gegenereerd. Om verlies van documenten te voorkomen, werkt u de standaardindeling van het gegenereerde document
bij met behulp van de taak '

Geleverde indeling voor zakelijke formulieren bewerken'

en bewerken het veld

Resulterende verschuiving verloopdatum document (in dagen)

om aan uw zakelijke en wettelijke vereisten te voldoen. U kunt ook een aangepaste indeling zakelijk formulier maken en aan uw document koppeling met het veld '

Verschuiving verloopdatum voor resulterend document (in dagen)'

Wanneer u de actiestap
'Document genereren' ontvangen in 'Mijn taken', evalueert Workday de indeling van het PDF bestand op basis van:

De ingangsdatum van het document.

De eerste voorwaarderegel in het raster die als 'waar' wordt geëvalueerd. Als er geen voorwaarde als 'waar' worden geëvalueerd, gebruikt Workday de standaardindeling voor het gegenereerde document.

Workday evalueert de indeling van het PDF bestand slechts één keer en gebruikt deze indeling telkens wanneer u het PDF bestand afdrukt vanuit de actiestap
'Document genereren' of de stap 'Documenten beoordelen'
.