Concept: stap voor het beoordelen van documenten

Gebruik de taak

Document maken

om documenten aan Workday toe te voegen. Met de taak kunt u:

Een document rechtstreeks uploaden als bijlage.
Maak een sjabloon voor een dynamisch gegenereerd document.
Koppeling naar een document op een externe site.
Controleer of de inhoud en URL op de externe site actueel zijn.

Workday raadt u aan geen bijlagen te gebruiken voor het verwerken van persoonlijk identificeerbare informatie (PII). U kunt bijlagen niet opschonen.

Met elke stap

voor het beoordelen van documenten

kunt u meerdere statische documenten en één gegenereerd document distribueren.

Wanneer u de stap '

Documenten beoordelen'

configureert voor een bedrijfsprocesdefinitie en de optie

'Bijlage vereist'

inschakelt, is een document vereist voor de stap. Nadat een document is toegevoegd tijdens de stap

Documenten beoordelen

en de gebeurtenis is voltooid, geannuleerd of ongedaan is gemaakt, kan de bedrijfsprocesbeheerder

Bedrijfsproces

Bijlagen beheren

selecteren in het menu met gerelateerde acties van de gebeurtenis om bijlagen te beheren. De bedrijfsprocesbeheerder kan het document verwijderen. Wanneer een document vereist is, moet de bedrijfsprocesbeheerder echter een ander document toevoegen om het te vervangen.

Met Workday kunt u:

Ontvang bevestigingen of elektronische handtekeningen van medewerkers voor documenten.
Inschakelen of vereisen dat een medewerker een document naar Workday uploadt.
Voeg voorwaarden toe om te bepalen wanneer een document beschikbaar is voor beoordeling.
Rapporteren over de status van documenten in een bedrijfsproces.
Hiermee kunt u alle geüploade documenten weergeven op het tabblad
'Documenten'
van de record voor het volledige proces van het bedrijfsproces.

Documenten die medewerkers uploaden, zijn alleen beschikbaar in het medewerkersdocumentbestand als de medewerker ze elektronisch heeft ondertekend en het bedrijfsproces voor het distribueren van gegevens gerelateerd is aan de medewerker. Voorbeeld:

aanstelling

,

onboarding

en

speciaal verlof aanvragen

.

Workday legt deze informatie vast wanneer u een document elektronisch ondertekent zonder een eSignature-integratietype te gebruiken:

De medewerker die de stap
'Documenten beoordelen'
heeft verzonden.
De datum en tijd waarop u de taak 'Mijn taken' hebt verzonden.

Deze informatie wordt in Workday vastgelegd in de volledige procesrecord van de bedrijfsprocesstap en ook in het medewerkersdocumentbestand voor medewerkersgerelateerde bedrijfsprocessen. De IP-adressen van gebruikers die taken voor 'Mijn taken' verzenden, worden niet opgeslagen.

Om verificatieredenen kunnen e-mailadressen die eindigen op .edu en andere door het onderwijs uitgegeven domeinen problemen veroorzaken bij het ondertekenen van documenten via Adobe in de stap

Documenten beoordelen

. Als een ondertekenaar geen toegang heeft tot een document of het niet kan ondertekenen, raadt Workday aan om een ander e-mailadres voor de account op te geven of het document buiten Workday te ondertekenen en het document handmatig te verwerken.

U kunt rapportuitvoer opnemen als onderdeel van de stap

'Documenten beoordelen'

door een aangepast of standaardrapport te selecteren in de prompt

'Document'

.

U kunt slechts één rapportuitvoertype per stap

voor het beoordelen van documenten

selecteren. Wanneer u een document van het type rapportuitvoer selecteert, kunt u de opties Rapportcriteria, Uitvoertype en Rapportuitvoer delen selecteren. U kunt ook Rapporttags selecteren en een systeemgebruiker met toegang tot het rapport opgeven om de rapportuitvoer te genereren.

Geef een systeemgebruiker op op het tabblad

'Uitvoeren als gebruiker'

om de juiste toegang te bieden voor het genereren van rapporten wanneer u de stap

Documenten beoordelen

configureert met een rapport en een van de volgende opties:

Routeer de stap naar de beveiligingsgroep 'Kandidaat' als 'zelf'.
Gebruik een eSignature-integratietype.

U kunt de rapportuitvoer delen met andere gebruikers in beperkte beveiligingsgroepen. Wanneer het bedrijfsproces de stap

'Documenten beoordelen'

bereikt, wordt het rapport uitgevoerd met de machtiging van de ontvanger in de stap

'Documenten beoordelen'

. Het resulterende document wordt opgeslagen in het medewerkersdocumentbestand voor de ontvanger.

Geautoriseerde gebruikers die behoren tot een beveiligingsgroep die u configureert in de stap

'Documenten beoordelen'

hebben toegang tot de rapportuitvoer in het medewerkersdocumentbestand van de ontvanger wanneer de ontvanger:

Hiermee wordt de rapportuitvoer bevestigd of ondertekend.
Is het onderwerp van de bedrijfsprocesgebeurtenis.

Als u zich als proxy aanmeldt bij Workday, hebt u geen toegang tot de rapportuitvoer in het medewerkersdocumentbestand van de ontvanger. Alleen geautoriseerde gebruikers hebben toegang tot het tabblad

Documenten

van de volledige procesrecord van de bovenliggende bedrijfsprocesgebeurtenis.

Met Workday kunt u de stap

'Documenten beoordelen'

alleen omleiden vanuit bepaalde bedrijfsprocessen. Voor deze bedrijfsprocessen kunt u gebruikers toestaan een stap

voor het beoordelen van documenten

af te wijzen. Wanneer gebruikers afwijzen, worden de documenten ter beoordeling omgeleid naar een geconfigureerde beveiligingsgroep. De beoordelaar selecteert of de documenten vooruit naar de volgende stap moeten worden verplaatst of dat ze voor revisie naar een vorige stap moeten worden teruggestuurd. Voorbeeld: wijzigingen in een aanbiedingsbrief of arbeidsovereenkomst.

Gebruik het rapport

Opties bedrijfsprocesconfiguratie

om te controleren of een bedrijfsproces omleiding voor de stappen voor

het beoordelen van documenten

inschakelt.

U kunt documenten voor Adobe Sign configureren in de stap

Documenten beoordelen

door

Elektronisch ondertekenen met Adobe Sign

te selecteren als

eSignature-integratietype

. De gegevensbewaarperiode voor Adobe is onafhankelijk van Workday. U wordt aangeraden de bewaarperiode in te stellen op ten minste zes weken. Anders worden de documenten na het verstrijken van de bewaarperiode opgeschoond uit de Adobe Storage Cloud en kunnen ze niet meer worden opgehaald door Workday.

U kunt geen voorwaarderegels toevoegen aan een document dat u configureert voor Adobe Sign.

U kunt niet delegeren, maar u kunt stappen

voor het beoordelen van documenten

die zijn geconfigureerd voor het gebruik van Adobe Sign, opnieuw toewijzen. U kunt deze stappen bekijken in het rapport

'Niet-gedelegeerde bedrijfsprocestaken'

.

Wanneer u een stap

voor het beoordelen van documenten

opnieuw toewijst die is geconfigureerd voor het gebruik van Adobe Sign:

De taak 'Mijn taken' wordt in Workday verwijderd uit 'Mijn taken' van de oorspronkelijke toegewezen gebruiker en de bijbehorende ondertekenings-URL uitgeschakeld.
Adobe genereert een ondertekenings-URL voor de nieuwe toegewezen gebruiker.
Workday voegt het item 'Mijn taken' met de zojuist gegenereerde ondertekenings-URL toe aan 'Mijn taken' voor de nieuwe toegewezen gebruiker.
De record voor het volledige proces en het documentbestand voor de medewerker worden bijgewerkt zodat de nieuwe toegewezen gebruiker wordt weergegeven als de ondertekenaar van het document als deze het document tekent.
Workday vervangt de oorspronkelijke toegewezen gebruiker door de nieuwe toegewezen gebruiker in de taak
'ESignature-status controleren
'.

U kunt een taak niet opnieuw toewijzen als de toewijzing van alle rollen in een handtekeninggroep ongedaan is gemaakt. Wijs de rol toe en open vervolgens de taak '

Beoordelen van documenten opnieuw starten'

om het proces opnieuw te starten. Een nieuwe toewijzing blijft niet behouden nadat u

'Documenten beoordelen opnieuw starten'

uitvoert. De taak wordt geretourneerd in 'Mijn taken' van de oorspronkelijke toegewezen gebruiker.

Elke gebruiker aan wie u de taak opnieuw toewijst, moet over een e-mailadres in Workday beschikken. Meer dan één ondertekenaar voor de stap kan dit e-mailadres niet gebruiken. U kunt een taak niet opnieuw toewijzen:

Meer dan eens.
Aan een gebruiker die al deel uitmaakt van een handtekeninggroep voor die stap.
Van een gebruiker die deel uitmaakt van een eerdere handtekeninggroep voor die stap.
waarin een gebruiker een document heeft ondertekend maar nog niet heeft verzonden.

Wanneer u handmatig een stap

voor het beoordelen van documenten

vooruitgaat die is geconfigureerd voor Adobe Sign, wordt de ondertekenings-URL uitgeschakeld en wordt het document met Adobe geannuleerd.

Als u de optie '

Documenten verwijderen in afwachting van eSignature wanneer document is geannuleerd'

selecteert in de taak

'Tenantinstellingen bewerken - bedrijfsprocessen'

, wordt het document van de Adobe-server verwijderd.

Wanneer u een bedrijfsproces handmatig vooruit laat gaan na een stap

voor het beoordelen van documenten

die is geconfigureerd voor Adobe Sign, verzendt Workday het document niet naar de Adobe-server en genereert Adobe geen ondertekenings-URL.

Wanneer u een document elektronisch ondertekent met Adobe Sign, slaat Adobe uw IP-adres op in het handtekeninglogboek.

Als één stap voor het beoordelen van documenten meerdere documenten bevat, kunt u niet elk document elektronisch ondertekenen met Adobe Sign.

Wanneer uw beheerder meerdere bestanden uploadt om in één distributie te verzenden, kan het samenvoegen van bestanden plaatsvinden, afhankelijk van uw Adobe Sign-configuratie. Dit betekent dat, wanneer u meerdere documenten configureert in één stap

voor het beoordelen van documenten

, de eSignatures alleen worden toegevoegd aan het laatste document van de reeks zoals deze wordt weergegeven op het moment van ondertekening. Als u een handtekening op elke pagina wilt, raadt Workday u aan om Adobe-handtekeningtags toe te voegen aan elk document in de stap om ervoor te zorgen dat elk document waarvoor een handtekening is vereist, een handtekening heeft (zie de Adobe Sign-documentatie over teksttags voor meer informatie). Adobe Sign biedt verschillende configuratieopties voor het ondertekenen van meerdere documenten in één transactie. Raadpleeg rechtstreeks de documentatie van Adobe voor meer informatie over deze functionaliteit.

Wanneer u een kandidaat samenvoegt met een medewerker en voor de kandidaat een taak

voor het beoordelen van documenten

in behandeling is, wordt de taak voor

het beoordelen van documenten

in Workday verwijderd als u

elektronisch ondertekenen met Adobe Sign

gebruikt als het

eSignature-integratietype

. U wordt aangeraden om na een samenvoeging de taak

'Documenten beoordelen

' te gebruiken om de stap opnieuw toe te voegen.

U kunt DocuSign configureren in de stap

Documenten beoordelen

door

Elektronisch ondertekenen met DocuSign

te selecteren als

eSignature-integratietype

.

U kunt geen voorwaarderegels toevoegen aan een document dat u configureert voor elektronisch ondertekenen met DocuSign.

U kunt een bedrijfsproces delegeren met stappen

voor het beoordelen van documenten

waarvoor elektronisch ondertekenen met DocuSign is geconfigureerd. De gedelegeerde gebruiker ontvangt de melding 'Mijn taken' en kan van account wisselen, maar kan de documenten niet ondertekenen.

Voorbeeld: in de functie 'Mijn taken' kan een manager overschakelen naar een medewerker voor wie de stap

'Documenten beoordelen'

is geconfigureerd waarvoor elektronisch ondertekenen met DocuSign is geconfigureerd en in afwachting is van actie. De manager kan het item 'Mijn taken' bekijken, maar kan het document niet ondertekenen.

Wanneer u een bedrijfsproces handmatig vooruit laat gaan na een stap

voor het beoordelen van documenten

die is geconfigureerd voor DocuSign, wordt het document niet naar de DocuSign-server verzonden en genereert DocuSign geen ondertekenings-URL.