Concept: Docs for Business Processes
Workday Docs is een toepassing voor het maken van documentsjablonen in Workday. Met Docs kunt u Docs-sjablonen ontwerpen, maken en bekijken, die u vervolgens kunt gebruiken om documenten te genereren met Workday DocGen. Documenten is een alternatief voor de traditionele tekstblok voor het maken van documentsjablonen. Workday Docs ondersteunt verschillende typen documenten en bedrijfsprocessen. Voor Workday Docs is het gebruik van BIRT (Business Intelligence and Reporting Tools) niet vereist. U beheert Docs-sjablonen met Workday Drive.
U kunt Workday Drive openen door de optie
Drive
in het hoofdmenu van Workday te selecteren.Met Workday Docs kunt u een nieuwe documentsjabloon maken vanuit Drive en:
- Gegevensvelden, voorwaarde of -blokken en pagina-einden invoegen.
- Maak en beheer taalinstances in een sjabloon, zodat u vertaalde inhoud eenvoudig kunt bijhouden.
- Bekijk en bewerken de indeling en inhoud van een document.
- Deel sjablonen met personen of met onbeperkte beveiligingsgroepen.
- Publiceer de sjabloon zodat u deze kunt selecteren voor gebruik als standaarddocument tijdens de stap 'Document genereren configureren'van een bedrijfsproces.
Workday Docs-documentsjablonen worden gemaakt met een standaardbewerkbare inhouding van 3650 dagen (10 jaar).
Wanneer u een stap
voor het genereren van een document
in een bedrijfsproces configureert, kunt u een documentensjabloon als bron selecteren. Het algemene beoordelingsproces, dat u kunt starten via 'Mijn taken', en de bedrijfsproces blijven hetzelfde.Documentsjablonen die u met Workday Docs maakt en beheert, bestaan naast traditionele documentsjablonen die u maakt met tekstblokken of BIRT. U kunt een van beide typen sjablonen selecteren in uw bedrijfsproces .
Wanneer u Workday Docs instelt voor bedrijfsprocessen, wordt het volgende niet ondersteund:
- Geautomatiseerde conversie van sjablonen op basis van tekstblokken naar de sjabloonindeling 'Docs'.
- Aangepaste lettertypen. De bewerker, voorbeeld-PDF's en gegenereerde PDF's maken momenteel gebruik van het Roboto- lettertype. U kunt deze selectie niet wijzigen.
- Emoji's.
- Op OX gebaseerde migratie van sjablonen tussen tenants. Als u sjablonen wilt verplaatsen, kunt u ze downloaden van de brontenant en uploaden naar de tenant, en referentie-ID's bewerken .
- Herbruikbare inhoud tussen sjablonen. Voorbeeld: als dezelfde inhoud in twee sjablonen voorkomt, moet u deze in beide sjablonen bijwerken.