Skip to main content
Documentatie
Documentatie
Administrator Guide
Laatst bijgewerkt: 2025-01-24
Concept: bedrijfsprocesbeheer

Concept: bedrijfsprocesbeheer

Annuleren en ongedaan maken

Voor meerdere bedrijfsprocessen kunt u met Workday :
  • Annuleer processen die worden uitgevoerd.
  • Wijzigingen ongedaan maken waarvan de voltooiingsstap is overschreden.
U kunt bepaalde bedrijfsprocessen die als subproces zijn gestart, annuleren zonder het bovenliggende bedrijfsproces '' te annuleren. Als u wilt bepalen of u een bepaald bedrijfsproces kunt annuleren, opent u het rapport
'Opties bedrijfsprocesconfiguratie
 '.
Wanneer u annuleert:
  • Het algemene bedrijfsproces, Workday slaat de subprocessen over, ongeacht hun status, en annuleert alle voltooide subprocessen.
  • Op zichzelf al een subproces. Het subproces wordt in Workday overgeslagen zonder het bovenliggende bedrijfsproces '' te annuleren.
  • Een vereist subproces nadat het bovenliggende bedrijfsproces is voltooid. Workday voltooit nog steeds het bedrijfsproces ''.
Wanneer u een bedrijfsproces ongedaan maakt dat subprocessen bevat, worden alle acties in de bedrijfsproces ' ' Workday gemaakt. Voorbeeld: wanneer u een beëindiging met een eenmalige betaling ongedaan maakt, worden zowel de beëindiging als de betaling Workday gemaakt.
U kunt sommige subprocessen afzonderlijk ongedaan maken zonder het bovenliggende bedrijfsproces ongedaan te maken.
Via één bedrijfsproces hebt u toegang tot het menu met gerelateerde acties van:
  • bedrijfsproces in uitvoering om dit te annuleren.
  • Voltooid bedrijfsproces om het ongedaan te maken.
U kunt bedrijfsprocessen ook bulksgewijs annuleren of ongedaan maken via deze taken:
  • Bedrijfsprocessen massaal annuleren
     : wanneer een bedrijfsproces subprocessen bevat, kunt u de subprocessen afzonderlijk of het bovenliggende bedrijfsproces annuleren.
  • Bedrijfsprocessen massaal ongedaan maken
     : de prompt '
    Bedrijfsprocessen geladen door EIB'
     in deze taak geeft integratie weer die door een EIB zijn geladen, waarbij u ten minste één van de bedrijfsproces ongedaan kunt maken. Workday wordt aangeraden het datumbereik te beperken wanneer u de optie '
    In datumbereik', 'Op integratiesysteem'
     of
    'In datumbereik, alle integratiesystemen'
     selecteert.
U kunt meldingen stop voor elk bedrijfsproces dat u annuleert of ongedaan maakt. Wanneer u bedrijfsprocessen annuleert of ongedaan maakt, kunt u de actie '' niet ongedaan maken .
In Workday wordt een audittrail gemaakt waarin de acties voor ongedaan maken en annuleren worden vastgelegd. U kunt aangepaste meldingen en bericht configureren die worden activering wanneer u:
  • Een actie ongedaan maken .
  • Een bedrijfsproces corrigeren .
Voorbeeld: Logan McNeil start een bedrijfsproces
voor aanstelling
 dat de volgende subprocessen bevat:
  • Beloning voorstellen:
  • Eenmalige betaling aanvragen
De beheerder bedrijfsproces configureert het bedrijfsproces '
Aanstelling
 ' zodat beide subprocessen zijn vereist. Het subproces
'Eenmalige betaling aanvragen'
 is de
voltooiingsstap
 voor de aanstelling.
Wanneer de stap
'Beloning voorstellen'
 wordt uitgevoerd en Logan de stap 'Alleen
eenmalige betaling aanvragen'
 annuleert, wordt in Workday uitgevoerd:
  • Hiermee wordt de status van de stap
    'Eenmalige betaling aanvragen'
     gewijzigd in '
    Handmatig overgeslagen'
     .
  • Hiermee wordt het bedrijfsproces '
    Aanstellen
     ' voltooid.

Stap voor het massaal annuleren van beoordelingsdocumenten

U kunt de taak
voor het massaal annuleren van de stap voor het beoordelen van een document
 gebruiken om de stappen
voor het beoordelen van documenten
 te annuleren als een massale actie. U kunt stappen
voor het beoordelen van documenten
 annuleren voor bedrijfsprocessen met de status:
  • Wordt uitgevoerd
  • Voltooid
Voorbeeld: u wilt openstaande stappen
voor het beoordelen van documenten
 annuleren die zijn toegewezen aan medewerkers tijdens het bedrijfsproces
'Onboarding'
 . Wanneer het bedrijfsproces
'Onboarding'
 met succes is voltooid, kunt u de resterende stappen
voor het beoordelen van documenten
 alleen annuleren met behulp van de taak
'Massaal annuleren van de stap voor het beoordelen van een document'
 .
Het maximum aantal stappen voor
het beoordelen van een document
 dat u tegelijk kunt annuleren, is 2000.

Handmatig vooruitschuiven

U kunt een bedrijfsproces handmatig vooruitschuiven naar de volgende stap of naar het einde om vertraging te voorkomen voor het bedrijfsproces ''. Voorbeeld: er is een taak in afwachting van een goedkeurder die niet beschikbaar is. Om vertraging in het bedrijfsproces '' te voorkomen, bedrijfsproces u handmatig naar de volgende stap.
U moet deel uitmaken van een beveiligingsgroep met toegang tot de actie '
Handmatig vooruitschuiven
 ' in de sectie
'Wie kan acties uitvoeren voor het hele bedrijfsproces'
 van het beveiligingsbeleid bedrijfsproces. Gebruikers met deze toegang kunnen de taak
'Bedrijfsproces massaal vooruitschuiven'
 starten , maar ze kunnen alleen transacties verwerken die overeenkomen met de bedrijfsproces die zijn toegestaan voor hun beveiligingsgroep. Als u wilt bepalen of u een bedrijfsproces handmatig kunt vooruitschuiven, opent u het rapport
'Opties bedrijfsprocesconfiguratie
 '.
U kunt de taak '
Bedrijfsproces massaal vooruitschuiven'
 gebruiken om bedrijfsprocessen massaal vooruit te schuiven. Wanneer u de taak gebruikt om meer dan tien bedrijfsproces vooruit te schuiven, wordt de taak op de achtergrond uitgevoerd. Als u een filter toepast op de taak '
Bedrijfsproces massaal vooruitschuiven'
 en
op Alles selecteren
 klikt, bevat de selectie alle items en niet alleen de gefilterde lijst. Voor transacties met een hoog volume voor bedrijfsprocessen waarvoor gedetailleerde filtering is vereist, raadt Workday u aan de taak '
Massale bewerking beheren'
 (MOM) te gebruiken in plaats van de taak '
Bedrijfsprocesprocessen massaal vooruitschuiven'
 om filterproblemen te voorkomen.
U kunt de bedrijfsprocesdefinitie bewerken om systeemmeldingen uit te schakelen wanneer een bedrijfsproces handmatig vooruitgeschoven.
Wanneer u het selectievakje
'Geavanceerde niet-toegewezen taken inschakelen'
 inschakelt voor de taak
'Tenantinstellingen bewerken - bedrijfsprocessen
 ', kunt u een niet-toegewezen stap in een bedrijfsproces vooruitschuiven via de:
  • Type beheer massale bewerking
    van bedrijfsproces vooruitschuiven
     .
  • gerelateerde actie
    'Handmatig vooruitschuiven'
     . (Selecteer
    Bedrijfsprocesgebeurtenis
    Handmatig vooruitschuiven
     in het menu met gerelateerde acties van de bedrijfsprocesgebeurtenis.)
  • taak
    massaal vooruitschuiven
     .
U kunt vooruitschuiven:
  • Van een niet-toegewezen stap waarvoor een nieuwe toewijzing in behandeling is.
  • Via een niet-toegewezen stap en meerdere opeenvolgende niet-toegewezen stappen.
  • Een bedrijfsproces dat wordt voltooid via een niet-toegewezen stap die een nieuwe toewijzing genereert tijdens het verwerken van de bevordering.
Wanneer een gebeurtenis wordt teruggestuurd naar een niet-toegewezen stap, wordt de stap ongedaan gemaakt. Tijdens het terugsturen wordt in de prompt
'
Niet toegewezen
 ' weergegeven als voorvoegsel voor de stapnaam. Voorbeeld:
niet-toegewezen - vragenlijst invullen
 . Wanneer Workday niet-toegewezen stappen doorloopt, wordt op het tabblad
Procesgeschiedenis
 in de
record voor volledig proces
 de status weergegeven van:
  • Handmatig vooruitgeschoven
     voor de niet-toegewezen stap.
  • Geannuleerd
     voor de opnieuw toegewezen gebeurtenis.
Workday wordt een melding verzonden naar:
  • Aan een toegewezen gebruiker bedrijfsprocesstap wanneer u één of alle gebeurtenissen vooruitschuift naar voltooiing (met uitzondering van stappen die zijn vertraagd of niet zijn toegewezen).
  • Toegewezen gebruiker voor de handmatig vooruitgeschoven stap wanneer handmatig vooruitschuiven plaatsvindt.
Workday worden geen meldingen verzonden wanneer een opnieuw toegewezen gebeurtenis wordt geannuleerd.
U kunt een stap die is gemarkeerd als
'Niet vooruitschuiven'
 in de bedrijfsprocesdefinitie niet handmatig vooruitschuiven. Deze functionaliteit is alleen beschikbaar voor stappen die u aan een beveiligingsgroep kunt toewijzen. Stappen die u niet kunt toewijzen aan een beveiligingsgroep '', met uitzondering van een
rapportstap
 , kunnen niet worden gemarkeerd als
'Niet vooruitschuiven'
 . Als u wilt bepalen of een stap is gemarkeerd als
'Niet vooruitschuiven'
 , schakelt u het selectievakje
'Niet vooruitschuiven'
 in de bedrijfsprocesdefinitie in.

Handmatig terugsturen

Terugsturen is een bedrijfsproces . Als u de actie 'Terugsturen' uitvoert, betekent dit meestal dat een gebruiker een item in ' Mijn taken' in Workday ontvangt en dat de gebruiker het item wil terugsturen naar de persoon die de stap eerder heeft voltooid. Voorbeeld: Mike vult de stap
'Vragenlijst voltooien'
 in en verzendt deze. Het item wordt vervolgens gerouteerd naar Betty, de manager van Mike, om het te beoordelen en goed te keuren. Betty ontvangt het item in ' Mijn taken' om het goed te keuren. In plaats van het item goed te keuren, stuurt ze het terug naar Mike om een correctie aan te brengen.
U kunt een bedrijfsproces op elk gewenst moment handmatig terugsturen, zelfs als de stap niet aan u is toegewezen.
U kunt niet alle bedrijfsprocessen terugsturen. Als u wilt bepalen of u een bedrijfsproces handmatig kunt terugsturen, opent u het rapport
'Opties bedrijfsprocesconfiguratie
 '.
U moet deel uitmaken van een beveiligingsgroep met toegang tot de actie '
Handmatig terugsturen
 ' in de sectie
'Wie kan acties uitvoeren voor het hele bedrijfsproces'
 van het beveiligingsbeleid bedrijfsproces.
Als u handmatig een groot aantal actie tegelijk wilt terugsturen, kunt u de
Send Back Business Process
 Enterprise Interface Builder (EIB) uitvoeren. U moet machtiging hebben om EIB's uit te voeren en machtiging voor het beveiligingsbeleid bedrijfsproces om deze actie uit te voeren op de gebeurtenis voor het bedrijfsprocestype ''. Voor elke gebeurtenis in deze EIB waarvoor handmatig terugsturen is toegestaan, wordt de gebeurtenis Workday naar een voltooide stap van het bedrijfsproces waarvoor deze actie '' is toegestaan. Wanneer u zich in de
startstap
 bevindt van:
  • Een subproces. U kunt de gebeurtenis terugsturen.
  • Het bovenliggende bedrijfsproces '' kan niet worden gebeurtenis .
Workday wordt aangeraden om handmatig een gebeurtenis in uw tenant terug te sturen voordat u massaal persoonlijke taak . De gebeurtenis moet afkomstig zijn uit dezelfde bedrijfsprocesdefinitie als de andere gebeurtenissen die u wilt terugsturen.
U kunt de taak
Handmatig terugsturen
 openen via het menu met gerelateerde acties van de bedrijfsprocesgebeurtenis. Als de status van de bedrijfsprocesgebeurtenis :
  • In uitvoering
     worden in de prompt '
    Terugsturen naar'
     alle eerdere stappen weergegeven die u normaal gesproken ziet in de prompt
    'Terugsturen'
     op de werkbalk van het bedrijfsproces . Wanneer u meerdere beveiligingsgroepen voor een stap hebt geconfigureerd en u de stap handmatig vooruitschuift, maar vervolgens handmatig terugstuurt naar de plaats waar u deze handmatig vooruitgeschoven , worden in Workday alle personen weergegeven die in afwachting zijn van de stap in de prompt ''. Voorbeeld:
    personen in afwachting van (4): (Dawn Myers, Logan McNeil, Betty Liu, Steve Morgan) - managersevaluatie voltooien
     . Wanneer u de prompt ' ' selecteert, Workday de stap teruggestuurd naar alle personen die eerder in afwachting waren.
  • Als de prompt '
    Terugsturen naar'
    is voltooid
     , worden alleen de vorige stappen weergegeven waarvoor de
    gebeurtenis 'Handmatig terugsturen door beheerder bij voltooid'
     is toegestaan.
Wanneer u probeert een bedrijfsproces handmatig terug te sturen naar een stap die u hebt geconfigureerd om parallel met een andere stap uit te voeren en:
  • Beide stappen zijn
    in uitvoering
     . U kunt het bedrijfsproces niet handmatig terugsturen naar een van de parallelle stappen.
  • Als de ene stap '
    Wordt uitgevoerd'
     is en de andere stap '
    Voltooid
     ' , kunt u het bedrijfsproces handmatig terugsturen naar de stap
    'Wordt uitgevoerd'
     .
  • Beide stappen zijn
    Voltooid
     . U kunt het bedrijfsproces handmatig terugsturen naar een van de parallelle stappen.
Wanneer u de bedrijfsprocesgebeurtenis terugstuurt, wordt in de procesgeschiedenis de stap met de status '
Handmatig terugsturen'
 weergegeven.
Wanneer u een
actie
 ,
goedkeuring
 of
persoonlijke
 taak configureert om te worden uitgesloten van 'Mijn taken' en u een stap terugstuurt naar de uitgesloten stap, wordt de stap niet weergegeven in 'Mijn taken'. U kunt nog steeds een stap terugsturen vanuit de uitgesloten stap met behulp van het rapport
'Bedrijfsprocestransacties in afwachting van mij'
 .
De beheerder bedrijfsproces kan uitgesloten stappen opnieuw toewijzen met behulp van:
  • Wijs het type massale bewerking
    van een bedrijfsprocesstap opnieuw toe
     voor de taak
    'Beheer van massale bewerking'
     .
  • Bedrijfsproces
    Deze taak opnieuw toewijzen
     op gerelateerde actie van een gebeurtenis.
  • service
    voor bedrijfsprocesstap opnieuw toewijzen
     .
U kunt de taak
'Taken opnieuw toewijzen'
 niet gebruiken om uitgesloten stappen opnieuw toe te wijzen.
Wanneer u een gebeurtenis terugstuurt naar een medewerker met een toekomstig bedrijfsproces waardoor het medewerkerstype'' wordt gewijzigd, bijvoorbeeld van een externe medewerker in een werknemer '' , wordt de gebeurtenis Workday naar de toegewezen medewerker. De stap wordt niet ongedaan gemaakt.
Voorbeeld: James is een externe medewerker en zijn contract eindigt op 10 september 2023. Het bedrijf verzendt het bedrijfsproces voor de aanstelling als werknemer''. Het aanstellingsproces is voltooid en met ingang van 15 september 2023 wordt zijn rol gewijzigd in een werknemer. Op 8 september 2023 verzendt James een I-9-formulier. Op 14 september 2023 verzendt een HR-partner het I-9-formulier naar James om te corrigeren. Hij ontvangt de teruggestuurde taak op 15 september 2023.

Niet-toegewezen taken opnieuw toewijzen

Een taak wordt een niet-toegewezen taak wanneer de opgegeven beveiligingsgroep geen gebruiker bevat of alleen gebruikers met uitgeschakelde Workday accounts bevat. Voorbeeld: als een stap is beveiligd door de beveiligingsgroep
'Werknemer zelf'
 , maar de toegewezen gebruiker een toekomstige aanstellingsdatum heeft, wordt de toewijzing van de taak ongedaan gemaakt. Een taak kan ook ongedaan worden gemaakt als het Workday account van de toegewezen gebruiker is uitgeschakeld, verlopen of vergrendeld is, of als de toegewezen gebruiker geen gebruikers-ID en wachtwoord heeft en geen toegang heeft tot Workday om de melding te bekijken of de toegewezen stap te voltooien. In het rapport
Niet-toegewezen taken
 worden de stappen weergegeven waarbij dit het probleem is.
Bedrijfsprocesbeheerders kunnen niet-toegewezen taken opnieuw toewijzen aan medewerkers of houders van gelieerde rol in de vereist beveiligingsgroep ''. Workday verzendt een melding mailmelding naar leden van alle beveiligingsgroepen met de machtigingen
voor weergeven
 en
wijzigen
 van het domein
'Beheer bedrijfsproces'
 wanneer de toewijzing van een taak ongedaan wordt gemaakt.
Vanuit
Mijn taken
 kunt u niet-toegewezen taken opnieuw toewijzen. Voor het
niet-toegewezen
 taakitem kunt u het volgende opnieuw toewijzen:
  • Eén niet-toegewezen taak door een persoon te selecteren in de prompt
    'Opnieuw toewijzen aan
     '.
  • Meerdere niet-toegewezen taken uitvoeren door
    op Niet-toegewezen taken weergeven
     te klikken. Zo kunt u aanvullende niet-toegewezen bedrijfsproces filter en weergeven. We raden u aan de lijst met niet-toegewezen taken filter op bedrijfsproces, datumbereik of beide. Nadat u een filter hebt toegepast, kunt u stappen opnieuw toewijzen in het rapport
    'Audit niet-toegewezen stappen van het bedrijfsproces'
     .
U kunt vanuit een
niet-toegewezen
 takenitem ook
op Details weergeven
 klikken onder het pictogram. Wanneer u op de knop
Opnieuw toewijzen
 in het raster klikt, wordt het rapport ' Workday
-toegewezen taak'
 weergegeven, waarin u één niet-toegewezen taak of meerdere niet-toegewezen taken opnieuw kunt toewijzen.
U kunt niet-toegewezen taken ook opnieuw toewijzen via het rapport
Niet-toegewezen taken
 .

Een bedrijfsproces corrigeren

U kunt bedrijfsprocessen alleen corrigeren als in het beveiligingsbeleid bedrijfsproces is aangegeven welke beveiligingsgroepen een bedrijfsprocesinstance '' kunnen corrigeren.
U kunt Workday configureren om aangepaste meldingen en bericht over bedrijfsproces te verzenden.

Bedrijfsprocessen met fouten corrigeren

Wanneer een bedrijfsprocesgebeurtenis een fout krijgt, kunnen bedrijfsproces de gebeurtenissen beheren en opnieuw starten. In Workday wordt het veld '
Bedrijfsprocesdefinities met uitzonderingen'
 weergegeven met alle definities met een fout . Actieve definities die geen fout hebben, worden weergegeven in het veld
'Overige bedrijfsprocesdefinities'
 .
Workday brengt beheerders op de hoogte van nieuwe gebeurtenissen met fout door het item '
Bedrijfsproces corrigeren'
 boven aan de lijst
'Mijn taken'
 weer te geven. Nadat alle gebeurtenissen voor het bedrijfsprocestype zijn gecorrigeerd, wordt het item uit
'Mijn taken'
 Workday . Wanneer de knop
Bedrijfsprocessen met fouten opnieuw starten
 niet zichtbaar is op de pagina '
Bedrijfsproces corrigeren'
 of in het item
'Mijn taken'
 , komt dat omdat de achtergrondtaak om de processen te corrigeren al wordt uitgevoerd. In Workday wordt op deze locaties Help-tekst weergegeven om de status uit te leggen.
Bedrijfsprocesbeheerders die het item
'Bedrijfsproces corrigeren'
 niet in hun lijst
'Mijn taken'
 hebben staan , kunnen de zelfstandige taak
'Bedrijfsproces corrigeren
 ' openen via de
zoekprompt
 . Met deze zelfstandige taak kunnen beheerders een specifiek bedrijfsprocestype met een fout selecteren en de gebeurtenissen opnieuw starten.

Opmerkingen uit een bedrijfsproces verwijderen

Bedrijfsprocesbeheerders kunnen een of meer opmerkingen uit een bedrijfsproces verwijderen voordat of nadat het bedrijfsproces is voltooid.
Selecteer in het menu met gerelateerde acties van het totale bedrijfsproces (niet van een bedrijfsprocesstap)
Bedrijfsproces
Opmerkingen verwijderen
. U kunt vervolgens het selectievakje inschakelen naast elke opmerking die u wilt verwijderen en op
OK
 klikken.
Als er een opmerking is gemaakt voor een subproces, kunt u de opmerking ook verwijderen als een gerelateerde actie voor het subproces, niet vanuit een afzonderlijke stap binnen het subproces.

Een bedrijfsprocesdefinitie inactiveren

Als u een aangepast bedrijfsproces wilt definiëren, moet u het koppelen aan een bedrijfsobject, doorgaans een organisatie. De bedrijfsprocesdefinitie is dan beschikbaar binnen die organisatie. Wanneer de organisatie een hiërarchie heeft, koppelt Workday alle onderliggend organisaties aan die bedrijfsprocesdefinitie totdat een onderliggende organisatie wordt bereikt die is gekoppeld aan een andere bedrijfsprocesdefinitie ().
Workday gebruikt de bedrijfsprocesdefinitie wanneer u:
  • Heeft een bedrijfsprocesdefinitie gekoppeld aan een bovenliggende hiërarchische organisatie in de hiërarchie.
  • Heeft een aangepast bedrijfsproces gedefinieerd voor de hiërarchische organisatie of andere organisaties in de bovenliggende hiërarchie van hiërarchische organisatie .
Wanneer u een aangepast bedrijfsproces inactiveert voor een specifiek bedrijfsobject, zoals een organisatie , en vervolgens het bedrijfsproces starten , Workday het aangepaste bedrijfsproces gebruikt dat is gekoppeld aan de hiërarchische organisatie.
Zorg ervoor dat er altijd een geschikt aangepast bedrijfsproces is gedefinieerd.
In de taak
'Bedrijfsprocesdefinitie inactiveren
 ' kunt u de bedrijfsobjecten opgeven waarvoor u het aangepaste bedrijfsproces wilt activeren. Wanneer u een aangepast bedrijfsproces voor alle bedrijfsobjecten inactiveert, wordt dit Workday volledig verwijderd en kunt u het niet opnieuw activeren.