Concept: bedrijfsprocesstapbijlagen
U kunt documenten bijvoegen bij
de start-
en actiestappen
van een bedrijfsproces.Voorbeeld: u kunt documenten bijvoegen bij de bedrijfsprocessen voor de
arbeidsovereenkomst
of aanbieding
die vervolgens onder kandidaten worden gedistribueerd. Op dezelfde manier kunt u bijlagen inschakelen in het bedrijfsproces Delegeringswijziging aanvragen,
zodat bedrijfsprocesbeheerders instructiedocumenten kunnen bijvoegen, bijvoorbeeld bij het delegeren van items in de taak Delegeringsinstellingen
beheren.U kunt documentbijlagen alleen weergeven in
goedkeuringsstappen
.Downstreamdeelnemers aan het bedrijfsproces kunnen bijlagen beoordelen en goedkeuren. U hebt de volgende mogelijkheden:
- Gebruik het beveiligingsbeleid voor bedrijfsprocessen om te bepalen wie bijlagen kan bekijken en bewerken.
- Schakel bijlagen in of uit voor een specifiek bedrijfsproces of op tenantniveau.
- Een document bijvoegen betekent om het op te nemen als onderdeel van het bedrijfsproces, zonder dat het vooraf hoeft te worden geconfigureerd.
- Voeg documenten bij wanneer u een bedrijfsprocesstap herzien of een bedrijfsprocesgebeurtenis corrigeert.
Beveiliging
Als u de toegang tot bijlagen wilt beheren, kunt u beveiligingssegmenten maken die de documentcategorieën beperken die zichtbaar zijn voor een rol. Beveiligingssegmenten geven de documentcategorieën aan die de rol kan maken, bewerken of weergeven. Wijs machtigingen voor bijlagen toe aan op segmenten gebaseerde beveiligingsgroepen met toegang tot specifieke documentcategorieën en voeg deze groepen vervolgens toe aan het beveiligingsbeleid voor bedrijfsprocessen.
Voor bedrijfsprocessen waarvoor sjablonen worden gebruikt, moet u mogelijk gebruikers toevoegen aan het bijlagendomein voor het bedrijfsproces.
Als u de bijlagebeveiliging voor een bedrijfsprocesbeveiligingsbeleid niet configureert, wordt de beveiliging automatisch overgenomen van het bedrijfsprocesbeveiligingsbeleid voor de juiste bedrijfsprocesstap. Voorbeeld: machtigingen voor bijlagen voor de stap
'Arbeidsplaatsaanvraag beoordelen'
van het bedrijfsproces 'Arbeidsplaats maken'
worden verleend aan dezelfde beveiligingsgroepen die toegang hebben tot de actiestap 'Arbeidsplaatsaanvraag beoordelen'
in het beveiligingsbeleid van het bedrijfsproces.Bijlageacties
Wanneer documentcategorieën zijn ingeschakeld voor een bedrijfsproces, moet u de documentcategorie invoeren wanneer u een bijlage uploadt. Zie Documentcategorieën instellenvoor meer informatie over documentcategorieën.
Initiatoren kunnen alleen de bestanden uploaden waartoe ze toegang hebben op basis van de segmentbeveiliging van de documentcategorie.
Beoordelaars kunnen alleen die bestanden beoordelen, de documentcategorie en -omschrijving wijzigen, uploaden of verwijderen waartoe ze toegang hebben op basis van de beveiliging van het documentcategoriesegment.
Goedkeurders kunnen alleen de bestanden beoordelen en goedkeuren waartoe ze toegang hebben op basis van de beveiliging van documentcategoriesegmenten.
Instellingen op tenantniveau en afzonderlijke bedrijfsprocessen
U kunt bijlagen inschakelen op tenantniveau of voor afzonderlijke bedrijfsprocessen.
Als de instelling
voor het inschakelen van bijlagen
op tenantniveau in de taak 'Tenantinstellingen bewerken - bedrijfsprocessen
' conflicteert met de instelling voor het inschakelen van bijlagen
in het beveiligingsbeleid van een afzonderlijk bedrijfsproces, wordt de meest recente wijziging van de instelling toegepast. Voorbeeld: op 16 mei 2024 opent u de taak
Tenantinstellingen bewerken - bedrijfsprocessen
en schakelt u het selectievakje Bijlagen inschakelen
uit. Op 15 juni 2024 opent u het beveiligingsbeleid voor bedrijfsprocessen en schakelt u het selectievakje Bijlagen inschakelen
in. Vervolgens bewerkt u op 20 juni 2024 een veld in de taak 'Tenantinstellingen bewerken - bedrijfsprocessen
'. Workday respecteert de instelling 'Bijlagen inschakelen'
voor de taak ' Tenantinstellingen bewerken - bedrijfsprocessen
' omdat deze taak voor het laatst is bijgewerkt. In dit voorbeeld zijn bijlagen nu uitgeschakeld voor elk bedrijfsproces. Wanneer u wijzigingen aanbrengt in de taak '
Tenantinstellingen bewerken - bedrijfsprocessen'
, worden in de audittrail van het beveiligingsbeleid voor bedrijfsprocessen geen wijzigingen weergegeven die zijn aangebracht in de taak ' Tenantinstellingen bewerken - bedrijfsprocessen'
. Op dezelfde manier worden de wijzigingen die in het beveiligingsbeleid voor bedrijfsprocessen zijn aangebracht, niet weergegeven wanneer u wijzigingen aanbrengt in het beveiligingsbeleid voor bedrijfsprocessen
. U wordt aangeraden zowel de taak '
Tenantinstellingen bewerken - bedrijfsprocessen'
als de audittrails voor het beveiligingsbeleid voor bedrijfsprocessen te bekijken om alle wijzigingen te bekijken die in deze instellingen zijn aangebracht.