Skip to main content
Documentatie
Documentatie
Administrator Guide
Laatst bijgewerkt: 2024-09-20
Vacatureaanvragen maken en bewerken

Vacatureaanvragen maken en bewerken

Configureer het bedrijfsproces
voor vacatureaanvragen
 en het beveiligingsbeleid in het functionele gebied Sollicitatieproces.
U kunt vacatureaanvragen maken voor onvervulde arbeidsplaatsen in organisaties die arbeidsplaats- of functiebeheer als personeelsbeheermodel gebruiken.
Voor arbeidsplaatsbeheerorganisaties kunt u meerdere vacatures maken met één vacatureaanvraag als de bestelaanvraag een nieuwe arbeidsplaats maakt. U kunt slechts één vacatureaanvraag hebben voor een vacature. Voor functiebeheerorganisaties kunt u meerdere vacatures selecteren.
U kunt geen vacatureaanvragen maken voor bevroren of gesloten arbeidsplaatsen.
Wanneer u een vacatureaanvraag maakt voor een bestaande arbeidsplaats, vult Workday automatisch enkele gegevens in uit:
  • Arbeidsplaats zelf, voor vervulde arbeidsplaatsen.
  • Arbeidsplaatsbeperkingen voor openstaande arbeidsplaatsen.
Workday genereert een unieke ID voor de vacatureaanvraag wanneer u het bedrijfsproces
'Vacatureaanvraag maken'
 start. In de naam van de vacatureaanvraag en alle gerelateerde communicatie wordt de ID weergegeven, zodat u gemakkelijker onderscheid kunt maken tussen vacatureaanvragen met dezelfde naam. U kunt zoeken naar een gebeurtenis voor het maken van een vacatureaanvraag die in uitvoering is met behulp van de automatisch gegenereerde vacatureaanvraag-ID wanneer u:
  • Sla de taak op.
  • Verzend de taak ter goedkeuring.
U kunt ook zoeken naar gebeurtenissen voor het maken van vacatureaanvragen in uitvoering met behulp van het rapport
Gebeurtenissen voor vacatureaanvraag in uitvoering weergeven
 .
  1. Open de taak
    'Vacatureaanvraag maken'
     of
    'Vacatureaanvraag bewerken'
     .
    U kunt ook
    Kopiëren > Naar maken vacatureaanvraag
     selecteren in de gerelateerde acties van een vacatureaanvraag.
    1. (Optioneel) Klik op de prompt
      Kopieerdetails van bestaande bestelaanvraag
       om een bestaande bestelaanvraag te selecteren waaruit u wilt kopiëren.
    2. Selecteer de
      hiërarchische organisatie
      .
    3. Geef voor arbeidsplaatsbeheer op of de bestelaanvraag voor een nieuwe of een bestaande arbeidsplaats is.
      Als u meerdere vacatures met deze bestelaanvraag wilt maken, maakt u een nieuwe arbeidsplaats.
    4. Selecteer het
      medewerkerstype
      .
  2. Geef in de sectie
    Recruitinggegevens
     algemene informatie voor de bestelaanvraag op.
    Optie Omschrijving
    Aantal vacatures
    U kunt maximaal 500 arbeidsplaatsen toevoegen.
    Spotlight-taak
    Alleen voor recruiting.
    Markeert vacatureaanvragen en interne vacatures met een aanpasbaar label. Als u het label van de Spotlight-functie wilt wijzigen, opent u de taak
    Aangepaste labels onderhouden
     .
    Vervanging voor:
    U kunt een actieve of beëindigde medewerker selecteren als:
    • U hebt een bestelaanvraag in een functiebeheerorganisatie.
    • U hebt een nieuwe arbeidsplaats in een organisatie voor arbeidsplaatsbeheer.
    Als de arbeidsplaats al bezet is of was, wordt de huidige of vorige bestaande medewerker in Workday ingevuld.
    Recruitinginstructie
    Instructies voor externe recruiters.
    Deze instructies worden weergegeven in de taak
    'Vacature plaatsen'
     .
    Begindatum recruiting
    Voor openstaande arbeidsplaatsen met een vorige vacatureaanvraag moet de datum later zijn dan de vorige vacatureaanvraag.
    Voor vervulde arbeidsplaatsen moet de
    begindatum van de recruiting
     later zijn dan de vervullingsdatum van de huidige zittende medewerker.
    Streefaanstellingsdatum
    Deze datum moet gelijk zijn aan of later zijn dan de
    begindatum van de recruiting
    .
    Streefeinddatum
    De einddatum van het dienstverband is van toepassing op werknemers met een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd en externe medewerkers.
    Betalingsregeling voor aanbrenging
    Alleen voor recruiting.
    Als het functieprofiel dat u hebt geselecteerd al een gekoppeld betalingsplan voor verwijzing heeft, gebruikt de vacatureaanvraag automatisch dat betalingsplan. U kunt een automatisch ingevuld betalingsplan voor verwijzingen wijzigen door in de prompt een ander betalingsplan te selecteren.
    Sollicitatiesjabloon
    Wordt alleen weergegeven voor de taak
    'Vacatureaanvraag bewerken'
     .
    Beveiliging:
    Personeelsbeheeracties: domein Sollicitatiesjabloon voor vacatureaanvraag
     in het functiegebied Personeelsbeheer.
    Bijgewerkte versie van sjabloon gebruiken
    Wordt alleen weergegeven voor de taak
    'Vacatureaanvraag bewerken'
     wanneer de geselecteerde sollicitatiesjabloon is gewijzigd.
    Beveiliging:
    Personeelsbeheeracties: domein Sollicitatiesjabloon voor vacatureaanvraag
     in het functiegebied Personeelsbeheer.
  3. Houd bij het voltooien van de sectie
    Functie
     rekening met het volgende:
    Optie Omschrijving
    Aanvullende functieprofielen
    Selecteer aanvullende functieprofielen voor een vacatureaanvraag. U kunt elk van deze functieprofielen in latere stadia van het wervings- en personeelsbeheerproces selecteren.
    Primaire vacaturelocatie
    Alleen voor recruiting.
    Vacatures posten naar een andere locatie dan de
    primaire locatie
    . Deze locatie wordt ook gebruikt om de locatiegerelateerde facetten in het rapport
    'Functies zoeken'
     te identificeren. Meerdere locaties kunnen dezelfde vacaturelocatie gebruiken.
    Wordt automatisch ingevuld in het veld
    Standaardvacaturelocatie
     van de taak
    Locatie maken
     . Als er geen standaardvacaturelocatie bestaat, wordt deze automatisch ingevuld in het veld
    Primaire locatie
     .
    Als u een vacatureaanvraag bewerkt, vult Workday het veld
    Primaire vacaturelocatie
    niet automatisch met gegevens uit het veld
    Primaire locatie
     .
    U kunt alleen een locatie selecteren met
    Bedrijfsvestiging
     of
    vacature
     als
    Locatiegebruik
    .
    Aanvullende vacaturelocaties
    Alleen voor recruiting.
    Vacatures posten naar locaties die verschillen van de aanvullende locaties.
    Als u een vacatureaanvraag bewerkt, vult Workday het veld
    Aanvullende vacaturelocaties
    niet automatisch met gegevens uit het veld
    Aanvullende locatie
     .
    U kunt alleen een locatie selecteren met
    Bedrijfsvestiging
     of
    vacature
     als
    Locatiegebruik
    .
    Geplande uren per week
    Wordt ingevuld op basis van een regel wanneer:
    • U definieert een werktijdregel.
    • De regel wordt toegepast op de gegevens die zijn ingevuld voor de taak
      Werktijd onderhouden voor land
       .
    Standaarduren per week van de geplande uren per week op:
    • De vacatureaanvraag die u kopieert.
    • De medewerker die een arbeidsplaats heeft of eerder een arbeidsplaats heeft vervuld als u een vacatureaanvraag maakt voor een arbeidsplaatsbeheerorganisatie.
    • De beperking voor de bestaande onvervulde arbeidsplaats als u een vacatureaanvraag maakt voor een arbeidsplaatsbeheerorganisatie.
    • Het tijdprofiel voor de primaire locatie dat wordt ingesteld wanneer u de vacatureaanvraag maakt.
    Vragenlijst
    Alleen voor recruiting.
    Workday vult vragenlijsten in met behulp van voorwaarderegels die u kunt maken. Alleen vragenlijsten van het type Recruiting zijn beschikbaar. Kandidaten vullen deze vragenlijsten in wanneer ze solliciteren naar functies op interne en externe vacaturesites.
    Als u vragenlijsten wilt verwijderen of vervangen, schakelt u het
    selectievakje Verwijderen of vervangen van primaire of secundaire vragenlijsten voor doorlopende aanvragen en vacatureaanvragen
     inschakelen in de taak
    Tenantinstellingen bewerken - HCM in
     . Zorg er bij het bewerken van een vacatureaanvraag voor dat de bijbehorende vragenlijsten actief zijn.
    Assessments
    Alleen voor recruiting.
    Workday vult assessments met behulp van voorwaarderegels die u kunt maken.
    Beveiliging: domein
    Personeelsbeheeracties Vacatureaanvraagbeoordelingen
     in het functiegebied Personeelsbeheer.
  4. Als de vacatureaanvraag voor een externe medewerker is en u van plan bent een inkooporder te maken, vult u de sectie
    Kostengegevens
     in.
    Optie Omschrijving
    Kostenmaatschappij
    Selecteer het bedrijf voor de inkooporder. Het bedrijf wordt automatisch ingevuld op basis van:
    • Hiërarchische organisatie voor nieuwe arbeidsplaatsen.
    • Bedrijfstoewijzing voor bestaande arbeidsplaatsen. Als er geen bedrijfstoewijzing bestaat, wordt het bedrijf automatisch ingevuld vanuit de hiërarchische organisatie.
    Leverancier
    Selecteer indien van toepassing een leverancier. Deze selectie bepaalt of u leveranciers of externe medewerkers betaalt.
    Uitgavecategorie
    Selecteer de uitgavecategorie voor financiële boekingen.
    Salarisvoet
    Geef het maximumsalaristarief voor de externe medewerker op.
    Frequentie
    Geef de salarisfrequentie op. Als u tijd wilt invoeren voor de inkooporder, moet u
    elk uur
    selecteren.
    Maximumbedrag
    Workday schat het maximumbedrag als volgt:
    • Bepalen van het aantal weekdagen tussen de
      doelbegindatum
       en
      doeleinddatum
      .
    • De weekdagen vermenigvuldigen met de
      geplande uren per week
       gedeeld door 5 (dagen per week).
    • De berekende uren vermenigvuldigen met
      salarisvoet
      .
    U kunt deze berekening overschrijven om het geschatte maximumbedrag voor de externe medewerker beter weer te geven. In deze schatting wordt geen rekening gehouden met feestdagen of werkschema's.
    Worktags
    Selecteer worktags om goedkeuringen en rapportages te versnellen. Workday vult automatisch de worktags voor kostenplaatsen en regio's voor de
    aanvrager
    in. U kunt deze worktags overschrijven of aanvullende worktags selecteren.
    Als u inkooporders maakt voor dit type externe medewerker, zijn alle velden vereist, behalve
    Leverancier
     en
    Worktags
     .
    Workday draagt deze kostengegevens automatisch over naar het contract en de inkooporder van de externe medewerker.
  5. (Optioneel) Wijs een primaire recruiter toe.
    Alleen voor recruiting. Het tabblad
    Rollen toewijzen
     wordt weergegeven als u toegang hebt tot het domein
    Personeelsbeheeracties: roltoewijzing vacatureaanvraag
     in het functiegebied Personeelsbeheer.
Workday gebruikt de taak
Sollicitatiesjablonen onderhouden
 om te bepalen welke sjabloon moet worden toegewezen aan nieuwe bestelaanvragen. Wanneer u
Sollicitatiesjabloon beoordelen
 als stap toevoegt aan het bedrijfsproces
Sollicitatie
 , verzendt Workday de taak
Sollicitatiesjabloon beoordelen
 naar
Mijn taken
 van de toegewezen beveiligingsgroep.
Nadat de vacatureaanvraag is goedgekeurd, wordt de status
Openstaand
. Op de
begindatum van de recruiting
wordt de arbeidsplaats beschikbaar voor gespreks- en sollicitantentaken, mits aan de volgende voorwaarden wordt voldaan:
  • De status blijft
    Open
    .
  • De
    beschikbaarheidsdatum
     voor de aanstellingsbeperkingen ligt niet in de toekomst.
  • Het is geen functieoverlapping.
De arbeidsplaats kan op of na de
begindatum van de recruiting
worden vervuld.
  • Als u een medewerker wilt aanstellen, selecteert u
    Aanstellen
    Werknemer aanstellen
     in het menu met gerelateerde acties van de vacatureaanvraag.
  • Vacatureaanvragen weergeven via de
    aanstellingsworklet
     op de
    startpagina
     .
  • Klik op de profielgroep
    Bestelaanvragen
     in een arbeidsplaatsprofiel om alle vacatureaanvragen weer te geven die aan een arbeidsplaats zijn gekoppeld.
  • Voeg het bedrijfsproces
    Details collectieve overeenkomst sollicitant
     toe als subproces van het bedrijfsproces
    Vacatureaanvraag maken
     om collectieve overeenkomsten en factoren te helpen specificeren bij het maken van de vacatureaanvraag.