Concept: projectfacturering
Projectfacturering maakt gebruik van gegevens uit klantcontracten en Workday-projecten om een uitgebreid factureringsproces voor factureerbare projecten te maken.
Projecttariefbladen
Met Workday kunt u multidimensionale projecttariefbladen configureren om:
- Factureer uw klanten voor projecten.
- Definieer de projectprijsdimensie met behulp van tariefcategorieën.
- Projectprijslijsten maken voor meerdere projecten.
- Baseer projectprijslijsten op tariefcategorieën, zoals dag- of uurtarieven, klantgrootte of projecttype.
U kunt het projecttariefblad gebruiken om de contracttarieven te configureren.
Regels voor factureringstarief
Met Workday kunt u standaardregels voor factureringstarieven maken om meer controle te krijgen over de factureringstarieven voor factureerbare projecten voor tijd en onkosten.
Standaardfactureringstariefbladen
Met Workday kunt u op regels en medewerkers gebaseerde standaardfactureringstariefbladen maken om factureringstarieven toe te passen op meerdere contracten voor uw projecten. U kunt een koersblad maken voor elke valuta waarin u wilt factureren met behulp van deze taken:
- Standaardfactureringstarieven op regels onderhouden
- Standaardfactureringstarieven op medewerker onderhouden
Tijdregistratie en projectfacturering in Workday
Workday integreert projecten, tijdregistratie en projectfacturering, zodat u de facturering van uw projecten kunt configureren en beheren. Deze rollen zijn verantwoordelijk voor het proces:
- Beheerders voor tijdregistratie configureren projecttijdsinvoer in Workday-tijdregistratie als eenmalige taak.
- Medewerkers voeren tijdsblokken in Tijdregistratie in en koppelen deze aan een projecttaak.
- Contractbeheerders maken klantcontracten, factureringsschema's en contracttariefbladen met factureringstariefregels.
- Projectmanagers keuren tijdsblokken goed of af.
- Factureringsspecialisten:
- Tarieven bewerken en opnieuw berekenen.
- Facturen voor klanten genereren en afdrukken.
- Factureerbare transacties beoordelen en goedkeuren of afwijzen.
- Specialisten voor inning van klanten volgen en beheren klantfacturen.
Tijdsblokaanpassingen
U kunt uw tijdsblokken aanpassen totdat u uw klant factureert. Dat wil zeggen dat wanneer de factureringsstatus van een transactie verandert in 'Gefactureerd' of 'Facturering wordt uitgevoerd', u het tijdsblok niet meer kunt bewerken. Als u wijzigingen wilt aanbrengen nadat u uw klanten hebt gefactureerd of opbrengsten hebt verantwoord, moet u uw tijdsblokken verwijderen en opnieuw invoeren. Wanneer een manager een urenstaat met een verwijderd tijdsblok goedkeurt, keert Workday het oorspronkelijke tijdsblok van de factureerbare transactie terug. Terugboekingstransacties omvatten ook eventuele tegenboekingen voor factureringstariefregels.
Worktagafleidingslogica voor factureerbare transacties
Workday biedt een hiërarchie voor afleidingsregels voor al uw transactietypen. Met deze regels kunt u de resulterende worktags op factureerbare transactiefacturen en opbrengstenboekingen afstemmen en identificeren.
Transactietypen | Logicaregels voor worktagafleiding |
|---|---|
Ad-hoconkosten
Overige ad-hockosten Ad-hoctijd Onkosten Tijdsblok | Voor Workday geldt:
|
Ad-hocleveranciersfactuur
Overige onkosten Leveranciersfactuur | Voor Workday geldt:
|
Dimensie | Worktags |
|---|---|
Afleidingsregels worktags | Medewerker: kostenplaats
Project: Regio |
Medewerkersworktags | TSerrano 1/1/2019:
Wijziging 01-02-2020:
|
Project | Kostenplaats: 36100 - Consulting Service - Noord-Amerika
Regio: VS - VS noordoost |
Contractregel: | Kostenplaats: 71200 Field Sales - Noord-Amerika
Regio: VS - VS - centraal |
medewerker: TSerrano
Transaction | Datum | Worktags |
|---|---|---|
Tijdsblok | 1/3/2020 | Kostenplaats: 35000-programmabeheer
Regio: (niet ingevoerd) |
Opbrengstenopbouw | 1/3/2020 | Kostenplaats: 35000-programmabeheer
Regio: VS - VS noordoost |
Klantfactuur | 01-02-2020 | Kostenplaats: 32200 R&D-productbeheer
Regio: VS - VS noordoost |
Milestones
You can create milestones to track the completion of tasks and specify when Workday
can process billing and revenue recognition schedules and installments. You can
assign multiple milestones to schedules and installments. Workday doesn't process
schedules or installments with pending milestones.
You can use these tasks to configure standard milestones:
- Maintain Date Milestone Types
- Create Date Milestone
Standard milestones become customer milestones once you add them to a customer. You
can view customer milestone details using the
Find Milestones
report. Customer milestones are unique for each customer and company
combination.Workday supports these milestone types:
- Billing Schedule First Invoice: Use to initiate revenue recognition once billing has occurred.
- Date Milestones: Use standard date milestones as the basis for creating customer date milestones.
- Project Tasks: Mark project tasks as milestones in the project. Use project milestones to control when you bill project transactions and recognize revenue. You can define project milestones for a project phase or for the overall project to determine when transactions are available for billing. You can use project tasks marked as milestones as contract milestones. You can't delete project tasks that are in use on a contract. You can enter estimated and actual completion dates. Once the project task is complete and you enter an end date, billing can occur. Workday uses the end date as the milestone completion date.
Billing Schedules and Installments
You can:
- Link contract lines that span multiple contracts for the same company and customer to the same billing schedule.
- Define schedule types so you can classify your schedules. This process simplifies searches, approvals, and reporting.
- Create installment or transaction billing schedules to manage certain types of contract lines, or consolidated billing schedules to manage installment, transaction, and prepaid contract lines in 1 schedule.
Workday creates installments based on the scheduled start and end dates, which can
differ from the contract line start and end dates. You can also configure the
invoice date to assign, which can differ from the installment start date.
Workday supports these billing methods for each billing schedule, and you can change
methods throughout the life of the schedule:
- Defined Installment: Define the first and last installment amount for each contract line. Workday spreads the remaining amount evenly among the other installments. You can't use this billing method on consolidated billing schedules.
- Spread Even: Define a set number of installments with equal amounts.
- Custom: You control all aspects of the installments.
A billing schedule includes 1 or more installments. Each billing installment:
- Creates a customer invoice.
- Becomes an invoice line.
- Derives attributes from the associated contract line.
Once you generate installments, you can:
- Manually update individual installments.
- Regenerate billing installments automatically after changes to contract amounts. This function only applies toSpread Evenbilling methods orSpread EvenandNumber of Daysrevenue recognition methods.
- Update your schedules automatically when you make changes to your contract lines.
- Edit all installments at once when you have a custom schedule.
Workday assigns an
Out of Balance
status when:- You don't schedule your contract line installments exactly.
- A custom schedule overbills.
You can create customer invoices from billing installments after you approve the
billing schedule.
Create Customer Invoices from Billing Installments
With the
Create Customer Invoices from Billing Installments
task, you can run this task as needed or as a scheduled process. This task enables
you to:- Select available billing installments to invoice.
- Mark invoices to submit for automatic approval.
- Make limited changes to the customer invoice and add more lines.
- Create invoices that reference contract lines when you have invoice adjustments.