Boekingsjournalen maken

Administrator Guide

Stel de structuur voor financiële boekingen in. Zie Stappen: financiële boekingsstructuur instellen.

Configureer een alternatieve grootboekvaluta om journalen in een alternatief grootboek te maken. Zie Stappen: alternatieve grootboekvaluta instellen.

Beheer de toegang tot grootboekrekeningen voor groepen medewerkers. Zie Stappen: toegang tot grootboekrekeningen onderhouden.

Journaalbronnen maken.

Configureer het bedrijfsproces en het beveiligingsbeleid van de boekingsjournaalgebeurtenis
in het functionele gebied Financiële boekhouding.

U kunt journalen maken die u naar grootboekrekeningen boekt om het volgende vast te leggen:

Opgebouwde passiva voor inkoopitems die u hebt ontvangen maar waarvoor u niet hebt betaald.

Afschrijving.

Aanpassingen aan het einde van de maand.

Omrekeningsaanpassingen.

Open de taak

Journaal maken

Houd bij het invullen van de journaaldetails rekening met het volgende:

Optie	Omschrijving
Grootboek	Selecteer een bedrijf dat een van deze grootboeken bevat: Werkelijke waarden Toezegging: Verplichting U kunt ook de promptcategorie Grootboeken op bedrijfshiërarchie gebruiken om door een bedrijfshiërarchie te navigeren en vervolgens het grootboek van het bedrijf te selecteren.
Eén grootboek	Selecteer deze optie om aan te geven dat het journaal één grootboekjournaal is. Workday: Dit selectievakje wordt alleen weergegeven als u een grootboekbedrijf selecteert dat is geconfigureerd met een alternatieve grootboekvaluta. Hiermee wordt dit selectievakje automatisch ingeschakeld wanneer u een grootboek voor alternatieve valuta selecteert.
Valuta	De bedrijfsvaluta die wordt gebruikt voor financiële transacties. Workday vult het veld in op basis van het grootboek dat u selecteert.
Saldering [worktag type]	Selecteer de worktag die u wilt gebruiken voor het verdelen van het journaal. Workday geeft het type salderingsworktag dynamisch weer. Voorbeeld: wanneer Regio het salderingsworktagtype is, geeft Workday de optienaam weer als Salderingsregio .
Optionele salderingsworktags	Selecteer een of meer optionele typen salderingsworktags. Wanneer u optionele worktagsaldering inschakelt voor de taak Worktagsalderingsconfiguratie onderhouden , balanceert Workday journaalregels volledig met behulp van optionele balanceringsworktags. Journaalregels automatisch: Optionele salderingsworktags overnemen op basis van de geselecteerde worktagtypen. Verschuldigde en verschuldigde posten genereren op basis van saldotransacties.
Type valutakoers	Wordt weergegeven wanneer u het selectievakje Meerdere valuta's inschakelen inschakelt. Als u geen type opgeeft, gebruikt Workday de overschrijving valutakoerstype voor de taak Boekingsdetails bedrijf bewerken .
Koerstype alternatieve grootboekvaluta	Wordt weergegeven wanneer u het selectievakje Meerdere valuta's inschakelen inschakelt. Als u geen type opgeeft, gebruikt Workday de overschrijving van het type alternatieve valutakoers in de taak Boekingsdetails bedrijf bewerken .
Boekcode	Laat dit veld leeg om naar de lege boekcode te boeken.
Valutakoers opnieuw instellen	Wordt weergegeven wanneer u Meerdere valuta's inschakelen selecteert. Hiermee kunt u grootboekbedragen in boekingsjournalen opnieuw berekenen wanneer u het journaal opslaat of verzendt. Workday berekent het bedrag opnieuw op basis van de journaalboekingsdatum en het valutakoerstype.
ID externe referentie	Voer de referentie-ID van de oorspronkelijke journaalbron in om geïmporteerde journalen bij te houden voor auditdoeleinden. U kunt ook een externe referentie-ID op de journaalregel invoeren.
Recordhoeveelheid	Selecteer deze optie om hoeveelheden en eenheden op journaalregels in te schakelen.
Meerdere valuta's inschakelen	Selecteer deze optie om bij de prompt Valutakoerstype een ander koerstype dan het standaardtarief op te geven. Workday schakelt het selectievakje Meerdere valuta's inschakelen in op basis van het laatst verzonden journaal.
Belastingregels opnemen	Selecteer deze optie om transactie- of bronbelastingdetails op journaalregels met belastbare transacties te boeken, weer te geven en te bewerken.
Optionele worktagsaldering uitschakelen	Selecteer deze optie om aanpassingsjournaalposten te maken voor ongebalanceerde transacties. Voorbeeld: u schakelt optionele worktagsaldering in. In het proces worden transacties uit balans gebracht door worktags. U schort de optionele worktagsaldering op wanneer u aanpassingsjournaalposten wilt maken voor ongebalanceerde transacties.
Aanpassingsjournaal	Selecteer deze optie om het journaal als aanpassing te markeren. U kunt aanpassingsjournalen alleen boeken naar de periode waarin ze van toepassing zijn.
Terugboekingsdatum	Wordt weergegeven wanneer u het selectievakje Terugboeking maken inschakelt. Selecteer een datum waarop de journaalposten moeten worden teruggeboekt. De standaardwaarde is de volgende openstaande periode. Wanneer u een terugboeking configureert voor een intercompany boekingsjournaal, kunt u geen afrekeningsrun uitvoeren. In Workday wordt het intercompany journaal niet weergegeven als optie voor een afrekeningsrun omdat het journaal en de terugboeking elkaar opheffen.
Totaal debetbedragen grootboek Totaal creditbedragen grootboek	Deze velden moeten in evenwicht zijn, omdat Workday geen onevenwichtige journalen boekt.
Documentkoppeling:	Selecteer de optie Documentkoppeling boekingsjournaal en voer geldige URI-patronen (Uniform Resources ID's) uit de taak Validatie externe koppeling onderhouden in . Met deze configuratie kunt u externe documenten aan boekingsjournalen koppelen. Als u ondersteunende documenten of afbeeldingen opslaat in een externe opslagplaats, voert u de URL naar die locatie in. Nadat u de transactie hebt opgeslagen, geeft Workday de URL weer als een live-hyperlink naar de afbeelding. Goedkeurders kunnen naar dit document verwijzen voordat ze de transactie goedkeuren. Workday valideert de koppeling om ervoor te zorgen dat deze een geldig URI-patroon (Uniform Resource Identifier) heeft, zoals gedefinieerd door uw beveiligingsbeheerder. Dit proces biedt aanvullende beveiliging om schadelijke inhoud in externe koppelingen te voorkomen.

Houd bij het invullen van het tabblad

Journaalpostregels

rekening met het volgende:

Optie	Omschrijving
Grootboekrekening	Hiermee worden de grootboekrekeningen voor het bedrijf weergegeven op basis van de bedrijven met beperkte toegang die u configureert met de taak Rekeningset maken .
Worktags	Gebruik worktags als trefwoorden om transacties gemakkelijker te classificeren en te vinden. Configureer de toegestane worktagtypen voor de taak Worktaggebruik onderhouden . Wanneer u een worktagtype met gerelateerde worktags selecteert, vult Workday transacties automatisch met de gerelateerde worktagwaarden. Wanneer u een nieuwe regel toevoegt, vult Workday de nieuwe regel met de worktags van de eerder bewerkte regel.
Uitsluiten van uitgaverapport	Selecteer deze optie om regels voor uitgaveboeking uit te sluiten van budgetcontrole en uitgaverapporten.
Belastingdetails	Wanneer u het selectievakje Belastingregels opnemen inschakelt, voert u belastingdetails in: Transactiedatum Geef een transactiedatum op voor de journaalregel. Belastbaar bedrag Voer het belastbare bedrag in voor belastingrapportagedoeleinden. Belastbare bedragen worden niet gevalideerd in Workday wanneer u het journaal verzendt. Belastingcode Selecteer een transactie- of bronbelastingcode. Belastingtarief Selecteer een beschikbaar belastingtarief op basis van de transactie- of bronbelastingcode. Selecteer voor transactiebelasting ook: Toepasselijkheid belasting Hiermee wordt aangegeven of de regel belastbaar is en wat de opgegeven standaardbelastingterugvorderbaarheid is. Terugvorderbaarheid belasting Wanneer u de terugvorderbaarheid van de belasting opgeeft, past Workday het terugvorderbare percentage en de toewijzingsmethode toe op het belastingbedrag voor belastingtarieven binnen een belastingcode. Type terugvorderbaarheid belasting Hiermee wordt aangegeven of de regel volledig kan worden teruggevorderd of niet kan worden teruggevorderd. Datumtype belastingmoment Wordt weergegeven wanneer u de datumconfiguratie van het belastingmoment inschakelt voor transactiebelastingen voor de tenant. Selecteer het datumtype belastingmoment voor de opgegeven transactiedatum op de journaalregel. Workday vult het datumtype van het belastingmoment in met de Transactiedatum . Wanneer u een leverancier of klant selecteert die geen bedrijfsdetails in Workday heeft, voert u bedrijfsentiteitsdetails voor dit journaal in.

Wanneer u het bedrijfsproces Boekingsjournaalgebeurtenis
configureert voor budgetcontrole, controleert Workday of het ingevoerde bedrag binnen het budget valt wanneer u

op Verzenden

klikt. Als het bedrag binnen het budget valt, stuurt Workday het journaal ter goedkeuring.

Concept: journaalverwerking

Worktags voor transacties configureren

Stappen: bedrijfsprocesdefinities configureren

Bestanden bijvoegen in gekoppelde intercompany journalen