채용 비즈니스 프로세스 가이드라인
개요
채용 비즈니스 프로세스 (BP)는 Workday HCM(Human Capital Management)의 기본 워크플로 , 신규 직원 조직 에 영입하는 데 필요한 태스크, 승인 및 시스템 액션의 시퀀스를 오케스트레이션합니다. 다음을 관리합니다.
- 내용(단계 및 하위 프로세스)
- 대상(각 단계를 담당하는 시큐리티 그룹)
- 채용 이벤트 의 시기(작업 순서)
적절하게 구성된 채용 비즈니스 프로세스 데이터의 정확성을 보장하고, 적시에 올바른 이해 관계자를 참여시키고, 계정 생성 및 알림과 같은 태스크를 자동화합니다.
각 채용 프로세스는 비즈니스 프로세스 정의 의 인스턴스 입니다. 이는 리크루팅, 보상 , 복리후생과 코어(인사) HR 데이터를 연결하는 중앙 허브 역할을 하여 후보자 에서 직원 으로 원활하게 전환할 수 있도록 지원합니다. Workday 기본 정의를 제공하지만, 대부분의 조직에서는 다양한 그룹(국가, 근무자 유형 또는 관할조직)에 맞춰 여러 개의 규칙 기반 정의를 생성합니다.
하위 프로세스
채용 비즈니스 프로세스 특정 태스크를 처리하는 여러 하위 프로세스가 포함될 수 있습니다.
- 채용 보상 제안: 이 하위 프로세스는 신규 입사자의 급여 및 기타 보상 구성요소를 결정합니다.
- Workday 계정 생성: 신규 입사자의 Workday 계정 생성하여 시스템에 액세스할 수 있습니다.
- 온보딩: 채용이 완료된 후 이 프로세스를 트리거 다음과 같은 신규 입사자 태스크를 관리할 수 있습니다.
- 세금 신고서 작성하기
- 문서를 리뷰 중입니다.
- 복리후생 등록
- 백그라운드 체크: 이 프로세스는 신규 입사자 채용 부서가 아니고 Workday 에서 백그라운드 현황을 확인하려는 경우에만 적용됩니다.
통합 템플릿
Workday 비즈니스 프로세스 에서 통합 템플릿은 서로 다른 여러 하위 프로세스(예: 급여, 보너스, 주식 등)의 데이터 입력 화면을 하나의 통합된 사용자 인터페이스에 통합한 구성 입니다. 비즈니스 프로세스 시작 시 단일 역할 에 대한 여러 초기 설정 항목이 있는 경우 이 템플릿을 옵션 으로 사용하고, 이를 개시 단계로 추가하여 개시자의 작업 간소화합니다.
다음 하위 비즈니스 프로세스는 연결회계 에 사용할 수 있습니다. 이러한 하위 비즈니스 프로세스가 통합 템플릿에 표시되도록 하려면 사용자에게 관련 도메인에 대한
조회
및 수정
권한이 있는지 확인합니다.
- 정부 ID 편집
- 근무일 변경사항
- 근무자 조직 지정내역 변경
- 직원 단체협약 지정
- 급여 그룹 지정
- 지급 옵션 등록 이벤트
- 보상 관련 하위 비즈니스 프로세스
선행요건
채용 트랜잭션을 개시 하려면 대상 관할조직 에서 다음 선행요건을 충족해야 합니다.
- 시큐리티: 특정 시큐리티 그룹에 다음 액션 단계에 대한 권한 지원금 / 부여 / 스톡그랜트 하도록 비즈니스 프로세스 시큐리티 정책 구성합니다.
- 개시 액션: 채용 프로세스를 시작할 수 있는 사람을 결정합니다. 일반적인 시큐리티 그룹에는 채용담당자, HR 관리자 및 HR 파트너가 포함됩니다.
- 리뷰 및 승인 단계: 채용 트랜잭션을 승인할 수 있는 사람을 결정합니다. 일반적인 시큐리티 그룹에는 매니저, HR 파트너 및 보상 파트너가 포함됩니다.
- 모두 조회: 진행 중이거나 완료된 채용 트랜잭션을 조회할 수 있는 사람을 결정합니다. 일반적인 시큐리티 그룹에는 HR 관리자, HR 감사인, 구현자가 포함됩니다. 모든 검증이 올바르게 실행되도록 비즈니스 프로세스 개시 할 수 있는 역할에 모두 권한 부여합니다.
- 적용가능한 시큐리티 도메인 목록을 조회하려면 기능 영역의 도메인 시큐리티 정책 리포트에 액세스하여 Staffing, Core Compensation, Organization and Roles 기능 영역을 선택합니다.
- 스태핑 모델: 관할조직 다음과 같은 스태핑 모델 지정되어 있어야 합니다.
- 포지션 관리: 관할조직 에 승인된 오픈 포지션 의 포지션이 있어야 합니다. 이 특정 포지션 에 대해 채용 액션 개시 .
- 직무 관리: 필요에 따라 관할조직 에서 충원요건 구성할 수 있습니다. 구성하지 않은 경우에는 직무 관리 조직 에 근무자 채용할 때 작업 세부내용을 정의합니다. 개념: 스태핑 모델을 참조하십시오.
- 직무 프로필: 다음과 같은 세부내용으로 필요한 작업 프로필을 생성합니다.
- 직무 설명
- 매니지먼트 레벨
- 보상 등급
- 급여지급유형
- 기타 자격요건
- 지원자 추적: 후보자가 공식 채용되기 전에 후보자를 추적하는 경우, 지원자 상태, 평가 방법 및 리크루팅 경로를 구성합니다.
- 채용 비즈니스 프로세스를 편집합니다. 채용 비즈니스 프로세스 의 단계, 조건 및 알림을 정의합니다. 여기에는 Create Workday Account와 같은 서비스 단계 구성이 포함됩니다.
- 옵션 필드를 구성합니다. 채용 비즈니스 프로세스 에서 특정 시큐리티 그룹에 대해 숨기기 거나, 조회 전용으로 지정하거나, 필수로 지정할 옵션 필드를 결정합니다.
프로세스 개시자
적절한 시큐리티 권한이 있는 사람이 직원 입사발령 태스크 중 하나를 개시하면 채용 비즈니스 프로세스 트리거 . Workday 이 태스크 의 여러 변형을 제공하며, 사용자가 프로세스에 가장 적합한 태스크를 선택할 수 있습니다.
예: 일부 태스크 버전은 기존 지원자, 구(舊)시스템 퇴직자 또는 학생을 검색하여 중복 레코드가 생성되지 않도록 향상된 검색 기능을 제공합니다. 개념: 직원 입사발령 개시 액션을 참조하십시오.
다음에서 프로세스를 개시 할 수 있습니다.
- 검색창: 직원 입사발령
- 인력충원요청의 관련 액션 메뉴
- 관할조직의 관련 액션 메뉴
- 미충원 포지션의 관련 액션 메뉴
- 오퍼 또는 고용계약 비즈니스 프로세스의 Ready for Hire 상태
제한사항
- 수정 및 통합: 채용 프로세스에서 트리거 되도록 구성한 이벤트 기반 통합은 최상위 채용 이벤트 에 대한 수정사항에 대해서만 다시 트리거됩니다. 하위 프로세스 내에서만 수정하는 경우 통합 다시 트리거되지 않습니다. 예: 주요 채용이 완료된 후 보상 제안 채용에서 보상
- 구성 복잡성: 높은 수준의 구성 가능성은 초기 설정이 복잡할 수 있으며 조직 의 채용 프로세스를 철저히 이해해야 한다는 것을 의미합니다.
- 반송(보완요청) 옵션: 반송(보완요청 ) 액션 사용하여 수정을 위해 비즈니스 프로세스 개시 또는 리뷰 단계로 반송(보완요청)할 수 있습니다. 이 액션 프로세스가 완료되지 않은 경우 비즈니스 프로세스 정의 의 리뷰 또는 승인 단계에서 액세스할 수 있습니다.
- 온보딩 특징: 채용 프로세스와 온보딩을 구분합니다. 채용 프로세스는 직원 시스템에 도입하는 데 중점을 둡니다. 반면 온보딩은 신규 입사자 경험을 제공하고 채용 후 태스크를 완료하는 데 중점을 둡니다.
- 자동 완료 기능: 자동 완료는 비즈니스 프로세스 워크플로 에서 반송(보완요청)을 지원하지 않습니다. 서비스 단계는 항상 실행되지만 Workday 해당 서비스 단계와 관련된 모든 알림을 건너뜁니다. 설정 고려사항: 스태핑 이벤트 자동 완료를 참조하십시오.
- 완료된 채용 이벤트에 대한 수정: 복리후생 등록과 같은 관련 이벤트를 자동으로 다시 트리거하지 않습니다. 적용한 특정 변경사항에 따라, 근무자 레코드가 정확하게 업데이트되도록 특정 하위 프로세스를 수동으로 개시 해야 할 수 있습니다.
- 근무자 입사일 수정: 이 비즈니스 프로세스 임시고용직에 사용할 수 없으며 제출 후에는 무효화할 수 없습니다.
공통 비즈니스 프로세스 워크플로 및 가이드라인
다음은 채용 이벤트 비즈니스 프로세스 의 일반적인 워크플로 구성 경로입니다. 단계는 일반적인 순서로 나열되어 있습니다.
경로 1: 표준 워크플로 구성
가장 일반적인 구성 이며, 일반적인 직원 채용에 적용되는 간단하고 선형적인 프로세스로, 복잡한 지원자 요건도 없습니다.
경로 2: 백그라운드 체크 하위 프로세스 구성을 사용하는 채용
이 경로는 공식 백그라운드 체크 프로세스의 필수 및 게이팅 단계로 통합합니다. 채용 정책을 준수하도록 백그라운드 체크 완료될 때까지 채용을 진행할 수 없습니다.
경로 3: 통합 온보딩 워크플로 구성을 사용하여 채용
이 구성 경로는 채용 프로세스를 다른 중요한 온보딩 하위 프로세스에 연결하여 신규 입사자 와 사내 팀 모두에게 원활한 엔드투엔드 온보딩 경험을 제공합니다.
경로 4: 조합 또는 단체협약 구성 채용
이 경로는 신규 입사자를 단체협약 에 지정해야 하는 조직의 보상, 복리후생 및 기타 작업 세부내용에 영향을 미칠 수 있는 조직을 위한 경로입니다.
경로 5: 자동 완성
이 경로는 채용 프로세스를 간소화하고 수작업을 최소화 필수 표준화된 대량 채용 프로세스의 수동 데이터 입력을 줄입니다. 예: 계절직 근무자, 유통업체 직원
자동 완료를 사용하면 승인, 후속조치 항목, 리뷰 단계를 포함한 비즈니스 프로세스 의 특정 단계를 건너뜁니다. 프로세스에서 이러한 단계를 사용하는 경우 이 워크플로 사용하기 전에 영향을 고려하십시오.
자동 완료의 성패는 리크루팅 프로세스 중에 입력된 데이터의 정확성과 완성도에 달려 있습니다. 채용 이벤트 의 필수 필드가 채용 또는 스태핑 필드 기본값을 통해 자동입력되지 않는 경우 프로세스가 자동 완료되지 않습니다. 그러면 표준 수동 워크플로 ()로 되돌리기 .
통합 승인을 위한 공통 비즈니스 프로세스 워크플로
다음은 통합 승인을 위한 일반적인 워크플로 구성 경로이며 일반적인 순서로 단계가 나열되어 있습니다.
통합 단계를 검토하고 승인할 수 있는 시큐리티 그룹을 결정합니다. 해당 시큐리티 그룹에 통합 단계에 대한 권한 지원금 / 부여 / 스톡그랜트 하도록 채용 비즈니스 프로세스 시큐리티 정책 구성합니다. 일반적인 시큐리티 그룹에는 급여 시큐리티 그룹 포함됩니다.
경로 1: 단일 리뷰어에 대한 결합 승인
가장 자주 사용되는 사용 케이스 입니다. 또한 HR 파트너나 채용요청 매니저 와 같은 승인자 위한 단일 태스크 로 여러 하위 프로세스를 통합합니다. 이렇게 하면 리뷰어 채용 이벤트 를 전체적으로 파악할 수 있습니다.
A: 개시
>
B: 액션 (채용에 대한 보상 제안) >
C: 액션 (조직 지정내역 변경) >
D: 액션 (일회성 지급 요청) >
E: 통합 승인(채용 승인, 보상 제안 및 조직 지정내역 변경) Events) >
F: Completion (채용 완료 단계)경로 2: 통합 체계를 사용하는 계층적 승인
여러 레벨의 매니지먼트에서 채용 및 관련 세부내용을 승인해야 하는 경우, 통합 승인 체계가 대표적인 방법입니다. 이는 승인 체계 와 통합 승인 의 장점을 결합한 것입니다. 통합 승인 체계 단계는 매니저와 같은 역할 기반 시큐리티 그룹 에 지정됩니다. 승인 태스크 는 개시자의 매니지먼트 계층에서 위로 단일 항목으로 라우팅됩니다.
워크플로 단계
채용 비즈니스 프로세스 워크플로 빌드 데 사용되는 일반적인 단계 유형은 다음과 같습니다.
- 개시
- 단계 순서: 모든 비즈니스 프로세스 의 항상 첫 번째 단계('A'로 표시)
- 그룹: 채용담당자, HR 파트너, HR 관리자, 채용담당자에 의한 채용(오퍼 또는 고용계약) 또는 통합의 일부인 그룹 해당 설정은 채용 비즈니스 프로세스 시큐리티 정책에서 관리됩니다.
- :을(를) 지정합니다. 해당 없음. 이 단계에서는 프로세스를 개시합니다.
- 단계 유형 가이드라인:
- 모범 사례: 중복 레코드가 생성되지 않도록 향상된 검색 기능과 함께 직원 입사발령 태스크 사용합니다. 신규 기록을 생성하기 전에 기존 지원자 또는 구(舊)시스템 퇴직자를 검색하는 방법을 사용자에게 교육합니다.
- 사용 케이스: 이 단계에서는 채용 워크플로 시작합니다. 개시자가 이름, 인력충원요청, 계획 입사일 등 지원자와 충원할 포지션 식별하는 데 필수 핵심 정보를 입력합니다.
- 예: 채용담당자 오픈 포지션 에 적합한 후보자 채용해야 합니다. '직원 입사발령' 태스크 사용하여 후보자 명을 검색합니다. 후보자 가 전 인턴이며 시스템에 지원자 기록이 있음을 찾기 합니다. 채용담당자 기존 기록을 선택하여 채용 프로세스를 개시 . 그러면 일부 후보자 정보가 자동으로 입력됩니다.
- 조건 규칙 가이드라인: 개시 단계 의 조건 규칙 개시자가 제공하는 다음 정보의 완전성을 보장하는 검증 메커니즘의 역할을 합니다.
- 모범 사례: 개시 보안을 간결하게 유지합니다. 역할 기반 시큐리티를 사용하여 적절한 사용자에게 개시 권한을 지원금 / 부여 / 스톡그랜트 .
- 예: 미국의 사용자만 표준 채용 프로세스를 개시 하도록 허용하려면 시큐리티 정책 에 User's Location is 'USA' 규칙을 추가합니다.
- 액션
- 단계 순서: 개시 단계 후와 완료 단계 전후에 배치합니다.
- 그룹: 보상 파트너, HR 파트너, 급여 관리자 또는 직원 본인과 같이 워크플로 의 일부로 데이터를 입력하거나 리뷰해야 하는 모든 역할 입니다.
- 지정: 보상 제안, 개인정보 변경 등 이 단계에서 트리거 하위 프로세스를 지정합니다.
- 단계 유형 가이드라인:
- 사용 사례: 신규 입사자 로부터 특정 정보 또는 기타 정보를 수집하기 위해 다른 비즈니스 프로세스 (하위 프로세스)를 호출하는 데 사용되는 가장 일반적인 단계 유형 중 하나입니다.
- 예: 신규 채용 질문서 작성 액션 단계가 신규 입사자 수신함 으로 라우팅됩니다.
- 조건 규칙 가이드라인:
- 모범 사례: 조건 규칙을 사용하여 프로세스를 간소화하고 사용자에게 관련 태스크만 표시되도록 합니다. 따라서 혼동과 불필요한 작업을 방지할 수 있습니다.
- 사용 케이스: 데이터를 기반으로 단계를 동적으로 실행합니다.
- 예: 로그인 보너스 제공되는 경우에만 일회성 지급 요청 액션 단계를 트리거합니다.
- 자세한 내용은 다음을 참조하십시오.개념: 액션 단계 .
- 승인
- 단계 순서: 일반적으로 모든 주요 데이터 입력 단계가 완료된 후 최종 완료 단계 전에 배치할 수 있습니다.
- 그룹: 채용요청 매니저, 매니지먼트 레벨 +1(매니저의 매니저 ) 또는 HR 매니저 등 트랜잭션을 승인할 수 있는 권한이 있는 역할 입니다.
- 지정: 특정 레벨에 도달할 때까지 매니지먼트 계층을 위로 라우팅하는 승인 체계 구성할 수 있습니다.
- 단계 유형 가이드라인: 이 단계는 트랜잭션을 검증하는 공식 관문 역할을 합니다. 승인자 채용을 승인, 반송(수정을 위해 이전 단계로 이동) 또는 반려할 수 있습니다. 이를 통해 회사 정책을 감독하고 컴플라이언스를 보장할 수 있습니다.
- 모범 사례
- 모든 주요 데이터 입력 단계가 완료된 후 비즈니스 프로세스 의 최종 완료 단계 전에 승인 단계를 배치하십시오.
- 승인자가 본인의 거래를 승인하지 못하도록 고급 라우팅을 구성합니다. 라우팅 제한을 '이벤트 제목 제외'로 설정하고 대체 라우팅 시큐리티 그룹을 '제외된 사용자 기준 매니저 기준'으로 설정합니다.
- 개시자가 승인자 경우 Workday 승인 단계를 건너뜁니다. 승인을 요구하려면 통합 승인 단계를 사용합니다.
- 비즈니스 프로세스 더 큰 프로세스의 하위 프로세스인 경우 상위 비즈니스 프로세스 에 대한 승인을 통합합니다. 따라서 각 하위 프로세스에서 별도의 승인 단계를 수행할 필요가 없습니다.
- 사용 사례: 매니저 신규 입사자 보상 패키지 사인오프하도록 합니다.
- 예를 들어 HR 매니저가 보상 패키지 제안한 후 비즈니스 프로세스 에서는 부서장의 검토와 사인오프를 위해 승인 태스크 전달합니다.
- 조건 규칙 가이드라인:
- 모범 사례
- 승인 체계가 너무 길거나 복잡한 경우, 채용 프로세스의 속도가 느려질 수 있으므로 생성하지 마십시오. 조건 규칙을 사용하여 예외가 아닌 표준 채용에 대한 승인을 건너뜁니다.
- 대부분의 승인 단계에서 현재 피지정자가 개시자 또는 이전 승인자임이 아닌 표준 조건 규칙 사용합니다. 이렇게 하면 이미 개시했거나 승인한 트랜잭션을 동일한 사용자가 승인할 필요가 없습니다.
- 사용 케이스: 예외에 대한 추가 승인을 요구하는 경우
- 예: 재무 파트너 승인 단계에서 Hire is for Finance Department AND Proposed 연간 급여 > 150,000 USD 조건 규칙 추가할 수 있습니다.
- 자세한 내용은 다음을 참조하십시오.개념: 승인 단계 .
- 자동 완료
- 모범 사례:
- 자동 완료는 여러 단계를 건너뛰기 설계되었지만 항상 수행하고자 하는 특정 액션이 있을 수 있습니다. 프로세스의 나머지 부분이 자동 완료되는 경우에도 실행해야 하는 단계를 지정하려면정상적으로 라우팅을사용합니다. 통합 및 서비스 단계는 항상 평상시와 같이 라우팅됩니다.
- 채용을 성공적으로 수행하기 위한 모든 필수 필드가 올바르게 매핑되고 채용 프로세스의 채용 이벤트 에 자동입력되었는지 확인하십시오. 가능한 경우스태핑 필드 기본값을활용하여 데이터를 자동입력합니다.예: 작업 변경의 경우Hire Reason은필수 필드 입니다. 이 필드가 항상 입력되도록 하려면 필수 항목으로 오퍼 비즈니스 프로세스 구성합니다.
- 급여 그룹 지정, 보상 채용 제안, 일회성 지급 요청 등 채용 이벤트 의 다양한 하위 프로세스에서 자동 완료를 활성화할 수도 있습니다.
- 사내 채용에 통합된 직무 변경 템플릿을 사용하는 경우, 해당 템플릿 내의 모든 하위 프로세스에 대해 자동 완료를 구성해야 상위 프로세스 에서 자동 완료를 사용할 후속조치 있습니다.
- 선택적으로 자동 완료를 적용하려면 규칙 기반 비즈니스 프로세스 정의를 사용합니다. 그런 다음 자동 완료가 트리거 되는 조건을 지정할 수 있습니다.예: 소매 포지션에 대해 자동 완료를 사용하도록 설정하지만 더 많은 수동 감독 및 승인이 필요한 임원급 채용에 대해서는 자동 완료를 사용하지 않는 규칙을 생성합니다.
- 후보자입사대기상태로 이동하면 자동 완료 프로세스가 즉시 트리거되므로 리크루팅 워크플로 조정해야 할 수 있습니다. 유연성을 유지관리 하려면 후보자를 실제 시작일에 가까운 시점에 입사대기로 이동하는 것이 좋습니다.
- 후보자를 입사대기 상태로 이동하는 업무를 담당하는 시큐리티 그룹(채용담당자 또는 기본 채용담당자)에게 채용 이벤트 개시 하고 완료하는 데 필요한 권한이 있는지 확인하십시오. 여기에는 입사지원 비즈니스 프로세스의 동적 완료 단계 및 채용 비즈니스 프로세스 의 비즈니스 프로세스 시큐리티 정책 구성이 포함됩니다.
- 자세한 내용은 다음을 참조하십시오.개념: 비즈니스 프로세스 자동 완료 .
- 완료
- 이 단계는 기본 워크플로 완료되었음을 나타냅니다. 완료 단계가 실행되면 채용은 완전히 승인된 것으로 간주되며, 통합, 보관, 알림 등의 후속 단계를 핵심 프로세스 중단 없이 실행할 수 있습니다.단계를 리뷰하고 채용이 승인된 것으로 간주되기 위한 최종 필수 액션 나타내는 단계를 파악합니다. 대개의 경우 최종 승인 단계입니다. 그리드 에서 이 단계의 행을 찾고 해당 단계의 관련 액션 메뉴에서 선택합니다.비즈니스 프로세스 하나의 완료 단계만 있을 수 있습니다. 다른 단계가 이미 완료 단계로 표시된 경우, 자동 Workday 해당 단계가 선택취소되고 방금 선택한 단계에 지정이 적용됩니다.모범 사례
- 모든 승인 및 리뷰 액션 단계는 완료 단계 앞에 와야 합니다.
- 인재 데이터( 사진, 학력, 주요경력 ) 추가와 같이 근무자 대해 완전히 생성된 레코드가 있어야 하는 단계는 완료 단계 뒤에 배치되는 경우가 많습니다.
- Create Workday Account 서비스 단계는 완료 단계 뒤에 배치할 수 있습니다.
- 통합 승인 체계와 같은 승인 단계는 종종 완료 단계로 설정됩니다. 이렇게 하면 시스템에서 채용이 확정되기 전에 매니저가 모든 채용 및 보상 세부내용을 한 태스크 에 승인할 수 있습니다.
자세한 내용은 다음을 참조하십시오.개념: 완료 단계 .
- 통합 승인
- 비즈니스 프로세스 정의 내에서 표준 승인 또는 승인 체계 단계 대신 통합 승인 단계를 추가할 수 있습니다.이 단계 유형은 비즈니스 프로세스 내 이전의 여러 액션 단계를 승인자 위한 하나의 수신함 항목 으로 결합합니다. 예를 들어, 채용 비즈니스 프로세스 에서 매니저 신규 입사자의 작업 세부내용, 조직 지정내역 및 보상 에 대해 별도의 승인을 받는 대신, 통합 승인 단계를 사용하면 이러한 모든 것을 하나의 통합 태스크 에 번들 판매 항목 할 수 있습니다. 그런 다음 승인자 한 스크리닝 에서 모든 세부내용을 검토하고 승인할 수 있습니다.
- 통합 승인 체계
- 비즈니스 프로세스 정의 내에서 표준 승인 또는 승인 체계 단계 대신 통합된 승인 체계 단계를 추가할 수 있습니다.이 단계에서는 통합 승인의 기능을 승인 체계와 결합합니다. 여러 승인 항목을 단일 태스크 로 그룹화할 뿐만 아니라 해당 태스크 최상위에 도달하거나 종료 조건 충족될 때까지 매니지먼트 또는 조직 계층으로 라우팅합니다.
- 다음에 대해 이 단계를 추가하는 것이 좋습니다.
- 동종 태스크: 통합은 그룹화할 항목의 특성이 유사하여 승인자 모든 태스크에 일관된 리뷰 프로세스를 적용할 수 있을 때 가장 효과적입니다.
- 승인 건너뜀: 경우에 따라 승인자 거래를 개시한 사람과 동일한 경우 표준 승인 단계를 자동으로 건너뛸 수 있습니다. 통합 승인 단계를 사용하면 승인 태스크 의도한 대로 생성되고 라우팅되도록 할 수 있습니다.
- 알림 감소: 여러 승인 요청을 단일 태스크 로 번들링하여 승인자에게 전송되는 알림 수를 대폭 줄여 수신함 부담을 피하고 주의가 필요한 태스크에 집중할 수 있습니다.
- 명확하게 단계 조건 정의: 조건 규칙을 사용하여 적절한 경우에만 통합 단계가 트리거되도록 합니다. 예를 들어 거래 수가 특정 한도를 초과하는 경우에만 통합 승인 사용하도록 규칙을 구성할 수 있습니다.
- 철저한 테스트: 통합 승인 단계가 포함된 비즈니스 프로세스 배포하기 전에, 예상대로 라우팅되고 승인자의 사용 환경 명확하고 직관적인지 확인하도록 철저히 테스트합니다. 승인자가 통합 뷰를 쉽게 탐색하고 필요에 따라 항목을 승인하거나 반려할 수 있는지 확인합니다.예: 신규 입사자의 작업 세부내용에 대한 승인과 해당 보상 단일 태스크 로 결합하여 작업 정보와 보상 패키지 모두 함께 리뷰하고 승인할 수 있도록 합니다.
- 보상 제안 단계 뒤에 통합 승인 단계를 추가하고 채용 및 보상 제안 이벤트를 모두 포함하도록 구성합니다.
- 서비스
- 단계 순서: 어디서나 배치할 수 있지만 Workday 계정 생성과 같은 중요한 서비스는 일반적으로 최종 승인 후, 완료 단계 직전 또는 완료 단계에 배치됩니다.
- 그룹: 시스템(Workday) Workday 에서 이 "시스템"은 비즈니스 프로세스 실행 사용자라고 하는 구성 가능한 특정 시큐리티 원칙입니다.
- 지정: 기본제공 Workday 백그라운드 프로세스 목록에서 선택합니다.
- 단계 유형 가이드라인:
- 모범 사례:
- 수동 개입 없이 자동화된 시스템 레벨 액션 실행하는 데 사용됩니다. 채용 비즈니스 프로세스 의 가장 일반적인 사용 케이스 Create Workday 계정 서비스 로, 신규 사용자 계정 생성하고 사용자가 이 계정을 사용하여 Workday 에 로그인할 수 있습니다.
- 커스텀 서비스 단계 유형은 생성할 수 없습니다. Workday 에서 제공하는 서비스 목록에서 선택하십시오.
- '액션'에서 '서비스'로와 같이 기존 단계 유형은 변경 수 없습니다. 단계를 삭제하고 올바른 유형의 새 단계를 추가합니다.
- 조건 규칙 가이드라인:
- 모범 사례: 비즈니스 프로세스 에 서비스를 추가하기 전에 각 서비스 의 함수 파악합니다. 사용자 기반 시큐리티 역할을 지정하기 전에 Workday 계정 생성과 같은 서비스 단계를 논리적으로 배치합니다.
- 사용 사례: 입사일 가까워질 때까지 Workday 계정 생성 서비스 실행되지 않도록 하는 등의 시스템 액션 실행되는 시점을 제어합니다.
- 예를 들어 Workday 계정 생성 서비스 단계에서 (입사일 - 오늘 날짜)는 7보다 작거나 같아야 한다는 규칙을 추가합니다. 이렇게 하면 시작일로부터 1주일 전에는 계정이 생성되지 않습니다.
- 자세한 내용은 다음을 참조하십시오.개념: 서비스 단계 .
- 후속조치
- 단계 순서: 비즈니스 프로세스 에서 원하는 순서로 추가할 수 있습니다.
- 그룹: 모든 역할. 종종 직원 본인, 채용요청 매니저 또는 IT 지원 또는 시설과 같은 지원 팀에 지정됩니다.
- 지정: 가이드를 입력할 수 있습니다(서식있는 텍스트 및 하이퍼링크 사용).
- 단계 유형 가이드라인:
- 모범 사례:
- 후속조치 단계를 사용하여 데이터 입력이 필요 없는 간단한 태스크 또는 미리알림 지정 이 단계는 Workday 외부에서 발생하거나 전용 비즈니스 프로세스 단계 가 없는 태스크에 대한 체크리스트 항목의 역할을 합니다. 참조체크리스트 생성 .
- 명확하고 실행 가능한 가이드를 작성합니다. 태스크 에서 특정 페이지로 이동해야 하는 경우 후속조치 설명에 탐색 경로를 포함합니다.
- 조건 규칙 가이드라인:
- 모범 사례: 명확하고 실행 가능한 가이드를 작성합니다. 기한을 사용하면 사용자가 태스크의 우선순위를 지정하는 데 도움이 됩니다. 프로세스 흐름에서 관련 후속조치를 그룹화합니다.
- 사용 사례: 태스크를 조건부로 지정합니다.
- 예: 채용요청 매니저의 법인 신용카드 요청에 대한 후속조치에서 직무 레벨이 이사 이상인 조건 규칙 추가할 수 있습니다.
- 자세한 내용은 다음을 참조하십시오.개념: 후속조치 단계 .
통합
통합 설정에서는 주로 Workday의 3rd Party 급여 시스템에 대한 이벤트 기반 통합을 활용합니다. 예정된 기본 통합 이 실행될 때까지 기다리지 않고, 채용 비즈니스 프로세스 완료되면 즉시 3rd Party 급여 벤더에 채용 정보가 전송됩니다. 이 서비스 기본 PECI( PECI(급여 유효일 변경 인터페이스) ) 커넥터에서 활성화합니다. Workday 에서 근무자 이벤트를 3rd Party 급여처리 벤더로 자동으로 전송하도록 채용 비즈니스 프로세스 의 단계를 구성합니다. 벤더가 데이터를 검증하고 오류가 있으면 즉시 수정할 수 있도록 반환합니다.
- 단계 순서: 통합은 워크플로 내 여러 단계에서 발생할 수 있습니다. 이 단계는 일반적으로 모든 승인이 완료된 후 프로세스가 완료되기 전에 수행됩니다.
- 그룹: 시스템에서 수행하며 통합 실행하는 데 필요한 시큐리티 권한이 있는 사전 구성된 통합 시스템 사용자(ISU)를 지정해야 합니다.
- 지정: 실행할 특정 통합 시스템 선택합니다. 이 커넥터는 법인 카드 제공자용처럼 사전 구축된 Workday 커넥터일 수도 있고, Workday Studio, EIB (Enterprise Interface Builder) 또는 코어 커넥터를 사용한 커스텀 구축 통합 수도 있습니다.
- 단계 유형 가이드라인:
- 사용 사례: 신규 입사자에 대해 당일 보고를 요구하는 정부 규정을 준수합니다. 신규 직원의 급여 처리 정보를 즉시 제공하여 신규 직원이 3rd Party 급여 시스템에서 지연 없이 올바르게 설정되도록 합니다. 3rd Party 급여처리 벤더가 정보를 검증하고 오류가 있으면 사용자에게 반환하여 즉시 수정할 수 있도록 허용하여 급여처리 오류를 줄입니다.
- 모범 사례: 구현 전에 급여 벤더와 함께 2개의 필수 엔드포인트(제공 1개, 검색 1개)를 빌드하고 테스트했는지 확인합니다. 샌드박스 환경에서 통합 철저히 테스트합니다. 태스크를 적극적으로 모니터링하고 잠재력 통합 오류를 신속하게 해결 수 있는 시큐리티 그룹 에 리뷰 단계를 지정합니다.
- 예: 채용 비즈니스 프로세스 정의 에 단계를 추가하려면 다음을 수행합니다.
- 채용 비즈니스 프로세스 정의 에 액세스하고 선택합니다.
- 완료 단계로 표시된 급여 그룹 지정 단계가 있는지 확인하십시오.
- 세부내용이 포함된 행을 추가합니다. 순서: c, 유형: 서비스, 지정: Transmit Employee Data to Third Party Payroll 지정
- 세부내용이 포함된 다른 행을 추가합니다. 순서: d, 유형: 액션, 지정: 3rd Party 급여 시스템의 이벤트 기반 통합 리뷰, 그룹: 급여 관리자
- 확인을선택하여 변경사항을 저장합니다.
- 조건 규칙 가이드라인:
- 모범 사례: 비즈니스 프로세스 단계를 감사된 실행 시작 조건으로 구성하지 마십시오. 이로 인해 이벤트 기반 통합 예상대로 실행되지 않는 시나리오가 생성될 수 있습니다. 실행을 제어하려면 이 용도로 설계된 특정 리포트 필드를 사용합니다.
- 사용 사례: 조건 규칙 의 일반적인 사용 케이스 유효일이 유효일 인 채용에 대해 통합 실행하지 못하도록 하는 것입니다. 이는 다운스트림 시스템이 미래 날짜의 트랜잭션을 처리할 수 없는 경우에 유용할 수 있습니다.
- 예: 미래 날짜의 채용을 건너뛰기 려면 3rd Party 급여 시스템에 직원 데이터 전송 단계에서 조건 규칙 생성합니다. 규칙 조건 에서Is Event Driven Integration Transaction Future Effective리포트 필드를 사용합니다. 이 필드의 값이 '아니요'인 경우에만 실행되도록 단계를 구성하십시오.
- 자세한 내용은 다음을 참조하십시오.통합 생성(단계) .
라우팅 조정자
비즈니스 프로세스 단계 특정 시큐리티 그룹 으로 지정해야 하는 경우 근무자에게 발령 변경 과 관련된 여러 포지션 또는 트랜잭션이 있는 경우 라우팅 조정자 사용합니다.
라우팅 조정자는 비즈니스 프로세스 정의 내의 특정 단계에 추가됩니다. 라우팅 조정자 의 수강가능 시기 는 비즈니스 프로세스 및 단계 유형에 따라 다릅니다.
- 단계에서 하나 이상의 시큐리티 그룹 교차 시큐리티 그룹 인 경우, 라인 레벨 라우팅 지원하는 비즈니스 프로세스의 승인 및 통합 승인 단계에 라인 레벨 조정자를 적용할 수 있습니다.
일반적인 라우팅 조정자는 다음과 같습니다.
- 라인 레벨: 공급자 송장 과 같이 여러 라인이 있는 거래의 승인 단계에 사용됩니다. 각 개별 라인의 컨텍스트에 따라 승인을 위해 관련 교차 시큐리티 그룹 으로 라우팅됩니다.
모범 사례
:
- System 기능 영역 에서 다음 도메인에 시큐리티 권한을 제공하는지 확인합니다.
- Business Process Administration
- Manage: Business Process Definitions
- 승인 체계: 포지션이 여러 개인 근무자 의 승인 체계 단계에서 조직 기반 라우팅 사용하는 경우, Workday 이 단계를 조직 의 모든 매니저에게 라우팅합니다. 이를 방지하려면 이 단계에서 라우팅 조정자 구성합니다.
- 재지정 동작: 비즈니스 프로세스 단계 재지정되면 Workday 라우팅 조정자 무시합니다. 재지정된 태스크 신규 피지정자() 의 표준 라우팅 따릅니다.
- 라우팅 제한 설정(필요한 경우): 워크플로 에서 특정 개인을 제외하도록 라우팅 제한을 정의할 수 있습니다. 필요한 경우 대체 라우팅을 사용하여 다양한 시큐리티 그룹을 식별합니다.
- 변경사항 저장: 라우팅 조정자 및 추가 설정을 구성한 후 변경사항을 저장하여 새 라우팅 규칙을 적용합니다.
- 라인 레벨 라우팅을 위해 교차 시큐리티 그룹과 함께 사용합니다. 라인 레벨 라우팅 조정자 사용하는 경우 Workday 하는 역할을 기준으로 올바른 승인자에게 라인을 라우팅할 수 있도록 이 단계를 하나 이상의 교차 시큐리티 그룹 에 지정해야 합니다. .
- 비즈니스 프로세스 지원 확인: 일부 비즈니스 프로세스에서는 라우팅 조정자를 사용할 수 없으므로, 구성 중인 특정 비즈니스 프로세스 에서 원하는 조정자를 사용할 수 있는지 확인하십시오. 비즈니스 프로세스 정의 에서 이를 확인할 수 있습니다.
- 기본 포지션 및 추가 포지션 조정자를 지원하는 프로세스의 예로는 담당자 변경, ID 정보 편집, 성과 리뷰 시작, 개발계획 시작이 있습니다.
- 현재 및 제안 조정자를 지원하는 프로세스의 예로는 직무 변경, 추가 직무 지정, 오퍼가 있습니다.
사용 사례
:다음과 같은 시나리오에서는 비즈니스 프로세스 단계 에 라우팅 조정자 추가하는 것이 좋습니다.
- 라인 레벨 승인: 서로 다른 코스트센터에 대한 라인이 있는 공급자 송장 과 같이 컨텍스트가 다른 여러 라인이 포함될 수 있는 거래의 경우, 승인 또는 통합 승인 단계에서 라인 레벨 라우팅 조정자 사용할 수 있습니다. 이렇게 하면 특정 라인의 컨텍스트에 따라 각 라인이 적절한 승인자 에게 라우팅됩니다.
알림
시스템 알림
시스템 알림은 Workday 가 비즈니스 프로세스 이벤트에 대해 생성하는 기본 알림입니다. 비즈니스 프로세스 의
알림
탭에서 모든 시스템 알림을 조회할 수 있습니다. Workday 특정 알림을 사용하지 않도록 설정할 수 있지만, 사용자 레벨에서 알림 환경설정을 관리하거나 커스텀 알림을 사용하여 보다 표적화된 알림을 전송하는 것이 더 좋습니다. 비즈니스 프로세스 시스템 알림 구성을 참조하십시오.
글로벌 알림 설정은
테넌트 설정 편집 - 알림
태스크 에서 관리됩니다.커스텀 알림
비즈니스 프로세스 의 모든 단계에서 개시 사용자에게 이벤트, 필수 액션 또는 상태 변경에 대해 알림 있는 커스텀 알림을 생성할 수 있습니다. 알림을 생성하려면 비즈니스 프로세스 정의 의 각 단계로 이동하여 해당 단계의 관련 액션 메뉴에서 선택합니다. 커스텀 알림 생성을 참조하십시오.
- 가이드라인 및 모범 사례:
- 채용 프로세스가 완료되면 채용요청 매니저 에게 알립니다.
- 채용 비즈니스 프로세스 완료 시 트리거되는 커스텀 알림을 생성합니다. 신규 입사자 이름, 시작일 및 매니저 명을 사용하여 이메일을 맞춤 설정하십시오.
- IT 부서에 신규 입사자 에 관해 알려 해당 직원이 필요한 하드웨어와 소프트웨어를 준비할 수 있도록 합니다.
- 사용 사례:
- 채용 완료 시 매니저 알림
- 신규 입사자 에게 환영 이메일 전송
- 장비 프로비저닝에 대한 IT 부서 알림
- 예를 들어 다음과 같습니다.
- 채용요청 매니저 시큐리티 그룹 에 전송된 비즈니스 프로세스 채용의 완료 단계에서 트리거 되도록 커스텀 알림을 구성합니다. 메시지에 신규 입사자 자명, 직원 ID, 시작일 및 포지션 포함할 수 있습니다.
- '[New Hire Name] 팀에 오신 것을 환영합니다!'라는 제목의 알림을 구성합니다. 이메일 본문에는 첫날에 대한 세부내용, 신규 입사자 회사 링크 및 매니저 연락처 정보 포함됩니다.
- IT 팀 의 특정 시큐리티 그룹 에 전송되는 BP 채용에 대한 커스텀 알림을 구성합니다. 알림은 특정 단계를 시작할 때 트리거되며 신규 입사자 자명, 위치, 직무명 같은 세부내용을 포함합니다.
문제 및 해결방법
이 섹션에는 일반적인 문제와 해당 원인 및 해결방법이 나와 있습니다.
출고 | 원인 및 솔루션 |
|---|---|
채용 비즈니스 프로세스의 미지정 태스크 | 원인: 프로세스에 지정된 시큐리티 그룹 에 사용자가 없는 미지정 태스크가 포함되어 있거나 Workday 계정이 비활성화된 사용자만 포함되어 있습니다. 예를 들어 다음과 같습니다.
솔루션: 이 문제가 발생하는 단계를 표시하는 미지정 태스크 리포트에 액세스합니다. '이전 직원 본인' 시큐리티 그룹 추가하고 테스트합니다. |
통합 템플릿을 사용하는 경우 리뷰 또는 승인이 작동하지 않음 | 원인: 통합 리뷰 또는 승인 단계가 채용 비즈니스 프로세스 정의 에서 b 단계로 구성되어 있지 않습니다. 솔루션: BP 채용 정의를 편집하고 직원 입사발령 리뷰와 같은 기본 리뷰/승인 단계를 순서 b로 이동합니다. 따라서 개시부터 통합 리뷰 페이지로 이동하는 과정이 원활하게 이루어집니다. |
잘못된 하위 프로세스 트리거 커스텀 알림 보상 변경되지 않은 경우에도 상위 채용 이벤트 수정되면 보상 제안 채용의 알림이 트리거됩니다. | 원인: 상위 이벤트 의 수정사항이 감지되고 모든 하위 프로세스에서 알림이 트리거됩니다. 변경 이 해당 하위 프로세스 내에서 수행되었는지 여부는 확인할 수 없습니다. 솔루션: 이 은(는) 설계된 대로 작동합니다. 주의하십시오. 문제가 되는 경우 알림을 상위 채용 프로세스로 이동하고 하위 프로세스 데이터와 관련된 조건 에 따라 트리거하는 것이 좋습니다. |
채용 개시 단계에 검증을 추가할 수 없음 초기 채용 스크리닝 에서 신분증 ID와 같은 필수 필드 미입력 경우 오류 메시지가 나타납니다. | 원인: 개시 단계 에서 신규 지원자 레코드를 생성할 수 있으므로 단계가 제출되어야 검증할 필드가 시스템에 존재하지 않습니다. 솔루션: 개시 단계 에 검증을 적용하지 마십시오. 대신 개시자에게 다시 지정된 개시 직후에 액션 단계를 추가합니다. 예: 개인정보 변경 또는 리뷰 단계 이 두 번째 단계에 검증 규칙을 적용합니다. |
직원 레코드 중복 | 원인: 시스템에 지원자, 구(舊)시스템 퇴직자 또는 임시고용직 으로 이미 존재하는 개인의 신규 직원 레코드가 생성됩니다. 솔루션: 기존 개인에 대한 향상된 검색이 포함된 직원 입사발령 태스크 의 버전을 사용합니다. 신규 지원자 레코드를 생성하기 전에 항상 개인을 검색하도록 사용자를 교육합니다. 정기적으로 감사를 실행하여 중복 기록을 식별하고 병합 . |
잘못된 데이터 입력 | 원인: 채용 프로세스 중에 사용자가 잘못된 시작일 또는 잘못된 이름 철자와 같은 잘못된 정보를 입력했습니다. 솔루션: 가능한 경우 데이터 검증 규칙을 사용하여 오류를 파악합니다. 심각한 오류의 경우 완료된 채용 이벤트 에서 수정 액션 사용하여 데이터를 수정해야 할 수 있습니다. 사용자에게 데이터를 올바르게 입력하는 방법에 대한 명확한 지침과 교육 제공합니다. |
중단된 프로세스 | 원인: 지정된 사용자가 부재 중이거나 액션 취하지 않아 비즈니스 프로세스 단계에서 중단되었습니다. 솔루션: 사용자가 액션을 수행할 수 없을 때 태스크가 자동으로 다시 라우팅될 수 있도록 주요 역할의 위임 구성합니다. 비즈니스 프로세스 상태 리포트를 사용하여 채용 이벤트의 진행 상황을 모니터링하고 병목 현상을 식별합니다. 필요한 경우 태스크를 다른 사용자에게 재지정할 수 있습니다. |
잘못된 승인 | 원인: 승인을 위해 비즈니스 프로세스 잘못된 담당자에게 라우팅 중이거나, 승인해야 할 때 승인이 필요하지 않습니다. 솔루션: 승인 단계의 비즈니스 프로세스 정의 및 조건 규칙을 리뷰합니다. 승인 단계에 지정된 시큐리티 그룹이 올바르게 구성되어 있고 조건 규칙이 데이터를 정확하게 평가하는지 확인합니다. |
오류: 선택한 제안 조직, 포지션, 인원 요건 또는 인력충원요청 에 대해 더 이상 충원할 수 없으므로 이 비즈니스 프로세스 완료할 수 없습니다. | 원인: 채용 이벤트 와 관련된 포지션 의 '채용가능' 레이블이 '아니요'로 표시되어 있습니다. 솔루션: 이 포지션 사용할 수 있으려면 다음 조건이 모두 충족되어야 합니다.
|
이벤트 중에 비즈니스 프로세스 의 단계가 입력되지 않습니다. | 원인: 비즈니스 프로세스 에 자동 완료가 설정되어 있습니다. 예: BP 채용이 자동 완료에 대해 활성화되어 있으므로 BP 채용의 일부인 추가 데이터 편집 단계는 채용 이벤트 프로세스 레코드에 표시되지 않습니다. 비즈니스 프로세스 자동 완료되도록 구성된 경우 Workday 상위 이벤트 의 일부를 건너뜁니다. |
여기에 나열되지 않은 문제의 경우 커뮤니티 에서 지식 문서를 검색하는 것이 좋습니다. 최상의 결과를 얻으려면 다음을 수행하십시오.
- 큰따옴표를 사용하여 프로세스의 정확한 이름을 검색합니다. 예: '채용 비즈니스 프로세스'
- 다음 검색 필터를 선택하여 초기 결과를 구체화합니다.
- 콘텐츠 그룹: 아티클
- 콘텐츠 유형: 지식 아티클
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