設定の考慮事項: 従業員のビジネス プロセスの自動管理
このトピックの内容を
、"ビジネス プロセスの自動管理"
サービス ステップの設定および使用を計画する際の決定に役立てることができます。以下について説明します。
- 設定する理由
- Workday のその他の部分への適合
- 下流への影響と製品間インタラクション
- セキュリティ要件とビジネス プロセス設定
- 実装前に考慮しておく質問事項と制限事項
設定の全詳細については、タスクの詳細な説明を参照してください。
機能の概要
"ビジネス プロセスの自動管理"
サービス ステップを有効にすると、従業員の雇用ステータスの変更時に処理中のイベントや My タスク アイテムを自動化できます。ルールを設定すると、以下に対して自動的にアクションが実行されます。
- 従業員に関するビジネス プロセス (残りのステップがある)。ビジネス プロセスをキャンセルするか、最後まで進展させることができます。例: パフォーマンス レビュー。
- 従業員のアクション待ちであるビジネス プロセス ステップ。ステップを他の誰かに再割り当てするか、別の割当先が存在する場合はその割当先からそのユーザーを削除できます。例: 直属部下の経費レポートの承認。
ビジネス プロセス定義でこのサービス ステップを設定すると、ステップに対して定義したルールに基づいて、ビジネス プロセスのアクションが自動的に実行されます。
業務上のメリット
"ビジネス プロセスの自動管理"
サービス ステップを使用すると、以下のようになります。
- 効率が向上する。
- 外部システムの手作業とメンテナンスを削減する。
- 組織費用を削減する。
"ビジネス プロセスの自動管理"
サービス ステップを使用することで、時間のかかる " 従業員のビジネス プロセスの管理" タスクを
手動で使用する必要がなくなります。"従業員のビジネス プロセスの管理"
タスクを使用する際に、従業員に関するビジネス プロセス イベントの処理方法や、従業員の処理待ちとなっている "My タスク" アイテムの処理方法が不明な場合があります。また、更新するイベントが多数ある場合は、管理ができないことがあります。ユース ケース
- 長期休暇中の従業員における処理待ちの休暇申請をキャンセルする。
- 別の組織の職務に変更するマネージャの "My タスク" アイテムの割当を変更します。
- "従業員関連のイベント" または "My タスク" アイテムを更新して社員ステータスの変更を反映させ、ワークフローを続行します。
- 現在の職務を退職させる従業員に対して、ビジネス プロセスおよび My タスク アイテムのアクションを自動的に実行する。
- "一時保存"ステータスになっている退職した社員の My タスク アイテムをキャンセルするか、または再割り当てしてください。
考慮すべき質問事項
質問 | 考慮事項 |
|---|---|
従業員が組織を離れた場合、従業員関連のビジネス プロセス イベントを更新する必要がありますか？ | "ビジネス プロセスの自動管理" サービス ステップを設定して、ステップをキャンセルしたり、完了ステップに進めたりすることができます。ビジネス プロセスのアクションは、ステップに対して定義したルールに基づいて自動的に実行されます。 |
従業員の雇用ステータスの変更時に従業員のアクションを必要とする未完了のビジネス プロセス ステップを管理する必要がありますか？ | "ビジネス プロセスの自動管理" サービス ステップを設定して、他のユーザーに割当変更したり、割当先から従業員を削除したりできます。ビジネス プロセスのアクションは、ステップに対して定義したルールに基づいて自動的に実行されます。 |
"一時保存" の My タスク アイテムがある退職した社員はいますか？ | "ビジネス プロセスの自動管理" サービス ステップを設定して、タスクの割当変更やキャンセルを行うことができます。社員について退職プロセスを実行した場合でも、その社員は "一時保存" ステータスになっている自身の My タスク アイテムにはアクセスできます。サービス ステップを設定すると、"一時保存" タスクのアクションが自動的に実行されます。 |
推奨事項
"従業員のビジネス プロセスの管理" を
"ビジネス プロセスの自動管理"
サービス ステップの後に アクション
ステップとして追加して、すべてのビジネス プロセスが処理されるようにします。パフォーマンスを最適化するため、
"ビジネス プロセスの自動管理"
サービス ステップで開始するビジネス プロセスの数を制限してください。サービス ステップで開始するビジネス プロセスの数を検討すると、処理が小さなバッチに分割されます。これは、次の場合に役立ちます。
- 進展またはキャンセルするイベントが 200,000 を超えています。
- 200,000 を超えるビジネス プロセス ステップまたは My タスク アイテムについて、割当先の割当変更または割当変更を行う必要がある。
推奨される閾値は、1 つのバッチで 200,000 のイベントまたは My タスク アイテムを処理することです。
"ビジネス プロセスの自動管理"
設定のビジネス プロセスが、小さなバッチで開始されない場合、テナントはダウンせず、プロセスが滞ることはありません。ただし、処理が完了するまでにしばらく時間がかかります。要件
"テナント設定の編集 - ビジネス プロセス"
タスクの "自動ビジネス プロセス アクションを実行するユーザー" プロンプト
からユーザーを選択します。このサービス ステップで自動アクションを実行するために使用されるユーザーです。"自動ビジネス プロセス アクションを実行するユーザー"
プロンプトを設定すると、後でユーザーを削除することはできなくなります。ただし、別のユーザーを選択することはできます。組織内で変更の可能性のないユーザーを選択します。制限事項
"イベント サービスの設定
" タスクで指定できる自動化ルールは、グリッドごとに 50 個までです。"ビジネス プロセスの自動管理"
サービス ステップでは、スケジュールされたジョブが 15 分ごとにバックグラウンドで実行されます。"ビジネス プロセスの自動管理"
サービス ステップが処理を完了して次のステップに移動するまで、5 ～ 30 分の遅延が発生する場合があります。処理するデータが大量にある場合は、遅らせることが 1 時間を超えることがあります。"ビジネス プロセスの自動管理"
サービス ステップの設定に有効日が設定されていない。設定を変更すると、次にプロセスが実行されるときに変更が更新されます。個人に割り当てられているビジネス プロセス ステップについては、以下に対して
"セキュリティ グループへの割当変更"
アクションを使用することはできません。
- 共同参加ステップ
- "Adobe インテグレーション" ステップAdobe インテグレーション ステップの割当を変更するには、"従業員のビジネス プロセスの管理"タスク、または "My タスク" の歯車アイコンからの "割当変更" アクションを使用します。
委任待ちのステップが、以下の設定を使用して
"ビジネス プロセスの自動管理"
サービス ステップを設定している場合。
- "Reassign to Security Groups"アクション: ステップの割当は変更できません。
- "割当先として個人を削除"アクションを実行した場合、ステップが複数のユーザー待ちである場合でも、ステップから委任先を削除することはできません。
"ビジネス プロセスの自動管理"
サービス ステップを別のステップと並行して設定することはできません。"退職" や "職務の変更" などの一部のビジネス プロセスでは、ステップが次の条件を満たしている場合、"ビジネス プロセスの自動管理の割当
変更"
および "個人の削除"
サービス ステップ アクションは機能しません。
- このステップ設定はセキュリティ グループを参照します ("ビジネス プロセス ステップの割当先" セクションで"当初の転送先"を使用)。
- このステップは、"完了"ステップの後に配置されます。
- 退職日や職務変更日などのイベントの有効日より後に実行された場合。
"従業員のビジネス プロセスの管理
" タスク を "ビジネス プロセスの自動管理"
ステップの後に アクション
ステップとして追加して、すべての操作が処理されるようにすることをお勧めします。"ビジネス プロセスの自動管理"
ステップをビジネス プロセスの " 完了
" ステップの後に配置する必要がある場合は、退職日や職務変更日などのイベントの有効日より前にこのステップを実行する必要があります。テナント設定
"テナント設定の編集 - ビジネス プロセス
" タスクで、"自動ビジネス プロセス アクションを実行するユーザー" プロンプト
を設定します。セキュリティ
"System" 業務分野の以下のドメイン:
- Business Process Administration
- Manage: Business Process Definitions
- Set Up: Tenant Setup - BP and Notifications
ビジネス プロセス
以下のビジネス プロセスに
、"ビジネス プロセスの自動管理" を
サービス ステップとして複数回追加できます。
- 職務の変更
- 臨時従業員の契約終了
- Request Leave of Absence
- 退職
インテグレーション
以下の Web サービスを使用して、
"ビジネス プロセスの自動管理"
サービス ステップの設定をあるテナントから別のテナントに移行できます。
- ビジネス プロセスの自動管理サービス設定の取得
- ビジネス プロセスの自動管理サービス設定の入力
関連性のある機能
"ビジネス プロセスの自動管理"
サービス ステップは、"人材配置" と連携します。Workday が提供する Touchpoints Kit とリソースは、テナント内の構成の関係を理解するのに役立ちます。Workday Touchpoints Kit の 詳細については、Workday Community を参照してください。