設定の考慮事項: ビジネス プロセスでの一括操作
このトピックの内容を、一括操作の管理機能の設定と使用を計画する際の決定に役立てることができます。以下について説明します。
- 設定する理由
- Workday のその他の部分への適合
- 下流への影響と製品間インタラクション
- セキュリティ要件とビジネス プロセス設定
- 実装前に考慮しておく質問事項と制限事項
設定の全詳細については、タスクの詳細な説明を参照してください。
機能の概要
"
一括操作の管理
" (MOM) タスクを使用すると、セグメント ベースのセキュリティ グループのメンバーは、以下を含むビジネス プロセスで大量のトランザクションを簡単に実行できます。
- 進展
- キャンセル
- エスカレーションする
- 割当変更
操作は、今すぐ実行するか、将来 1 回、毎日、毎週、毎月などのスケジュールされた時間に実行することができます。このタスクでは、入力レポートで実行する操作を選択することで、大量の取引を管理できます。
業務上のメリット
MOM タスクを使用することで、ビジネス プロセスの管理に関連する手作業を削減できます。このタスクでは、以下の操作タイプが許可されています。
- ビジネス プロセスの進展処理
- ビジネス プロセスのキャンセル
- TO DO のキャンセル
- ビジネス プロセスのエスカレーション
- ビジネス プロセスの割当変更
- ビジネス プロセスの取消
ユース ケース
"一括操作の管理" を使用して、以下を実行できます。
- 進行中のイベントを自動的にキャンセルする。イベントがキャンセルされる前に、キャンセルするイベントのリストと、プロセスを続行または終了するためのオプションが通知されるようにします。
- 有給休暇申請の承認などのアクション待ちになっているビジネス プロセス ステップの割当を自動的に変更する。"割当変更" 一括操作タイプは、あるユーザーまたはユーザー グループから別のユーザーまたはユーザー グループに手動で割当変更する負担を軽減するために設計されています。
- オンボーディングまたは採用のステップを手動で一括進展します。
- 職務補充依頼の承認ステップを次のレベルのマネージャにエスカレーションすることにより、職務補充依頼の承認にかかるリードタイムを短縮する。
- オンボーディング イベントの"完了" ステップの後に、アクション待ちの "TO DO ステップ" または一時保存された "TO DOステップ" をスキップする。
考慮すべき質問事項
質問 | 考慮事項 |
|---|---|
ビジネス プロセス ステップの割当を、人から別のユーザーに手動で変更するのではなく、どのように変更しますか？ | "Mass Operations Management" ドメインでセグメント ベースのセキュリティ グループを設定する場合は、"ビジネス プロセス ステップの割当変更" 一括操作タイプを使用できます。セキュリティを有効にしない場合、ユーザーはこの一括操作タイプにアクセスできません。
カスタム レポートの "割当変更可能なステップ" レポート フィールドを "フィルタ" として使用し、そのレポートを MOM タスクに入力します。レポート フィールドを使用して、割当変更可能なビジネス プロセス ステップのレポートを作成できます。これらのステップは、担当者のアクション待ちであるか、ステップが未割当の状態にあります。以下のいずれかのステータスになる可能性があります。
さらにフィルタリングするには、カスタム レポートの " アクションが必要な担当者 " レポート フィールドを使用することもできます。ビジネス プロセス ステップの割当を、非従業員ロールの個人に変更できます。例: 学生。ビジネス プロセス ステップの割当を以下のように変更することはできなくなります。
|
ビジネス プロセスの一括進展はどのように行いますか？ | MOM タスクを使用してビジネス プロセスを一括進展する前に、どのビジネス プロセスを進展させるかを検討します。MOM を使用してビジネス プロセスを一括で差し戻すことはできません。ただし、以下の権限がある場合は、"ビジネス プロセス の差戻し" エンタープライズ インターフェイス ビルダー (EIB) を使用して、ビジネス プロセスを一括で差し戻すことができます。
EIB を実行する場合に選択します。
MOM タスクを使用してビジネス プロセスを進展させる場合は、並行ステップも考慮する必要があります。ステップを進展させると、ビジネス プロセスの並行ステップの進展がトリガされます。 例: 退職イベントに以下の 2 つの並行ステップがあるとします。
MOM を使用して社員の退職サーベイ ステップを進展させると、並行する HR 退職サーベイ ステップも進展します。 ビジネス プロセス定義で並行ステップが "進展しない" に指定されている場合、自動進展はトリガされません。 |
ビジネス プロセスを一括キャンセルするにはどうすればよいですか？ | "ビジネス プロセスの一括キャンセル" タスクは、タイプ、または外部ソースと時間範囲によって特定のビジネス プロセスをキャンセルできるように制限されています。MOM タスクを使用すると、キャンセルが定期的に実行されるようにスケジュール設定したり、今後のキャンセルを通知したり、必須のレビュー ステップを含めたりして、特定のユーザーにプロセスのキャンセルを許可して、誤ってキャンセルを防ぐことができます。パフォーマンスの問題を回避するため、"ビジネス プロセスの一括キャンセル " タスクは、キャンセルするイベントが 25 未満の場合にのみ使用してください。より大量の場合は、代わりに MOM タスクを使用してください。ビジネス プロセス タイプと日付範囲のフィルタを使用して、イベントを小さな単位でキャンセルすることもお勧めします。 |
現在 Workday で行われているトランザクションのキャンセルまたは処理はどのように処理しますか？ | この一部を MOM タスクを使用して自動化することを検討してください。カスタム レポートでキャンセル、進展、または割当変更するビジネス プロセスを特定できる必要があります。 |
ビジネス プロセスの一括取消はどのように行いますか？ | "ビジネス プロセスの取消" 一括操作タイプを使用すると 、"ビジネス プロセスの一括取消 " タスクなどの既存のソリューションを使用して手動で取り消した一括取消イベントをスケジュールできます。一括取消イベントが定期的 に 実行されるようにスケジュールし、今後の取消について通知を受け取ることができます。また、指定したユーザーのみが取り消せるようにすることで、エラーを防ぐことができます。 |
推奨事項
ビジネス プロセスをレビューして、進展、キャンセル、割当変更が可能であることを確認します。
MOM タスクを実行し、その一括操作タイプで事前に定義された制限を超えるインスタンスがレポートで返された場合、エラーが返され、入力レポートのどのインスタンスに対しても操作が実行されません。使用している一括操作タイプのインスタンス制限は、その説明で確認することをお勧めします。次に、レポートを小さなレポートに分割し、各レポートが返す一括操作タイプのインスタンス制限を下回るように複数の MOM プロセスを設定します。
"ビジネス プロセス ステップの割当変更"
一括操作を設定して、テナントで未割当のステップの割当を一括変更する場合、以下のようになります。
- カスタム レポートの"割当変更可能なステップ"レポート フィールドを使用してください。さらにフィルタリングするには、カスタム レポートの "アクションが必要な担当者" レポート フィールドを使用することもできます。
- "すべての現在の割当先" または "割当先なし" のプロンプトを選択します。
要件
一括操作を開始するには、セグメント ベースのセキュリティ グループが一括操作タイプのセグメントにアクセスできることを確認する必要があります。セグメント ベースのセキュリティ グループに、
"Mass Operation Management"
ドメイン セキュリティ ポリシーに対する 表示
および 変更の
アクセス権を付与します。"一括操作タイプの表示
" レポートにアクセスして、使用可能なすべての一括操作タイプを表示できます。一括操作を実行するビジネス プロセス インスタンスを返すカスタム レポートを作成します。
"Supports Operation Type"
レポート フィールドを使用して、レポート データ ソースがタスクの一括操作タイプをサポートしているかどうかを判断できます。カスタム レポートでは、以下の一括操作タイプに対して
真の
条件を指定してフィルタを追加する必要があります。
一括操作タイプ | 必須の入力レポート フィルタ | その他の情報 |
|---|---|---|
ビジネス プロセスの進展処理 | 手動進展可能
| |
ビジネス プロセスのキャンセル | キャンセル可能
| |
TO DO のキャンセル | キャンセル可能な TO DO
| 以下のステータスの未送信ステップはスキップされます。
|
ビジネス プロセス ステップのエスカレーション | ステップはエスカレーション可能
| ビジネス プロセス ステップは、以下のいずれかのステップでアクション待ちの状態である必要があります。
|
ビジネス プロセス ステップの割当変更 | 割当変更可能なステップ
| レポートで返されるすべてのビジネス プロセス ステップの割当が変更されます。これには、未割当のステップと、ステータスが以下のようなステップが含まれます。
|
制限事項
一部の例外もありますが、ほとんどの一括操作タイプでは、インスタンス数は最大 50,000 に設定されています。たとえば、
"ビジネス プロセスのキャンセル" の
インスタンス数は、200,000 インスタンスに制限されています。一部の一括操作タイプでは、インスタンスの上限値を増やすことができる場合があります。これらの制限は、大きな MOM バックグラウンド プロセスによってテナントのパフォーマンスが低下するのを防ぐために設定されます。MOM タスクを実行し、その一括操作タイプで事前に定義された制限を超えるインスタンスがレポートで返された場合、エラーが返され、入力レポートのどのインスタンスに対しても操作が実行されません。"ビジネス プロセスの進展処理" 一括操作タイプを使用し、すべてのビジネス プロセスを差し戻す場合、セキュリティ権限がある場合は、それぞれを手動で差し戻すか、
"ビジネス プロセスの差戻し
" EIB を実行する必要があります。ビジネス プロセスを一括で差し戻した場合、アクションを取り消すことはできなくなります。ビジネス プロセスを手動で差し戻すことができるのは、ビジネス プロセス セキュリティ ポリシーで有効になっている場合のみです。"ビジネス プロセス ステップの割当変更" 一括操作タイプでは、"送信先
" セクション
で " すべての新しいロール割当先"
オプションを選択した場合、"開始"
ステップの割当変更は行われません。ビジネス プロセス管理者は、セグメント ベースのセキュリティ グループを作成または編集し、セグメント ベースのセキュリティ グループに適切なビジネス プロセス ドメインまたはビジネス プロセス セキュリティ ポリシーへのアクセス権を付与する必要があります。MOM は、MOM 操作の設定者が表示権限を持つインスタンスに対してのみアクションを実行できます。
セキュリティ
セグメント ベースのセキュリティ グループとセグメント セキュリティについて理解します。ビジネス プロセス管理者は、セグメント ベースのセキュリティ グループを作成または編集し、セグメント ベースのセキュリティ グループに以下へのアクセス権を付与する必要があります。
- "System" 業務分野の "Mass Operation Management" ドメイン。
- 適切なビジネス プロセス ドメインまたはビジネス プロセス セキュリティ ポリシーMOM は、MOM 操作の設定者が表示権限を持つインスタンスに対してのみアクションを実行できます。
"ビジネス プロセス ステップの割当変更"
一括操作タイプを使用した場合、ステップの割当変更先は、そのステップのビジネス プロセス セキュリティ ポリシーにあるセキュリティ グループに対してのみ行われます。ビジネス プロセス
ビジネス プロセスで "ビジネス プロセスのキャンセル"
および "ビジネス プロセスの進展"
の一括操作タイプを使用するには、ビジネス プロセス セキュリティ ポリシーでセキュリティ グループを指定する必要があります。"ビジネス プロセス設定オプション
" レポートを使用して、どのビジネス プロセスを進展およびキャンセルできるかを確認できます。レポート
レポート | 考慮事項 |
|---|---|
ビジネス プロセス設定オプション
| このレポートでは、進展およびキャンセルできるビジネス プロセスを判断できます。 |
一括操作レビュー
| このレポートを使用して、特定の時間枠での操作のステータスと詳細を表示できます。MOM タスクを使用する際は、通知を表示しないように設定できます。 |
スケジュールされている将来のプロセス
| このレポートを使用して、スケジュールされた一括操作プロセスを含むスケジュールされているプロセスを編集できます。このレポートでは、プロセスの開始日と終了日、および基本設定のみを変更できます。 |
一括操作タイプの表示
| このレポートを使用して、使用可能な一括操作タイプを確認できます。このレポートにアクセスすると、各タイプの "一括操作セキュリティ セグメント" と、それにアクセス可能なセキュリティ グループが表示されます。 |
以下のレポート データ ソースを使用することをお勧めします。
- ビジネス プロセス イベント ステップ: "ビジネス プロセス ステップのエスカレーション"および"ビジネス プロセス ステップの割当変更" の一括操作タイプの場合。
- ビジネス プロセス トランザクション: "ビジネス プロセスの進展処理"および"ビジネス プロセスのキャンセル"の一括操作タイプの場合。
- ビジネス プロセス トランザクション (インデックス付き): "ビジネス プロセスの進展処理"および"ビジネス プロセスのキャンセル"の一括操作タイプの場合。このレポート データ ソースは、"Business Process Administration" ドメインのドメイン セキュリティ ポリシーを使用している場合にのみ、一括操作を設定する際に使用できます。このような場合、レポートのパフォーマンスを向上させるために、"ビジネス プロセス トランザクション"レポート データ ソースではなく、このレポート データ ソースを使用することをお勧めします。
関連性のある機能
Workday が提供する Touchpoints Kit とリソースは、テナント内の構成の関係を理解するのに役立ちます。Workday Touchpoints Kit の 詳細については、Workday Community を参照してください。