概念: "ドキュメントのレビュー" ステップ
"ドキュメントのレビュー
" ステップ タイプでは、ビジネス プロセスを使用して従業員にドキュメントを配布できます。Workday ビジネス プロセスで配布されたすべてのドキュメントには有効日が設定されます。例: ドキュメントは、従業員の最初の採用日に有効になります。2022 年のドキュメントの最初のバージョンと、2023 年 1 月 1 日時点で有効な 2 つ目のバージョンをアップロードします。2022 年に採用された従業員が 2023 年のドキュメントを表示した場合でも、元のバージョンのドキュメントが表示されます。
"ドキュメント レビューの再開"
タスク (セキュリティ権限は "System" 業務分野の "Business Process Administration"
ドメイン) を使用して、ステータスが "処理中" または "失敗" の ドキュメント
を再開することができます。電子署名インテグレーション用に設定された "
ドキュメントのレビュー"
ステップがあるビジネス プロセスから、関連アクションとしてこのタスクを選択します。次に、トラブルシューティングを行う "ドキュメントのレビュー"
ステップを選択します。このタスクの特徴は、以下のとおりです。
- 完了した電子署名をキャンセルし、電子署名プロバイダ サーバーのドキュメントへのリンクを非アクティブ化し、電子署名プロバイダ サーバーの該当ステップのドキュメントをキャンセルします。
- 電子署名プロバイダ サーバーにドキュメントが再送信され、最初の署名グループから始まるインテグレーションが再開されます。
Workday にドキュメントを追加
"ドキュメントの作成
" タスクを使用して、Workday にドキュメントを追加します。このタスクでは、以下が可能です。
- ドキュメントを添付ファイルとして直接アップロードする。
- 動的に生成されたドキュメントのテンプレートを作成します。
- 外部サイトのドキュメントへのリンク。
- 外部サイトのコンテンツと URL が最新であることを確認します。
Workday では、個人情報 (PII) を処理する際の添付ファイルの使用を避けていることをお勧めしています。添付情報を消去することはできません。
各
"ドキュメントのレビュー"
ステップでは、複数の静的ドキュメントと 1 つの生成されたドキュメントを配布できます。ビジネス プロセス定義で
"ドキュメントのレビュー
" ステップを設定し、" 添付ファイルが必須"
オプションを有効化する場合、ステップにドキュメントが必要になります。"ドキュメントの レビュー"
ステップでドキュメントが追加され、イベントが完了、キャンセル、または取り消されると、ビジネス プロセス管理者はイベントの関連アクション メニューから を選択して添付情報を管理できるようになります。ビジネス プロセス管理者はドキュメントを削除できます。ただし、ドキュメントが必須の場合は、ビジネス プロセス管理者が別のドキュメントを追加して置き換える必要があります。Workday では、以下が可能です。
- ドキュメントに対する確認または電子署名を従業員から取得する。
- 従業員による Workday へのドキュメントのアップロードを有効または必須にする。
- 条件を追加して、ドキュメントのレビューが可能になるタイミングを決定します。
- ビジネス プロセス内のドキュメントのステータスをレポートする。
- ビジネス プロセスの "プロセス全体のレコード" の"ドキュメント"タブに、アップロードされたすべてのドキュメントを表示します。
従業員によるドキュメントのアップロードは、従業員がドキュメントに電子的に署名し、配布するビジネス プロセスが従業員に関連している場合のみ、"従業員関連ドキュメント ファイル" で使用できます。例:
採用 ()
、 オンボーディング ()
、休職・ 休業の申請
()電子署名の取得
この情報は、電子署名インテグレーション タイプを使用せずにドキュメントに電子署名を行う際に取得されます。
- "ドキュメントのレビュー"ステップを送信した従業員。
- "My タスク" タスクを送信した日時。
検証上の理由から、.edu で終わる E メール アドレスおよびその他の学校発行ドメインを使用すると
、"ドキュメントのレビュー"
ステップで Adobe を使用してドキュメントに署名しようとすると問題が発生する可能性があります。署名者がドキュメントにアクセスまたは署名できない場合、別のアカウントの E メール アドレスを入力するか、Workday 外でドキュメントに署名して手動で処理することをお勧めします。レポート出力を含める
"
ドキュメント"
プロンプトからカスタム レポートまたはスタンダード レポートを選択すると、"ドキュメントの
レビュー" ステップの一部としてレポート出力を含めることができます。"ドキュメントのレビュー"
ステップごとに選択できるレポート出力タイプはドキュメントのみです。レポート出力タイプ ドキュメントを選択した場合、"レポート条件"、"出力タイプ"、"レポート出力共有" オプションを選択できます。"レポート タグ" を選択し、レポート出力を生成するレポートにアクセスできるシステム ユーザーを指定することもできます。レポートを使用して
"ドキュメントのレビュー"
ステップを設定し、次のいずれかの操作を行う場合に、レポート生成に適切なアクセス権を付与するために 、"実行ユーザー" タブで
システム ユーザーを指定します。
- このステップを "Candidate as Self" セキュリティ グループに送信します。
- "電子署名" インテグレーション タイプを使用している。
レポート出力は、制約付きセキュリティ グループ内の他のユーザーと共有できます。ビジネス プロセスが
"ドキュメントのレビュー"
ステップに到達すると、"ドキュメントのレビュー"
ステップでの受信者の権限を使用してレポートが実行されます。生成されたドキュメントは、受信者の "従業員関連ドキュメント ファイル" に保存されます。"ドキュメントのレビュー"
ステップで設定したセキュリティ グループに属する認可済ユーザーは、受信者が以下の場合に、受信者の従業員関連ドキュメント ファイルのレポート出力にアクセスできます。
- レポート出力の確認または署名。
- ビジネス プロセス イベントの対象者になる。
"ドキュメント"
タブにアクセスできるのは、認可済ユーザーのみです。拒否されたドキュメントをリダイレクトするためのドキュメントのレビュー ステップの設定
"ドキュメントのレビュー"
ステップは、特定のビジネス プロセスからのみリダイレクトできます。これらのビジネス プロセスでは、ユーザーが "ドキュメントのレビュー"
ステップを拒否できるように設定できます。社員が拒否すると、ドキュメントは設定済みのセキュリティ グループにリダイレクトされ、レビューが行われます。レビューアは、ドキュメントを次のステップに進めるか、修正のために前のステップに差し戻すかを選択します。例: 内定通知または雇用契約の変更。"ビジネス プロセス設定オプション
" レポートを使用して、ビジネス プロセスで "ドキュメントのレビュー"
ステップのリダイレクトが有効であることを確認します。Adobe Sign による電子署名を使用する "ドキュメントのレビュー ステップ" の設定
"電子署名インテグレーション タイプ
" に "E-sign by Adobe Sign"
を選択すると、"ドキュメントのレビュー
" ステップで Adobe Sign 用のドキュメントを設定できます。Adobe のデータ保持期間は、Workday とは独立しています。保持期間は 6 週間以上に設定することをお勧めします。保持期間が終了すると、ドキュメントは Adobe Storage Cloud から消去され、Workday で取得できなくなります。Adobe Sign用に設定したドキュメントに条件ルールを追加することはできません。
委任することはできませんが、Adobe Sign を使用するように設定された
"ドキュメントのレビュー"
ステップの割当を変更できます。これらのステップは 、"委任されなかったビジネス プロセス タスク"
レポートで確認できます。Adobe Sign を使用するように設定されている
"ドキュメントのレビュー"
ステップの割当を変更すると、以下の処理が行われます。
- 最初の割当先の My タスクから My タスク タスクが削除され、署名用 URL が無効になります。
- 新しい割当先の署名用 URL が生成されます。
- 新しく生成された署名用 URL とともに My タスク アイテムが、新しい割当先の My タスクに追加されます。
- Workday では、新しい割当先がドキュメントに署名した場合、ドキュメントの署名者として新しい割当先を反映するように、すべてのプロセス レコードと従業員のドキュメント ファイルが更新されます。
- "電子署名ステータスの確認"タスクで、最初の割当先が新しい割当先で置き換えられます。
署名グループのすべてのロールが未割当の場合、タスクの割当変更はできません。ロールを割り当ててから、
"ドキュメント レビューの再開
" タスクにアクセスしてプロセスを再開します。 ドキュメント レビューの再開 ()
を実行した後、割当変更は保持されません。タスクは、最初の割当先の "My タスク" に戻されます。タスクの割当を変更するユーザーには、Workday に E メール アドレスが設定されている必要があります。ステップの複数の署名者がこの E メール アドレスを使用することはできません。以下の場合はタスクの割当を変更できません。
- 複数回移転した場合。
- そのステップの署名グループにすでに含まれているユーザーに対して。
- そのステップに対する過去の署名グループの一部であるユーザーによる。
- ユーザーがドキュメントに署名したが、まだ送信していないドキュメント。
Adobe Sign 用に設定された
"ドキュメントのレビュー
" ステップを手動で進展すると、署名用 URL が無効になり、Adobe を使用するドキュメントがキャンセルされます。"テナント設定の編集 - ビジネス プロセス"
タスクで "電子署名待ちのドキュメントを削除する" オプションを "
テナント設定の編集 - ビジネス プロセス" タスクで選択した場合、ドキュメントは Adobe サーバーから削除されます。Adobe Sign 用に設定された
"ドキュメントのレビュー"
ステップを過ぎてビジネス プロセスを手動で進展させ、完了させた場合、ドキュメントは Adobe サーバーに送信されず、署名用 URL も生成されません。Adobe Sign を使用してドキュメントに電子署名を行うと、IP アドレスが署名ログに保存されます。
単一の "ドキュメントのレビュー" ステップに複数のドキュメントがある場合、Adobe Sign を使用して各ドキュメントに電子署名を付けることはできません。
管理者が複数のファイルを 1 回の配布で送信する場合、Adobe Sign の設定に応じてファイルの統合が行われる可能性があります。つまり、単一の
"ドキュメントのレビュー"
ステップで複数のドキュメントを設定した場合、電子署名は署名時に表示される一連のドキュメントの最後のドキュメントにのみ追加されます。各ページに署名を希望する場合、ステップのすべてのドキュメントに Adobe 署名タグを追加して、署名を必要とするすべてのドキュメントに署名が設定されるようにすることをお勧めします (詳細については、Adobe Sign のドキュメント テキスト タグを参照してください)。Adobe Sign には、1 つのトランザクションで複数のドキュメントへの署名に関するさまざまな設定オプションが用意されています。この機能の詳細については、Adobe のドキュメントを直接参照してください。候補者を従業員と統合し、その候補者に処理待ちの
"ドキュメントのレビュー"
タスクがある場合、"電子 署名インテグレーション タイプ
" として "Adobe Sign による電子署名"
を使用していると、処理待ちの " ドキュメントのレビュー"
タスクは削除されます。統合後に、"ドキュメントのレビュー
" タスクを使用してステップを再度追加することをお勧めします。DocuSign の電子署名を使用するドキュメントのレビュー ステップの設定
"電子署名インテグレーション タイプ"
として "DocuSign の電子署名"
を選択すると、" ドキュメントのレビュー"
ステップで DocuSign を設定できます。DocuSign で電子署名用に設定したドキュメントに条件ルールを追加することはできません。
DocuSign の電子署名を設定した
"ドキュメントのレビュー"
ステップがあるビジネス プロセスを委任できます。委任されたユーザーは My タスク通知を受け取り、アカウントを切り替えることができますが、ドキュメントに署名することはできません。例: "My タスク" で、マネージャが、DocuSign の電子署名が設定されアクション待ちの
"ドキュメントのレビュー"
ステップが存在する従業員にアカウントを切り替えることができます。マネージャは "My タスク" アイテムを表示できますが、ドキュメントに署名することはできません。DocuSign に設定された
"ドキュメントのレビュー"
ステップを過ぎてビジネス プロセスを手動で進展させた場合、ドキュメントは DocuSign サーバーに送信されず、署名用 URL も生成されません。