残数を追跡する休暇プランの作成
- 期間スケジュールと累積期間を作成します。
- 休暇と休暇付与を作成します。
- セキュリティ: "Time Off and Leave" 業務分野の"Set Up: Time Off (Calculations - Absence Specific)"ドメインおよび"Worker Data: Time Off (Time Off Balances)"ドメイン
残数を追跡する休暇プランは、プラン残数に加算される休暇付与と、残数から差し引かれる休暇を識別します。休暇プランでは、休暇申請と休暇付与で使用される時間単位を指定します。さらに、従業員が休暇付与と休暇取得で満たす必要があるデフォルトの資格ルールを指定します。残数を追跡する休暇プランでは、期間スケジュールとプランの累積期間を識別し、繰越限度を指定することもできます。残数を追跡するプランは、給与計算で使用するために、Workday 給与計算または Workday 給与計算インターフェイスに休暇を渡すことができます。
休暇プランに関連付けられているすべての休暇、休暇付与、その他の計算値では、同じ時間単位を使用する必要があります。
- "休暇プランの作成" タスクにアクセスします。
- "名称"を入力し、任意で "表示名" を入力します。これらのフィールドは、管理者に対して休暇プランを示すと同時に、セルフサービス ユーザーにわかりやすい名前を表示するために使用します。表示名が存在していない場合、セルフサービス ユーザーには休暇プランの名称が表示されます。
- 従業員の休暇をポジション別に追跡するには、"ポジション ベース"を選択します。プランについて、休暇申請、休暇付与、またはその他の休暇データを作成した後でこの設定を変更することはできません。このチェックボックスは、"テナント設定の編集 - HCM"タスク ("ポジション設定オプション"フィールド) で、以下の従業員タイプのいずれかまたは両方に対して、テナントが複数の職務をサポートするように設定されている場合に表示されます。
- 臨時従業員
- 社員
"ポジション ベース"をオフにした場合、プランは従業員ベースとして処理されます。休暇の作成時または編集時に"休暇申請にポジションが必要"オプションを選択した場合、従業員ベース プランの従業員は、休暇申請で自身のポジションを入力することができます。従業員ベースのプランでは、資格ルールと検証ルールを適用する際、すべての職務に適用される計算を参照するルールを除き、従業員の主ポジションが参照されます。"ポジション ベース"を選択した場合、次のサービス ステップはポジション ベースのプランをサポートしていないため、この休暇プランでは、前倒し休暇付与または基準日に基づく休暇付与を使用できません:- 自動休暇付与調整
- 一括自動休暇付与調整
"休暇申請にポジションが必要"オプションを選択することは可能です。従業員ベースの休暇プランでは、前倒し休暇付与または基準日に基づく休暇付与を使用できます。 - 期間スケジュールを選択してください:期間スケジュールは、休暇付与の頻度 (カスタム頻度が設定されている休暇付与を除く) と、プランのレポート期間を定義します。プランの資格ルールが期間の開始日または終了日を参照する場合は、期間スケジュールも使用します。例: 休暇付与の計算、休暇申請や休暇調整の処理および追跡を月ごとに行う場合、"毎月"を選択します。休暇プランには日単位の期間スケジュールを使用しないでください。少なくとも週単位のスケジュールを選択することをお勧めします。
- "残数の追跡"を選択して、残数の追跡を有効にします。
- (任意) 給与明細に休暇プラン名以外の名前を表示する場合は、"デフォルト給与明細名"フィールドに、使用する名前を入力します。このフィールドは、給与計算インターフェイスには応募するません。
- 時間単位を選択してください。1 人の従業員に時間数ベースと日数ベースの両方のプランを設定することができます。ただし、それぞれのプランでは単一の時間単位を使用する必要があります。同じ休暇プランに関連付けられているすべての休暇、休暇付与、限度、その他の計算値では、同じ時間単位を使用する必要があります。時間数を日数、日数を時間数に変換することはできません。
- 次を参考にして、"残数"タブに値を入力します。
オプション 説明 累積期間休暇付与、休暇、休暇プランの残数 (休暇付与から休暇を差し引いた値) の残数を累積する期間を指定します。Workday には、休暇プランに必要なほとんどの累積期間が用意されています。必要に応じて独自の計算を作成できます。このフィールドには有効日がありません。累積期間を変更すると、休暇プランを作成した日付から始まる新しい累積期間が適用されます。残数の表示タイプ従業員、マネージャ、および管理者が休暇残数を表示できるかどうかを制御する残数の表示タイプを選択します。このオプションでは、従業員がプランの資格を失った後、どれだけの期間表示できるかも指定されます。- 累積期間内の有効残数 (基準日に基づく): 累積期間のいずれかの時点で従業員に休暇の資格があれば、残数が表示されます。この残数は、従業員が残数を表示するために入力する"基準日" を反映しています。例: 累積期間は 1 月 1 日から 12 月 31 日までとします。Sue には 1 月から 3 月まで休暇の資格があります。"基準日" が 6 月中の場合は自分の残数を確認できますが、翌年の 2 月 1 日の場合は確認できません。
- 期間内の有効残数 (基準日に基づく): "基準日" を含む期間中のいずれかの時点で従業員に休暇の資格がある場合、残数が表示されます。例: John は、1 月 1 日から 31 日までの期間内に休暇の資格を失います。"基準日" の日付として1 月 31 日を選択した場合は自分の残数が表示されますが、2 月 1 日を選択した場合は表示されません。
- この期間またはそれ以前の期間内の有効残数 (基準日に基づく): 従業員が "基準日" に休暇の資格があるか、"基準日" より前に休暇の資格があった場合に、残数が表示されます。資格を失った従業員は、資格を有していた最後の期間時点での休暇と休暇付与の合計を表示できます。
- 残数を表示しない
断続的な休暇のある休暇プランの残数を追跡および表示するかは、断続的な休暇を利用して以下を減算するどうかによって判断します。- 休職・休業の残数。
- 休職・休業の残数と休暇プラン。
カレンダー表示従業員の休暇残数とともに表示するアイテムとして、休暇プラン名、休暇タイプ名、もしくはその両方を選択します。従業員セルフサービスには表示しない休暇プランの残数を従業員に非表示にする場合にオンにします。"陪審義務" や "忌引" など、従業員に表示する必要がない残数に役立ちます。上書き可従業員が資格のある期間の開始日に対する残数の上書きを可能にします。"休暇プラン残数の上書きの管理" タスクを使用して、上書きを設定できます。残数移動のデフォルト値(任意) 職務変更のために従業員がこのプランの資格を失った場合の残数の移動先の休暇プランを選択します。ステップ: 休暇残数の移動を参照してください。 - 次を参考にして、"繰越" セクションに入力します。
オプション 説明 日付休暇と休暇付与の年間累計残数をリセットして、残りの休暇プラン残数を繰り越すタイミングを指定します。- 累積期間の開始日: 休暇プランの次の累積期間の開始日に残数を繰り越します。通常、このオプションは、期間スケジュールがプランの累積期間の開始日と一致している場合に使用します。
- 例: 月単位の期間スケジュールと、1 月から 12 月までの累積期間。
前提条件: "累積期間"に、"期間の日付インジケータ"が"期間終了日に基づく"に設定されている期間を選択します。確認するには、選択した累積期間の関連アクションをクリックして、詳細をプレビューします。 - 累積期間の最初の期間の開始日: プランの次の累積期間における最初の期間の開始日に残数を繰り越します。例: 休暇または休暇付与は、2 つのプラン年にまたがる期間に発生する可能性があります。このオプションを使用すると、新年の残数を更新できます。
例: 累積期間 (プラン年) は 2011 年 1 月 1 日から 12 月 31 日までとします。期間スケジュールは隔週で、2011 年 12 月 24 日から 2012 年 1 月 4 日の期間は、2 つのプラン年にまたがっています。- "累積期間の開始日"を選択した場合、2012 年の 1 月 1 日に繰越が行われます。
- "累積期間の最初の期間の開始日"を選択した場合、2011 年 12 月 24 日に繰越が行われます。
両方が同じ日に発生する場合、休暇付与より先に繰越が発生します。上限従業員が次の累積期間に繰り越せる最大単位数を指定します。例: 10 日という一定の値または前年の残数の 50% を返す計算など。繰越残数が失効するようにするには、値を入力します。従業員がすべての残数を繰り越せる場合は、プランの休暇付与に基づいて到達し得ない値 (9999999 日など) を入力してください。限度を超えた単位数は、Workday 全体で"繰越失効数"として表示されます。失効するまでの期間繰越日から何日後または何か月後に繰越単位数が失効するかを指定します。15 などの一定の値か、条件付計算を選択します。- 従業員の繰越単位数が失効しない場合、このフィールドは空にします。
- 繰越単位数が特定の条件で失効する場合は、ゼロを返す条件付計算を使用します。例:
- フルタイム従業員の繰越単位数は 30 日後に失効しますが、パートタイム従業員の場合は失効しません。フルタイム従業員には 30、パートタイム従業員には 0 を返す計算を定義します。
- 2014 年の累積期間の繰越単位数は失効しませんが、2015 年の累積期間からは 30 日後に失効するとします。2014 年の累積期間には 0、翌年からの累積期間には 30 日を返す計算を作成します。
失効の時間単位有効期限を評価するための時間単位として日または月を選択してください。例: 繰越日の 2 か月後に繰越単位数が失効する場合、以下を選択します。- 失効するまでの期間:2。
- 有効期限の時間単位には月が必要です。
休暇プラン残数の上限の計算に繰越を含める繰越単位数を上限の計算に含める場合は、このチェックボックスをオンにします。例: 繰越が 3 か月後に失効し、従業員の残数がプランの設定を超過することのない休暇プランを設定できます。繰越残数より先に休暇付与を使用このチェックボックスをオンにすると、休暇申請の際に従業員の繰越残数より先に休暇付与数を減らすことができます。このチェックボックスをオフにすると、休暇申請の際に休暇付与数より先に繰越残数が減ります。"休暇プランの繰越の上書きの管理" タスクを使用し、個別の従業員に対して休暇プランで定義された繰越ルールを上書きします。を参照してください。 - "計算"タブで、"休暇プランの休暇付与の割当頻度基準"オプションを選択し、従業員のプラン残数に休暇付与を加算するタイミングを指定します。
- 期間開始日: 休暇を差し引く前に加算。前倒し休暇付与および基準日に基づく休暇付与には有効です。"期間終了日" を使用した場合に比べ、従業員が上限に達する時期が早まり、下限に達する時期が遅くなります。
- 期間終了日: 休暇を差し引いた後に加算。前倒し休暇付与には無効です。基準日に基づく休暇付与には有効です。
- カスタム頻度: 次の 3 つのフィールドで定義した日付に加算。基準日に基づく休暇付与または前倒し休暇付与では無効。
- "休暇プランの休暇付与の割当頻度基準"に"カスタム頻度"を選択した場合は、頻度を定義してください。次を参考にして、"計算"タブに入力します。
オプション 説明 最初の休暇付与日"従業員: 採用日"や"従業員: 休暇計算上の勤務開始日"などの休暇付与の開始日を返す計算を選択するか、この日付を返す日付計算を作成します。例: 従業員の採用日に 30 日を加えた日付を返す日付加減算の計算を作成します。次の両方が真の場合、休暇付与は月の最終日に行われます。- 採用日が月の 31 日に当たる。
- 翌月が 30 日に満たない。
この日に休暇付与を行うには、従業員がスケジューリング条件を満たしている必要があります。休暇付与の繰返しの間隔最初の休暇付与日以降に休暇付与が繰り返される間隔を日数または月数の時間単位で入力します。例: 最初の休暇付与日以降、毎月同じ日に休暇付与を行う場合は「1」を入力します。休暇付与の繰返しの時間単位繰返し間隔の時間単位として"日"または"月"を指定します。 - 次を参考にして、"計算"タブに入力します。
オプション 説明 休暇プラン残数の下限従業員が使用可能な残数を超過したとき、どこまでの休暇が有給の対象になるかを制御します。-40 時間や 5 日のような一定の値か、値を定義する計算を選択します。残数から差し引かれる休暇単位数のうち、下限を下回る分については、無給と見なされます。例: バケーション プランの下限は -16 時間に設定されています。John は自分のバケーション時間をすべて消費 (残数 = ゼロ) した上で、さらに 10 時間の休暇を取得するとします。この場合、下限を超過しないため、10 時間はすべて有給になります。ただし、John がさらに 10 時間を申請した場合、そのうちの 6 時間だけが有給になり、残りの時間は無給時間として追跡されます。休暇検証ルールを使用して、従業員が無給休暇を申請できないようにすることができます。従業員の休暇残数がゼロになった時点で、以降は有給の対象にならないようにするには、「0」を入力します。従業員の残数がゼロを下回っても有給休暇を取得できるようにするには、負の値を入力します。休暇プラン残数の上限従業員が休暇プラン残数に累積できる最大時間数または最大日数を指定します。この値を返す計算を選択することもできます。限度を超えた残数は、失効した休暇付与時間数を表す "失効数" として、Workday のページやレポートに表示されます。1 日あたりのデフォルト数量このプランの休暇を入力するときに表示するデフォルト値を選択します。条件付計算を選択した場合、デフォルトの値は申請された最初の日によって決定されます。例:- 従業員の予定時間数 (スケジュールが設定されていない従業員の場合は 8) を返す計算を使用できます。Jane は月曜、火曜、金曜に個人的な休暇を申請しようとしています。彼女は月曜に 4 時間勤務する予定になっているので、申請する各日のデフォルトの時間数は 4 になります。
- "従業員のスケジューリング - 予定シフト: シフト時間 (基準日に基づく) 丸めなし"などの算術計算を使用して、従業員に正しい値を入力するように指示できます。
プランのデフォルトの時間数を上書きする、休暇のデフォルトの時間数を定義するには、"休暇の作成" タスクまたは"休暇の編集" タスクを使用します。生成された数量が次のいずれかの場合、エラーが生成されます。- 最大検証値を超えています。
- 他の定義済の検証で申請が通らない原因となる。
含める日選択した日付は、休暇検証およびこのフィールドで選択したオプションと自動的にチェックされます。"申請をカレンダーへの自動挿入日だけに制限"チェックボックスと併せて、従業員が休暇を入力できる日を制御します。"営業日 (休日以外)"オプションと"営業日 (休日の時間数を超過した勤務時間数)"オプションを使用するには、休日および勤務スケジュール カレンダーを設定する必要があります。"含める日の設定"オプションを選択すると、以下が可能になります。- "含まれる日"プロンプトから特定の曜日を選択する。これらの曜日は、従業員の休暇申請時にカウントされます。例: Global Modern Services の海外オフィスでは、月曜日から金曜日までが標準の就業曜日ではありません。このオプションを使用して、日曜日から木曜日までを就業曜日に定義しています。
- 国民の祝日に休暇を利用できるように指定する。"休日カレンダーの休日を含める"チェックボックスをオンにします。
スケジューリングのシフトを使用Workday スケジューリングから勤務日を決定する場合に選択します。従業員がスケジューリング組織に所属しており、休暇申請の週にパブリッシュ済みのスケジュールがある場合は、パブリッシュ済みのスケジュールが使用されます。このオプションを選択していない場合は、休暇プランの "含める日" 設定が考慮されます。"含める日"が"営業日 (休日以外)"の場合、勤務スケジュール カレンダーが使用されます。Workday スケジューリングでは複数のポジションがサポートされていますが、ポジション ベースの休暇プランではこのチェックボックスをオンにできません。ただし、従業員ベースの休暇プランで"スケジューリング シフトを使用"を選択し、複数のポジションを持つ従業員がそのプランに対して休暇を申請した場合、いずれかのポジション ""の従業員の週にパブリッシュ済みのスケジュールがあると、その従業員が時間を申請することはできません。勤務がスケジュールされている日は休暇。申請をカレンダーへの自動挿入日だけに制限"休暇・休職の申請" タスクと "休暇・休職の入力" タスクの使用時に適用されます。- 休暇申請を"含める日"オプションで指定された日に制限する場合はオンにします。
- オフにすると、従業員は任意の日付の休暇を入力できるようになります。"含める日" オプションの指定外の日付を含めるには、"選択された日付をすべて含む" をオンにします。
- "休暇付与" タブで、休暇プラン残数に追加する休暇付与を選択します。グリッドは、選択された休暇付与に、プランのルールを上書きする休暇付与の割当頻度、資格ルール、または上限があるかどうかを識別します。
- "休暇" タブの"残数からの減算" グリッドで、休暇とプランを関連付けます。上書きチェックボックスでは、プランのルールとは異なる資格ルール、下限、またはデフォルト単位数を持つ休暇を識別します。休暇ルールはプラン ルールを上書きします。
- (任意) 次を参考にして、"休暇の買取"セクションに入力します。
オプション 説明 残数移動により調整する休暇従業員が職務変更のために資格を失った場合は、この休暇を使用してプランの残数を相殺する調整が作成されます。退職時の休暇調整Workday では、休暇に基づいて、退職時のプラン残数を相殺する調整が作成されます。失効により調整する休暇この休暇を使用して、休暇の"失効オプション"タブで定義された"失効タイプ"を相殺する調整が作成されます。 - 次を参考にして、"資格"タブに値を入力します。
オプション 説明 プランが有効な従業員タイプ休暇プランを使用可能にする対象として、社員、派遣従業員、すべての従業員のいずれかを指定します。国/地方この休暇プランが適用される国または地方を選択します。この設定は、従業員について評価する必要のある資格ルールの数を制限します。他の資格条件を評価する前に、休暇プランを国または地方でフィルタします。- ポジション ベースの休暇プランでは、従業員のポジションごとに関連のある勤務地が評価されます。
- 従業員ベースの休暇プランでは、従業員の主ポジション() に関連する勤務地が評価されます。
休暇プランでは、期間開始日または期間終了日の時点での勤務地が評価されます。国の資格ルールがより具体的である場合、追加の資格ルールを定義する必要があります。例: 従業員が指定の国に住んでいる必要があるのは、期間終了日時点です。一部またはすべての休暇プランの"国/地方"を設定するには、"休暇プランの国/地方の資格の管理" タスクを使用します。国/地方 (すべてのポジションで有効)(任意) 従業員ベースの休暇プランでのみ使用できます。プランの休暇で"休暇申請にポジションが必要"も選択している場合、この設定は上書きされます。海外赴任/出向中の従業員が現在の赴任/出向に対して休暇プランを選択できるようにする場合は、オンにします。従業員の国について"国/地方" の値を有効にする場合は、このオプションを選択します。例: Marc はトロントで勤務していますが、海外赴任/出向で中国に赴いています。中国バケーションプランの資格が得られましたが、休暇の申請時にプランにアクセスできません。管理者は、"国/地方"フィールドで中国バケーションプランを有効にしました。ただし、中国バケーションプランを Marc が利用できるようにするには、"国/地方 (すべてのポジションで有効)"チェックボックスをオンにする必要があります。Marc に資格がある国または地域のプランが自動的にチェックされます。従業員の資格休暇プランに追加する資格条件を選択します。これらの資格ルールは、プランに関連付けたすべての休暇に応募する。ただし、追加のルールが定義されているものを除きます。
- "含める日" オプションの影響: 申請をカレンダーへの自動挿入日だけに制限
- Cynthia は金曜と翌週の月曜にバケーション休暇を取得したいと考えています。カレンダーで、金曜から月曜までの日付範囲を選択します。バケーションプランの"含める日"オプションは"平日 (月 - 金)"です。"申請をカレンダーへの自動挿入日だけに制限"チェックボックスの設定に応じて、休暇申請の処理が変わります。以下のようになります。
- チェックボックスをオン: Cynthia は 2 日間の休暇を申請しているものと見なされます。
- チェックボックスをオフ: 従業員が休暇を入力する際に"選択された日付をすべて含む"チェックボックスが表示されます。このチェックボックスをオンにすると、Cynthia は 4 日間の休暇を申請しているものと見なされます。
- "含める日" オプションの影響: 含める日の設定
- "休日カレンダーの休日を含める"チェックボックスと"含まれる日" の設定に応じて、休暇申請の処理が変わります。以下の場合:
- チェックボックスをオン: 休日であっても、"含まれる日"プロンプトで選択した曜日だけは休暇申請の処理に含まれます。
- チェックボックスをオフ: 休日であっても、"含まれる日"プロンプトで選択した曜日は含まれません。
"休日カレンダーの休日を含める"チェックボックスをオンにします。金曜日は休日です。しかし、"含まれる日"プロンプトから選択したのは"土曜日"と "日曜日"のみであるため、金曜日、土曜日、日曜日の休暇申請を処理する場合、金曜日は処理に含まれません。
- "すべての休暇プラン"レポートをレビューして、休暇プランの設定を確認します。
- "休暇計算の評価" タスクを実行して、対象となる従業員の計算を検証します。