設定の考慮事項: Extended Enterprise Learning

機能の概要

Extended Enterprise Learning を使用すると、セキュリティ設定を変更することなく、ベンダー、業務委託先、パートナーなどの会社ユーザーにラーニングコンテンツを提供できます。外部受講者はラーニングカタログにアクセスしてコースを受講できます。

業務上のメリット

Extended Enterprise Learning では、以下のことが可能です。

社内ユーザーと外部ユーザーに対して同じレポート、コンテンツ、学習管理システムを使用することで、時間とリソースを節約する。

セキュリティ設定とデータのプライバシーを維持しながら、ビジネス上の協力関係にある社員以外の人に知識を共有し、コンプライアンス研修、認定/資格などを提供する。

サードパーティの外部受講者グループとの契約に応じて、ラーニングコンテンツの価格を戦略的に決定する。詳細については、価格設定の有効化を設定する際の考慮事項を確認してください。

ユースケース

社員にコースを指導する前に、人事ポリシーをレビューする必要のある研修ベンダー。

製造業における、安全やコンプライアンスに関する研修を修了する必要のある下請け業者。

店舗のシステムとプロセスについて学習する必要のある、小売業の季節雇用従業員。

医療分野における、病院固有のポリシーを把握する必要のある出張看護師。

考慮すべき質問事項

質問	考慮事項
外部受講者と契約臨時従業員はどう違うのですか？	契約臨時従業員は社内ワークフォースの一部であり、Workday にアクセスできます。契約臨時従業員はオンボーディング、福利厚生、給与計算、パフォーマンスレビュー、タイムトラッキングなど、何らかのサポートを受けることが一般的です。外部受講者は社外のユーザーであり、Workday ラーニングにのみアクセスできます。
Extended Enterprise Learning を使用するのは誰ですか？	Extended Enterprise Learning を使用すると、社外のユーザーにラーニングコンテンツを提供できます。外部ワークフォースの各メンバーは、統合システムアカウントである外部ラーニングユーザーアカウントを持っています。外部ラーニングユーザーには、以下のような複数のアクティブなロールを同時に割り当てることができます。外部受講者はラーニングコンテンツを使用できます。外部ラーニング評価者は、コースオファーの実地研修レッスンコンテンツを評価できます。社外ラーニング講師は、コースやレッスンを指導できます。従業員または外部ワークフォースのメンバーに以下のような追加の責務をグラントことで、外部ワークフォースの管理を支援してもらうことができます。外部受講者グループマネージャ: 外部受講者の組織を管理できます。外部受講者グループマネージャは、自分の組織にのみアクセス可能なロールベースの制約付きグループです。外部受講管理者: 外部受講者のアカウントの作成および管理を担当します。管理者は、外部ワークフォースのラーニングを管理するための制限のないアクセス権を有します。
社外ラーニング講師および外部ラーニング評価者を作成するために、外部受講ラーニングサブスクリプションは必要ですか？	いいえ、社外ラーニング講師や外部ラーニング評価者を作成するために、Extended Enterprise Learning (EEL) サブスクリプションは必要ありません。社外講師および評価者のプロファイルの作成はWorkday ラーニングのコア機能であり、EEL サブスクリプションがあるかどうかに関係なく、 Workday ラーニングのすべてのお客様は利用できます。 EEL サブスクリプションは特に、外部受講者がWorkday ラーニングのラーニングコンテンツを利用するために必須です。EEL サブスクリプションの範囲は、講師や評価者などの他の外部ロールではなく、外部エンドユーザーに焦点を当てています。
外部受講者が閲覧できるラーニングコンテンツは、どのように制限できますか？	ラーニングトピックとトピックのセキュリティセグメントを作成することで、コンテンツを制限できます。 "Learning Content Subscription" ビジネスオブジェクトの以下のレポートフィールドを使用して、外部受講者がラーニングコンテンツにアクセスする必要がある期間をレポートできます。非アクティブ Learning Content Subscriber Learning Content Subscription Record ラーニングトピック Subscription Expiration Date
Workday 提供のフィールドがない場合に、コンプライアンスやレポート作成で使用する外部受講者に関する追加情報を追跡するにはどうすればよいですか？	カスタムフィールドを作成して、部分的に完了した研修に関する情報や、研修が完了するまでにかかった時間などの情報を追跡できます。 "外部受講者" および "外部受講者グループ" ビジネスオブジェクトにカスタムフィールドを作成できます。 "外部受講者の管理" ビジネスプロセスを使用してカスタムオブジェクトを編集することはできません。カスタムフィールドは、以下の方法で編集できます。外部受講者または外部受講者グループの関連アクションメニューにアクセスして編集する。 Web サービス経由で、Workday REST API を使用して編集する。有効日が指定されていないカスタムオブジェクトに対しても、EIB を作成できます。
外部ラーニングユーザーのサインインを設定するにはどうすればよいですか？	外部ラーニングユーザーは、モバイルまたはパソコンから Workday にサインインできます。従業員にはシングルサインオン (SSO) を使用させる一方、外部ラーニングユーザーに対して SSO を設定しない場合は、認証セレクターを設定できます。これにより、外部ラーニングユーザーは、ユーザー名とパスワードを使用して Workday にサインインできるようになります。外部ラーニングユーザーの多要素認証を設定し、より安全にアクセスできるようにすることも可能です。
外部受講者にキャンペーンを発行することはできますか？	"外部受講キャンペーン" を使用して外部受講者用のキャンペーンを作成できます。これは社員に対して使用する "ラーニングキャンペーン" とは異なります。 "外部受講キャンペーン" では、外部受講者に対してセキュリティとキャンペーンを個別に設定できます。キャンペーンで外部受講者にサーベイを送信することはできません。
外部受講受講者は、他の外部受講受講者のプロファイルにおける認定/資格を変更にはどうすればよいですか？	外部受講者が他の外部受講者の認定/資格を変更できるようにするには、その受講者を対象の外部受講者グループのマネージャにします。外部受講者がすべての外部受講者の認定/資格を変更できるようにするには、その受講者に管理者権限を付与するのではなく、その受講者を既存のすべての外部受講者グループのマネージャにします。外部受講者に "Worker Profile and Skills" 業務分野の "Person Data: Certifications" ドメインと "認定/資格の管理" ビジネスプロセスへの制限付きアクセス権を割り当てます。外部受講者に "認定/資格の管理" ビジネスプロセスへの制限なしのアクセス権を付与すると、その受講者は従業員プロファイルの認定/資格を表示および変更できます。
外部受講受講者が組織の従業員になるにはどうすればよいですか？	外部受講者は、Workday アカウントを通じて、組織内の非従業員の職務を閲覧して応募することができます。外部受講者を採用すると、その受講者のラーニング履修記録とタレント認定/資格も新しいロールに移行します。外部ラーニングユーザーアカウントと受講者ロールはアーカイブされ、外部受講者のアクティブ化の日付がクリアされます。この機能を使用するには、Workday リクルーティングを設定してください。
外部受講者のアクティブ化の日付に使用されるタイムゾーンはどのように決定されますか？	以下のタイムゾーンルールが使用されます。アクティブ化の日付に使用されるタイムゾーンは、外部ラーニングユーザーアカウントの優先タイムゾーンに基づいて決まります。それ以外の場合は、以下のタイムゾーンのうち、以下の順序で最初に使用可能なものが使用されます。外部受講者の外部受講者グループ事業地の上書き (その事業地にタイムゾーンが設定されている場合)。外部受講者の外部受講者グループ事業地 (その事業地にタイムゾーンが設定されている場合)。テナントのタイムゾーン。太平洋標準時。有効期限のタイムゾーンは、処理を実行しているユーザーのタイムゾーンに基づいて決まるため、外部受講者における有効期限のタイムゾーンとアクティブ化の日付のタイムゾーンは異なる場合があります。アクティブ化の日付のタイムゾーンが外部受講者グループの事業地に基づいて決まるようにする場合は、以下の点を確認してください。その事業地のタイムゾーンが設定済みである。例: 事業所を外部受講者グループの事業地での事業値の用途として追加します。外部ラーニングユーザーアカウントには優先タイムゾーンがない。
外部受講受講者は自分のアカウントを作成するにはどうすればよいですか？	"Managed Self-Registration" 機能を設定すると、外部受講者候補が自分のアカウントを登録できるようになります。アカウントの承認は、"外部受講者のリクエスト" ビジネスプロセスの設定に基づいて行われます。
複数の外部受講受講者アカウントを一度に非アクティブ化するにはどうすればよいですか？	Workday、一括操作を使用して、最大 50,000 件の外部受講受講者アカウントを一度に非アクティブ化できます。一括操作により、カスタムレポートで指定された条件に基づいて勘定科目が非アクティブ化されます。

推奨事項

影響はありません。

要件

Workday ラーニングを設定します。

外部ラーニングユーザーを作成するには、"View External Learning User" ドメインと、"外部ラーニングユーザーの管理" ビジネスプロセスおよびセキュリティポリシーを設定します。

制限事項

社外ラーニング講師および外部ラーニング評価者は、セルフサービスオプション ()として自身のアカウントを作成することはできません。

重複管理フレームワークを使用して、従業員になる外部ラーニングユーザーの個人レコードを統合することはできません。

外部ラーニングユーザー用および従業員用の新規アカウントに、異なるテンプレートを設定して送信することはできません。両方の個人タイプに同じ E メールが送信されます。E メールの内容はカスタマイズ可能です。

管理者でもある社外ラーニング講師の "認定/資格の管理" ビジネスプロセスへの制限付きアクセスはサポートされていません。

採用日が将来日付の外部受講者は、自身の従業員プロファイルにアクセスできない場合があります。

"外部受講者のリクエスト" ビジネスプロセスのタスクには "アクティブ化の日付" フィールドが含まれていないため、将来のアクティブ化の日付をスケジュールできません。
このビジネスプロセスを使用して新規の外部受講者を作成したり、既存の外部受講受講者をアクティブ化したりすると、アクティブ化の日付はリクエストの開始日に自動的に設定されます。タイムゾーンを決定する際は、アクティブ化の日付のタイムゾーンルールが使用されます。外部受講者を編集した場合は、既存のアクティブ化の日付が保持されます。

テナント設定

"テナント設定の編集 - HCM"

タスクを使用して、社外ワークフォースに関する以下のテナント全体のオプションを設定します。

オプション	説明
"外部受講者のセルフサービスのタイムゾーン管理を有効にする" チェックボックス	受講者がコース登録の有効期限ルールに独自のタイムゾーンを設定できるようにする場合に選択します。
"価格設定を有効にする個人タイプ" プロンプト	価格設定の対象となる個人タイプ (外部受講者など) を選択します。

セキュリティ

"Extended Enterprise for Learning" 業務分野または "Learning Core" 業務分野の以下のドメイン

ドメイン	考慮事項
Learning Access	外部受講受講者がラーニングカタログを検索し、コース情報を表示できるアクセス権を付与します。
Maintain Archived External Learning User	ユーザーが、アクティブな従業員ではない外部ラーニングユーザーのアーカイブを解除できるようにします。
Manage: Extended Enterprise	外部受講管理者が外部受講者グループ、職務プロファイル、ダッシュボードへのアクセスを管理できるようにします。
Manage: Extended Enterprise Affiliation Learners	外部受講者グループマネージャが外部受講者グループ内の外部受講者を表示できるようにします。
Manage: Extended Enterprise Learner Type	ユーザーが、外部受講者タイプを作成および管理できるようにします。"Manage: Extended Enterprise" ドメインの表示アクセス権を持つユーザーは、外部受講者に割り当てられた受講者タイプを表示できます。
Manage: Learning Content	ユーザーが、管理タスクやレポートにアクセスして、ラーニングコンテンツを管理できるようにします (コースの有効期限ルールの作成など)。
Self-Service: On the Job Training	外部ラーニング評価者が "ラーニングトレーナー" ワークレットにアクセスし、コースオファーの成績評価と出席ステータスを管理できるようにします。
Manage: Self-Registration	管理者が自己登録 URL を作成および管理できるようにします。
Person Data: Learning	ユーザープロファイルなどで、管理者が外部受講受講者のラーニング履修記録を表示できるようにします。
Reports: Archived External Learning Users	ユーザーが、アーカイブ済み外部ラーニングユーザーに関するレポートを作成できるようにします。
Reports: Extended Enterprise Affiliations	制限付きまたは制限なしのセキュリティグループが、外部受講グループに関連するレポートにアクセスできるようにします。
Reports: Extended Enterprise Affiliation Learners	外部受講者グループマネージャが、その外部受講者グループ内の受講者のレポートにアクセスできるようにします。
Reports: Extended Enterprise Usage Metrics	ユーザーが、テナント内のアクティブな外部受講者の数を追跡できるようにします。この情報を使用すると、製品の経時的な使用状況を測定することができます。
Self-Service: Extended Enterprise Learning	外部受講者が自身のプロファイルと情報を表示できるようにします。
Self Service: Learning	ユーザーに対して、自分のプロファイルの履修記録詳細の表示などのセルフサービス機能の使用を許可します。
Self-Service: Learning Assessor	外部ラーニング評価者が自身のプロファイルを表示できるようにします。
View External Learning User	管理者が外部ラーニングユーザーの情報 (外部ラーニングユーザーのプロファイルなど) を表示できるようにします。

その他の業務分野におけるドメイン

ドメイン	考慮事項
"Recruiting" 業務分野の "Internal Careers"	外部受講受講者が既存のWorkday アカウントを通じて、組織内の非従業員の職務を閲覧して応募できるようにします。
"System"業務分野の"Mass Operation Management" 。	"外部受講者アカウントの非アクティブ化" 一括操作タイプの設定と実行など、ユーザーが一括操作を管理できるようにします。
"Worker Profile and Skills" 業務分野の "Person Data: Certifications"	管理者が、ユーザープロファイルなどで、外部受講受講者および社外ラーニング講師の認定/資格を表示できるようにします。
"Personal Data " 業務分野の"Person Data: Personal Photo"	ユーザーがアクセス権を持つユーザーの写真を表示および編集できるようにします。
"Worker Profile and Skills" 業務分野の "Self-Service: Certifications"	ユーザーが自身のプロファイルで自身の認定/資格を表示できるようにします。
"Recruiting" 業務分野の "Self-Service: My Applications"	外部受講者が自身の申請をレビューまたは辞退できるようにします。
"Personal Data" 業務分野の "Self-Service: Personal Photo"	ユーザーが自分の写真を表示および編集できるようにします。

ビジネスプロセス

ビジネスプロセス	考慮事項
外部受講者のリクエスト	外部受講者グループマネージャが、外部受講者グループの新規ユーザーまたは既存のユーザーのラーニングアクセスをリクエストできるようにします。まず、以下のビジネスプロセスを設定することをお勧めします。これらのビジネスプロセスは、"外部受講者のリクエスト" ビジネスプロセスのサブプロセスです。外部ラーニングユーザーの管理外部受講者の管理 "Managed Self-Registration" では、新規ユーザーの作成や既存ユーザーの編集に "外部受講者のリクエスト" ビジネスプロセスが使用されます。自己登録 URL を配布する前に、許可するアクション、セキュリティグループ、承認が適切に設定されていることを確認してください。
一括登録	外部受講者グループマネージャが、割り当てられた外部受講者グループに属する外部受講者をラーニングコースに登録できるようにするには、外部受講者グループマネージャにこの開始アクションに対する権限を付与します。
外部ラーニング評価者の管理	外部ラーニング評価者を作成および編集できます。
外部ラーニングユーザーの管理	外部ラーニングユーザーのアカウントを作成できます。外部ラーニングユーザーが自身の個人情報を編集できるようにするには、 "My 個人情報の編集" 開始アクションに対する権限をこのユーザーにグラント。
外部受講者の管理	外部受講者を作成および編集できます。
社外ラーニング講師の管理	社外ラーニング講師を作成および編集できます。
コンテンツへの登録、ラーニングの登録解除、一括登録	外部受講者が登録を行えるようにし、社外ラーニング講師と外部受講者グループマネージャが登録および登録の承認を行えるようにすることができます。
認定/資格の管理	外部受講者、社外ラーニング講師、管理者が認定/資格の添付情報を開けるようにするには、このビジネスプロセスに対する "View Completed Events" 権限を付与する必要があります。
職務への応募	外部受講者が組織内の非従業員の職務を閲覧して応募できるようにするには、外部受講者に "非従業員の職務への応募" 開始アクションに対する権限を付与します。

レポート

レポートまたはダッシュボード	考慮事項
"外部受講管理" ダッシュボード	外部受講管理者が、外部受講者と外部受講者グループを管理できるようにします。
"外部受講者の検索" レポート	外部受講者グループのマネージャおよび管理者が、アクティブな外部受講者を検索できるようにします。
"ラーニング" ダッシュボード	外部受講者がお知らせとラーニングコンテンツに容易にアクセスできるように、このダッシュボードを変更してください。
アクティブな外部受講者の 1 日あたりの最大数アクティブな外部受講者の月間最大数アクティブな外部受講者の年間最大数	テナント内の外部受講者の数を表示および監視します。 "外部受講者の編集" タスクを使用して、外部受講者の有効期限を遡って入力すると、レポートでは、有効期限を入力した日時点でアカウントが非アクティブとして反映されます。以下のレポートは、本番環境での現在のデータのみを表示します。アクティブな外部受講者の月間最大数アクティブな外部受講者の年間最大数
"外部受講者グループの表示 " レポート	外部受講者グループの詳細を表示します。
"外部受講者の表示" レポート	外部受講者のプロファイルを表示します。
"外部ラーニングユーザーの表示" レポート	外部ラーニングユーザーのプロファイルを表示します。

以下のレポートデータソースを使用したカスタムレポートを作成できます。

Indexed Learning Campaign Records

外部受講者グループ

外部受講者の職務プロファイル

外部受講者

External Learning Users

Learning Assignments by Learning Organization

Learning Assignment Records

ラーニング登録

Learning Instructors

カスタムレポートで姓と名を別の列に表示するには、

"外部受講者"

ビジネスオブジェクトではなく、

"グローバル氏名"

ビジネスオブジェクトのレポートフィールドを使用します。

インテグレーション

Web サービス	考慮事項
Maintain Archived External Learning User	組織内の外部ラーニングユーザーのアーカイブを管理するために使用します。 "Maintain Archived External Learning User" Web サービスに基づく EIB の場合、次の条件ルールを作成することをお勧めします。 "外部ラーニングユーザー" ビジネスオブジェクトに対して "Is Archived" が真である。 "外部ラーニングユーザー" ビジネスオブジェクトに対して "Is Active Worker" が偽である。
外部受講者の管理	既存の外部ラーニングユーザーから、外部受講受講者を作成する場合に使用します。アカウント作成時に受講者に送信されるユーザー名とパスワードの通知を任意で無効にすることができます。既存の非アクティブな外部受講受講Workdayを更新する場合は、ユーザー名とパスワードの E メールを無効にすることをお勧めします。 "Manage Extended Enterprise Learner" Web サービスに基づく EIB の場合、以下を行うことをお勧めします。 "Reference ID Type for Condition Rule" に "Extended Enterprise Learner ID" を選択する。「 "外部受講者 - 個人" ビジネスオブジェクトに対して "Is Archived" が偽である」というルール条件を使用する。この Web サービスを使用して、外部受講者のアクティブ化の日付を過去の日付に設定できます。リクエストで既存の外部受講受講者と同じ値をすべて指定した場合、Webサービス新しいビジネスプロセスイベントは作成されません。また、ユーザー名および一時パスワードの E メールは、これらの E メールの送信を指定しても送信されません。
外部ラーニング評価者の管理	外部ラーニング評価者を作成するために使用します。アカウント作成時に評価者に送信されるWorkday名とパスワードの通知を任意で無効にすることができます。
社外ラーニング講師の管理	社外ラーニング講師を作成するために使用します。アカウント作成時に社外講師に送信されるユーザー名とパスワードの通知を任意で無効にすることができます。 "Manage External Learning Instructor" Web サービスに基づく EIB の場合、以下を行うことをお勧めします。 "Reference ID Type for Condition Rule" に "External Learning Instructor ID" を選択する。次のいずれかのルール条件を使用する。 "外部受講者 - 個人" ビジネスオブジェクトに対して "Is Archived" が偽である。 "社外ラーニング講師" ビジネスオブジェクトに対して "Is Archived" が偽である。
外部ラーニングユーザーの管理	外部ラーニングユーザーのアカウントを作成するために使用します。 "Manage External Learning User" Web サービスに基づく EIB の場合、「 "外部ラーニングユーザー" ビジネスオブジェクトに対して "Is Archived" が偽である」という条件ルールを作成することをお勧めします。