設定の考慮事項: 外部受講者の管理対象自己登録
このトピックの内容を、外部受講者の管理対象自己登録の設定と使用を計画する際の決定に役立てることができます。以下について説明します。
- 設定する理由
- Workday のその他の部分への適合
- 下流への影響と製品間インタラクション
- セキュリティ要件とビジネス プロセス設定
- 実装前に考慮しておく質問事項と制限事項
設定の全詳細については、タスクの詳細な説明を参照してください。
機能の概要
外部受講者の管理対象自己登録により、組織外の受講者が自分専用の外部受講ラーニング アカウントを登録することが可能になります。
外部受講者グループ専用の自己登録 URL を作成し、それを外部受講者候補に配布し、対象者が自身でアカウントを登録できるようにすることができます。アカウントが承認されたら、外部受講者として Workday ラーニングにサインインできるようになります。登録した受講者は、URL に関連付けられている外部受講者グループに自動的に追加されます。
業務上のメリット
管理された自己登録を使用すると、組織は以下のことが可能になります。
- 外部受講者候補が自分のアカウントで登録できるようにすることで、時間とリソースを節約します。
- 外部受講者のオンボーディング プロセスの一部を効率化できる。
ユース ケース
サードパーティの委託業者またはベンダーからの大量の外部受講者のオンボーディング。
考慮すべき質問事項
質問 | 考慮事項 |
|---|---|
アカウントに登録できるユーザーを制限するにはどうすればよいですか？ | 自己登録 URL にアクセスできるユーザーは誰でもアカウントを登録できます。登録を制限するには、"外部受講者のリクエスト" ビジネス プロセスに管理者承認ステップを設定して、管理者が新しいアカウント登録を承認または却下できるようにします。
追加された外部受講ラーニング アカウントに対する請求を回避するために、登録を制限することをお勧めします。 |
自己登録できるユーザーの数を制限できますか？ | テナント内の外部受講者の数に基づいて、1 時間あたりの自己登録数が自動的に制限されます。アクティブまたは非アクティブな外部受講者が 5,999 人以下の場合、1 時間あたり最大 500 件の自己登録が可能です。外部受講者が 1,000 人増えるごとに、1 時間あたりの自己登録数の上限が 100 件ずつ増加します。1 時間あたりの自己登録の上限は 1,000 件です。
例:
"テナント設定の編集 - HCM" タスクで、1 時間あたりの上限のカスタム値を入力できます。
セキュリティ上の理由から、デフォルト値を使用するか、デフォルト値より小さいカスタム上限値を入力することをお勧めします。 |
自己登録 URL はどのように管理できますか？ | 外部受講者グループごとに 1 つの自己登録 URL を作成できます。URL を非アクティブ化したり、アクティブ化と有効期限の日付をスケジュールしたりできます。非アクティブな自己登録 URL は、Workday 内で表示して、レポートを作成できます。 |
社外ラーニング講師が自分のアカウントを登録することはできますか？ | 自己登録できるのは、外部受講者のみです。ただし、自己登録を通じて作成された外部ラーニング ユーザーで社外ラーニング講師ロールをアクティブ化することは可能です。 |
自己登録を通じて作成された外部受講者のアクティブ化の日付はいつになりますか？ | アクティブ化の日付は、外部受講者がアカウント登録を送信した日に設定されます。 アクティブ化の日付のタイムゾーンには、テナントのタイムゾーンが使用されます。テナントにタイムゾーンがない場合は、太平洋標準時 (PST) が使用されます。 |
重複する自己登録が存在する場合はどうなりますか？ | 外部受講者候補に処理待ちの自己登録がある場合、さらに自己登録送信しようとすると、管理者に問い合わせるように伝えるエラーが表示されます。"外部受講者のリクエスト" ビジネス プロセスの設定により、管理者が重複するリクエストをレビューすることになっている場合、既存の外部受講者が自己登録を送信すると、管理者にタスクが送信され、管理者がリクエストされたユーザー情報と既存のユーザー情報を比較したうえで、リクエストを拒否または送信できます。 リクエストを送信すると、既存のユーザー情報はリクエストされた情報で上書きされます。 |
外部受講者が自己登録 URL にアクセスしたときに表示される自己登録ページでの言語と氏名の形式はどのように設定しますか？ | 自己登録ページは、ユーザーのブラウザ言語に基づいて、Workday でサポートされている言語に翻訳されます。 アカウントが承認された際には、ユーザー名と一時パスワードが記載された E メールが、それと同じ言語で外部受講者に送信されます。
また、外部受講者は登録時に国も選択するため、これによって氏名の形式が決まります。 |
推奨事項
不明なユーザーがアカウントを作成するのを防ぐため、"外部受講者のリクエスト" ビジネス プロセスに管理者の承認ステップを追加しておくことをお勧めします。 また、1 時間あたりの自己登録の最大数には、デフォルト値以下の値を使用することをお勧めします。
要件
"Manage: Self-Registration"
ドメインを設定し、"外部受講者のリクエスト"
ビジネス プロセスを設定します。 次を参照してください。
制限事項
- 既存のユーザーがアカウントを登録する際、登録する E メールがすでに使用中であることは Workday から通知されません。これを回避するために、自己登録 URL は新規ユーザーにのみ配布することをお勧めします。
- 管理された自己登録でサポートされているのは、名コンポーネントと主氏名コンポーネントのみです。ユーザーが設定した追加の必須氏名構成要素はサポートされません。
テナント設定
必要に応じて、
"テナント設定の編集 - HCM"
タスクを使用して、以下のことを行えます。
- アカウントを登録しようとしている外部受講者候補へのプライバシー ポリシーを設定する。プライバシー ポリシーはデフォルトで"なし"に設定されています。
- 自己登録の 1 時間あたりの上限数を確認またはカスタマイズする。
セキュリティ
"Extended Enterprise for Learning" 業務分野の以下のドメイン
ドメイン | 考慮事項 |
|---|---|
Manage: Self-Registration
| ユーザーが自己登録 URL を作成、編集、表示、レポートできるようにします。 |
ビジネス プロセス
ビジネス プロセス | 考慮事項 |
|---|---|
外部受講者のリクエスト
| 管理対象自己登録では、新規外部受講者の作成や既存の外部受講者の編集に "外部受講者のリクエスト" ビジネス プロセスを使用します。
自己登録 URL を配布する前に、このビジネス プロセスを設定してください。 |
レポート
以下のレポート データ ソースを使用したカスタム レポートを作成できます。
- 外部受講者
- External Learning Users
- Self-Registration URLs
インテグレーション
Web サービス | 考慮事項 |
|---|---|
Get Self Registration URLs
| この Web サービスを使用して、自己登録 URL を取得します。 |
Put Self Registration URL
| この Web サービスを使用して、自己登録 URL を作成または更新します。 |
関連性のある機能
Workday が提供する Touchpoints Kit とリソースは、テナント内の構成の関係を理解するのに役立ちます。Workday Touchpoints Kit の詳細については、Workday Community を参照してください。