Considerazioni sulla configurazione: Paga per i collaboratori in congedo
Questo argomento è utile per prendere decisioni in merito alla configurazione e all'utilizzo della paga per i collaboratori in congedo. Vengono illustrati gli aspetti seguenti:
- Perché effettuare la configurazione.
- Come si inserisce nel quadro generale di Workday.
- Effetti a valle e interazioni tra prodotti.
- Requisiti di sicurezza e configurazioni dei processi aziendali.
- Domande e limitazioni da considerare prima dell'implementazione.
Per i dettagli completi sulla configurazione, fare riferimento alle istruzioni sull'attività.
Di che cosa si tratta
È possibile elaborare la gestione paghe dei collaboratori in congedo definendo:
- Quali tipi di congedo influiscono sulla gestione paghe
- Quale stipendio pagare durante il congedo
- Quali trattenute calcolare e mettere in mora durante il congedo.
- Quando pagare gli utili
L'elaborazione dei pagamenti ai collaboratori in congedo include anche i relativi calcoli di conformità e la preparazione per i report normativi.
Vantaggi per l'azienda
Workday Payroll si integra perfettamente con Workday Absence Management per consentire di elaborare i pagamenti ai collaboratori in congedo in base ai dati sulle assenze immessi dai partner HR.
Il sistema aiuta anche a soddisfare i requisiti specifici del paese nei seguenti modi:
- Calcolo delle imposte sui pagamenti
- Semplificazione della preparazione dei report all'interno di un sistema.
Casi d'uso
È possibile elaborare i pagamenti ai collaboratori in congedo per:
- Trattenute per benefit e pensioni
- Lutto
- Differenze di retribuzione dovute a congedi legali (FRA, Regno Unito).
- Più impieghi (CAN, USA).
- Congedo parentale o familiare
- Paga parziale per un congedo sabbatico
- Invalidità di breve durata
- Congedo per malattia (CAN, Regno Unito, USA).
È anche possibile elaborare la gestione paghe per i collaboratori che passano da un tipo di congedo a un altro, ad esempio da un congedo parentale pagato a uno non pagato.
Domande e considerazioni
Domande | Considerazioni |
|---|---|
Quali retribuzioni o trattenute è necessario elaborare per i collaboratori in congedo? | Ai collaboratori in congedo con effetto gestione paghe, il sistema applica i criteri di idoneità per elaborare automaticamente:
Per la gestione paghe per il Canada e gli Stati Uniti, per i collaboratori con più impieghi e tipi di congedo che sono:
|
Quali periodi di impiego si desidera vengano coperti dai bonus per i collaboratori in congedo? (USA) | È possibile configurare i bonus FLSA (Fair Labor Standards Act) per:
|
È necessario elaborare i congedi di riclassificazione? (FRA) | È possibile configurare il sistema in modo che elabori i congedi di riclassificazione e:
|
Quali tipi di congedo vengono elaborati? (AUS, FRA, UK) | Per la gestione paghe per l'Australia, è possibile creare tipi di congedo per i pagamenti dei congedi previsti dalla legge. Assicurarsi di fornire tutte le informazioni richieste per il tipo di congedo. Per la gestione paghe per la Francia, è possibile segnalare i tipi di congedo nel DSN mappando i tipi di congedo di Workday a quelli dichiarati nel DSN. Per la gestione paghe per il Regno Unito, è possibile creare tipi di congedo per i pagamenti dei congedi previsti dalla legge. Assicurarsi di fornire tutte le informazioni richieste per il tipo di congedo. Esempi:
Il sistema calcola i pagamenti previsti dalla legge in base alle settimane intere completate nel periodo di paga. Il sistema non paga una settimana parziale fino al completamento della settimana in un periodo di paga successivo. |
Quali sono i requisiti di rendicontazione per i collaboratori in congedo? (AUS, CAN, UK) | Per la gestione paghe per l'Australia, per soddisfare i requisiti di report, utilizzare l'attività Visualizzazione categorie report STP per mappare i componenti paga per ogni tipo di congedo alla categoria Single Touch Payroll (STP) corrispondente. Per la gestione paghe per il Canada, il sistema popola i dati del record di impiego (ROE) per i collaboratori:
È possibile creare un ROE per tali collaboratori utilizzando l'attività Creazione dati ROE per eventi .Per la gestione paghe per il Regno Unito, per soddisfare i requisiti legali per la rendicontazione dei dati della gestione paghe e dei contributi previdenziali, è possibile:
Run UK RTI FPS per avviare un'integrazione RTI FPS per ogni inoltro, in ordine crescente. Attendere l'accettazione di ogni invio prima di inviare il successivo. |
Come si desidera gestire le buste paga e gli assegni per i collaboratori in congedo? (CAN, UK, USA) | Per la gestione paghe per il Canada e gli Stati Uniti, è possibile configurare il numero di assegni da fornire ai collaboratori in congedo quando:
È possibile selezionare Componente paga come Tipo di riproporzionamento per la categoria di evento di riproporzionamento gestione paghe congedo con sostituzione del tenant nel report Gestione valore sostitutivo riproporzionamento gestione paghe . Questa impostazione consente di generare un assegno per l'intero periodo di paga. Non è possibile tornare al riproporzionamento da lordo a netto dopo aver abilitato il riproporzionamento dei componenti paga e la gestione paghe completata. Per la gestione paghe per il Regno Unito, è possibile inviare versioni cartacee dei moduli P60 ai collaboratori in congedo che scelgono di ricevere copie cartacee delle buste paga. |
Suggerimenti
Per ottimizzare le performance, è consigliabile configurare:
- Eseguire le categorie utilizzando lo stato di elaborazione della gestione paghe più specifico per identificare i collaboratori da elaborare. Esempio: utilizzareIn congedo con dati gestione paghe una tantumanzichéIn congedocon i criteri di selezioneDati gestione paghe (una tantum) per componente paga.
- Componenti paga con criteri di idoneità in modo che calcolino solo i collaboratori idonei. Esempio: configurare l'indennità di invalidità o il congedo parentale solo per i collaboratori idonei.
Per evitare calcoli e report imprecisi, caricare lo storico della gestione paghe prima di mettere i collaboratori in congedo. Per la gestione paghe per il Regno Unito, caricare anche gli importi delle imposte da inizio anno per ogni tipo di legge.
Per la gestione paghe per il Regno Unito, configurare Statutory Sick Pay (SSP) come permesso anziché come congedi per immettere tariffe diverse per ogni periodo di congedo. Creare solo un tipo di congedo per il provider di servizi condivisi per gestire la malattia di lunga durata, che richiede anche una configurazione dei permessi per la malattia di breve durata.
Requisiti
Per Gestione paghe per Canada, Francia, Regno Unito e Stati Uniti, configurare i tipi di congedo in modo che abbiano effetto sulla gestione paghe in Workday Absence Management.
Per Gestione paghe per l'Australia, configurare i tipi di pagamento congedo per ogni tipo di congedo nella gestione assenze di Workday.
Configurare le categorie di esecuzione per:
- Includere gli stati dei collaboratori in congedo durante l'elaborazione dei pagamenti in ciclo o fuori ciclo. Esempio:In congedo con dati gestione paghe una tantum.
- Selezionare i componenti paga da calcolare per tali collaboratori. Esempio: indennità di invalidità (CAN, FRA, UK).
- Selezionare i componenti paga da calcolare per tali collaboratori. Esempio: indennità di invalidità o 401.000 (USA).
- Selezionare i componenti paga da calcolare per il collaboratore. Esempio: congedo parentale (AUS).
- Selezionare stati specifici prima di pagare i collaboratori che hanno più impieghi. Esempio: si terminano gli impieghi aggiuntivi e l'impiego principale rimane attivo (CAN, USA).
Per applicare il riproporzionamento della componente paga a una retribuzione per i collaboratori in congedo, impostare la retribuzione come basata sulla posizione quando si utilizza un congedo basato sulla posizione.
Limitazioni
Non è possibile fare riferimento direttamente ai campi di report relativi all'oggetto business Evento richiesta congedo nei calcoli di Workday Payroll, ad esempio il motivo del congedo.
La gestione paghe per il Canada non supporta la funzionalità ROE con congedi a cascata.
Per la gestione paghe per il Canada, tutti i tipi di congedo attivano il ROE, compresi quelli senza effetto gestione paghe abilitato in Workday Absence Management. Esempio: congedo retribuito.
La gestione paghe per il Regno Unito non supporta i tipi di congedo a cascata collegati ai pagamenti previsti per legge.
Per la gestione paghe per la Francia, il sistema considera i collaboratori in congedo terapeutico ancora attivi. Per garantire calcoli e report DSN accurati, configurare questo tipo di congedo utilizzando una combinazione di:
- Un tipo di congedo senza effetto sulla gestione paghe da utilizzare quando il collaboratore viene messo in congedo terapeutico a tempo parziale.
- Un piano permessi per rappresentare il tempo effettivo in cui il collaboratore non è al lavoro a causa del congedo.
Configurazione del tenant
Nell'attività
Modifica configurazione tenant - Gestione paghe
è possibile disabilitare l'elaborazione dei componenti paga con differenze retroattive per i collaboratori in congedo nell'ambito della categoria di esecuzione. Durante l'elaborazione degli eventi retroattivi, il sistema utilizza quindi la configurazione del componente paga della scheda Non attivo (in ciclo, Sostituzione su richiesta)
nella categoria di esecuzione.Criteri di sicurezza
Domini | Considerazioni |
|---|---|
Process: P60 (Reports) - UK e Process: P60 (Run) - UK nell'area funzionale UK Payroll. | Consente di creare moduli P60, comprese le versioni cartacee, per i collaboratori in congedo. |
Set Up: Payroll - Company Specific (Taxes) - USA nell'area funzionale USA Payroll. | Consente di configurare imposte statali e locali, ad esempio per i nuovi congedi statali per motivi di salute. |
Set Up: Payroll - FRA nell'area funzionale FRA Payroll. | Consente di mappare i congedi di Workday Absence Management ai valori della griglia obbligatori per i report DSN. |
Set Up: Payroll (ROE) - CAN nell'area funzionale CAN Payroll. | Consente di mappare i codici motivo di Service Canada ai tipi di evento per la registrazione dei congedi. |
Set Up: Payroll (Calculations - Payroll Specific) nell'area funzionale Core Payroll. | Consente di configurare componenti specifici della gestione paghe, come retribuzione e trattenute, da calcolare per i collaboratori in congedo. |
Set Up: Payroll (Reporting) nell'area funzionale Core Payroll. | Consente di configurare le opzioni di rendicontazione relative alla stampa delle buste paga. |
Set Up: Settlement nell'area funzionale Banking and Settlement | Consente di configurare le opzioni di regolamento relative alla stampa delle buste paga. |
Set Up: Tenant Setup - Payroll nell'area funzionale System. | Consente di configurare parametri a livello di tenant. |
Processi aziendali
Processi aziendali | Considerazioni |
|---|---|
Assegnazione ripartizione costi
| Configurare come sottoprocesso del processo aziendale Richiesta congedo per ripartire i costi per le posizioni in congedo.
Non è possibile utilizzare questo sottoprocesso per ripartire i costi per i collaboratori in congedo. Aggiungere una condizione step al processo aziendale Richiesta congedo per ignorare la determinazione dei costi per i congedi basati su collaboratore. In caso contrario, le richieste di congedo basate su collaboratore interrompono il processo aziendale ed è necessario annullarle. |
Richiesta congedo
Richiesta rientro da congedo | Configurare uno step Da svolgere nel processo aziendale Richiesta congedo per consentire ai collaboratori di modificare le opzioni di stampa. Esempio: i collaboratori possono scegliere di ricevere copie stampate delle buste paga o dei moduli di fine esercizio durante il congedo. |
Report
Report o dashboard | Considerazioni |
|---|---|
Tutti i risultati paga che bloccano le modifiche alle opzioni di riproporzionamento del tenant (CAN, Regno Unito, USA) | Consente di identificare e completare i risultati della gestione paghe in corso o retroattiva prima di abilitare il riproporzionamento dei componenti paga nel report Gestione valore sostitutivo riproporzionamento gestione paghe . |
Tenant Analyzer
| Utilizzare per verificare la configurazione della categoria di esecuzione rispetto ai suggerimenti di Workday per i collaboratori in congedo, al fine di ottimizzare le performance. |
Collaboratori in congedo
| Consente di identificare i collaboratori in congedo e verificare che i pagamenti in corso esistenti siano ancora applicabili durante il congedo. |
Collaboratori in rientro da congedo
| Consente di identificare i collaboratori rientrati dal congedo e di verificare che la gestione paghe sia stata configurata correttamente per loro. |
Integrazioni
Non è necessario eseguire alcuna operazione.
Connessioni e touchpoint
Funzionalità | Considerazioni |
|---|---|
Gestione delle assenze | Workday Payroll elabora i tipi di congedo configurati in Workday Absence Management con l'effetto gestione paghe abilitato.
Quando si configurano i congedi a cascata, assicurarsi che i periodi di congedo non si sovrappongano. |
Arretrati | È possibile recuperare gli arretrati per i componenti paga elaborati per i collaboratori in congedo. È anche possibile ridurre il saldo degli arretrati con un input di gestione paghe, ad esempio quando i collaboratori pagano le trattenute utilizzando assegni personali. Configurare le categorie di esecuzione in modo che i collaboratori in congedo abbiano un risultato paga che il sistema possa utilizzare per monitorare gli arretrati. |
Componenti paga | Il sistema applica i criteri di idoneità dei componenti paga durante l'elaborazione dei pagamenti per i collaboratori in congedo. Quando i collaboratori vanno in congedo a metà periodo, il sistema crea più sottoperiodi ed è possibile configurare:
|
Input gestione paghe | È possibile utilizzare i dati della gestione paghe per sostituire la paga base per i collaboratori in congedo. Esempio: configurare un input di gestione paghe per pagare un importo ridotto durante il periodo di congedo invece di utilizzare il riproporzionamento. |
Calcoli paga retroattivi | È possibile elaborare:
Il calcolo retroattivo della paga non supporta più restituzioni da congedo in un evento di congedo. Per far rientrare i collaboratori o correggere i rientri da più tipi di congedo, intervenire su ogni tipo in un evento separato. |
Categorie di esecuzione | Per la gestione paghe per Australia, Francia e Regno Unito, le categorie di esecuzione determinano i componenti paga e i collaboratori da elaborare nelle date di inizio del sottoperiodo. I collaboratori hanno uno stato non attivo quando sono in congedo con effetto sulla gestione paghe per l'intero periodo di paga. Il sistema applica la configurazione della scheda Non attivi (a ciclo, Sostituzione a richiesta) per elaborare i collaboratori non attivi .Per la gestione paghe per il Canada e gli Stati Uniti, le categorie di esecuzione e l'idoneità determinano i componenti paga e i collaboratori da elaborare nelle date di inizio del sottoperiodo. I collaboratori con impiego singolo hanno uno stato non attivo quando sono in congedo con effetto sulla gestione paghe per l'intero periodo di paga. Quando hanno più impieghi, il sistema li considera non attivi quando si trovano in uno dei seguenti modi:
Per elaborare i collaboratori non attivi, il sistema applica la configurazione della scheda Non attivo (a ciclo, Sostituzione a richiesta) nella categoria di esecuzione.Per tutti i paesi, quando i collaboratori sono in congedo senza l'effetto gestione paghe abilitato, Workday Payroll li considera attivi e ignora le seguenti schede nella categoria di esecuzione:
|
Configurazione imposte (USA) | Il sistema fornisce aggiornamenti di conformità che è possibile utilizzare per calcolare la paga dei collaboratori in congedo. Alcune configurazioni predefinite richiedono l'abilitazione per l'azienda. Esempio: per utilizzare un nuovo congedo medico statale, configurarlo nella sezione Altro dell'attività Modifica rendicontazione fiscale statale e locale degli Stati Uniti . |
Rilevazione presenze e assenze | I collaboratori possono immettere e inoltrare le ore attraverso Workday Time Tracking mentre sono in congedo. È anche possibile creare una convalida delle ore per impedire l'inoltro. |
Tassi sindacali (USA) | Il sistema consente di definire le aliquote d'imposta per i sindacati e di sostituire le autorità fiscali predefinite per i congedi familiari e medici retribuiti. È possibile immettere un'aliquota univoca nella scheda Tariffa sindacale dell'attività Modifica report fiscale provinciale e locale USA dell'azienda. |
Workday offre un Touchpoints Kit con risorse utili per comprendere le relazioni di configurazione nel tenant. Ulteriori informazioni sul Workday Touchpoints Kit nella Workday Community.