Considerazioni sulla configurazione: Convalida paga netta e arretrati

Administrator Guide

Questo argomento è utile per prendere decisioni in merito alla configurazione e all'utilizzo della convalida della paga netta e degli arretrati. Vengono illustrati gli aspetti seguenti:

Perché effettuare la configurazione.

Come si inserisce nel quadro generale di Workday.

Effetti a valle e interazioni tra prodotti.

Requisiti di sicurezza e configurazioni dei processi aziendali.

Domande e limitazioni da considerare prima dell'implementazione.

Per i dettagli completi sulla configurazione, fare riferimento alle istruzioni sull'attività.

Di che cosa si tratta

Il sistema consente di impostare una paga netta minima per i collaboratori e di prelevare trattenute dalla paga in base alle priorità definite dall'utente. Quando la trattenuta totale supera la paga disponibile, la trattenuta rimanente viene messa in mora. È quindi possibile monitorare gli importi delle trattenute e definire limiti per gli importi da recuperare dalla paga successiva dei collaboratori.

La gestione paghe per l'Australia e la Francia in genere non richiede il monitoraggio degli arretrati.

Vantaggi per l'azienda

Il sistema consente di definire come recuperare gli arretrati per ogni trattenuta e in quale ordine. Ciò consente di ridurre l'elaborazione manuale quando i collaboratori pagano le trattenute in anticipo o hanno saldi arretrati negativi.

Casi d'uso

È possibile definire regole per il monitoraggio e il recupero degli arretrati al fine di gestire le trattenute, ad esempio:

Retribuzione differita

Piani sanitari

Pensioni

Conti pensionistici

Quote sindacali

È possibile elaborare gli arretrati per i casi, ad esempio quando:

I collaboratori a ore hanno trattenute continue ma non hanno ore lavorate per un periodo di paga settimanale.

I collaboratori pagano le trattenute in anticipo utilizzando assegni personali.

I collaboratori vanno in congedo senza paga o con paga parziale.

Domande e considerazioni

Domande	Considerazioni
Si utilizza la gestione paghe per la Francia?	Quando si utilizza Gestione paghe per la Francia, il sistema fornisce le seguenti trattenute per evitare che i collaboratori ricevano uno stipendio netto negativo: L'anticipo paga netto negativo [FRA] crea un anticipo quando la paga netta è negativa. Il rimborso dello stipendio netto negativo precedente [FRA] sottrae l'anticipo di paga netto negativo dallo stipendio positivo successivo del collaboratore. Quando si utilizzano queste trattenute predefinite di Workday, non è necessario configurare l'elaborazione degli arretrati.
Come si desidera recuperare gli arretrati?	Quando l'importo totale della trattenuta per un collaboratore porta la sua paga netta al di sotto dell'importo netto minimo, è possibile: Monitorare l'importo messo in arretrato. Recuperare gli arretrati nelle esecuzioni di gestione paghe successive del collaboratore. Definire le condizioni di idoneità al recupero, ad esempio il gruppo paga, la categoria di esecuzione o il piano paga. È possibile configurare regole di recupero degli arretrati a livello di trattenuta e regole più granulari, se necessario. Esempio: configurare il recupero illimitato degli arretrati per tutti i collaboratori, ma nessun recupero per i collaboratori in congedo con retribuzione parziale.
Quali limiti di arretrati si desidera impostare?	È possibile recuperare l'importo massimo degli arretrati dalla paga del collaboratore in un periodo o limitare gli importi detraibili a: Importo forfettario Percentuale della trattenuta corrente. È anche possibile limitare l'importo totale degli arretrati recuperati utilizzando un Limite recupero arretrati condiviso. Questa opzione limita l'importo totale recuperato per una persona o un gruppo di trattenute in un determinato risultato. I limiti di paga netta per la categoria di esecuzione hanno la precedenza sui limiti di arretrati. Il sistema riduce l'importo degli arretrati recuperati in modo che non scenda al di sotto dell'importo netto minimo. Esempi: Limitare l'importo totale degli arretrati recuperati per un gruppo di trattenute. Recuperare un importo forfettario dai collaboratori attivi senza trattenuta corrente quando diventano non idonei per il piano di benefit associato. Impostare un importo forfettario elevato per recuperare l'importo massimo degli arretrati in un'esecuzione del bonus.
Come si desidera rettificare i saldi degli arretrati?	Quando si desidera rettificare o cancellare il saldo arretrati in sospeso di un collaboratore, è possibile utilizzare: Una rettifica una tantum tramite dati di gestione paghe da elaborare nel periodo di paga successivo, ad esempio per i collaboratori in congedo. Pagamenti manuali che non influiscono sui risultati di paga esistenti, ad esempio per i collaboratori cessati.
In che modo si desidera che il recupero degli arretrati influisca sulle altre trattenute?	Quando una trattenuta va in arretrato a causa di una paga netta insufficiente, è possibile configurare il sistema per ricalcolare: Altre trattenute con priorità inferiore che influiscono sulla paga netta. Componenti paga aggiuntivi nella categoria di esecuzione. Il sistema continua a elaborare gli arretrati per le trattenute inattivate per i pagamenti in ciclo e fuori ciclo fino al rimborso. Per aggiornare il saldo degli arretrati per un componente paga inattivo, è possibile configurare un limite di importo forfettario da applicare quando non è presente alcuna trattenuta da elaborare.
Come si gestiscono le trattenute per arretrati a fine esercizio?	Il sistema continua a recuperare gli arretrati da un anno all'altro. È possibile spostare tutte le trattenute al lordo delle imposte per gli arretrati alla fine dell'anno e detrarle al netto delle imposte l'anno successivo: Creazione di un saldo paga Caricamento delle trattenute al lordo delle imposte per gli arretrati nel saldo paga.
Sono previste trattenute per ordine d'acconto?	Il sistema applica priorità specifiche per elaborare le trattenute degli ordini di ritenuta. Per impostazione predefinita, tali priorità non sono in conflitto con le priorità definite per le altre trattenute. È possibile configurare le regole sostitutive per l'ordine di ritenuta per modificare le impostazioni degli arretrati dell'ordine di ritenuta.

Suggerimenti

Per la gestione paghe per il Canada, configurare le imposte previste per legge sui dipendenti quando si definiscono le priorità di trattenuta per evitare una retribuzione netta negativa per i collaboratori in congedo retribuito. Non monitorare o recuperare gli arretrati per tali trattenute e ordinarle secondo l'Agenzia delle entrate canadese.

Requisiti

Nessun impatto.

Limitazioni

Non è possibile:

Mettere le trattenute in arretrato calcolate utilizzando l'attività

Esecuzione calcolo paga retroattivo

Recuperare gli arretrati generati per un calcolo paga completato.

Trattenute per arretrati frazionati per i collaboratori con più worktag autorità fiscali o con stipendi in corso in più giurisdizioni lavorative (USA).

Recuperare i saldi degli arretrati in sospeso dai pagamenti aggiuntivi su richiesta.

Recuperare gli arretrati in base ai worktag di trattenuta. È possibile configurare gli arretrati solo per la trattenuta stessa.

Utilizzare il Limite recupero arretrati condivisi
per includere gli stipendi dai risultati fuori ciclo senza ulteriori configurazioni. Per impostazione predefinita, non considera gli stipendi dai risultati fuori ciclo. Consultare Procedura: Procedura: Configurare il limite di recupero arretrati condiviso per includere gli stipendi aggiuntivi su richiesta.

Creare regole di controllo per gli arretrati.

Configurazione del tenant

Nessun impatto.

Criteri di sicurezza

I seguenti domini nell'area funzionale Core Payroll:

Domini	Considerazioni
Report: risultati calcolo paga per gruppo paga (controlli)	Eseguire report di controllo per rivedere i risultati delle retribuzioni e identificare i collaboratori con una paga netta pari a zero.
Report: risultati calcolo paga (Report: filtri origine dati indicizzati)	Consente di visualizzare i saldi degli arretrati dei collaboratori.
Set Up: Payroll (Calcoli - Specifico per gestione paghe)	Configurare le regole di recupero degli arretrati, tra cui: Accedere ai report che rilevano gli arretrati. Definizione dei limiti degli arretrati Definizione delle priorità di trattenuta.

Processi aziendali

Nessun impatto.

Report

È possibile abilitare il monitoraggio degli arretrati per visualizzare gli importi nei report standard, indipendentemente dal fatto che si desideri recuperarli.

Report	Considerazioni
Controllo - Risultati calcolo paga per un periodo	Identificare i collaboratori attivi e non attivi con paga netta pari a zero per facilitare la gestione degli arretrati.
Regole di convalida e arretrati paga netta	Verificare le configurazioni di tracciamento e recupero degli arretrati per tutte le trattenute.
Regole di convalida paga netta e arretrati (filtrare per priorità)	Verificare le configurazioni di tracciamento e recupero degli arretrati per le trattenute per le quali si definiscono le priorità.
Risultato gestione paghe	Consente di visualizzare il saldo degli arretrati e l'attività corrente di un collaboratore nella scheda Accumuli paga/Saldi .
Risultati calcolo paga - Composto saldo arretrati in sospeso	Consente di visualizzare i saldi degli arretrati dei collaboratori in un determinato periodo di paga. Il report è associato allo stesso dominio Reports: Pay Calculation Results (Reports: Indexed Data Source Filters) dei filtri dell'origine dati indicizzata. Il sistema non supporta la sicurezza segmentata nei report composti.

Quando si creano report personalizzati, è possibile utilizzare le seguenti origini dati report Convalida paga netta e arretrati:

Tutte le trattenute in paga netta

Tutte le trattenute in paga netta (filtrare per priorità)

Righe risultati gestione paghe per saldo arretrati insoluti RDS (USA)

(USA, CAN)

Integrazioni

È possibile utilizzare i servizi Web Import Payroll Input
o Import Payroll Off-Cycle Payment
per cancellare in blocco gli arretrati. Esempio: è possibile cancellare le trattenute al lordo delle imposte alla fine dell'anno e caricarle come trattenute al netto delle imposte per l'anno successivo.

Connessioni e touchpoint

Funzionalità	Considerazioni
Benefit	È possibile configurare i benefit in modo che il sistema li conceda solo ai collaboratori con una retribuzione sufficiente a coprire gli arretrati. Esempio: è possibile impedire al sistema di pagare i benefit del credito di assistenza sanitaria ai collaboratori la cui retribuzione non copre le trattenute mediche.
Componenti paga	È possibile configurare regole di recupero degli arretrati in base alle seguenti regole di idoneità dei componenti paga: Categoria di esecuzione Dettagli gruppo paga Altri criteri come la pianificazione. Esempio: configurare il sistema in modo che accetti gli arretrati nel secondo sottoperiodo di un periodo di paga anziché nel periodo di paga successivo.
Categorie di esecuzione gestione paghe	La convalida della paga netta e l'elaborazione degli arretrati iniziano quando un risultato raggiunge la paga netta minima definita nella categoria di esecuzione. È possibile definire regole di mora diverse per ogni categoria di esecuzione.
Calcoli paga retroattivi	Quando si calcola la paga retroattiva, il sistema non inserisce le trattenute negli arretrati né tenta di recuperare gli arretrati generati per un calcolo della paga completato. Quando si esegue la retroazione per un periodo con una trattenuta in arretrati, il calcolo della paga retroattiva prende in considerazione l'importo degli arretrati e lo applica al limite o al saldo della trattenuta. Quando un pagamento retroattivo e un pagamento regolare combinati superano la paga del collaboratore, il sistema applica prima l'importo alla retrocessione e inoltra il resto alla paga normale. Il sistema inserisce quindi l'importo oltre il limite in arretrato. È possibile spostare un risultato retroattivo in arretrati utilizzando un input di gestione paghe con due righe: 1 per ridurre il risultato retroattivo. 1 per aumentare il saldo degli arretrati.

Workday offre un Touchpoints Kit con risorse utili per comprendere le relazioni di configurazione nel tenant. Ulteriori informazioni sul Workday Touchpoints Kit nella Workday Community.

Considerazioni sulla configurazione: categorie di esecuzione delle buste paga

Considerazioni sulla configurazione: Guadagni e trattenute

Concetto: Retroattiva e arretrati