Considerazioni sulla configurazione: Calcoli permessi per gestione paghe
Questo argomento è utile per prendere decisioni in merito alla configurazione e all'utilizzo dei calcoli dei permessi in Absence Management with Workday Payroll. Vengono illustrati gli aspetti seguenti:
- Perché effettuare la configurazione.
- Come si inseriscono nel quadro generale di Workday.
- Effetti a valle e interazioni tra prodotti.
- Requisiti di sicurezza e configurazioni dei processi aziendali.
- Domande e limitazioni da considerare prima dell'implementazione.
Per i dettagli completi sulla configurazione, fare riferimento alle istruzioni sull'attività.
Di che cosa si tratta
I calcoli dei permessi forniscono i totali dei permessi pagati e non pagati per i collaboratori per un determinato periodo di tempo. È possibile utilizzare questi calcoli nelle retribuzioni per l'elaborazione di Workday Payroll in modo da poter pagare i collaboratori per il permesso.
Vantaggi per l'azienda
Workday Payroll si integra perfettamente con Absence Management per consentire di pagare i permessi ai collaboratori o di registrare i permessi non pagati.
Gestione assenze crea automaticamente calcoli per i permessi che è possibile utilizzare come input per i calcoli della gestione paghe, per garantire la presenza di informazioni aggiornate nei calcoli della gestione paghe. Non è necessario utilizzare le integrazioni per caricare i dati sulle assenze.
Casi d'uso
È possibile creare guadagni in Workday Payroll per:
- Pagare un collaboratore per un singolo permesso pagato.
- Pagare un collaboratore per i permessi basati sulla posizione, che possono includere più impieghi, ciascuno con tariffe diverse.
- Ridurre la paga base di un collaboratore per i permessi, per evitare il doppio pagamento dei permessi. Esempio: basare un calcolo delle retribuzioni sui permessi totali per un tipo di assenza.
- Tenere traccia delle ore lavorate a scopo di reportistica.
Domande e considerazioni
Domande | Considerazione |
|---|---|
Quali dati permessi vengono utilizzati nei calcoli della gestione paghe? | Quando si creano i permessi, il sistema crea automaticamente calcoli correlati ai componenti assenze (ACRC) che è possibile utilizzare come input per i calcoli della gestione paghe per configurare i permessi. Gli ACRC recuperano la quantità di unità di permesso approvate (giorni o ore) nel periodo di gestione paghe corrente per un collaboratore, dove xxx è il nome del permesso:
Esempio: quando si definisce una retribuzione per le ferie pagate, è possibile selezionare:
I valori Permessi pagati e Permessi non pagati ACRC dipendono da ciò che è al di sopra e al di sotto del limite inferiore nel piano permessi. Questi calcoli non sono necessariamente pagati e non pagati nella gestione paghe. Dipende da come si creano gli utili e si impostano i calcoli relativi ai componenti paga (PCRC) sul lato della gestione paghe. |
Quali calcoli vengono utilizzati per pagare i collaboratori durante il loro permesso? | Workday Payroll considera i collaboratori in permesso attivi e continua ad applicare le loro retribuzioni e trattenute standard durante il permesso. Utilizzare gli ACRC per configurare retribuzioni e trattenute specifiche per i collaboratori in base alla quantità di permessi goduti. Esempi: è possibile creare:
Per interrompere la paga di un collaboratore durante il suo permesso, valutare la possibilità di creare un tipo di congedo con effetto gestione paghe abilitato. In alternativa, è possibile creare trattenute per detrarre la retribuzione. |
Come si desidera gestire i permessi che si sono verificati in passato? | Quando si immette un permesso per un collaboratore dopo aver completato la gestione paghe, è possibile eseguire un calcolo retroattivo della gestione paghe. Quando si immette un permesso retroattivo, il calcolo della paga retroattiva ricalcola:
In seguito:
Gli eventi di assenza che attivano l'esecuzione retroattiva per un periodo completato includono:
|
Quali permessi relativi a retribuzione e trattenuta è necessario impostare? | Quando si creano permessi relativi a retribuzione o trattenuta, assicurarsi di configurarli per il ricalcolo in eventuali calcoli retroattivi. |
Come vengono gestite le correzioni dei permessi? | È possibile correggere i permessi approvati per i collaboratori per loro conto in Gestione assenze.
Aggiungere i dati della gestione paghe per rettificare i calcoli della gestione paghe, ma è consigliabile modificare prima le informazioni in Assenze. Quando si corregge un permesso già elaborato nella gestione paghe, eseguire un calcolo retroattivo per contabilizzare la correzione in un periodo di gestione paghe completato. Quando il periodo è ancora in corso, è possibile eseguire il calcolo della paga. Quando si corregge un permesso che modifica la paga del collaboratore durante un'esecuzione di calcolo non completata, il sistema identifica come risultato della paga che richiede il ricalcolo. Quando la gestione paghe viene eseguita di nuovo, il sistema ricalcola il risultato. Nell'attività Esecuzione calcolo paga è possibile limitare i calcoli ai collaboratori con eventi che incidono sulla gestione paghe selezionando:
|
Quali periodi di attesa si desidera implementare per evitare che i nuovi dipendenti prendano permessi retribuiti finché non superano un periodo di prova? | È possibile definire regole di idoneità nei piani permessi. L'idoneità determina chi può usufruire dei permessi e quando.
Esempio: si desidera che i collaboratori siano idonei per un piano ma non possano prendere un permesso retribuito fino a quando non raggiungono i 90 giorni di impiego. Le regole di idoneità determinano la visibilità dei permessi per i collaboratori. È possibile creare uno schema assenze con uno scaglione per ogni piano, ciascuno con una tariffa retributiva diversa. Configurare la gestione paghe in modo che applichi la tariffa retributiva appropriata a ogni scaglione di permesso. Quando un collaboratore è idoneo ad alcuni ma non a tutti gli scaglioni, il sistema detrae i permessi dagli scaglioni a cui è idoneo. In questo caso, è possibile aggiungere uno scaglione che paghi lo zero per cento dello stipendio ai dipendenti quando hanno meno di 90 giorni di servizio continuativo. |
In che modo si desidera limitare la quantità di permessi pagati che i dipendenti possono usufruire? | È possibile definire:
Esempio: si desidera pagare ai dipendenti solo l'importo maturato nel saldo assenze e nient'altro. La convalida Numero massimo di unità di permesso non pagate consentite consente di:
|
Come si desidera pagare i collaboratori che cambiano impiego all'interno dell'azienda? | Configurare le seguenti opzioni di maturazione che determinano se riproporzionare le maturazioni quando si verificano modifiche di idoneità a metà periodo:
|
Come si desidera gestire i permessi dei collaboratori con più posizioni? | Configurare il tenant per più impieghi e creare guadagni basati sulla posizione per calcolare le ore pagate o non pagate per i piani permessi basati sulla posizione. Quando si esegue il calcolo della paga, Workday Payroll recupera le unità di permesso per:
|
Come si desidera gestire i pagamenti di cessazione quando i dipendenti lasciano l'azienda? | È possibile configurare piani permessi con:
|
Suggerimenti
Definire gli utili negativi anziché le trattenute per calcolare il valore dei permessi non pagati e ridurre la paga lorda.
Quando si creano e si modificano gli utili o le trattenute, aggiungere commenti per chiarirne l'utilizzo. Esempio: spiegare che i collaboratori percepiscono tariffe diverse per ogni posizione e la tariffa oraria o la paga base corrispondente per i collaboratori stipendiati.
Requisiti
Utilizzare i conti ACRC negli utili e nelle trattenute, ma per calcoli accurati, non fare riferimento ad altri guadagni o trattenute che si riferiscono indirettamente ai conti ACRC.
Limitazioni
È possibile utilizzare solo piani permessi che rilevano i saldi con Workday Payroll.
Configurazione del tenant
Per consentire la creazione di piani permessi e guadagni basati sulla posizione, configurare il tenant Workday in modo che supporti più impieghi nell'attività
Modifica configurazione tenant - HCM
.Criteri di sicurezza
Dominio | Considerazioni |
|---|---|
Reports: Pay Calculation Results for Pay Group (Results) nell'area funzionale Core Payroll. | Gli utenti associati a questo dominio possono visualizzare:
|
Reports: Pay Calculation Results for Worker nell'area funzionale Core Payroll. | Gli utenti associati a questo dominio possono visualizzare i risultati del calcolo della paga per i collaboratori. |
Set Up: Payroll - Pay Group Specific nell'area funzionale Core Payroll. | Gli utenti associati a questo dominio possono accedere a report e attività associati ai gruppi paga. |
Set Up: Calculations - Generic nell'area funzionale Core Payroll.
Set Up: Payroll (Calculations - Payroll Specific) nell'area funzionale Core Payroll.Dominio Set Up: Time Off (Calculations - Absence Specific) nell'area funzionale Time Off and Leave.Dominio Set Up: Time Off (Calculations - Generic) nell'area funzionale Time Off and Leave. | Gli utenti assegnati a questi domini possono:
|
Questi domini nell'area funzionale Time Off and Leave.
| Gli utenti associati a questi domini possono visualizzare i dati dei report sui permessi per i collaboratori. |
L'utente è responsabile del test e della convalida che le impostazioni del dominio di sicurezza soddisfino le esigenze aziendali.
Processi aziendali
È possibile configurare il processo aziendale
Evento ciclo paga
per specificare la sequenza delle attività di elaborazione della gestione paghe nell'organizzazione e i ruoli responsabili. Esempio: aggiungere uno step Azione da svolgere
per verificare i risultati dei permessi prima di elaborare la gestione paghe.Report
Report | Considerazioni |
|---|---|
Tutti i calcoli
| Visualizza tutti i calcoli nel tenant. È possibile eseguire la ricerca per categoria di assenze e filtrare in base al tipo di calcolo correlato al componente assenza. |
Registro gestione paghe per periodo
| Visualizza i totali della gestione paghe per un periodo di paga, un gruppo paga o un gruppo di esecuzione paga, inclusi gli utili. |
Miei risultati permessi per periodo
Risultati permessi per periodo Risultati permessi per periodo per collaboratori | Visualizza:
|
Visualizzazione risultati gestione paghe
| Visualizza i risultati calcolati della gestione paghe nel profilo del collaboratore. Per verificare che le configurazioni complesse o nuove visualizzino i risultati previsti, inclusi i guadagni, visualizzare i risultati dei collaboratori in questo report prima di completare una gestione paghe. |
Visualizzazione piano periodi
| Consente di identificare:
|
Visualizza saldo permessi
| Visualizza i permessi pagati dall'inizio dell'anno. |
Integrazioni
Servizi Web | Considerazioni |
|---|---|
Ottenere risultati gestione paghe
| Consente di visualizzare i risultati delle retribuzioni per collaboratori e aziende specifici e i calcoli paga per intervalli di date specifici. |
Put Period Schedule
| Consente di specificare un piano periodi per un piano permessi. Il piano periodi deve essere presente nel sistema. |
Connessioni e touchpoint
Touchpoint | Considerazione |
|---|---|
Calcoli | È possibile condividere i calcoli tra le aree funzionali Absence e Payroll. Le seguenti categorie di calcoli di alto livello fanno riferimento allo stesso motore di calcolo:
È possibile creare calcoli semplici o nidificare i calcoli selezionando un calcolo esistente come operando di un altro. |
Guadagni e trattenute | Un calcolo della gestione paghe può fare riferimento a un piano permessi tramite un ACRC e collegare le ore calcolate a una competenza. Esempio: una retribuzione per ferie negli Stati Uniti è un calcolo della gestione paghe che include una regola di idoneità del collaboratore. La regola limita la popolazione ai collaboratori con ACRC diversi da zero per il sottoperiodo calcolato. |
Calendario festività e orari di lavoro | Questi componenti influiscono sul modo in cui il sistema conteggia le unità di tempo in modo che i permessi di un collaboratore non si sovrappongano nei giorni non lavorativi o nelle festività aziendali. |
Richieste di permesso | Le transazioni permessi sono direttamente correlate al modo in cui il sistema registra le assenze di un collaboratore. I piani permessi che rilevano i saldi passano i permessi a Workday Payroll per l'utilizzo nei calcoli della gestione paghe quando:
|
Piani periodi | Gestione assenze e Workday Payroll possono condividere piani periodi che impongono:
I piani periodi sono utili quando si definiscono le regole di idoneità dei dipendenti per un piano permessi. Esempio: si desidera che i dipendenti siano a tempo pieno alla data di inizio per essere idonei al periodo di permesso. |
Workday offre un Touchpoints Kit con risorse utili per comprendere le relazioni di configurazione nel tenant. Ulteriori informazioni sul Workday Touchpoints Kit nella Workday Community.