Concetto: Gestione dei processi aziendali
Questo argomento descrive le operazioni che è possibile eseguire con un processo aziendale, tra cui:
Annullare e revocare
Per più processi aziendali, il Workday consente di:
- Annullare i processi in corso.
- Revocare le modifiche che hanno superato lo step di completamento.
È possibile annullare alcuni processi aziendali avviati come sottoprocessi senza annullare il processo aziendale padre . Per determinare se è possibile annullare un determinato processo aziendale, accedere al report
Opzioni di configurazione processo aziendale
.Quando si annulla:
- Il processo aziendale complessivo , Workday i sottoprocessi indipendentemente dal loro stato e annulla tutti i sottoprocessi completati.
- Essendo di per sé un sottoprocesso, il Workday ignora il sottoprocesso senza annullare il processo aziendale padre .
- Sottoprocesso obbligatorio dopo il completamento del processo aziendale padre, il Workday continua a completare il processo aziendale.
Quando si revoca un processo aziendale che include sottoprocessi, il Workday revoca tutte le azioni nella configurazione processo aziendale . Esempio: quando si revoca una cessazione che include un pagamento una tantum, il Workday revoca sia la cessazione sia il pagamento.
È possibile revocare alcuni sottoprocessi singolarmente senza revocare il processo aziendale padre .
In un singolo processo aziendale, è possibile accedere al menu delle azioni correlate di:
- processo aziendale in corso per annullarlo.
- processo aziendale completato per revocarlo.
È anche possibile annullare o revocare in blocco i processi aziendali accedendo alle seguenti attività:
- Annullamento in blocco di processi aziendali: quando un processo aziendale include sottoprocessi, è possibile annullare i sottoprocessi singolarmente o annullare il processo aziendale padre .
- Revoca in blocco processi aziendali: l' elenco valoriProcessi aziendali caricati da EIBin questa attività visualizza gli eventi integrazione caricati da un EIB in cui è possibile revocare almeno uno degli eventi del processo aziendale . È consigliabile limitare l' intervallo date Workday si seleziona opzione Inintervallo date, Per sistema di integrazioneoIn intervallo date, Tutti i sistemi di integrazione.
È possibile fermata le notifiche per ogni processo aziendale annullato o revocato. Quando si annullano o si revocano i processi aziendali, non è possibile annullare l'azione.
Il Workday crea un audit trail che documenta le azioni di revoca e annullamento. È possibile configurare notifiche personalizzate e notifiche di avviso da trigger quando:
- Revocare un'azione.
- Correggere un processo aziendale.
Esempio: Logan McNeil avvia un processo aziendale
Assunzione
che include i seguenti sottoprocessi:
- Proposta retribuzione
- Richiesta pagamento una tantum
Assunzione
in modo che richieda entrambi i sottoprocessi e il sottoprocesso Richiesta pagamento una tantum
è lo step Completamento
per l'assunzione.Quando lo step
Proposta retribuzione
è in corso e Logan annulla solo lo step Richiesta pagamento una tantum
, il Workday:
- Modifica lo stato dello stepRichiesta pagamento una tantuminIgnorato manualmente.
- Completa il processo aziendaleAssunzione.
Step - Annullamento in blocco revisione documenti
È possibile utilizzare l' attività
Annullamento in blocco step revisione documento
per annullare gli step Revisione documenti
come azione in blocco. È possibile annullare gli step Revisione documenti
nei processi aziendali con stato:
- In corso
- Completato
Esempio: si desidera annullare gli step
di revisione documento
in sospeso assegnati ai collaboratori durante il processo aziendaleInserimento in
azienda . Quando il processo aziendale Inserimento in azienda
viene completato, l'unico modo per annullare gli step Revisione documenti
rimanenti è utilizzare l' attivitàAnnullamento in blocco step revisione documento
.Il numero massimo di step
Revisione documento
che è possibile annullare contemporaneamente è 2.000.Avanzare manualmente
È possibile far avanzare manualmente un processo aziendale allo step successivo o alla fine per evitare di ritardare il processo aziendale. Esempio: attività è in attesa di un responsabile approvazione non disponibile. Per evitare ritardi nel processo aziendale, far avanzare manualmente il processo aziendale allo step successivo.
È necessario appartenere a un gruppo di sicurezza con accesso all'azione
Avanzamento manuale
nella sezione Chi può eseguire azioni sull'intero processo aziendale
dei criterio di sicurezza processo aziendale. Gli utenti con questo accesso possono avviare l' attivitàAvanzamento in blocco processo aziendale
, ma possono elaborare solo transazioni che corrispondono ai tipi processo aziendale consentiti per il proprio gruppo di sicurezza. Per determinare se è possibile far avanzare manualmente un processo aziendale, accedere al report Opzioni di configurazione processo aziendale
.È possibile utilizzare l' attività
Avanzamento in blocco processo aziendale
per far avanzare in blocco i processi aziendali. Quando si utilizza l' attività per far avanzare più di 10 eventi processo aziendale , il Workday esegue l' attività in background. Se si applica un filtro all'attività Avanzamento in blocco processo aziendale
attività si fa clic su Seleziona tutto
, la selezione includerà tutti gli elementi e non solo l'elenco filtrato. Per le transazioni con volumi elevati nei processi aziendali che richiedono un filtro dettagliato, è Workday utilizzare l' attività Gestione operazioni in blocco
(MOM) anziché l' attività Avanzamento in blocco processo aziendale
per evitare problemi di filtro.È possibile modificare la definizione di processo aziendale per disabilitare le notifiche di sistema quando un processo aziendale viene inoltrato manualmente.
Quando si abilita la casella di controllo
Abilita avanzamento attività non assegnate
nell'attività Modifica attivitàtenant - Processi aziendali
, è possibile far avanzare uno step non assegnato all'interno di un processo aziendale tramite:
- Tipo di gestioneavanzata delle operazioni in blocco del processo aziendale.
- azione correlataAvanza manualmente. Selezionare dal menu delle azioni correlate evento processo aziendale.
- attivitàdi avanzamento in blocco processo aziendale.
È possibile avanzare:
- Da uno step non assegnato in attesa di riassegnazione.
- Attraverso uno step non assegnato e più step successivi non assegnati.
- Un processo aziendale fino al completamento tramite uno step non assegnato che genera una riassegnazione durante l'elaborazione dell'avanzamento.
Quando un evento viene rinviato a uno step non assegnato, lo step diventa non assegnato. Durante il rinvio, l' elenco valori
A
visualizza Non assegnato
come prefisso del nome dello step. Esempio: Non assegnato - Completare il questionario
. Quando il Workday avanza attraverso step non assegnati, la scheda Storico processi
nel Record processo completo
mostra lo stato di: - Avanzate manualmenteper lo step non assegnato.
- Annullatoper l' evento riassegnato .
Il Workday invia una notifica a:
- assegnatario dello step del processo aziendale quando si porta al completamento uno o tutti gli eventi (ad eccezione degli step ritardati o non assegnati).
- Assegnatario per lo step inoltrato manualmente quando si verifica l'avanzamento manuale.
Il Workday non invia notifiche quando un evento riassegnato viene annullato.
Non è possibile far avanzare manualmente uno step contrassegnato come
Non avanzare
nella definizione di processo aziendale. Questa funzionalità è disponibile solo per gli step che è possibile assegnare a un gruppo di sicurezza. Gli step che non è possibile assegnare a un gruppo di sicurezza, ad eccezione dello step Report
, non possono essere contrassegnati come Da non avanzare
. Per determinare se uno step è contrassegnato come Non avanzare
, fare riferimento alla casella di controllo Non avanzare
nella definizione di processo aziendale.Rinvia manualmente
Il rinvio è un'azione processo aziendale . L'esecuzione di un'azione di rinvio in genere significa che un utente riceve un articolo in Mie attività Workday e desidera rispedirlo alla persona che ha completato lo step in precedenza. Esempio: Mike compila e inoltra uno step
Completamento questionario
. L'articolo viene quindi inoltrato al manager di Mike , Betty, per la revisione e l'approvazione. Betty riceve l'elemento da approvare nelle sue Mie attività . Anziché approvare l'elemento, lo rinvia a Mike per apportare una correzione.È possibile rinviare manualmente un processo aziendale in qualsiasi momento, anche quando lo step non è assegnato all'utente.
Non è possibile rinviare tutti i processi aziendali. Per determinare se è possibile rinviare manualmente un processo aziendale, accedere al report
Opzioni di configurazione processo aziendale
.È necessario appartenere a un gruppo di sicurezza con accesso all'azione
Rinvio manuale
nella sezione Chi può eseguire azioni sull'intero processo aziendale
dei criterio di sicurezza processo aziendale.Per rinviare manualmente un numero elevato di eventi di azione contemporaneamente, è possibile eseguire il
rinvio Business Process
Enterprise Interface Builder (EIB). È necessario disporre autorizzazione per eseguire EIB e autorizzazione per i criterio di sicurezza processo aziendale per eseguire questa azione evento per il tipo processo aziendale. Per ogni evento in questo EIB che consente il rinvio manuale, il Workday rinvia l' evento a uno step completato del processo aziendale che consente questa azione. Quando ci si trova nello step Avvio
di:
- Come sottoprocesso, è possibile rinviare l' evento .
- Il processo aziendale padre , non è possibile rinviare l' evento .
Workday consigliabile rinviare manualmente un evento di esempio nel tenant prima di azione da svolgere un rinvio in blocco. L' evento di esempio deve appartenere alla stessa definizione di processo aziendale degli altri eventi che si desidera rinviare.
È possibile accedere attività
Rinvio manuale
dal menu delle azioni correlate evento processo aziendale. Quando lo stato dell'evento del evento processo aziendale è:
- In corso, l'elenco elenco valoriRinvia amostra tutti gli step precedenti che in genere vengono visualizzati nell'elenco elenco valoriRinviadalla barra degli strumenti processo aziendale . Quando sono configurati più gruppi di sicurezza in uno step e si fa avanzare manualmente lo step ma lo si rinvia manualmente al punto in cui è inoltrato manualmente , il Workday visualizza tutte le persone in attesa per lo step elenco valori. Esempio:Persone in attesa (4): (Dawn Myers, Logan McNeil, Betty Liu, Steve Morgan) – Complete Manager Evaluation. Quando si seleziona l' opzione elenco valori , il Workday rinvia lo step indietro a tutte le persone precedentemente in attesa.
- Completato, l'elenco elenco valoriRinvia avisualizza solo gli step precedenti che consentono l'evento Rinviamento manuale da parte dell'amministratore in caso di completamento.
Quando si tenta di rinviare manualmente un processo aziendale a uno step configurato per l'esecuzione in parallelo con un altro step e:
- Entrambi gli step sonoIn corso, non è possibile rinviare manualmente il processo aziendale a nessuno degli step paralleli.
- Uno step èIn corsoe l'altro stepCompletato, è possibile rinviare manualmente il processo aziendale allo stepIn corso.
- Entrambi gli step sonoCompletati, è possibile rinviare manualmente il processo aziendale a uno degli step paralleli.
Quando si rinvia l' evento processo aziendale , lo storico processi mostra lo step con lo stato
Rinvio manuale
.Quando si configura uno
step Azione
, Approvazione
o Attività
da escludere da Mie attività e si rinvia uno step allo step escluso, lo step non viene visualizzato in Mie attività. È comunque possibile rinviare uno step dello step escluso utilizzando il report Transazioni processo aziendale in attesa
.L' amministratore processi aziendali può riassegnare gli step esclusi utilizzando:
- Riassegnare il tipo di operazione in blocco step processo aziendaleattivitàGestione operazioni in blocco.
- azione correlata Riassegnazione attività da un evento.
- servizio WebRiassegnazione step processo aziendale.
Non è possibile utilizzare l' attività
Riassegnazione attività
per riassegnare gli step esclusi.Quando si rinvia un evento a un collaboratore che ha un processo aziendale con data futura che modifica il tipo collaboratore, ad esempio da collaboratore esterno a dipendente, il Workday rinvia l' evento al collaboratore assegnato . Lo step non viene annullato.
Esempio: James è un collaboratore esterno e il suo contratto scade il 10/09/2023. L' azienda inoltra il processo aziendale per assumerlo come dipendente del personale . Il processo di assunzione viene completato e, a partire dal 15/09/2023, il suo ruolo diventa dipendente dello staff . Il 08/09/2023, James invia un modulo I-9. Il 14/09/2023, un HR Partner rinvia il modulo I-9 a James per la correzione. Riceve l' attività di rinvio il 15/09/2023.
Riassegnare le attività non assegnate
attività diventa attività non assegnate quando il gruppo di sicurezza specificato non contiene un utente o contiene solo utenti con account Workday disabilitati. Esempio: se uno step è protetto dal gruppo di sicurezza
Dipendente (solo self service)
ma l'utente assegnato ha una data assunzione futura , l' attività non sarà assegnata. È anche possibile annullare l'assegnazione di attività se l'account Workday dell'utente assegnato è disabilitato, scaduto o bloccato oppure se l'utente assegnato non dispone di ID utente e password e non può accedere a Workday per visualizzare la notifica o completare lo step assegnato. Il report Attività non assegnate
mostra gli step in cui questo è il problema.Gli amministratori dei processi aziendali possono riassegnare le attività non assegnate ai collaboratori o ai titolari ruolo affiliato nel gruppo di sicurezza obbligatorio . Quando attività viene annullata, il Workday invia un'e-mail notifica ai membri di tutti i gruppi di sicurezza con autorizzazioni
di visualizzazione
e modifica
al dominio Business Process Administration
.Da
Mie attività
, è possibile riassegnare le attività non assegnate. Nell'elemento Attività non assegnata
è possibile riassegnare:
- Una singola attività non assegnate selezionando una persona nell'elenco di elenco valoriRiassegna a.
- Più attività non assegnate facendo clic suVisualizza attività non assegnate. In questo modo è possibile filtro e visualizzare ulteriori attività processo aziendale non assegnate. È consigliabile filtro l'elenco delle attività non assegnate in base al processo aziendale, intervallo date o a entrambi. Una volta applicato un filtro, è possibile riassegnare gli step nel reportControllo step non assegnati del processo aziendale.
Da un elemento
Attività non assegnate
, è anche possibile fare clic su Visualizza dettagli
sotto l' icona a forma di ingranaggio . Quando si fa clic sul pulsante Riassegna
nella griglia, il Workday visualizza il report Attività non assegnate
in cui è possibile riassegnare una singola attività non assegnate o più attività non assegnate.È anche possibile riassegnare le attività non assegnate accedendo al report
Attività non assegnate
.Correggere un processo aziendale
È possibile correggere i processi aziendali solo quando i criterio di sicurezza processo aziendale specificano i gruppi di sicurezza che possono correggere istanza di processo aziendale.
È possibile configurare il Workday in modo che invii notifiche personalizzate e avvisi sulle correzioni processo aziendale .
Correggere i processi aziendali in errore
Quando un evento processo aziendale entra in uno stato errore , gli amministratori processo aziendale possono gestire e riavviare gli eventi. Il Workday visualizza un campo
Definizioni processo aziendale con eccezioni
che elenca tutte le definizioni con stato errore . Le definizioni attive che non sono in stato errore vengono visualizzate nel campo Altre definizioni di processo aziendale
.Il Workday avvisa gli amministratori dei nuovi eventi errore visualizzando un elemento
Correzione processo aziendale
nella parte superiore dell'elenco Mie attività
. Dopo che tutti gli eventi per il tipo processo aziendale sono stati corretti, il Workday rimuove l'elemento da Mie attività
. Se il pulsante Riavvia processi aziendali in errore
non è visibile nella pagina Correzione processo aziendale
o nell'elemento Mie attività
, è perché il job in background per correggere i processi è già in corso. Il Workday visualizza le istruzioni in queste posizioni per spiegare lo stato.Gli amministratori dei processi aziendali che non hanno l'elemento
Correzione processo aziendale
nell'elenco Mie attività
possono accedere attività autonoma Correzione processo aziendale
utilizzando l' elenco valoriCerca
. Questa attività autonoma consente agli amministratori di selezionare un tipo processo aziendale specifico in uno stato errore e di riavviare gli eventi.Eliminare i commenti da un processo aziendale
Gli amministratori dei processi aziendali possono rimuovere uno o più commenti da un processo aziendale, prima o dopo il completamento del processo aziendale .
Dal menu delle azioni correlate del processo aziendale complessivo (non da uno step (processo aziendale)), selezionare . È quindi possibile selezionare la casella di controllo accanto a ogni commento che si desidera rimuovere e fare clic su
OK
.Allo stesso modo, se è stato inserito un commento su un sottoprocesso, è possibile rimuovere il commento come azione correlata nel sottoprocesso, non da un singolo step all'interno del sottoprocesso.
Disattivare una definizione di processo aziendale
Per definire un processo aziendale personalizzato, è necessario associarlo a un oggetto business, in genere organizzazione. La definizione di processo aziendale è quindi disponibile all'interno organizzazione. Quando l' organizzazione ha una gerarchia, il Workday collega tutte le organizzazioni subordinato a tale definizione di processo aziendale fino a raggiungere organizzazione subordinata collegata a una definizione di processo aziendale diversa .
Il Workday utilizza la definizione di processo aziendale predefinita quando:
- È associata una definizione di processo aziendale a qualsiasi organizzazione di supervisione superiore nella gerarchia.
- È stato definito un processo aziendale personalizzato per l' organizzazione di supervisione o altre organizzazioni nella gerarchia organizzazione di supervisione superiore.
Quando si disattiva un processo aziendale personalizzato per un oggetto business specifico, ad esempio organizzazione, e quindi avviare il processo aziendale, il Workday utilizza il processo aziendale personalizzato associato organizzazione di supervisione.
Assicurarsi che sia sempre definito un processo aziendale personalizzato appropriato.
attività
Disattivazione definizione processo aziendale
è possibile specificare gli oggetti business per i quali si desidera attivare il processo aziendale personalizzato. Quando si disattiva un processo aziendale personalizzato per tutti gli oggetti business, il Workday lo rimuove completamente e non è possibile riattivarlo.