Concetto: Gestione dei processi aziendali
Questo argomento descrive le operazioni che è possibile eseguire con un processo aziendale, tra cui:
Annulla e revoca
Per più processi aziendali, il sistema consente di:
- Annullare i processi in corso.
- Revocare le modifiche che hanno superato lo step di completamento.
È possibile annullare alcuni processi aziendali avviati come sottoprocessi senza annullare il processo aziendale padre. Per determinare se è possibile annullare un determinato processo aziendale, accedere al report
Opzioni di configurazione processo aziendale
.Quando si annulla:
- Il processo aziendale complessivo, il sistema ignora i sottoprocessi indipendentemente dal loro stato e annulla gli eventuali sottoprocessi completati.
- Essendo di per sé un sottoprocesso, il sistema ignora il sottoprocesso senza annullare il processo aziendale padre.
- Un sottoprocesso obbligatorio dopo il completamento del processo aziendale padre, il sistema continua a completare il processo aziendale.
Quando si revoca un processo aziendale che include sottoprocessi, il sistema revoca tutte le azioni nella configurazione del processo aziendale. Esempio: quando si revoca una cessazione che include un pagamento una tantum, il sistema revoca sia la cessazione sia il pagamento.
È possibile revocare alcuni sottoprocessi singolarmente senza revocare il processo aziendale padre.
In un singolo processo aziendale è possibile accedere al menu delle azioni correlate di:
- processo aziendale in corso per annullarlo.
- Processo aziendale completato per revocarlo.
È anche possibile annullare o revocare in blocco i processi aziendali accedendo alle seguenti attività:
- Annullamento in blocco processi aziendali: quando un processo aziendale include sottoprocessi, è possibile annullare i sottoprocessi singolarmente o annullare il processo aziendale padre.
- Revoca in blocco processi aziendali: l'elenco valoriProcessi aziendali caricati da EIBin questa attività visualizza gli eventi di integrazione caricati da un EIB in cui è possibile revocare almeno uno degli eventi del processo aziendale. È consigliabile limitare l'intervallo di date quando si seleziona l'opzioneIn intervallo date, Per sistema di integrazioneoIn intervallo date, Tutti i sistemi di integrazione.
È possibile interrompere le notifiche per ogni processo aziendale annullato o revocato. Quando si annullano o si revocano i processi aziendali, non è possibile annullare l'azione.
Il sistema crea un audit trail che documenta le azioni di revoca e annullamento. È possibile configurare notifiche personalizzate e notifiche di avviso da attivare quando:
- Revocare un'azione.
- Correggere un processo aziendale.
Esempio: Logan McNeil avvia un processo aziendale
Assunzione
che include i seguenti sottoprocessi:
- Proposta retribuzione
- Richiesta pagamento una tantum
Assunzione
in modo che richieda entrambi i sottoprocessi e il sottoprocesso Richiesta pagamento una tantum
è lo step Completamento
per l'assunzione.Quando lo step
Proposta retribuzione
è in corso e Logan annulla solo lo step Richiesta pagamento una tantum
, il sistema:
- Modifica lo stato dello stepRichiesta pagamento una tantuminIgnorato manualmente.
- Completa il processo aziendaleAssunzione.
Step - Annullamento in blocco revisione documenti
È possibile utilizzare l'attività
Annullamento in blocco step revisione documento
per annullare gli step Revisione documenti
come azione in blocco. È possibile annullare gli step Revisione documenti
nei processi aziendali con stato:
- In corso
- Completato
Esempio: si desidera annullare gli step
di Revisione documento
in sospeso assegnati ai collaboratori durante il processo aziendale Inserimento in
azienda. Quando il processo aziendale Inserimento in azienda
viene completato correttamente, l'unico modo per annullare gli step Revisione documenti
rimanenti è utilizzare l'attività Annullamento in blocco step revisione documento
.Il numero massimo di step
Revisione documento
che è possibile annullare contemporaneamente è 2.000.Avanzare manualmente
È possibile far avanzare manualmente un processo aziendale allo step successivo o alla fine, per evitare di ritardare il processo aziendale. Esempio: un'attività è in attesa di un responsabile approvazione non disponibile. Per evitare ritardi nel processo aziendale, far avanzare manualmente il processo aziendale allo step successivo.
È necessario appartenere a un gruppo di sicurezza con accesso all'azione
Avanzamento manuale
nella sezione Chi può eseguire azioni sull'intero processo aziendale
dei criteri di sicurezza del processo aziendale. Gli utenti con questo accesso possono avviare l'attività Avanzamento in blocco processo aziendale
, ma possono elaborare solo le transazioni che corrispondono ai tipi di processo aziendale consentiti per il proprio gruppo di sicurezza. Per determinare se è possibile far avanzare manualmente un processo aziendale, accedere al report Opzioni di configurazione processo aziendale
.È possibile utilizzare l'attività
Avanzamento in blocco processo aziendale
per far avanzare in blocco i processi aziendali. Quando si utilizza l'attività per far avanzare più di 10 eventi di processo aziendale, il sistema esegue l'attività in background. Se si applica un filtro all'attività Avanzamento in blocco processo aziendale
e si fa clic su Seleziona tutto
, la selezione includerà tutti gli elementi e non solo l'elenco filtrato. Per le transazioni con volumi elevati nei processi aziendali che richiedono un filtro dettagliato, è consigliabile utilizzare l'attività MOM ( Gestione operazioni
in blocco) anziché l'attività Avanzamento in blocco processo aziendale
per evitare problemi di filtro.È possibile modificare la definizione del processo aziendale per disabilitare le notifiche di sistema quando un processo aziendale viene avanzato manualmente.
Quando si abilita la casella di controllo
Abilita avanzamento attività non assegnate
nell'attività Modifica configurazione tenant - Processi aziendali
, è possibile far avanzare uno step non assegnato all'interno di un processo aziendale tramite:
- Tipo di gestioneavanzata delle operazioni in blocco del processo aziendale.
- Azione correlataAvanza manualmente. Selezionare dal menu delle azioni correlate dell'evento del processo aziendale.
- Attivitàdi avanzamento in blocco processo aziendale
È possibile avanzare:
- Da uno step non assegnato in attesa di riassegnazione.
- Attraverso uno step non assegnato e più step successivi non assegnati.
- Un processo aziendale fino al completamento tramite uno step non assegnato che genera una riassegnazione durante l'elaborazione dell'avanzamento.
Quando un evento viene rinviato a uno step non assegnato, lo step diventa non assegnato. Durante il rinvio, l'elenco di valori
A
visualizza Non assegnato
come prefisso del nome dello step. Esempio: Non assegnato - Completare il questionario
. Quando il sistema avanza attraverso gli step non assegnati, la scheda Storico processi
nel Record processo completo
mostra lo stato di: - Avanzate manualmenteper lo step non assegnato.
- Annullatoper l'evento riassegnato.
Il sistema invia una notifica a:
- Assegnatario dello step del processo aziendale quando si porta al completamento uno o tutti gli eventi (ad eccezione degli step ritardati o non assegnati).
- Assegnatario per lo step di avanzamento manuale quando si verifica l'avanzamento manuale.
Il sistema non invia notifiche quando un evento riassegnato viene annullato.
Non è possibile far avanzare manualmente uno step contrassegnato come
Non avanzare
nella definizione del processo aziendale. Questa funzionalità è disponibile solo per gli step che è possibile assegnare a un gruppo di sicurezza. Gli step che non è possibile assegnare a un gruppo di sicurezza, ad eccezione di uno step Report
, non possono essere contrassegnati come Da non avanzare
. Per determinare se uno step è contrassegnato come Non avanzare
, fare riferimento alla casella di controllo Non avanzare
nella definizione del processo aziendale.Rinvia manualmente
Il rinvio è un'azione del processo aziendale. L'esecuzione di un'azione di rinvio in genere significa che un utente riceve un articolo nelle Mie attività di Workday e desidera rispedirlo alla persona che in precedenza ha completato lo step. Esempio: Mike compila e inoltra uno step
Completamento questionario
. L'articolo viene quindi inoltrato al manager di Mike, Betty, per la revisione e l'approvazione. Betty riceve l'elemento da approvare nelle sue Mie attività. Anziché approvare l'elemento, lo rinvia a Mike per apportare una correzione.È possibile rinviare manualmente un processo aziendale in qualsiasi momento, anche quando lo step non è assegnato all'utente.
Non è possibile rinviare tutti i processi aziendali. Per determinare se è possibile rinviare manualmente un processo aziendale, accedere al report
Opzioni di configurazione processo aziendale
.È necessario appartenere a un gruppo di sicurezza con accesso all'azione
Rinvio manuale
nella sezione Chi può eseguire azioni sull'intero processo aziendale
dei criteri di sicurezza del processo aziendale.Per rinviare manualmente un numero elevato di eventi di azione contemporaneamente, è possibile eseguire il
rinvio Business Process
Enterprise Interface Builder (EIB). È necessario disporre dell'autorizzazione per eseguire EIB e dell'autorizzazione per i criteri di sicurezza del processo aziendale per eseguire questa azione sull'evento per il tipo di processo aziendale. Per ogni evento in questo EIB che consente il rinvio manuale, il sistema rinvia l'evento a uno step completato del processo aziendale che consente questa azione. Quando ci si trova nello step Avvio
di:
- Come sottoprocesso, è possibile rinviare l'evento.
- Il processo aziendale padre non può rinviare l'evento.
È consigliabile rinviare manualmente un evento di esempio nel tenant prima di tentare di eseguire un rinvio in blocco. L'evento di esempio deve provenire dalla stessa definizione di processo aziendale degli altri eventi che si desidera rinviare.
È possibile accedere all'attività
Rinvio manuale
dal menu delle azioni correlate dell'evento del processo aziendale. Quando lo stato dell'evento del processo aziendale è:
- In corso, l'elenco di valori Rinvia amostra tutti i passaggi precedenti che in genere vengono visualizzati nell'elenco valoriRinviadalla barra degli strumenti del processo aziendale. Quando in uno step sono configurati più gruppi di sicurezza e lo step viene fatto avanzare manualmente, ma poi lo si rinvia manualmente al punto da cui è stato avanzato manualmente, il sistema visualizza tutte le persone in attesa per lo step nell'elenco di valori. Esempio:Persone precedentemente in attesa (4): (Dawn Myers, Logan McNeil, Betty Liu, Steve Morgan) – Complete Manager Evaluation. Quando si seleziona l'opzione dell'elenco di valori, il sistema rinvia lo step a tutte le persone precedentemente in attesa.
- Completato, l'elenco valori Rinvia avisualizza solo gli step precedenti che consentono l'evento Rinviamento manuale da parte dell'amministratore in caso di completamento.
Quando si tenta di rinviare manualmente un processo aziendale a uno step configurato per l'esecuzione in parallelo con un altro step e:
- Entrambi gli step sonoIn corso, non è possibile rinviare manualmente il processo aziendale a nessuno degli step paralleli.
- Uno step èIn corsoe l'altro step èCompletato, è possibile rinviare manualmente il processo aziendale allo stepIn corso.
- Entrambi gli step sonoCompletati, è possibile rinviare manualmente il processo aziendale a uno degli step paralleli.
Quando si rinvia l'evento del processo aziendale, lo storico del processo mostra lo step con lo stato
Rinvio manuale
.Quando si configura uno step
Azione
, Approvazione
o Attività
da escludere da Mie attività e si rinvia uno step allo step escluso, lo step non viene visualizzato in Mie attività. È comunque possibile rinviare uno step dello step escluso utilizzando il report Transazioni processo aziendale in attesa
.L'amministratore del processo aziendale può riassegnare gli step esclusi utilizzando:
- Riassegnare il tipo di operazione in blocco Fase processo aziendalenell'attivitàGestione operazioni in blocco.
- Azione correlata da un evento.
- Servizio WebRiassegnazione step processo aziendale.
Non è possibile utilizzare l'attività
Riassegnazione attività
per riassegnare gli step esclusi.Quando si rinvia un evento a un collaboratore che ha un processo aziendale con data futura che modifica il tipo di collaboratore, ad esempio da collaboratore esterno a dipendente, il sistema rinvia l'evento al collaboratore assegnato. Lo step non viene annullato.
Esempio: James è un collaboratore esterno e il suo contratto scade il 10/09/2023. L'azienda inoltra il processo aziendale per assumerlo come dipendente del personale. Il processo di assunzione viene completato e, a partire dal 15/09/2023, il suo ruolo diventa dipendente dello staff. Il 08/09/2023, James invia un modulo I-9. Il 14/09/2023, un HR Partner rinvia il modulo I-9 a James per la correzione. Riceve l'attività di rinvio il 15/09/2023.
Riassegnare le attività non assegnate
Un'attività diventa un'attività non assegnata quando il gruppo di sicurezza specificato non contiene un utente o contiene solo utenti con account Workday disabilitati. Esempio: se uno step è protetto dal gruppo di sicurezza
Dipendente (solo self service)
ma l'utente assegnato ha una data di assunzione futura, l'attività non viene assegnata. Un'attività può anche essere annullata se l'Account Workday dell'utente assegnato è disabilitato, scaduto o bloccato oppure se l'utente assegnato non dispone di ID utente e password e non può accedere al sistema per visualizzare la notifica o completare lo step assegnato. Il report Attività non assegnate
mostra gli step in cui questo è il problema.Gli amministratori dei processi aziendali possono riassegnare le attività non assegnate ai collaboratori o ai titolari del ruolo di affiliato nel gruppo di sicurezza obbligatorio. Il sistema invia un'e-mail di notifica ai membri di tutti i gruppi di sicurezza con autorizzazioni
di visualizzazione
e modifica
al dominio Business Process Administration
quando un'attività viene annullata.Da
Mie attività
è possibile riassegnare le attività non assegnate. Nell'elemento Attività non assegnata
è possibile riassegnare:
- Una singola attività non assegnata selezionando una persona nell'elencodi valori Riassegna a.
- Più attività non assegnate facendo clic suVisualizza attività non assegnate. In questo modo è possibile filtrare e visualizzare ulteriori attività del processo aziendale non assegnate. È consigliabile filtrare l'elenco delle attività non assegnate in base a processo aziendale, intervallo di date o entrambi. Una volta applicato un filtro, è possibile riassegnare gli step nel reportControllo step non assegnati del processo aziendale.
Da un elemento
Attività non assegnate
, è anche possibile fare clic su Visualizza dettagli
sotto l'icona a forma di ingranaggio. Quando si fa clic sul pulsante Riassegna
nella griglia, il sistema visualizza il report Attività non assegnate
in cui è possibile riassegnare una singola attività non assegnata o più attività non assegnate.È anche possibile riassegnare le attività non assegnate accedendo al report
Attività non assegnate
.Correggere un processo aziendale
È possibile correggere i processi aziendali solo quando i criteri di sicurezza del processo aziendale specificano i gruppi di sicurezza che possono correggere un'istanza di processo aziendale.
È possibile configurare il sistema in modo che invii notifiche personalizzate e avvisi sulle correzioni dei processi aziendali.
Eliminare i commenti da un processo aziendale
Gli amministratori dei processi aziendali possono rimuovere uno o più commenti da un processo aziendale, prima o dopo il completamento del processo aziendale.
Dal menu delle azioni correlate del processo aziendale complessivo (non da uno step del processo aziendale), selezionare . È quindi possibile selezionare la casella di controllo accanto a ogni commento che si desidera rimuovere e fare clic su
OK
.Allo stesso modo, se è stato inserito un commento su un sottoprocesso, è possibile rimuovere il commento come azione correlata nel sottoprocesso, non da un singolo step all'interno del sottoprocesso.
Disattivare una definizione di processo aziendale
Per definire un processo aziendale personalizzato, è necessario associarlo a un oggetto business, in genere un'organizzazione. La definizione del processo aziendale è quindi disponibile all'interno dell'organizzazione. Quando l'organizzazione ha una gerarchia, il sistema collega tutte le organizzazioni subordinate a tale definizione di processo aziendale fino a raggiungere un'organizzazione subordinata collegata a una definizione di processo aziendale diversa.
Il sistema utilizza la definizione di processo aziendale predefinita quando:
- Associata una definizione di processo aziendale a qualsiasi organizzazione di supervisione superiore nella gerarchia.
- È stato definito un processo aziendale personalizzato per l'organizzazione di supervisione o altre organizzazioni nella gerarchia delle organizzazioni di supervisione superiore.
Quando si disattiva un processo aziendale personalizzato per un oggetto business specifico, ad esempio un'organizzazione, e quindi si avvia il processo aziendale, il sistema utilizza il processo aziendale personalizzato associato all'organizzazione di supervisione.
Assicurarsi che sia sempre definito un processo aziendale personalizzato appropriato.
Nell'attività
Disattivazione definizione processo aziendale
è possibile specificare gli oggetti business per i quali si desidera attivare il processo aziendale personalizzato. Quando si disattiva un processo aziendale personalizzato per tutti gli oggetti business, il sistema lo rimuove completamente e non è possibile riattivarlo.