Concetto: Best practice per l'integrazione delle firme elettroniche

Per garantire la corretta autenticazione e ottimizzare le performance per le integrazioni di DocuSign e Adobe Sign eSignature in Workday, utilizzare sempre le seguenti best practice:

Consultare Risoluzione dei problemi: integrazioni di firme elettroniche per una descrizione dei problemi di integrazione, delle loro possibili cause e delle soluzioni consigliate. Per i problemi relativi ai documenti generati, consultare Risoluzione dei problemi: Documenti generati.

Configurazione delle integrazioni

Suggerimento	Descrizione
Assegnare almeno un ruolo in un gruppo di firme.	L'integrazione non riesce e il sistema registra un messaggio di errore in Process Monitor se un gruppo di firme non contiene ruoli assegnati e non sono presenti altri firmatari in quel gruppo di firme.
Non utilizzare Adobe Sign con documenti che contengono tag di precompilazione o che contengono una e commerciale (&) nel nome del file.	Non è possibile utilizzare l'integrazione della firma elettronica di Adobe Sign con documenti che contengono: Una e commerciale (&) nel nome del file. Un tag di precompilazione che richiede al mittente di aggiungere informazioni prima che il sistema invii il documento.
Applicare le impostazioni necessarie nell'account DocuSign prima di eseguire l'autenticazione in Workday.	Verificare che: Ambito popolamento dati è impostato su Busta nelle impostazioni dell'account DocuSign. La verifica in due passaggi e il Single Sign On (SSO) sono disabilitati nelle impostazioni dell'account DocuSign.
Completare entrambi gli step di autenticazione di DocuSign.	Assicurarsi di completare entrambi gli step di autenticazione descritti in Configurare DocuSign. La mancata osservanza di questa procedura può causare ritardi nel trasferimento dei documenti tra Workday e DocuSign.

Verifica delle integrazioni

Suggerimento	Descrizione
Disabilitare le impostazioni di notifica e messaggi in Adobe durante i test in tenant non di produzione.	Quando si esegue il test in Workday, aprire un ticket di supporto direttamente con Adobe per assicurarsi che le impostazioni di notifica e messaggio siano disabilitate in Adobe. In questo modo si evitano notifiche indesiderate durante il test dell'integrazione di Adobe Sign in un tenant non di produzione.
Disabilitare le notifiche nei processi aziendali durante i test in tenant non di produzione con un pubblico più ampio.	I tenant non di produzione inviano normalmente notifiche ed e-mail agli utenti, se configurati per farlo. Quando si esegue il test di un pubblico che non è costituito da amministratori o utenti di test, assicurarsi che le notifiche e-mail e le attività siano disabilitate.
Autenticare le integrazioni Adobe Sign e DocuSign direttamente in Workday Sandbox e in altri tenant non di produzione per testarle.	Eventuali modifiche alla configurazione di un processo aziendale che coinvolgono gli step Revisione documenti vengono copiate dai tenant di produzione in Workday Sandbox e in altri tenant non di produzione. Esempio: nel tenant Produzione, si modificano le regole condizionali nello step Revisione documenti che rendono un documento disponibile per la firma elettronica. Questo aggiornamento viene copiato nella configurazione del processo aziendale nel tenant sandbox. Tuttavia, il sistema non consente l'utilizzo delle credenziali configurate negli ambienti di produzione in ambienti non di produzione. Per istruzioni sull'autenticazione, consultare Configurare Adobe Sign e Configurare DocuSign . Per ulteriori informazioni sulle opzioni di configurazione della firma elettronica nell'attività Modifica configurazione tenant - Processi aziendali , consultare Riferimenti: Modifica configurazione tenant - Processi aziendali.
Utilizzare le attività di Workday per verificare lo stato degli step Revisione documenti configurati per un'integrazione di firma elettronica.	Il sistema fornisce le seguenti attività (associate al dominio Business Process Administration nell'area funzionale System) per verificare lo stato degli step Revisione documenti configurati per un'integrazione di firma elettronica: Controllare lo stato della firma elettronica Aggiornare lo stato della firma elettronica
Riconfigurare Adobe o DocuSign nei tenant sandbox dopo l'aggiornamento settimanale.	Il sistema non consente l'utilizzo delle credenziali configurate negli ambienti di produzione negli ambienti sandbox. Pertanto, dopo ogni aggiornamento settimanale, i clienti devono riconfigurare Adobe o DocuSign nei tenant sandbox.
Utilizzare gli account non di produzione del provider di firma elettronica per Workday Sandbox e altri tenant non di produzione.	Se si dispone di un account sandbox o di prova con il provider di firma elettronica, è consigliabile utilizzarlo al posto dell'account di produzione in Workday Sandbox e in altri tenant non di produzione.
Per gli eventi Adobe o DocuSign avviati in Produzione, riavviarli dopo l'autenticazione durante il test in sandbox.	Non è possibile eseguire azioni su eventi di produzione che coinvolgono Adobe o DocuSign nella sandbox. Pertanto, quando si esegue il test nei tenant sandbox, è necessario riavviare gli eventi di firma elettronica dopo l'autenticazione.

Requisiti di integrazione

Suggerimento	Descrizione
Assicurarsi che tutti i firmatari dispongano di un indirizzo e-mail univoco e valido.	In caso contrario: Il sistema interrompe l'integrazione. Il sistema utilizza Process Monitor per notificare all'amministratore del processo aziendale che l'integrazione è stata interrotta perché a uno o più firmatari manca un indirizzo e-mail o perché diversi firmatari hanno lo stesso indirizzo e-mail.
I firmatari devono avere un indirizzo diverso dall'Indirizzo e-mail del mittente di Adobe Sign .	Se si utilizza l'integrazione della firma elettronica di Adobe Sign, verificare che il firmatario non abbia lo stesso indirizzo e-mail dell'Indirizzo e- mail del mittente di Adobe Sign .