Procedura: Creare carte centralizzate per trasferte
- Configurare i modelli di file di integrazione con cui si desidera importare i dati delle carte centralizzate per trasferte. Verificare che il file includa l'identificatore univoco del destinatario del pagamento della nota spese.
- Per i modelli di integrazione AMEX, assicurarsi che il file utilizzi le specificheWorkday AMEX Central Travel Dataper carte centralizzate per trasferte statunitensi e canadesi. Per le carte centralizzate per trasferte dell'area EMEA, assicurarsi che il file utilizzi le specificheGlobal TMKD Filedell'opzione D.
È possibile eseguire le operazioni seguenti:
- Impostare e gestire le carte centralizzate per trasferte.
- Abilitare i ruoli destinati a gestire le transazioni delle carte centralizzate per trasferte di organizzazioni specifiche.
Il sistema importa le transazioni delle carte centralizzate per trasferte tramite le apposite integrazioni e le assegna automaticamente ai destinatari dei pagamenti per l'inclusione delle spese.
Creare una carta centralizzata per trasferte consente all'azienda di:
- Importare le transazioni delle carte centralizzate per trasferte, velocizzando così la creazione delle note spese.
- Monitorare e analizzare la spesa aziendale.
- Durante la creazione di un conto di fatturazione per una carta centralizzata per trasferte, selezionare i seguenti elementi:
- Utilizzo perSpese
- Responsabilità di pagamentoAziendale
- Solo caricamenti elettronici
- Durante la creazione di una carta centralizzata per trasferte, operare le seguenti selezioni:
- IlConto fatturazione carta di credito aziendaleconfigurato per la carta centralizzata per trasferte.
- La categoria di carta di creditoCarta centralizzata per trasferte.
- L'Organizzazioneper cui viene utilizzata la carta centralizzata per trasferte. Le carte centralizzate per trasferte possono essere associate a una o più organizzazioni.
In alternativa, è possibile creare la carta di credito centralizzata mediante integrazione se si prevede di importare i dati di viaggio centralizzati tramite un file esterno dedicato per Visa e MasterCard. Se si utilizza un file di carta centralizzata per trasferte dedicato, è necessario aggiungere al nome della carta di credito la dicituraCTC. Questa configurazione consente al sistema di distinguere tra carte di credito per i collaboratori e carte centralizzate per trasferte, e di impedire la creazione di carte di credito per collaboratori.Per le integrazioni con MasterCard, assicurarsi che il campoEmployeeId, nel recordAccountInformation_4300Typedel file MasterCard CDF3, sia vuoto o non presente.
- Caricare nel sistema le transazioni con carta di credito centralizzata, tramite un file esterno scaricato dal sito dell'istituto di emissione della carta.
- Se nella transazione manca il destinatario del pagamento della nota spesa o è assegnato in modo errato, accedere all'attivitàAssegnazione transazioni in carta centralizzata per trasferte.