Procedura: Impostare le carte di credito per spese professionali
È possibile:
- Creare conti di fatturazione per carte di credito aziendali.
- Implementare sistemi di integrazione per caricare i file delle transazioni nei formati di carta di credito supportati dal sistema.
- Creare o aggiornare i dati della carta di credito aziendale del collaboratore.
- Configurare una sicurezza avanzata per i domini relativi alle carte di credito per garantire che solo gli utenti autorizzati possano accedere ai dati relativi ai conti di fatturazione, alle carte di credito e ai file aziendali.
- (Facoltativo) Mappare i codici categoria esercente alle voci di spesa.Associare i codici MIS o MCC degli emittenti delle carte alle voci di spesa, in modo che il sistema possa inserirne i valori nelle voci di spesa quando i collaboratori creano le note spese.
- Configurare i tassi di cambio delle valute e definire i cambi indiretti per una o più coppie di valute. Le date dei tassi di cambio devono includere i tassi storici con date antecedenti la data della prima transazione che si desidera caricare.
- (Facoltativo) Associare un conto passivo al tipo di registrazione contabileConto debiti carta di credito.Eseguire questo step se:
- Si seleziona la responsabilità dei pagamenti aziendale o condivisa per i conti di fatturazione delle carte aziendali.
- Si utilizza Workday Financial Management per generare le registrazioni.
Conto CoGe predefinitoper ilTipo registrazione contabileConto debiti carta di credito.Consultare: Impostare le regole di registrazione contabile. - Caricare nel sistema i file delle transazioni con carta di credito e i file dei titolari di carta forniti dall'istituto di emissione della carta.
- Richiedere all'istituto di emissione della carta, o alla banca, di fornire i file delle transazioni in un formato supportato dal sistema.Il sistema abbina le transazioni con carta di credito ai destinatari del pagamento delle note spese in base agli ID dei titolari di carta inclusi nei file delle transazioni.
- (Facoltativo) Configurare le integrazioni Visa o Mastercard in entrata per generare i dati di rimessa.
- Avviare l'integrazione e visualizzarne lo stato.
I collaboratori possono creare note spese e includere transazioni con carta di credito. Se i collaboratori creano le proprie note spese, il sistema visualizza tutte le transazioni con carta di credito disponibili. È possibile configurare la definizione di fatturazione con carta aziendale per consentire ai collaboratori di inserire manualmente nelle note spese le transazioni con carta di credito.
Per le carte di credito a responsabilità personale, le transazioni sono rimborsabili. L'azienda non è responsabile per le transazioni effettuate sul conto di fatturazione della carta aziendale.
Per le carte di credito a responsabilità aziendale, le transazioni non sono rimborsabili perché è responsabile l'azienda. Si pagano le transazioni direttamente all'emittente della carta.