Creare conti di fatturazione per carte di credito aziendali per spese professionali

Criteri di sicurezza: dominio Set Up: Credit Card
nell'area funzionale Common Financial Management.

Per inviare file di rimessa quando si regolano i pagamenti per i conti delle carte di credito aziendali, configurare un'integrazione per le rimesse.

Includere lo step di servizio Rimessa
nel processo aziendale Evento di sblocco pagamento
. Questa configurazione produce file di rimessa per i conti delle carte di credito aziendali.

È possibile stabilire come elaborare:

I conti di carte di credito aziendali per spese professionali

Le transazioni con carta di credito per i destinatari del pagamento di note spese

Le transazioni per carte di credito centralizzate per trasferte

Configurare una sicurezza avanzata per i domini relativi alle carte di credito, assicurando che solo gli utenti autorizzati possano accedere ai dati relativi ai conti di fatturazione, alle carte di credito e ai file aziendali.

Consultare Procedura: Configurare la sicurezza per i conti, i file e le transazioni delle carte di credito

È possibile configurare i criteri di sicurezza che:

Garantisce che solo gli utenti con un ruolo nell'azienda nell'account di fatturazione o con ruoli senza vincoli possano accedere all'account di fatturazione. Se un conto di fatturazione è vuoto, solo gli utenti senza vincoli possono accedervi.

Consente di aggiungere un'azienda a un conto di fatturazione, anche se il conto include già transazioni, a condizione che in precedenza non fosse associata un'azienda.

Consente agli utenti con vincoli di aggiungere categorie di spesa durante la creazione o l'aggiornamento dei conti di fatturazione.

Accedere all'attività

Creazione conto fatturazione carta di credito aziendale

L'attività contiene i seguenti elementi:

Opzione	Descrizione
N. conto	Immettere esattamente il numero che viene visualizzato nel file esterno inviato dall'istituto di emissione della carta. Se nel file il numero di conto è mascherato, mascherarlo nel campo N. conto . I caratteri validi sono solo X e numeri.
Utilizzo	Per utilizzare le transazioni con carta di credito per le note spese, selezionare Spese .
Responsabilità di pagamento	Determinare la parte responsabile che è tenuta a pagare l'istituto di emissione della carta per le transazioni con carta di credito a favore dei destinatari dei pagamenti delle note spese: Corporate : l'azienda paga tutte le transazioni. Se le transazioni riguardano spese personali, il destinatario del pagamento della nota spesa è debitore nei confronti dell'azienda perché non è previsto alcun rimborso. Individuale : il destinatario del pagamento della nota spese paga tutte le transazioni. Se una transazione riguarda spese aziendali, l'azienda rimborsa il destinatario in questione. Sono escluse dall'importo del rimborso le transazioni relative a spese personali. Condivisa : il destinatario del pagamento della nota spesa paga le transazioni relative a spese personali su carta di credito e l'azienda paga le transazioni aziendali.
Azienda	Non è possibile modificare l'azienda selezionata, se sono presenti transazioni con carta di credito. Quando si abilita la funzionalità Enhance Expense Credit Card-Related Security , è possibile aggiungere un'azienda a un conto di fatturazione, anche se il conto ha già transazioni, a condizione che in precedenza non fosse associata un'azienda. Il sistema consente di apportare questa modifica una sola volta.
Solo caricamenti elettronici	È consigliabile selezionare questa casella di controllo per impedire ai collaboratori di inserire manualmente le transazioni con carta di credito. Se l'organizzazione utilizza sia l'immissione manuale sia il caricamento di file elettronici per inserire le transazioni con carta di credito, possono verificarsi problemi di riconciliazione. Prima di selezionare questa casella di controllo, valutare come gestire gli inserimenti manuali della carta di credito.
Consenti totale rimborso negativo	Selezionare questa opzione per consentire alle transazioni con carta di credito contrassegnate come personali di generare un totale rimborsabile negativo per la nota spese.
Paga collaboratore prima dell'istituto di emissione della carta di credito per spese professionali	Selezionare per pagare ai collaboratori le spese sostenute prima del pagamento all'istituto di emissione della carta di credito.
Paga transazioni con carta spese non approvate	Selezionare per: Registrare la passività al momento del caricamento. Consentire all'azienda di pagare le transazioni con carta di credito prima che vengano addebitate in una nota spese. Disponibile solo per carte di credito Corporate con responsabilità di pagamento Corporate .
Usa azienda su conto carta di credito per registrazione spese	Selezionare per assegnare la responsabilità del pagamento delle transazioni con carta di credito all'azienda indicata nel conto della carta, anziché all'azienda indicata nella nota spese. Disponibile solo per le carte di credito Corporate con responsabilità di pagamento: Aziendale Condivisa
Impedisci chiusura transazioni da parte di utenti self service	Selezionare per impedire ai collaboratori di chiudere le transazioni con carta di credito assegnate utilizzando l'attività Modifica mie transazioni di spesa .
Abilita modifica campo data nelle righe della nota spese con transazioni carta di credito	Selezionare per evitare che i ritardi nell'elaborazione da parte dell'esercente causino discrepanze di date nelle note spese.
Generazione file rimessa	Selezionare per abilitare le rimesse per il conto di fatturazione. Consultare il proprio istituto finanziario per configurare i seguenti elementi: Paese Valuta N. caricamento Codice di mercato ID pagamento Il file di rimessa generato dal sistema di integrazione fornito nel Sistema di integrazione rimesse include questi valori configurati.
N. caricamento	Immettere il numero di caricamento fornito da AMEX.
Conto bancario di regolamento	Se si rimettono i pagamenti direttamente all'istituto di emissione della carta o alla banca, fornire i dettagli di pagamento e le informazioni sul conto bancario per il regolamento.
Sistema di integrazione rimesse	Selezionare il sistema di integrazione per generare i file di rimessa per questo conto di fatturazione.
ID pagamento	Fornire l'ID deposito, l'ID aziendale (CID), il N. caricamento o qualunque altra stringa specifica dell'istituto finanziario e richiesta nei connettori dei pagamenti di Workday.

Creare conti di carta di credito per i destinatari di pagamento delle note spese.

Creare carte di credito centralizzate per programmi di carte aziendali con fatturazione centralizzata.

Impostare le registrazioni contabili per le note spese rimborsabili negative.

Creare profili interaziendali.

Procedura: Impostare le registrazioni contabili per le note spese rimborsabili negative

Creare note spese

Nota sulla versione 2025R1: Sicurezza avanzata per conti, file e transazioni delle carte di credito