Concetto: Flusso di processo delle transazioni con carta di credito per spese professionali

L'azienda carica nel sistema il file contenente le transazioni con carta di credito fornito dall'istituto di emissione della carta. L'amministratore verifica le transazioni con carta di credito dal file e corregge gli errori. Se si utilizzano formati di file American Express GL1205, gli amministratori verificano e correggono anche i dati dei destinatari del pagamento delle note spese, dalle transazioni incluse nell'elenco dei titolari di carta di credito.

Durante la creazione delle note spese, i collaboratori esaminano le transazioni caricate dalle carte di credito aziendali in loro possesso e selezionano le transazioni da includere nella nota. Possono anche associare i worktag alle righe della nota spese, comprese le righe della carta di credito. Quando si crea il conto della carta aziendale, è possibile consentire ai collaboratori di aggiungere manualmente, alle note spese, le spese della carta di credito. A fini di accuratezza della contabilità, quando i collaboratori aggiungono manualmente le spese sostenute con carta di credito, il sistema richiede che la valuta di fatturazione corrisponda a:

Valuta della transazione
Valuta di rimborso della nota spese

Quando le note spese sono complete, i collaboratori le inoltrano per l'approvazione. Se un revisore rinvia una nota spese al soggetto che l'ha creata, a scopo di revisione, il collaboratore dovrà modificarla e inoltrarla nuovamente per l'approvazione.

Una volta approvata, l'addetto che si occupa dei regolamenti salderà la nota spese anche se l'importo del rimborso è pari a zero. Le transazioni rimborsabili verranno pagate al destinatario del pagamento della nota spesa, in base alla responsabilità di pagamento impostata nel conto di fatturazione della carta di credito aziendale.

Il sistema offre un controllo granulare sui dati relativi alla carta di credito, garantendo che solo gli utenti autorizzati possano accedere ai dati relativi a:

Conti di fatturazione per carte di credito aziendali
Carte di credito
Transazioni con carta di credito
File

È possibile accedere alle transazioni con carta di credito tramite:

Sicurezza senza vincoli
Un ruolo in un'azienda associata al conto di fatturazione della carta di credito.
Un ruolo in un'azienda associata alla nota spese contenente la transazione.
Un ruolo in un'azienda associata al destinatario del pagamento delle note spese proprietario della transazione.
Un ruolo in un'organizzazione associato alle transazioni della carta centralizzata per trasferte.

Tuttavia, non sarà possibile visualizzare i dettagli delle transazioni con carta di credito nell'attività

Creazione nota spese per collaboratore

se non si dispone delle autorizzazioni appropriate. È comunque possibile aggiungere le transazioni con carta di credito e visualizzare i dettagli in una nota spese.